Лучшее программное обеспечение для управления знаниями 2023: 21 лучший выбор

Мы часто используем фразу «знание — сила» в нашей повседневной жизни. Осознаем мы это или нет, но эта пословица с годами становится все более важной для предприятий, стремящихся сохранить и развить свою потребительскую базу. Однако признать это знание — это только полдела. После того, как информация собрана, ее необходимо организовать, распространить и проанализировать в удобном для использования формате. Хорошей новостью является то, что уже сейчас существует множество инструментов управления знаниями, которые помогут вам на этих этапах. В этом сообщении блога будет рассмотрено, что такое базовое программное обеспечение для управления знаниями, что оно может делать, а также как программное обеспечение для управления с открытым исходным кодом может помочь. Кроме того, мы рассмотрим обзор лучшего программного обеспечения для управления в 2023 году.
Начнем.

Из чего состоит программное обеспечение для управления знаниями?

Программное обеспечение для управления знаниями организует информацию таким образом, чтобы сотрудники и потребители могли быстро получать к ней доступ и распространять ее. Эта технология объединяет данные в единый общий ресурс, предотвращая разрозненность данных и делая информацию более доступной. Заинтересованные стороны знают, куда обращаться, когда у них есть вопросы о вашей компании, потому что вся информация находится в одном месте.

Управление знаниями программное обеспечение также предлагает функции разработки контента, такие как база знаний, к которой могут получить доступ как клиенты, так и сотрудники. Эти инструменты самообслуживания для клиентов улучшают качество обслуживания клиентов, позволяя потребителям находить быстрые и простые решения без обращения в службу поддержки.

Преимущества программного обеспечения для управления знаниями

Поскольку программное обеспечение для управления знаниями предлагает множество преимуществ, следует помнить о нескольких ключевых факторах.

№1. Взаимодействие с Индивидуальным обслуживанием клиентов

Когда клиентские данные легко доступны, обслуживающий персонал может использовать их для адаптации клиентского опыта.

Например, если ваша команда использует CRM, вы можете сохранить информацию о предыдущих встречах с клиентами. Затем, когда клиент в следующий раз свяжется с вашей компанией, вы сможете вспомнить эту информацию. Это способствует долгосрочным отношениям с вашими потребителями, что повышает качество обслуживания, а также снижает отток клиентов.

№ 2. Улучшенное обслуживание клиентов

Программное обеспечение для управления знаниями предназначено для централизации данных. Когда это произойдет, как сотрудники, так и потребители смогут быстрее решать проблемы.

Сотрудники осведомлены о жизненно важных ресурсах, а клиенты могут использовать решения самообслуживания, чтобы обойти частые камни преткновения. Более того, если ваши сотрудники будут предлагать более быстрые решения, вы можете рассчитывать на более высокий уровень удовлетворенности клиентов.

№3. Объем услуг сокращается

Размещение базы знаний на вашем веб-сайте является огромным преимуществом для вашего персонала по обслуживанию клиентов. Простые проблемы потребителей больше не требуют вмешательства агента.

Вместо того, чтобы брать трубку или отправлять электронное письмо, клиенты могут сами найти ответы. Когда вы удалите эти простые обращения из своей очереди поддержки, ваша команда обслуживания сможет уделять больше времени сложным и срочным вопросам.

Далее мы обсудим, что такое программное обеспечение для управления знаниями с открытым исходным кодом, что отличает эту форму базы знаний и почему вы захотите ее использовать.

Программное обеспечение для управления знаниями с открытым исходным кодом

База знаний с открытым исходным кодом основана на программном обеспечении с открытым исходным кодом, что означает, что ее исходный код является уникальным, общедоступным и редактируемым. Поскольку вам придется создать ее самостоятельно, базу знаний с открытым исходным кодом можно легко настроить.

Если вы не хотите использовать базу знаний с открытым исходным кодом, вы можете вместо этого использовать базу знаний SaaS. База знаний SaaS готова к использованию сразу же, как только вы ее приобретете, но вы, возможно, не сможете изменить ее так сильно, как в случае с открытым исходным кодом.

Далее, давайте рассмотрим еще несколько причин, по которым вам может понадобиться программное обеспечение для управления знаниями с открытым исходным кодом.

Зачем вам нужно программное обеспечение для управления знаниями с открытым исходным кодом?

Вам может понадобиться база знаний с открытым исходным кодом по разным причинам. Чтобы продемонстрировать, что я имею в виду, давайте рассмотрим некоторые преимущества и популярные варианты использования, которые вы получите, если воспользуетесь этим подходом.

Преимущества и распространенные приложения программного обеспечения для управления знаниями с открытым исходным кодом

Вот некоторые преимущества и распространенные примеры использования программного обеспечения для управления знаниями с открытым исходным кодом.

1. Поскольку он создается собственными силами, вы можете сделать его самостоятельно (или создать нанятый вами разработчик).
2. Тратьте меньше денег, потому что исходный изменяемый код баз знаний с открытым исходным кодом доступен бесплатно.
3. При использовании и расширении вашей базы знаний полагайтесь на помощь внутренних экспертов и разработчиков (вместо того, чтобы платить за доступ к SaaS группу поддержки базы знаний).
4. Подключите свою базу знаний к другому программному обеспечению, которое вы уже используете (обычно это просто, поскольку ее будет создавать разработчик).
5. Разместите свою базу знаний самостоятельно, а не используйте сервер другого продукта.

Не позволяйте предварительно созданной базе знаний SaaS ограничивать вашу масштабируемость или возможности расширения.

Наконец, в приведенном ниже списке вы можете найти примеры программного обеспечения для управления знаниями с открытым исходным кодом, такого как Bitrix24 и OpenKM.

21 лучшее программное обеспечение для управления знаниями

• Guru
• Хелпджус
• База знаний ПроПрофс
• Битрикс 24 часа
• Мудрый
• эпиграмма
• ServiceNow
• Блумфайр
• Теттра
• ИнтеллектБанк
• ОпенКМ
• Программное обеспечение базы знаний HubSpot
• Документ360
• Docebo
• Слияние
• СправкаCrunch
• Справочный сайт
• Согласие
• Всезнайка на WordPress
• Zendesk

№1. Гуру

Guru — это программа, которая объединяет все данные вашей компании. В нем работают искусственный интеллект чтобы предлагать информацию своим представителям в режиме реального времени, избавляя вашу команду от необходимости искать информацию во время обслуживания.

Кроме того, чем больше вы используете Guru, тем лучше становится программное обеспечение. Производительность Guru будет улучшаться со временем, поскольку он обучается и адаптируется к повседневному рабочему процессу вашей команды благодаря машинному обучению.

№ 2. Хелпджус

Helpjuice предоставляет уникальные возможности настройки, которые позволяют персонализировать каждую область вашей базы знаний. Это включает в себя параметры форматирования, которые делают макеты более удобными для ваших читателей.

Перед публикацией авторы могут совместно работать над новыми сообщениями и делиться превью страниц. Если они допустят ошибку, каждая версия будет сохранена, чтобы вы могли вернуться к более ранним версиям вашего сообщения, когда это необходимо.

№3. База знаний ПроПрофс

База знаний ProProfs — это простая, но эффективная платформа, которая позволяет вам оказывать немедленную самопомощь своим клиентам и персоналу. Это приложение, подходящее для небольших организаций и компаний, также можно использовать для создания статей базы знаний с самого начала, импорта существующих документов Word или PDF-файлов и публикации одним щелчком мыши. Чтобы быстро приступить к работе, инструмент предлагает ряд профессионально разработанных шаблонов. Кроме того, его встроенная система отчетов дает представление о том, какие вопросы люди ищут и какие ответы они не находят. Вы можете использовать эту информацию, чтобы регулярно создавать и обновлять свою базу знаний.

№ 4. Битрикс24

Битрикс 24 — это бесплатная база знаний с открытым исходным кодом, которая упрощает организацию и обмен информацией. Программное обеспечение подходит для всех видов бизнеса, включая SMBS и предприятия.

Код Битрикс24 полностью настраиваемый, что позволяет полностью персонализировать базу знаний. Вы также можете расширить возможности своей базы знаний, интегрировав несколько приложений.

№ 5. Сабио

Sabio позиционирует себя как «сервисное программное решение», целью которого является максимизация ценности данных вашей компании. Это система, которая постоянно обновляется, регулярно добавляются новые привилегии и функции.

Функция «Дерево», которая позволяет пользователям быстро просматривать связанные элементы в вашей базе знаний, является одной из ее наиболее важных функций. Это улучшает UX, активно рекомендуя информацию, связанную с целями пользователя.

№ 6. шутка

Quip включает надежный инструмент для работы с документами, который позволяет создавать и загружать новые статьи базы знаний. Вы можете хранить все данные своей компании в одном месте, загружая электронные таблицы, слайд-шоу, разговоры с клиентами и различные другие типы файлов.

Quip также включает функцию внутреннего чата, позволяющую вашей команде совместно создавать контент. Ваша команда избежит недопонимания, которое часто приводит к неточному или запутанному контенту, благодаря совместной работе в режиме реального времени.

№ 7. СервисСейчас

ServiceNow предоставляет как внутренние, так и внешние решения для управления знаниями. Внутренние опции помогают ИТ-специалистам управлять входящими запросами на обслуживание и документировать их, сохраняя взаимодействия с сервисами в централизованной базе данных. Это позволяет ИТ-специалистам и командам создавать статьи базы знаний на основе типичных проблем сотрудников.

№8. Bloomfire

Bloomfire — это облачное программное обеспечение для управления знаниями, которое обеспечивает самодостаточность как сотрудников, так и клиентов. Он классифицирует информацию с помощью тегов, созданных искусственным интеллектом, что делает ваши часто используемые данные более доступными.

Он также позволяет подключать такие инструменты, как Slack, Dropbox и Google Drive, к вашей центральной базе данных. Вы можете загружать существующие документы в Bloomfire, а затем таким образом преобразовывать их в статьи базы знаний самообслуживания.

№ 9. Теттра

Tettra — это решение для управления внутренними командными знаниями. Он прост в использовании и навигации, с интуитивно понятным интерфейсом. Его наиболее заметной особенностью является интеграция со Slack, которая позволяет пользователям задавать вопросы прямо из приложения Slack. Сотрудники могут искать ответы в базе знаний и обмениваться ими, не выходя из своего внутреннего средства обмена сообщениями.

№10. ИнтеллектБанк

IntelligenceBank — это универсальный магазин, который помогает вашей команде обслуживания согласовать ваши усилия по продажам и маркетингу. Например, помимо сервисных функций, он включает в себя sales enablement функции, которые гарантируют, что ваша команда продаж будет иметь доступ к самым последним данным о клиентах. Эти параметры позволяют торговым представителям персонализировать предложения и уведомлять менеджеров о появлении новых товаров.

№ 11. OpenKM

OpenKM — это база знаний и контент система управления это бесплатно и с открытым исходным кодом. Это помогает в организации, совместном использовании и оценке материала, который вы хотите включить в свою базу знаний.
С OpenKM вы можете создавать несколько библиотек материалов и предоставлять доступ посетителям вашего веб-сайта, а также всей организации (например, вы создаете внутренний каталог).

№ 12. Программное обеспечение базы знаний HubSpot — самое мощное программное обеспечение базы знаний для команд любого размера

Это программное обеспечение базы знаний позволяет вам разрабатывать собственные материалы базы знаний, которые включают темы и темы, которые клиенты регулярно ищут. Не обязательно работать с шаблонами, чтобы научиться их использовать. Что замечательно в этом приложении, так это то, что оно включает в себя функции SEO, которые помогут вам легко найти свою библиотеку.

Кроме того, он связывается с другими каналами связи, такими как электронная почта или чат, чтобы улучшить контакт с клиентами и помочь всем найти нужный им контент как можно быстрее. Кроме того, пользовательский интерфейс чрезвычайно удобен для пользователя, позволяя пользователям легко перемещаться по содержимому и информации. Инструмент гарантирует, что будущий контент будет легко искать, смотреть, читать или использовать.

№ 13. KnowAll на WordPress — полнофункциональное программное обеспечение для управления знаниями WordPress

KnowAll — хорошо известное и одно из лучших программ для управления знаниями WordPress. Он обладает всеми возможностями, необходимыми для создания хорошо структурированной базы знаний. Вы также можете добавить плагины на свой веб-сайт, чтобы добавить новые функции и функции, а также объединить его с некоторыми из ваших любимых сторонних приложений.

№ 14. HelpCrunch — лучшее программное обеспечение для управления знаниями для самообслуживания клиентов

HelpCrunch — это единственная в своем роде программа базы знаний, которая включает в себя множество сложных функций, таких как продажа билетов, чат, маркетинг по электронной почте, база знаний, всплывающие окна и многое другое. По сути, это универсальное решение для поддержки клиентов с очень элегантным дизайном, которое делает его максимально удобным для пользователя.

Одной из особенностей, которая отличает этот инструмент от других, является возможность напрямую редактировать данные SEO, что означает, что вы можете определять такие вещи, как метаописание, метазаголовок и ключевые слова. Также в нем появилась новая функция контроля доступа, позволяющая устанавливать ограничения на определенные статьи с помощью пароля.

№ 15. HelpSite — самое простое программное обеспечение для управления знаниями для малого бизнеса

По сравнению с другими вариантами управления знаниями этот, скорее всего, самый простой и дешевый. Он предоставляет пользователям базовый текстовый редактор со всеми необходимыми функциями редактирования, но не с расширенными функциями. Когда дело доходит до настройки, есть несколько альтернатив.

Вы также можете включить контактную форму в свою базу знаний, которая будет автоматически предлагать статьи, имеющие отношение к пользователям, которые пытаются связаться с вами. Это поможет вам значительно сократить количество запросов в службу поддержки, с которыми обычно приходится иметь дело вашей команде поддержки, давая им больше времени, чтобы сосредоточиться на действительно важных вещах.

№ 16. Concord — самый простой инструмент управления знаниями для управления контрактами

Concord — это решение для управления знаниями, ориентированное на хранение договорной документации. Он предлагает предприятиям единственное в своем роде решение для управления договорным процессом – с момента написания договора до момента реализации концепции договора.

Это внутреннее программное обеспечение базы знаний позволяет вам создавать контракты, используя готовые шаблоны и предварительно созданные документы, а также просматривать контракты с третьими сторонами как онлайн, так и офлайн. Эта программа также позволяет вам утверждать и подписывать соглашения, а также сохранять и управлять ими и другими типами бумаг.

№ 17. Document360 — это уникальное программное обеспечение для управления знаниями для растущего бизнеса.

Если вы ищете решения для управления знаниями для больших команд, вам подойдет Document360. Он предоставляет изобилие лучших инструментов для совместной работы, а также текстовый редактор со всеми необходимыми возможностями стиля и редактирования. Он также позволяет включать видео, фотографии, таблицы, примеры кода и выноски.

Вы можете использовать это лучшее программное обеспечение для управления знаниями для разработки внутренних и внешних баз знаний, а также многочисленных сайтов баз знаний для различных проектов, над которыми работаете вы и ваша команда. Это программное обеспечение также позволяет создавать членов команды и назначать им различные задачи. Члены вашей команды могут сразу же комментировать статьи и называть своих коллег.

Document360 предоставляет два типа отчетов: поисковые запросы и обзоры производительности. Это позволяет вам видеть, насколько хорошо ваши статьи работают и сколько людей их читают.

№ 18. Confluence — отличное программное обеспечение базы знаний для улучшения рабочего пространства вашей команды

Confluence — еще один вариант, который следует учитывать при поиске лучшего программного обеспечения для управления знаниями. Atlassian изобрела эту технологию, которая значительно улучшает совместную работу, облегчая командам обмен знаниями и совместную работу над несколькими проектами. Кроме того, он связан с различными приложениями Atlassian, которые предложат вам все необходимые функции.

Он также включает более 15 шаблонов, которые помогут вам быстро и эффективно начать работу с инструментом. Вы также можете добавлять GIF-файлы, фильмы и фотографии на веб-сайты, чтобы сделать их более привлекательными для пользователей. Вы также можете объединить связанные страницы, чтобы пользователям было проще находить нужную им информацию или материалы.

№ 19. Docebo — лучшее программное обеспечение для управления знаниями для превосходного обучения

Одна из лучших особенностей решений для управления знаниями заключается в том, что они позволяют упорядочивать данные так, как вы хотите, а также позволяют быстро учиться в процессе работы. Docebo — одна из таких систем базы знаний, позволяющая разрабатывать, хранить и предоставлять большое количество курсов, мультимедийных классов и других видов учебных материалов в одном месте.

Docebo предоставляет готовые виджеты, а также простой и удобный пользовательский интерфейс и процесс адаптации, которые упрощают весь процесс обучения и делают весь учебный контент более увлекательным и интерактивным. Он имеет большую библиотеку материалов и расширяет возможности обучения с помощью функций Discover, Coach и Share.

№ 20. Zendesk — интеллектуальное программное обеспечение для управления знаниями для улучшения самообслуживания

Самое лучшее в Zendesk то, что это не только программное обеспечение базы знаний, но и одно из самых известных и старейших решений для поддержки клиентов на рынке. Он включает в себя форумы сообщества и справочный центр. Это также позволяет вам писать статьи с помощью мощного текстового редактора и использовать пользовательские темы для персонализации вашего справочного центра.

Кроме того, вы можете воспользоваться отличными готовыми возможностями, такими как восстановление, история содержимого, контроль доступа и разрешения на публикацию. Клиенты также могут получить доступ к вашей базе знаний на многих языках и использовать инструменты чата и билетов. В целом, если вы крупная организация, которая ищет решение для регулярного управления сотнями клиентов, Zendesk Support Suite — хороший выбор.

Как программное обеспечение для управления знаниями поддерживает непрерывное обучение и профессиональное развитие?

Программное обеспечение для управления знаниями способствует профессиональному развитию и непрерывному обучению. Он централизует информацию о сотрудниках, знания и доступ. Сотрудники могут легко найти информацию, необходимую им для обучения и роста, благодаря доступу к обширным знаниям и ресурсам. Геймификация, аналитика и обратная связь поддерживают непрерывное обучение программному обеспечению для управления знаниями.

Может ли программное обеспечение для управления знаниями помочь в соблюдении нормативных требований?

Программное обеспечение для управления знаниями помогает компаниям соблюдать нормативные требования. Программное обеспечение для управления знаниями упорядочивает и делает критически важную информацию и документы доступными, предоставляя безопасный централизованный репозиторий. Это уменьшает несоответствие и повышает эффективность и точность. Контроль версий, контрольные журналы и разрешения пользователей помогают обеспечить соответствие требованиям и безопасность в некоторых программах управления знаниями.

Как программное обеспечение для управления знаниями поддерживает совместную работу и командную работу?

Программное обеспечение для управления знаниями позволяет сотрудникам легко обмениваться информацией и сотрудничать. Команды могут сотрудничать, обмениваться знаниями и находить информацию на центральной платформе. Программное обеспечение для управления знаниями часто включает инструменты для общения в реальном времени, такие как чаты, дискуссионные форумы и инструменты для совместной работы. Программное обеспечение для управления знаниями может повысить производительность команды за счет улучшения потока информации и знаний.

Как я могу обеспечить безопасность знаний моей компании, хранящихся в программном обеспечении?

Защита знаний, хранящихся в программном обеспечении вашей компании, имеет решающее значение. При выборе программного обеспечения для управления знаниями следует учитывать шифрование данных, аутентификацию и авторизацию пользователей, аварийное восстановление и резервное копирование. Примите во внимание физическую и сетевую безопасность поставщика для защиты ваших данных. Для защиты конфиденциальной информации и управления ею важно знать, кто имеет доступ и устанавливать политики.

Как я могу убедиться, что моя команда эффективно внедряет и использует программное обеспечение для управления знаниями?

Коммуникация, обучение и поддержка необходимы, чтобы помочь вашей команде использовать программное обеспечение для управления знаниями. Начните с объяснения того, как программное обеспечение поможет им работать. Предложите обучение и постоянную поддержку, чтобы помочь им наверстать упущенное. Упрощая поиск информации и поощряя сотрудников, которые вносят свой вклад в систему управления знаниями, вы можете стимулировать ее использование.

Как мне измерить успех внедрения моего программного обеспечения для управления знаниями?

Установите цели и показатели для оценки внедрения программного обеспечения для управления знаниями. Распространенными показателями являются скорость принятия, создание и совместное использование активов знаний, поисковые запросы и информационные запросы, а также повышение эффективности. Учитывайте отзывы сотрудников и их удовлетворенность программным обеспечением. Чтобы точно измерить влияние программного обеспечения на ваш бизнес, регулярно просматривайте и корректируйте свои показатели.

Заключение

Мы понимаем, что принятие решений может быть трудным и трудоемким процессом. Тем не менее, мы надеемся, что предоставили вам информацию обо всех преимуществах и недостатках программного обеспечения для управления знаниями, которое мы описали выше, и что они помогут вам принять решение.

Однако если вашей конечной целью является оптимизация управления знаниями и предоставление каждому члену команды доступа ко всей необходимой информации, мы считаем, что Infinity — это инструмент, который вам необходимо добавить в свой набор инструментов. Он предоставляет все функции, необходимые для использования накопленных знаний и повышения производительности и эффективности вашей команды в долгосрочной перспективе.

Часто задаваемые вопросы о программном обеспечении для управления знаниями

Статьи по теме

1. Системы управления знаниями: подробное руководство
2. Управление знаниями: процессы, типы, примеры и инструменты
3. УПРАВЛЕНИЕ МАЛЫМ БИЗНЕСОМ: Лучшее программное обеспечение для управления малым бизнесом (+ Краткое руководство и советы)
4. Маркетинг отношений: руководство от Аризоны (+ бесплатные советы)
5. Touching Base: обзор, определение, образцы писем (+ бесплатные советы)