Анализ работы позволяет предприятиям полностью понять характер работы. Это помогает в разработке улучшенных должностных инструкций и эффективных программ обучения и развития, способствует созданию более безопасной рабочей среды и более эффективному планированию рабочей силы, а также имеет решающее значение для управления производительностью.
Анализ работы затрагивает несколько важнейших обязанностей отдела кадров, поэтому его необходимо проводить правильно, чтобы получать точные и надежные данные. В этом эссе мы рассмотрим все, что вам нужно знать об анализе работы. Давайте начнем!
Что такое анализ работы?
Анализ работы — это методический процесс выявления и определения конкретных обязанностей, потребностей и характера работы. Это влечет за собой разбиение работы на более мелкие части, сбор данных о каждой единице, а затем анализ данных для определения навыков и способностей, необходимых для выполнения задачи.
Ключевой принцип анализа работы заключается в том, что вы анализируете работу, а не человека, который ее выполняет. Несмотря на то, что некоторые методы анализа работы предполагают получение данных от работников, конечным результатом является описание работы, а не людей.
Чтобы выявить всю важную информацию и детали работы, анализ работы должен быть сосредоточен на следующих факторах.
- Обязанности и задачи: Тип, частота и сложность выполнения определенных обязанностей и задач.
- Окружающая среда: Температура, запахи и недружелюбные люди являются примерами рабочей среды.
- Инструменты и оборудование: Инструменты и оборудование, используемые для успешного выполнения работы.
- Отношения: Межличностные и межличностные отношения.
- Требования: Знания, навыки и умения, необходимые для успешного выполнения работы.
Типы данных анализа работы
Существует три типа данных анализа работы:
- Рабочая деятельность: Информация о конкретных видах деятельности, составляющих работу.
- Рабочие атрибуты: Информация о качествах, необходимых сотрудникам для выполнения своих обязанностей.
- Рабочий контекст: Информация о внутренней и внешней среде задания.
Почему важен анализ работы?
№1. Планирование человеческих ресурсов
Качественной частью потребности в персонале является анализ работы, который анализирует требования к работе с точки зрения навыков, атрибутов и других человеческих характеристик. Это облегчает разделение труда на отдельные занятия.
№ 2. Отбор, набор и размещение
Чтобы нанять хорошего человека на работу, очень важно понимать критерии работы, а также качества человека, который будет выполнять эту работу. Эта информация берется из должностной инструкции или должностной инструкции и помогает руководству адаптировать должностные требования как можно ближе к отношениям, талантам и интересам сотрудников и т. д.
№3. Развитие и обучение:
Анализ работы устанавливает приемлемые стандарты выполнения работы. Помогает в управлении программами обучения и развития.
№ 4. Оценка работы
Анализ работы служит основой для оценки работы. Цель оценки работы состоит в том, чтобы установить относительную ценность работы, что, в свою очередь, помогает принять решение о вознаграждении за работу.
№ 5. Оценка эффективности
Данные анализа работы устанавливают определенный стандарт производительности для каждой работы. Производительность сотрудников может быть объективно измерена по стандарту производительности труда.
№ 6. Проектирование работы
Промышленные инженеры могут использовать информацию анализа работы для разработки рабочих мест путем тщательного изучения элементов работы.
№ 7. Здоровье и безопасность
Руководство может предпринять корректирующие действия для обеспечения безопасности работников и снижения риска различных опасностей с целью устранения опасных условий.
№8. Акции
Большая часть анализа работы основана на эффективной политике. Можно разработать эффективную политику продвижения по службе и перевода.
№ 9. Совет по трудоустройству
Должностная инструкция, основанная на анализе работы, помогает соискателям определить работу, для которой у них есть необходимые способности и способности.
№10. Отношения на рабочем месте
Анализ работы является основой для разрешения споров, которые могут возникнуть в результате качества работы, требуемой от работников.
Как вы проводите анализ работы?
№1. Получить информацию о вакансии.
Текущий персонал должен наблюдаться и опрашиваться. Поощряйте сотрудников выполнять свои обязанности и максимально четко описывать их. Прочитайте руководство по эксплуатации или литературу, объясняющую вашу текущую ситуацию. Сравните существующую должностную инструкцию с тем, что говорят и делают ваши сотрудники. Отслеживайте результаты по отделам или по отдельным позициям. Создайте отдельную учетную запись для каждой задачи и опыта, необходимого для работы.
№ 2. Определите значимость каждой задачи и способности.
После того, как вы определили, какие таланты необходимы для выполнения каждого задания, вы можете оценить сложность каждой задачи и навыка. Определите самые важные способности каждого региона. Обратите внимание, какие таланты являются начальными, а какие требуют большего опыта. У вас могут быть разные мысли об этой работе, потому что вы думали, что это важная составляющая работы.
№3. Изучите отраслевые стандарты.
При анализе работы ищите данные о статусе, чтобы убедиться, что вы связаны с вашими нынешними сотрудниками. Используйте информацию из правительственных публикаций и корпоративных групп, чтобы подтвердить свои выводы. Обратитесь за помощью к эксперту по этому вопросу, который может разъяснить обязанности, которые вы должны выполнить, чтобы выполнять свою работу. Сравните свою сеть и данные с данными других компаний.
№ 4. Должностные инструкции и стандарты должны быть пересмотрены.
Составьте список для каждой работы и навыка после того, как вы определили и раскрыли наиболее важные квалификации, необходимые для выполнения работы. Используйте это, чтобы изменить существующее описание работы или создать новое на основе вашего анализа. Создайте набор критериев для каждой должности, который включает в себя отзывы ваших сотрудников, а также ваши собственные наблюдения за работой. Включите ожидания, которые вы могли оправдать или не оправдать, но которые основаны на профессиональных рекомендациях, полученных в результате вашего расследования.
№ 5. Внесите изменения на основе данных.
Изучите всю организацию. Определите, назначена ли правильная задача правильной задаче на основе анализа. Если вы обнаружите, что работа в одном отделе лучше подходит для другой команды, перенесите задачи на другую работу. Вы также можете обнаружить, что некоторые отделы выполняют больший объем работы, чем другие. Вы можете использовать данные анализа работы, чтобы определить стратегии передачи должностных обязанностей на основе возможностей каждой должности.
В чем разница между анализом работы и описанием работы?
Анализ работы можно определить как процесс получения информации о конкретной работе. Эти данные включают в себя знания, навыки и возможности для продуктивной работы. Это полезно при составлении должностных инструкций и должностных инструкций.
Должностная инструкция — это документ, в котором указаны функции, ответственность, обязанности, полномочия и должностные лица, связанные с работой.
Говоря словами непрофессионала, анализ работы относится к углубленной оценке и оценке определенной работы. В результате должностная инструкция представляет собой утверждение, описывающее определенную работу.
Каковы части анализа работы?
№1. Место работы
Должность и сотрудник, занимающий эту роль в организации, называются должностью. Система вознаграждения в организации построена на статусе должности. Высокооплачиваемые профессии и работники приносят больше прибыли, чем низкооплачиваемая работа.
№2. Описание работы
Каждое обстоятельство отличается от других, поскольку оно включает, например, уникальный набор задач и обязательств. Опыт, компетентность и знания. Эти виды деятельности, обязанности, функции и ответственность подробно описаны в должностной инструкции.
№3. Стоимость работы
Стоимость труда – это расчет стоимости труда в организации. Другими словами, ценность работы — это оценка того, насколько работа способствует достижению конечной цели организации.
Какие методы доступны для проведения анализа работы?
№ 1. Интервью
Один из способов создать подходящее описание работы — попросить сотрудника рассказать подробности о его работе. Работодатели будут интересоваться конкретными обязанностями, а также разбивкой функций, выполняемых работниками на определенной должности.
№ 2. Наблюдения
Работодатель также может наблюдать за работниками, когда они выполняют свою работу, отмечая действия, которые они выполняют, а также способности, необходимые для выполнения этих задач. Наблюдения хорошо работают для процессов, связанных с физическими задачами и результатами продукта.
№3. Обзоры
Опросы используются для определения того, как часто выполняется задача или как часто используется набор навыков. Эти опросы могут быть хорошо организованными формами, в которых сотрудники используют шкалу для ответов на вопросы, связанные с работой. Опросы также можно использовать более небрежно, чтобы задавать персоналу открытые вопросы.
№ 4. Журналы работы
Работодатели могут запросить письменный отчет о ежедневном труде за определенный период времени. Это позволяет сотруднику предоставить подробное описание своей обычной работы, а также время, необходимое для каждой задачи.
Когда следует проводить анализ работы?
На первом этапе процесса найма следует провести анализ работы. Написание анализа проясняет ваши потребности и ожидания. Он также собирает информацию, необходимую для создания описания работы.
Каковы недостатки анализа работы?
№1. Это займет время
Наиболее существенным недостатком процесса обзора вакансий является его длительность. Это существенный недостаток, особенно при регулярной смене места работы. Это усиливает личную предвзятость: если супервайзер или аналитик работают в одной и той же компании, процесс может включать их личные предпочтения и антипатии. Это серьезное препятствие для сбора надежных и точных данных.
№ 2. Чрезмерное человеческое усилие
Процесс требует значительного количества человеческого труда. Поскольку для каждого задания требуется уникальная информация и не существует фиксированного шаблона, для каждого задания необходимо собирать пользовательские данные. Для сбора и записи данных, связанных с заказом, процесс должен выполняться независимо.
№3. Неадекватные навыки
Это пустая трата корпоративных ресурсов, если аналитик не знает цели процесса анализа работы и не имеет необходимых способностей для его выполнения. Для сбора достоверных данных необходимо пройти обучение.
№ 4. Неадекватные умственные способности
Наконец, умственные способности, такие как интеллект, эмоциональные качества, знания, компетентность, умственные способности и выносливость, являются нематериальными вещами, которые нельзя непосредственно рассмотреть или оценить. Люди ведут себя по-разному в различных ситуациях. В результате невозможно установить общие ориентиры для умственных способностей.
Кто проводит анализ работы?
Отдел кадров работодателя или сертифицированный аналитик/консультант по трудоустройству может провести анализ работы.
Примеры анализа работы
Давайте рассмотрим два примера того, как полный анализ работы может выглядеть на практике.
№1. Пример анализа работы отдела продаж
| должность | Торговый представитель |
| классификация | Штатный сотрудник |
| Кафедра | Продажа |
| Адрес | Милл-Крик, Вашингтон |
| Оплата | Уровень I |
| Профессиональные требования | |
| Резюме позиции | Гарантирует, что у текущих клиентов есть продукты и услуги, в которых они нуждаются. Выявляет и продвигает новые рынки и клиентов, а также продвигает потенциальных клиентов. Следует процессу продаж, который включает в себя контакт с потенциальными клиентами, отслеживание, презентацию продуктов и услуг и закрытие продаж. Создает еженедельные, ежемесячные и ежеквартальные отчеты о продажах и прогнозы. Соответствует годовым планам продаж. |
| Должностные обязанности | – Привлечение потенциальных клиентов– Создание списков клиентов– Контакт с потенциальными клиентами и переговоры с ними– Следите за потенциальными и существующими клиентами– Закрытие продаж– Ведение записей о клиентах– Создание и представление отчетов о продажах |
| Навыки и умения | – Знание настольных офисных программ – Знание CRM – Хорошее обслуживание клиентов и навыки межличностного общения – Хорошие коммуникативные навыки |
| Структура отчетности | – Подотчетен непосредственно национальному менеджеру по продажам – Никто не подчиняется этой должности – Должен присутствовать на ежегодном собрании по продажам |
| Требования к сотрудникам | |
| Обучение | – Степень бакалавра в области бизнеса, финансов, маркетинга, экономики или смежных областях – Опыт работы в сфере продаж не менее пяти лет |
| Навыки и умения | – Адаптируется к изменяющимся потребностям и ожиданиям клиентов – Адаптируется к изменениям рынка – Может уверенно делать сотни холодных звонков в неделю – Способен комфортно работать в быстро меняющейся среде |
| Окружающая среда | – Работа в офисе с большим объемом работы – Сидение за столом большую часть дня – Поездка на встречу с клиентами |
| Сертификаты и лицензии | – Водительское удостоверение штата Вашингтон – Сертифицированный профессиональный продавец Национальной ассоциации специалистов по продажам – Сертифицированный специалист по внутренним продажам Американской ассоциации специалистов по продажам |
| Факторы успеха | |
| Увеличивать объем продаж | – Увеличение продаж по рекомендации на 10 % в год – Увеличение проникновения в рыночные каналы на 12 % в первый год |
| Развивайте отдел продаж | – Обучить хотя бы одного нового младшего продавца |
№ 2. Пример анализа работы начального уровня
| должность | Помощник редактора |
| классификация | Штатный сотрудник |
| Кафедра | Книжное производство |
| Адрес | Малибу, Калифорния |
| Оплата | Уровень III |
| Профессиональные требования | |
| Резюме позиции | Помогает главному редактору и издателю в разработке и доставке рукописей. Рецензирует и корректирует рукописи. Концептуизирует и презентует истории. Поддерживает главного редактора и координирует свои действия с другими отделами, такими как производство и продажи. Пишет пресс-релизы и продает новые книги. Находит новых авторов. |
| Должностные обязанности | – Выполнять редакционные обязанности для поддержки главного редактора – Находить новых авторов и связываться с ними – Просматривать и вносить изменения в документы – Посещать автографы, чтения и презентации книг |
| Навыки и умения | – Владение программным обеспечением для настольных издательских систем – Хороший тайм-менеджмент – Способность к многозадачности – Хорошие навыки межличностного общения – Хорошие коммуникативные навыки |
| Структура отчетности | – Подотчетен главному редактору и издателю – Никто не подчиняется помощнику редактора |
| Требования к сотрудникам | |
| Обучение | - Степень бакалавра в области английского языка, литературы, журналистики или смежных областях |
| Навыки и умения | – Способность быстро читать и выявлять ошибки и потоки – Сильные навыки письма и чтения – Способность работать над несколькими проектами одновременно – Успех в соблюдении сроков |
| Окружающая среда | – Быстро развивающаяся офисная обстановка – Большую часть времени сидите за столом – 50 % времени ездите на мероприятия, чтобы записаться на них |
| Сертификаты и лицензии | – Водительское удостоверение штата Калифорния – Член Американского общества редакторов-копировщиков. |
| Факторы успеха | |
| Повысить эффективность | – Сократите время выполнения проектов на 15 %– Определите инновационные программы для улучшения редактирования |
| Развитие бизнеса | – Каждый год находите не менее десяти новых хороших авторов – Обучайте стажеров |
Результат анализа вашей работы не обязательно должен быть идентичен приведенному выше анализу примера работы. Внесите изменения, чтобы сделать его более подходящим для вашей организации и должности.
Заключение
Анализ работы — умный и проверенный метод, играющий особую роль в управлении человеческими ресурсами. Действительно, хорошо выполненный анализ работы окажет влияние на результаты бизнеса. Благодаря целенаправленному обучению и эффективному управлению производительностью HR-специалисты могут использовать эти данные для принятия более эффективных решений о найме и обеспечения более высокой производительности на рабочем месте.
Однако, чтобы преуспеть, вы должны принять систематический подход к охвату всех ключевых компонентов работы, как описано в обсуждаемых этапах процесса.
Анализ работы также требует много времени. Для проведения полного анализа работы потребуется заполнить анкеты или опросить десятки людей, что будет дорогостоящим мероприятием. Вы должны постоянно думать о том, стоит ли проводить полный анализ работы. Вы также должны учитывать постоянно меняющийся характер работы — хотя это может быть причиной для проведения анализа работы в первую очередь.
Статьи по теме
- УПРАВЛЕНИЕ ЗАДАЧАМИ: что это такое, программное обеспечение, навыки и лучшие приложения
- ИНСТРУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ ЗАДАЧАМИ: 24 лучших инструмента управления задачами для команд [2023]
- СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ЗАДАЧАМИ: лучшие бесплатные и платные опции в 2023 году
- АНАЛИЗ РЫНКА: что это такое и полное руководство по его проведению
- УПРАВЛЕНИЕ ВРЕМЕНЕМ: навыки и советы по эффективному управлению временем
Рекомендации
