Создание гибких и удобных для пользователя технологий и эффективное выполнение сложных задач — часть многих обязанностей менеджеров ИТ-проектов. Вот почему использование программного обеспечения для управления ИТ-проектами было секретом многих менеджеров ИТ-проектов.
Хотя менеджеры отвечают за управление ИТ-проектами, крайне важно понимать, что это влечет за собой. Таким образом, управление ИТ-проектами — это процесс планирования, управления, мониторинга, выполнения, завершения и отчетности по ИТ-проектам.
Его можно использовать для создания четких планов, жизненно важных для успеха компании в конкретном проекте. В этой статье представлено четкое руководство по всему, что вам нужно знать об управлении ИТ-проектами.
Что такое управление ИТ-проектами?
Управление ИТ-проектами — это процесс организации, направления и назначения задач для достижения определенных ИТ-целей организации. Разработка программного обеспечения, установка или обновление оборудования, обновление сети, бизнес-аналитика и инициативы по управлению данными — все это примеры ИТ-проектов. Основная обязанность менеджера ИТ-проекта — контролировать планирование, разработку и выполнение проекта, одновременно помогая в повседневной деятельности технологического отдела.
Преимущества управления ИТ-проектами
Для работы над различными ИТ-проектами необходимо осознавать следующие преимущества:
№1. Увеличенный выход
Под руководством первоклассного подхода к управлению проектами ИТ-проект может быть эффективно завершен. Если вы сможете последовательно вести свою команду к общей цели, вы можете обнаружить, что ваша работа станет более эффективной. Чтобы снизить финансовые затраты на общие товары и услуги и повысить прибыльность бизнеса, необходима производительность.
№2. Улучшение положения и конкурентное преимущество
Хорошие новости об управлении ИТ-проектами быстро распространяются как внутри офиса, так и за его пределами. Исключительно хорошие результаты в проектах могут помочь вам сохранить свою позицию на рынке. Получение конкурентного преимущества часто имеет решающее значение для роста вашей клиентуры и укрепления лояльности к бренду.
№3. Повышение удовлетворенности клиентов
Использование превосходных результатов управления ИТ-проектами может еще больше улучшить качество обслуживания ваших клиентов. Если вы выполните работу вовремя и в рамках бюджета, ваши клиенты, вероятно, будут довольны. Клиенты могут продолжать возвращаться к вам с новыми заказами, что увеличит продажи вашей компании. Кроме того, счастливый клиент может порекомендовать вас другим, что расширит ваш охват.
№4. Повышенная гибкость
Поскольку ИТ-проекты обычно разнообразны, менеджеры могут лучше приспосабливаться к различным обстоятельствам. Используя управление проектами, вы можете создать стратегию завершения каждого отдельного проекта в срок и в рамках выделенного бюджета. Менеджеры ИТ-проектов также могут узнать, как переориентировать проект, если они обнаружат другую цель, что выгодно для малого и среднего бизнеса.
№5. Расширение ваших услуг
Если вы примените отличные стратегии управления ИТ-проектами, вы сможете расширить свои услуги и найти новые возможности для бизнеса. Это связано с возможностью расширения вашей клиентуры при успешной реализации нескольких проектов. После того, как вы решили, что ваш бизнес готов к росту, решите, как лучше всего добавить новые услуги в свое меню. Например, вы можете выйти на новые рынки или добавить новые товары или услуги к своему текущему предложению.
№6. Улучшенное развитие и рост команды
Вы можете использовать управление ИТ-проектами в своих интересах, используя успешные результаты, чтобы вдохновлять и мотивировать свою команду на развитие новых навыков. Новичками могут стать работники, которым необходимо освоить новые навыки, выходящие за рамки их подготовки или опыта. Управление ИТ-проектами может помочь им перейти на новые должности, если они решат сменить карьеру.
№7. Улучшенная оценка рисков
Управление ИТ-проектами способствует улучшению оценки рисков и успешному завершению проектов. Существует несколько подходов к оценке и снижению рисков, такие как:
При интеграции нового оборудования, сетей и программного обеспечения делайте обоснованные предположения.
установление разумных стандартов для компаний, клиентов и других заинтересованных сторон
Частое обновление ваших проектов с учетом новых графиков и технологий.
Советы по управлению ИТ-проектами
Следующие советы могут быть полезны вам как руководителю ИТ-проекта, независимо от уровня опыта:
- Взять инициативу. Прежде чем приступить к работе над проектом, составьте список всех областей, которые требуют дополнительного внимания или специальных навыков. Проактивное управление проектом гарантирует, что, несмотря на любые препятствия, которые могут возникнуть, проект переходит от одной фазы к другой, пока не будет завершен.
- Узнай свою группу. Вы сможете более успешно распределять задачи, если будете знать набор навыков каждого члена команды и цените его вклад. Вообще говоря, вы хотите поручить работу сотрудникам, которые смогут выполнить ее быстро и с отличным результатом.
- Используйте инструменты управления ИТ. Если вы хотите продолжать контролировать направление проекта, попробуйте использовать инструменты, позволяющие мгновенно отслеживать прогресс. На этапе планирования выберите подходящие для вас инструменты из множества доступных для инициации и контроля проектов.
- Провести ретроспективу проекта. Когда проект почти завершен, подумайте о презентации, чтобы определить области, над которыми еще требуется работать. Вы также можете определить, что сработало хорошо и какую тактику применить для будущих проектов, проведя ретроспективу.
Какие инструменты используют менеджеры ИТ-проектов?
Управление проектами и побуждение команды к работе над ними может быть одним из наиболее сложных аспектов управления ИТ-проектами. Но чтобы избежать давления, программное обеспечение для управления проектами является одним из инструментов, который предоставляет интерфейс для разработки этапов, отслеживания ресурсов проекта и соблюдения графика.
Эти инструменты включают в себя организацию файлов, управление версиями, совместную работу и функции уровня управления, такие как выставление счетов клиентам, составление бюджета и распределение отделов. Они также помогают вам постоянно отслеживать прогресс, чтобы сохранять контроль над направлением проекта.
Существует множество программных инструментов управления проектами для запуска и управления проектами, в том числе:
# 1. Диаграмма RACI
Диаграмма RACI используется для всех ИТ-проектов и означает «ответственный», «подотчетный», «консультируемый» и «информированный». При работе над проектами роли и обязанности членов команды можно уточнить с помощью диаграммы RACI.
Ожидается, что за каждую поставленную задачу члены команды или заинтересованные стороны будут нести ответственность, подотчетность, консультирование или информированность.
№2. Диаграмма Ганта
Диаграмма Ганта рассматривается как горизонтальная диаграмма для проектов с зависимостями задач, т. е. она используется для иллюстрации временной шкалы проекта. Он был назван в честь Генри Ганта.
Каждая полоска на диаграмме представляет задачи проекта, а длина каждой полоски представляет время. Диаграммы Ганта помогают командам визуализировать, как задачи влияют друг на друга и какую работу необходимо выполнить.
Это отличный инструмент для проекта, включающего множество зависимых задач (т. е. задач, которые зависят друг от друга), поскольку члены команды могут заметить, где задачи пересекаются.
№3. Канбан-доски:
Канбан-доски отображают структуру работы на каждом этапе задачи. Он хорошо работает для проектов, требующих постепенных изменений, позволяя команде разбивать задачи на этапы выполнения и контрольные списки.
Использование досок Канбан может помочь команде стабилизировать свои обязанности и увидеть доступные возможности других членов команды в управлении ИТ-проектами.
Требуется ли менеджеру ИТ-проекта программирование?
Кодирование — это язык программистов, поэтому от большинства менеджеров ИТ-проектов не требуется кодирования. Но поскольку руководитель ИТ-проекта наблюдает за командой и принимает технические решения, общение и устная речь должны охватывать разные наборы навыков.
В вопросах собеседования по управлению ИТ-проектами менеджеров ИТ-проектов могут спросить, есть ли у них навыки кодирования, потому что знание базового HTML, C++ или Python и знание того, как говорить о коде, принесет менеджеру ИТ-проекта больше уважения и заставит членов команды стараться изо всех сил. работа.
Какие 5 этапов ИТ-проектов?
Пять этапов ИТ-проектов помогают менеджеру ИТ-проекта более эффективно выполнять задачи. Это жизненный цикл, который должно включать типичное управление ИТ-проектами. Они включают:
№1. Посвящение
На этапе инициации важно рассмотреть необходимость проекта и создать проектное предложение, либо руководитель ИТ-проекта может проанализировать весь проект, чтобы подтвердить его жизнеспособность.
Создавая проектное предложение или готовя план, руководитель ИТ-проекта видит, что все задачи разъяснены и подтверждены, чтобы обеспечить бесперебойное выполнение.
Устав проекта, описывающий весь проект, является основным продуктом этапа инициации. Это может включать в себя:
- Определение заинтересованных сторон
- Обоснование необходимости проекта.
- Установка графика проекта
- Определение основных результатов проекта, предположений, сильных и слабых сторон.
Затем руководитель ИТ-проекта утверждает устав, что означает, что проект может перейти к следующему этапу.
№2. Планирование
Фаза планирования — это коллективная работа менеджера ИТ-проекта и его команды. План проекта может включать в себя следующее:
- Ресурсы.
- Урегулирование потребностей в бюджете, сроках проекта и показателях производительности.
- Выявление рисков.
- Действия по управлению изменениями и коммуникациями
Планирование проекта также должно включать определение четких целей для будущих достижений и выделение достаточного времени для детального анализа. Это поможет проектным группам выполнять задачи в рамках бюджета и в срок, используя эффективную и комплексную стратегию.
№ 3. Исполнение
Фаза исполнения — это когда команда выполняет основную работу и устанавливает результаты проекта. На этом этапе менеджер ИТ-проекта играет решающую роль, устанавливая эффективные рабочие процессы, делегируя задачи для достижения контрольных точек, тщательно отслеживая прогресс вашей команды и поддерживая открытость общения между всеми членами команды.
Другая роль менеджера проекта на этом этапе — последовательное поддержание эффективного сотрудничества между заинтересованными сторонами проекта. Это гарантирует всем, что они находятся на одной волне и что проект работает гладко и без каких-либо проблем.
№4. Мониторинг и контроль
Этап мониторинга и контроля выполняется одновременно с выполнением, поскольку на этапе выполнения программное обеспечение для управления ИТ-проектами, которое включает в себя мониторинг времени, объема, стоимости, качества и рисков проекта, используется для отслеживания прогресса команды в режиме реального времени.
В обязанности менеджера ИТ-проекта также входит количественное отслеживание усилий и затрат на этапе мониторинга и контроля. Такое отслеживание гарантирует, что проект остается в рамках бюджета и важно для будущих проектов.
№ 5. Закрытие
Фаза закрытия начинается в конце проекта. Этот этап гарантирует, что проект достиг своей окончательной реализации, т. е. вся работа завершена, одобрена и передана соответствующей команде.
После завершения и утверждения проекта руководитель или команда ИТ-проекта анализируют и записывают извлеченные уроки, определяя, что сработало, а что нет. Архивные документы также сохраняются для дальнейшего использования.
После этого проект представляет подробный отчет, охватывающий все аспекты и хранящийся в безопасном месте, к которому могут получить доступ менеджеры проектов в этой организации.
Что включают в себя ИТ-проекты?
ИТ-проект — это любой проект, связанный с ИТ-инфраструктурой, компьютерными технологиями или информационными системами. ИТ-проекты включают в себя разработку программного обеспечения, например крупномасштабную программную систему или программирование простого мобильного приложения.
Управление ИТ-проектами для новичков иногда включает в себя:
- Обновление веб-страницы.
- Участие в веб-разработке.
- Разработка всей веб-инфраструктуры.
- Даже создание интернет-магазина.
Другие распространенные примеры ИТ-проектов включают развертывание систем и программного обеспечения, проектирование ИТ-инфраструктуры организации и применение мер ИТ-безопасности.
Ниже представлены несколько категорий ИТ-проектов:
- В исследовании
- Сервис
- Управление изменениями
- Разработка программного обеспечения
- Инфраструктура
- Требующий оценки
- Развертывание системы
Какие требования предъявляются к ИТ-проектам?
Вы должны быть в состоянии определить требования к своему ИТ-проекту для реализации проектов различной сложности, а также иметь прямой маршрут, чтобы сделать проект более прямым для всех участников.
Для новичков тип требований в ИТ-проектах будет включать определение сроков, управление задачами, выполнение заданий и руководство командами для достижения целей компании.
Однако можно создать спецификацию требований к программному обеспечению. Спецификация требований к программному обеспечению (SRS) является важным документом в процессе разработки. В нем кратко изложено, из чего состоит проект и его различные компоненты. Некоторые из элементов, обсуждаемых в резюме, включают:
- Основная цель проекта
- Персоны и потребности пользователей
- Масштабы проекта
- Необходимые определения
SRS состоит из функциональных и нефункциональных требований. Важно, чтобы он служил руководящим документом для заинтересованных сторон и разработчиков, в котором описывалось, чего вы ожидаете достичь.
- ЗАРПЛАТА МЕНЕДЖМЕНТА ПРОЕКТА: В 2023 ГОДУ
- Системы управления портфелем: определение и руководство по процессам
- КАК ВСТУПИТЬ В УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ: определение, руководство и требование
- БИЗНЕС-ВОЗМОЖНОСТИ: 31+ выбор, который вы можете начать прямо сейчас !!! (+ Бесплатные советы)
- УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТОМ: определение, программное обеспечение, навыки, этапы и зарплата
Рекомендации
