Развитие технологий обычно совпадает с расширением бизнеса. Чем больше денег поступает, тем больше работников, а чем больше работников, тем больше требуется компьютеров, серверов и сетей. Крупные предприятия часто приносят ранее аутсорсинговые задачи внутренние, такие как отдел кадров (HR), финансы (FinTech) и бухгалтерский учет (Acquia, NetSuite и т. д.), чтобы сократить расходы без ущерба для качества или эффективности. Рано или поздно, если ваша компания расширяется, вам потребуется установить протокол управления ИТ-активами для управления аппаратными и программными активами на протяжении всего их жизненного цикла.
Это позволит вам сократить время простоя, улучшить финансовые прогнозы и снизить подверженность риску. Кроме того, многие организации не могут функционировать без своих ИТ-активов. Системы управления ИТ-активами (ITAM) полезны для отслеживания аппаратного и программного обеспечения в организации. Мы рассмотрим несколько примеров управления ИТ-активами.
Что такое управление ИТ-активами?
Управление ИТ-активами (ITAM) — это практика отслеживания, развертывания, обслуживания, обновления и, в конечном итоге, избавления от всех ИТ-активов организации. По сути, это отслеживание и использование всех ресурсов, которые может предложить ваш бизнес.
Распространенный вопрос: «Что такое ИТ-актив?» Аппаратное обеспечение, программное обеспечение и/или данные компании — все это примеры управления ИТ-активами. Компьютеры и лицензии на программное обеспечение, используемые при разработке, продаже и обслуживании программного обеспечения Atlassian, а также серверы, на которых оно размещено, относятся к наиболее ценному имуществу отдела.
Срок полезного использования ИТ-активов ограничен. Срок службы ИТ-активов можно активно контролировать, чтобы извлечь максимальную пользу для бизнеса. Планирование, закупка, развертывание, техническое обслуживание и вывод из эксплуатации — все это типичные этапы этого жизненного цикла, однако каждая компания может определять их по-своему. Понимание общей стоимости владения и оптимизация использования активов являются важнейшими элементами управления ИТ-активами, которые требуют использования процедур на всех этапах жизненного цикла.
В прошлом ИТ-отделы имели полную власть над всеми ресурсами, находящимися в их компетенции. В современном бизнесе управление активами включает в себя гораздо больше, чем просто утвержденное ИТ-оборудование. Новые препятствия возникают в управлении ИТ-активами из-за программного обеспечения на основе подписки и ожидания сотрудников в отношении персонализации инструментов и систем, с которыми они работают, через торговые площадки и магазины приложений. ИТ-отделы, чтобы эффективно поддерживать современные команды, должны быть адаптируемыми в том, как они управляют своими активами.
Какие существуют виды управления ИТ-активами?
Управление физическими, цифровыми, мобильными, облачными и программными активами — это все виды управления ИТ-активами. Комплексное управление ИТ-активами учитывает все элементы, из которых состоят ИТ-системы организации. Полезно иметь полное представление о том, что входит в каждую классификацию ИТ-активов, прежде чем принимать решение о соответствующей стратегии управления. Вот обзор основных типов управления активами в ИТ.
№1. Управление физическими активами
Управление физическими активами информационных технологий (ИТ) включает в себя отслеживание и обслуживание всего оборудования, программного обеспечения и физических запасов, связанных с ИТ. Решения об оборудовании, необходимом для работы инфраструктуры информационных технологий организации, входят в компетенцию управления ИТ-активами. Тем не менее, оценка технических требований проекта или организации, а затем выбор инвентаря для удовлетворения этих потребностей, лежит в основе любого плана управления физическими ИТ-активами. Поиск новых мест для хранения гаджетов, проверка их совместимости с программным обеспечением компании и заказ дополнительного оборудования — все это общие задачи, связанные с управлением физическими активами.
Некоторые примеры управления физическими ИТ-активами:
- Жесткие диски
- Маршрутизаторы
- Сканеры
- Мониторы
- Копиры
- Кабели
- Модемы
№ 2. Управление программными активами
Термин «управление программными активами» используется для описания процесса, посредством которого компания решает, какое программное обеспечение она будет использовать и как оно будет администрироваться в масштабах всей компании. Обеспечение того, чтобы все программное обеспечение, используемое организацией, имело надлежащие лицензии и чтобы все пользователи имели необходимые разрешения, является важной частью управления программными ИТ-активами. Программное обеспечение устанавливается на разрешенное количество устройств только после того, как ИТ-отдел проверит лицензионное соглашение для рассматриваемого продукта. Регулярная установка драйверов, проверка обновлений и перенос данных из устаревших программ в современные операционные системы — все это компоненты управления программными активами.
Некоторые распространенные примеры программных активов:
- Сторонние программы
- Программные продукты для клиентов
- Внутренние бизнес-приложения
№3. Управление мобильными активами
Неотъемлемой частью управления ИТ-активами является отслеживание того, как члены команды используют мобильные устройства. Это предполагает отслеживание того, как сотрудники фирмы используют свои смартфоны, планшеты и другие мобильные устройства для доступа к внутренней сети компании. Чтобы обеспечить безопасность конфиденциальной информации компании, стратегия управления мобильными активами должна включать рекомендации о том, как сотрудники должны использовать свои мобильные устройства. Это может включать в себя регулирование приложений, которые работникам разрешено устанавливать на свои смартфоны, безопасность их паролей и степень, в которой их работодатели могут получать доступ к данным с таких устройств.
Вот некоторые аспекты управления мобильными активами:
- Ведение учета того, какое мобильное устройство есть у каждого сотрудника в любой момент времени
- Размещение приложений для управления офисом на телефонах сотрудников
- Введение ограничений на мобильный доступ к корпоративным данным
- Защита приложений компании с помощью паролей
№ 4. Управление цифровыми активами
Термин «управление цифровыми активами» используется для описания процесса организации цифровых файлов. Цифровые активы — это информация, которую вы сохраняете в базе данных, тогда как стратегии управления цифровыми активами — это методы, которые вы используете для организации этой информации. Кроме того, базы данных необходимы для работы ИТ-отделов, поскольку они используются для всего: от обработки алгоритмов до хранения организационных данных, анализа данных в целях прогнозирования, обслуживания веб-сайтов и запуска программ. Благодаря эффективному управлению цифровыми активами вы можете организовать свои данные таким образом, чтобы они были доступны и полезны для ИТ-специалистов.
Примеры распространенных форм цифровых ИТ-активов включают:
- Электронные таблицы
- Видео
- Финансовые детали
- Фото
- Текстовые файлы
- Информация для покупателей
№ 5. Управление облачными активами
Управление облачными активами имеет решающее значение для компаний, которые хранят данные в облаке, а не на собственных серверах. Ваш ИТ-персонал всегда будет иметь доступ к данным и службам, размещенным в облаке, если вы потратите время на управление различными компонентами облачного хостинга. Если вы отвечаете за управление облачными службами, вам необходимо взглянуть на критически важные функции, которые облако выполняет для вашего бизнеса, и убедиться, что все они безопасны и хорошо работают. Поскольку в облаке могут размещаться различные хранилища, сетевые и программные приложения, можно интегрировать управление облачными активами с управлением цифровыми активами и программным обеспечением.
Вот некоторые из облачных активов, которыми вы можете управлять:
- Облачная безопасность и соответствие требованиям
- веб-хранилище
- История метаданных
- Онлайн-серверы
Программное обеспечение для управления ИТ-активами
Программное обеспечение для управления ИТ-активами (ITAM) помогает пользователям отслеживать свои ИТ-ресурсы. Программное обеспечение для управления ИТ-активами предназначено для выполнения одной задачи, и делает это хорошо: отслеживать все цифровые, физические и виртуальные активы организации. Элементы управления контрактными, финансовыми и инвентарными рисками являются общими в программном обеспечении для управления ИТ-активами. Отслеживание активов, техническое обслуживание оборудования, исправления программного обеспечения и управление политиками — это лишь некоторые из множества применений этих инструментов в бизнесе. Программное обеспечение для управления ИТ-активами гарантирует, что все соединения авторизованы, правильно отформатированы и обновлены, чтобы снизить вероятность нарушений безопасности. Программное обеспечение для управления ИТ-активами с возможностями мониторинга в режиме реального времени может обнаруживать новые подключения и уведомлять администраторов о возможном несанкционированном оборудовании. В дополнение к функциям, присущим системам управления программными активами, многие платформы управления ИТ-активами также выполняют физическую и сетевую инвентаризацию.
Характеристики программного обеспечения для управления ИТ-активами
Функции, присутствующие в большинстве программных систем управления ИТ-активами, которые помогают предприятиям управлять своей ИТ-инфраструктурой и следить за своим оборудованием и программным обеспечением как локально, так и в облаке, включают следующее.
- Управление лицензиями: ИТ-лицензии хранятся в программном обеспечении для управления ИТ-активами. Затем эта информация сравнивается с инвентарными записями, чтобы предупредить компанию о том, имеется ли у нее недостаточное количество лицензий, что подвергает ее риску нарушения лицензионного соглашения, или чрезмерное количество лицензий, заставляющее ее тратить деньги на программное обеспечение, которое она никогда не будет использовать. Кроме того, эта функция также может отслеживать истечение срока действия лицензионных соглашений и заранее уведомлять бизнес.
- Управление версиями и обновлениями программного обеспечения. Целью программного обеспечения для управления активами является обеспечение безопасности, актуальности и оптимального функционирования компьютеров организации путем отслеживания развертывания новых исправлений и версий программного обеспечения.
- Роботизированный мониторинг. Большинство решений по управлению ИТ-активами могут мгновенно идентифицировать каждую единицу аппаратного и программного обеспечения в компьютерной сети компании.
- База данных для управления конфигурациями, или CMDB: CMDB, или База данных управления конфигурациями, представляет собой репозиторий данных, относящихся к ИТ-активам организации, и связям между этими активами.
- Управление основными средствами. База данных основных средств является основной функцией большинства пакетов программного обеспечения для управления ИТ-активами (ITAM). Аппаратное обеспечение обычно считается основным средством.
Факторы, которые следует учитывать при выборе программного обеспечения ITAM или решения для управления активами
- Стоимость: после сужения вариантов программного обеспечения до тех, которые могут достичь целей и задач компании, пришло время начать сравнивать затраты. Было бы полезно узнать, какие функции включает каждый пакет, а каких нет. Прежде чем принять решение о покупке, вы можете воспользоваться бесплатным пробным периодом.
- Цель. Для компании важно точно знать, чего она хочет добиться от своих инвестиций в программное обеспечение для управления ИТ-активами. Руководству следует созвать все соответствующие ИТ-отделы, если это практически возможно, для получения информации.
- Техническая поддержка. Выбор поставщика программного обеспечения, обеспечивающего круглосуточную техническую поддержку, имеет решающее значение для бизнеса. Кроме того, эту помощь можно получить по различным каналам, включая платформу самообслуживания, сообщество пользователей, чат в приложении или веб-чат с ботом, поддержку по телефону и чат в социальных сетях с агентом по обслуживанию клиентов.
Каковы этапы управления ИТ-активами?
Надлежащая подготовка, приобретение, управление и обслуживание активов информационных технологий организации имеют важное значение для ее повседневного функционирования, независимо от того, размещены ли они в облаке у поставщиков программного обеспечения или в локальных системах.
Теперь рассмотрим более подробно этапы жизненного цикла управления ИТ-активом.
# 1. Меню
Организация должна иметь стратегию, прежде чем инвестировать в какие-либо информационные технологии, программное обеспечение или оборудование. Первым шагом часто является просто осознание проблемы или источника дискомфорта.
Поиск проблемы или набора проблем, которые необходимо решить, является первым шагом в процессе планирования. Возможно, ИТ-провайдер, с которым вы некоторое время работали, больше не предоставляет адекватных услуг. Возможно, вы ищете нового поставщика программного обеспечения или партнера для внедрения новой системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM).
На этапе планирования необходимо знать:
- Какие проблемы нуждаются в исправлении?
- Зачем кому-то это исправление? (Например, внутренние клиенты, заинтересованные стороны и т. д.)
- Есть ли текущая установка или это будут совершенно новые инвестиции?
- Когда именно это исправление потребуется?
- Какую окупаемость инвестиций (ROI) мы можем ожидать, если предлагаемое решение эффективно решит проблему (проблемы), вызвавшую эту покупку?
- Сколько денег мы должны вложить в поиск ИТ-ответа на этот вопрос?
№2. Приобретение
Процесс закупки может начаться после того, как будут даны ответы на эти вопросы.
Можно подписаться на бесплатную пробную версию программного обеспечения, определить, довольны ли им команды, использующие это программное обеспечение, а затем развернуть его для более низких ИТ-покупок (например, продукт SaaS стоимостью менее 200 долларов в месяц).
Однако эта процедура может занять много месяцев, если рассматривается возможность крупной покупки ИТ. Прежде чем совершить покупку, необходимо определиться с бюджетом, найти поставщиков, запросить расценки, начать пробное развертывание и оценить различных поставщиков и их решения.
№ 3. Установка
Вы должны согласовать с поставщиком интеграцию приобретенного актива в свою деятельность. Возможно, потребуется некоторое обучение персонала, чтобы все, кому потребуется использовать новое программное или аппаратное обеспечение, были в курсе.
№4. Операция
После того, как актив полностью реализован, он может начать служить своей цели, вызывая желаемые изменения в операциях и прибыльности. Программное обеспечение для управления ИТ-активами должно упростить отслеживание долгосрочных преимуществ нового актива.
Вам нужно внимательно следить за тем, как ведет себя актив, когда он находится в развертывании. Сообщите поставщику о любых проблемах, особенно о тех, которые требуют обслуживания.
№ 5. техническое обслуживание
Обслуживание оборудования обычно осуществляется иначе, чем обслуживание программного обеспечения. Обслуживание — это постоянные затраты на любое оборудование, от компьютеров до серверов. Однако программное обеспечение также требует обслуживания и обновлений, предоставляемых поставщиком. Но изменения программного обеспечения не требуют замены гаечного ключа или новых компонентов.
Поскольку нет необходимости в обслуживании на месте или в замене деталей на протяжении всего жизненного цикла ИТ-актива, неудивительно, что многие компании сотрудничают с поставщиками, чтобы как можно больше перейти к облачным поставщикам.
Ремонт и модернизация являются неотъемлемыми аспектами жизненного цикла управления ИТ-активами, поскольку они необходимы для любой аппаратной или механической системы. На этапе закупки важно проверить, что входит в гарантию поставщика на определенное оборудование, а что нет. Вам также следует узнать о продолжительности времени, отведенного на выполнение планового обслуживания или обновлений, которые являются частью цены или годового пакета услуг. Также читайте ИНСТРУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ АКТИВАМИ.
Это особенно важно, когда срок полезного использования ИТ-актива подходит к концу, поскольку это поможет вам избежать неприятных потрясений в будущем.
№ 6. Утилизация
Когда срок полезного использования ИТ-актива подходит к концу, он выводится из эксплуатации и утилизируется одним из трех способов: повторное использование, перепродажа или переработка. Большинство из них не выбрасывается, как обычный мусор, из-за строгих законов об утилизации во многих странах и юрисдикциях, особенно в отношении электронных отходов.
Однако когда ИТ-ресурсы размещаются в облаке и предоставляются сторонними разработчиками, ситуация иная. Однако даже такие активы могут со временем обесцениться до нуля. Либо вы найдете нового поставщика услуг, либо ваш текущий поставщик улучшит свое предложение, чтобы сделать обновления более привлекательными. Иногда организация решает, что ей больше не требуется подписка на определенный программный продукт, потому что он больше не нужен.
Срок полезного использования большинства ИТ-активов рано или поздно заканчивается.
Каковы 5 основных типов активов?
Обычно существует пять основных типов активов, которые необходимо изучить, когда вы впервые начинаете заниматься инвестированием:
№1. Акции
Доля в собственности публичной компании. Акции, которые являются акциями, являются популярным термином. Инвесторы могут покупать акции компаний и становиться совладельцами, покупая акции. Традиционный фондовый рынок — это место, где инвесторы покупают и продают акции. Кроме того, акционер может инвестировать в акции одной компании или в акции нескольких компаний.
Инвестор видит увеличение своего капитала, когда цена акций компании растет. Они имеют право на любую прибыль, которая по праву принадлежит им после завершения сделки. Индивидуальный инвестор сам решает, сохранять или нет свои текущие пакеты акций. Они могут увидеть рост стоимости своих инвестиций с течением времени.
Дивиденды — это выплаты, производимые корпорацией акционерам из прибыли по регулярному графику, обычно один раз в месяц или квартал. Кроме того, дивиденды могут выплачиваться как деньгами, так и акциями.
№ 2. С фиксированным доходом ценных бумаг
Облигации — это тип ценных бумаг с установленным доходом, по которым инвесторы ссужают деньги корпорации или государственному учреждению в обмен на фиксированную процентную ставку. Инвестор в инструмент с фиксированным доходом получает выгоду от возможности выплаты процентов в будущем. Кроме того, когда срок погашения облигации выше, инвестор получает большую выплату.
Инвестиции в ценные бумаги с фиксированным доходом несут низкий уровень риска. В целом, они обеспечивают стабильную прибыль при значительно меньшей волатильности, чем акции. Облигации, выпущенные государством, депозитные сертификаты и сберегательные облигации — все это виды инструментов с фиксированным доходом. Однако, если государственному агентству нужны деньги на что-то вроде новой водоочистной станции или муниципальной инфраструктуры, оно может выпустить облигации для населения.
№3. Денежные эквиваленты
Денежные активы, часто называемые валютой или средством обмена, состоят из ликвидных финансовых активов, таких как валюта, краткосрочные депозиты и наличные деньги. Другими словами, инвесторы могут быстро превратить свои денежные активы в наличные деньги или использовать их в качестве наличных, что делает ликвидность важной характеристикой денежных активов. Инвесторы, которые часто переоценивают свои портфели и перераспределяют активы для новых инвестиций или финансовых операций, могут найти это очень полезным.
Денежный актив может быть краткосрочной государственной облигацией. Эта облигация имеет значительно более короткий срок погашения, чем обычные сберегательные или государственные облигации, а это означает, что инвестору может быть легче конвертировать ее в наличные деньги.
Другим ликвидным активом является казначейский вексель, представляющий собой форму краткосрочного долга со сроком погашения в течение года. Фонд денежного рынка — еще один вариант для тех, кто ищет денежный эквивалент. Фонд денежного рынка функционирует аналогично сберегательному счету в том смысле, что деньги можно снимать быстро, но с дополнительным преимуществом, часто более высоким процентом.
№ 4. Рыночные товары
В долгосрочной перспективе инвестиции в рыночные товары, как правило, окупаются. Продукты с высоким рыночным спросом могут быть куплены клиентами у поставщиков. Золото и серебро — это всего лишь два примера драгоценных металлов, в которые инвесторы могут вкладывать свои деньги на фондовом рынке.
Медь, кукуруза, сырая нефть, электричество, природный газ и пшеница также являются примерами торгуемых товаров. Кроме того, стоимость таких владений может поддерживаться на высоком уровне за счет покупки и хранения товаров, пользующихся спросом. Они могут получить прибыль, если смогут продать свои товары дороже, чем заплатили за них.
№5. Недвижимость
Покупка и инвестирование в физическое имущество являются примерами активов недвижимости. Строения, земля и коммерческая недвижимость — все это подпадает под эту категорию. Восстановление старинного дома и его повторная продажа на открытом рынке — пример инвестиций, которые могут принести существенную прибыль.
Кроме того, инвесторы в недвижимость также могут сдавать свои приобретения в аренду арендаторам на более короткие сроки. Те, кто на самом деле не хочет владеть какой-либо собственностью, могут по-прежнему получать прибыль от рынка недвижимости, вкладывая свои деньги в инвестиционные фонды недвижимости, биржевые фонды или взаимные фонды.
Каковы преимущества управления ИТ-активами?
Все аспекты деятельности компании могут выиграть от более эффективного управления ИТ-активами. Среди наиболее значимых преимуществ можно выделить следующие:
№ 1. Улучшенная производительность
Без управления ИТ-активами команды могут тратить время на преобразование файлов, загрузку нескольких приложений для чтения, перенос данных между отделами и консолидацию данных. Обеспечивая доступ всех членов команды к одному и тому же программному и аппаратному обеспечению, управление ИТ-активами повышает эффективность и производительность. Отделы смогут уделять больше внимания критически важным задачам, таким как безопасность, поддержка, ремонт и обслуживание устройств.
№ 2. Более безопасные и более совместимые условия
Управление ИТ-активами организации снижает угрозы безопасности и гарантирует соблюдение внутренних и внешних правил. Вместо загрузки и установки собственных приложений сотрудникам предлагается использовать те, которые контролируются и поддерживаются компанией. ИТ-отделы могут следить за этим, чтобы убедиться, что их конечные пользователи устанавливают важные системы и обновления безопасности. Кроме того, компаниям может потребоваться предоставить подробности о своих процессах или данных внешним сторонам, чтобы доказать, что они соблюдают правила. Системы должны собирать правильные данные, чтобы предотвратить штрафы или другие санкции, и управление ИТ-активами может гарантировать, что это произойдет.
№3. Повышение эффективности использования системы
В некоторых случаях у компании может быть чрезмерное количество пользователей или недостаточное количество пользователей для данной технологии. Если учетная запись пользователя не будет удалена, например, после того, как он покинет компанию, компания может понести дополнительные расходы. Выявляя потенциальные расточительные расходы и просроченные лицензии, управление ИТ-активами может помочь предприятиям сократить расходы. Управление ИТ-активами (ITAM) может обнаруживать и устранять избыточное программное обеспечение и системы.
№ 4. Ограниченный доступ к одному источнику данных
Компании должны отслеживать и управлять всем своим ИТ-оборудованием. Вместо управления ИТ-активами многие группы и отдельные лица полагаются на электронные таблицы для записи такой информации, как количество устройств, серийные номера, учетные записи пользователей, исправления операционной системы и другие технические данные. Управление и обслуживание запасов организации усложняются, когда данные хранятся в нескольких местах. Управление ИТ-активами упрощает процесс отслеживания всех многочисленных технологий вашей компании за счет централизации всех ваших данных в одном месте. Это гарантирует, что все работает как надо.
№ 5. Услуги по поддержке технологий
Технологические услуги, такие как отчеты об инцидентах и мониторинг проблем, могут выиграть от управления ИТ-активами из-за упрощенного доступа к информации, которую оно предоставляет. У них есть более легкий доступ к более подробным данным, что позволяет им справляться с трудностями за меньшее время. Группы поддержки могут использовать управление ИТ-активами для лучшего мониторинга услуг, данных и программного обеспечения, отслеживая повторяющиеся проблемы и пользовательские тенденции.
Заключение
В заключение можно сказать, что способность быстро находить и заменять отсутствующее оборудование и программное обеспечение может быть прямым результатом более эффективного управления ИТ-активами, что также повышает прозрачность и контроль ИТ-активов. Предоставляя актуальную информацию об активах, затронутых инцидентом, проблемой или изменением, ITAM может оказывать поддержку другим процессам ITIL. Управление ИТ-активами также повышает оперативность компании, способствуя более быстрым и точным обновлениям, миграции и изменениям в масштабах всей компании.
Часто задаваемые вопросы об управлении ИТ-активами
Каковы три компонента ИТ-актива?
База данных управления ИТ-активами состоит из следующих трех компонентов:
- финансовый
- договорный
- Физический
Какова роль управляющего ИТ-активами?
Вот некоторые из ролей управляющего ИТ-активами:
- Координирует приобретение вычислительных ресурсов с поставщиками ИТ
- Управляет процессом обновления и вывода систем из эксплуатации
- Управляет поставкой аппаратного и программного обеспечения, используемого в онлайн-образовании.
- Управляет лицензиями на программное обеспечение Enterprise Software и обновлениями технического обслуживания.
похожие статьи
- ПРОДАЖА АКТИВОВ: определение, сравнения и все, что вам нужно
- ИНСТРУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОГРАММНЫМИ АКТИВАМИ: лучшие варианты в 2023 году
- ИТ-УСЛУГИ: определение, управление, аутсорсинг, консультант и малый бизнес
- СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ АКТИВАМИ: преимущества и 5 лучших программных решений
Справка
