Удовлетворение ожиданий ваших клиентов имеет решающее значение в онлайн-экономике, в которой доминируют такие крупные розничные сети, как Amazon. Огромным компонентом этого является то, сколько времени вам потребуется, чтобы отправить продукты.
Таким образом, как вы можете превзойти ожидания клиентов, понять производительность вплоть до уровня элемента и предотвратить трату времени, которое можно было бы потратить на развитие вашего бизнеса?
Осуществляя надлежащее отслеживание запасов. В этой статье мы рассмотрим некоторые рекомендации по отслеживанию запасов. Мы начнем с определения отслеживания запасов, а затем рассмотрим основные преимущества и препятствия. После этого мы рассмотрим, как отслеживать запасы, и сравним систему отслеживания запасов с управлением цепочкой поставок.
Что такое отслеживание запасов?
Отслеживание запасов — это системы и процедуры, которые компания использует для отслеживания того, как сырье или готовые товары перемещаются по цепочке поставок. Решающее значение для получения дохода имеет цель иметь надлежащее количество запасов, соответствующее потребительскому спросу.
Что такое инвентарь?
Запасы — это оборотный актив в балансовом отчете, представляющий поставки или товары, которые преобразуются в выручку в результате сделки купли-продажи. Существуют различные методы управления запасами. Запасы рассматриваются как пассив в методах цепочки поставок, которые пытаются поддерживать запасы низкими, скудными или до тех пор, пока спрос не повлияет на предложение.
Что такое система управления запасами?
Системы отслеживания запасов отслеживают запасы по всей цепочке поставок, от заказа до транспортировки, получения, хранения и выполнения заказа, а также, при необходимости, процессы возврата, обмена и гарантии.
Компании используют надежные данные отслеживания запасов в режиме реального времени для сокращения затрат, оценки моделей цепочки поставок и увеличения доходов. Эти элементы отслеживания часто включаются в системы управления запасами.
Что отслеживается в отслеживании запасов?
Системы отслеживания запасов часто могут отслеживать следующие данные:
№1. Обновленные уровни запасов
Это значение указывает, какой частью каждого предмета вы владеете в настоящее время. Крайне важно поддерживать эти данные в актуальном состоянии, чтобы вы знали, достаточно ли у вас запасов для процедур вашей компании, таких как создание новых товаров или выполнение запросов клиентов. Кроме того, уровень ваших запасов служит основой для других отслеживаемых данных.
№ 2. Расположение инвентаря
В лучшем случае ваш инвентарь не должен храниться на одном месте слишком долго. (Если это так, то он либо стал малоподвижным, либо мертвым.) После того, как товар поступает на ваш склад, он перемещается, поскольку он сначала сортируется и классифицируется, затем хранится, а затем, в конечном итоге, собирается и отправляется на следующий этап вашего снабжения. цепь. Поскольку ваши акции не остаются в фиксированном положении, очень важно отслеживать их местонахождение, чтобы вы знали, где их найти в случае необходимости.
№3. Точность инвентаризации
Это ключевой показатель эффективности (KPI), который относится к соотношению отслеживаемых запасов к запасам, которые физически присутствуют в вашем распоряжении. В идеале эти цифры должны быть одинаковыми, но могут быть отклонения из-за таких факторов, как кража, повреждение, просчеты и нехватка поставщиков. Точность инвентаризации покажет величину любых различий. Точность инвентаризации, как и уровень запасов, имеет решающее значение для эффективной работы ваших бизнес-процессов.
№ 4. Расходы на содержание
Это общая сумма денег, которую вы тратите на хранение, хранение и владение инвентарем. Это охватывает, сколько вы тратите на аренду, рабочую силу, хранение и соответствующие расходы, а также безопасность. Расходы на хранение могут сказать вам, как долго ваша компания может продолжать хранить эти запасы, прежде чем потеряет деньги. Медленно движущиеся запасы и мертвые запасы являются двумя основными причинами высоких расходов на хранение, поэтому, если вы хотите снизить эти расходы, вам придется найти способ убрать или продать вещи.
№ 5. Оборачиваемость запасов
Скорость, с которой продаются ваши запасы, называется оборачиваемостью запасов. Большее значение означает более высокие продажи, тогда как более низкое значение означает более низкие продажи. Оборачиваемость запасов может сообщить вам, насколько хорошо работает ваша компания и нужно ли изменить вашу стратегию продаж. Чтобы рассчитать свою, воспользуйтесь нашим бесплатным калькулятором оборачиваемости запасов.
№ 6. Переставить уровни
Точка или уровень повторного заказа — это оставшийся запас определенного товара, который необходимо заменить или пополнить. Точки повторного заказа имеют решающее значение для предотвращения дефицита (ситуаций, когда у продавца заканчиваются запасы).
№ 7. Оценка запасов
Когда компания составляет свою финансовую отчетность, эта практика используется для расчета стоимости непроданных запасов. Оценка запасов присваивает финансовую стоимость вашим остаточным запасам, которые должны быть добавлены к вашему балансу. Это также может помочь рассчитать оборачиваемость запасов.
Почему требуется отслеживание запасов?
№1. Улучшенная видимость запасов
Благодаря отслеживанию запасов вы можете видеть каждый из ваших продуктов с той минуты, как они поступают на ваш склад или в зону хранения, и до момента их выхода. Это означает, что вы сможете увидеть текущее местоположение каждого продукта, доступный запас, соответствующие заказы на покупку и продажу и так далее.
№ 2. Как избежать дефицита
Имея точную инвентаризацию того, что у вас есть, вы также можете определить, чего у вас нет, и своевременно заменить свои запасы. Это предотвратит исчерпание вещей и потерю ключевых продаж. Согласно опросу Peoplevox, 34% фирм сообщили о задержке доставки заказов, потому что у них не было товаров в магазине, но они не знали об этом, когда размещали заказ.
№3. Улучшенное прогнозирование запасов
Получение точного подсчета ваших запасов в различные периоды года может помочь вам определить или спрогнозировать, сколько запасов вам понадобится для удовлетворения будущего спроса. Это может помочь вам сделать осознанный выбор при покупке и избежать затоваривания или нехватки товаров.
Согласно анализу McKinsey & Company, организации могут сократить свои расходы на запасы на 10 %, просто избегая избыточных и недостаточных запасов.
№ 4. Отслеживание нескольких местоположений
Компаниям, которые хранят продукты в разных складских помещениях или на складах, может быть сложнее отслеживать все свои запасы. Чем больше складов, тем длиннее строки информации о местоположении, больше мест для неправильного размещения товаров, больше мест для подсчета полок, больше мест для организации доставки и так далее. В результате некоторые системы отслеживания запасов обеспечивают отслеживание множества местоположений на одной платформе. Доступ к вашим данным в одном месте, безусловно, может помочь уменьшить сложность этих данных.
№ 5. Обнаружение ошибок теперь быстрее.
Регулярное отслеживание уровня ваших запасов также может помочь вам выявить нарушения на раннем этапе, независимо от того, сигнализируют ли они об ошибках, падениях или пиках продаж или непредвиденных расходах. Если вы обнаружите эти проблемы на ранней стадии, вы сможете исправить их до того, как они нанесут слишком большой ущерб.
Методы отслеживания запасов
Методы отслеживания запасов различаются в зависимости от вашего сектора, типа товаров, которые вы продаете, и их количества. Рассмотрите следующие принципы, технологии и приемы управления цепочками поставок.
№1. Ручное отслеживание запасов
Люди, которые не готовы инвестировать в систему отслеживания запасов, часто отслеживают свои запасы с помощью ручки и бумаги. Эта стратегия требует, чтобы вы обновляли таблицу основных данных, которая классифицирует все запасы через определенные промежутки времени или всякий раз, когда происходит транзакция.
№ 2. Карточная система
Канбан, часто известный как метод визуальных знаков или карточек, представляет собой систему «точно в срок» (JIT) для ограничения избыточных запасов. Вместо того, чтобы пытаться прогнозировать спрос, Канбан представляет собой вытягивающую систему, в которой карты используются для отслеживания запасов, производства и запасов и сигнализируют, когда требуется больше. Система была создана японскими автопроизводителями, а название «Канбан» происходит от японского слова «знак».
№3. Таблицы
Электронные таблицы используются для организации и классификации больших объемов данных. Тем не менее, ручной ввод и управление данными подвержены ошибкам и не являются ни эффективными, ни масштабируемыми.
№ 4. Системы учета
Комбинируя системы учета и управления запасами, вы можете создать мощный инструмент отслеживания запасов. Он отображает не только подробные сведения о ваших запасах и продуктах, но и то, как определенные решения о запасах влияют на прибыльность вашей компании.
Системы управления запасами отслеживают запасы и запасы, оценивают спрос и предоставляют отчеты. Они также обеспечивают обслуживание клиентов и обучение. Они наиболее эффективны в сочетании с бухгалтерским учетом и обработкой платежей.
№ 5. Программное обеспечение с открытым исходным кодом
Для управления запасами некоторые малые предприятия используют программное обеспечение с открытым исходным кодом. Эти платформы часто имеют интерфейсы, базовые информационные панели и возможности отслеживания. Тем не менее, им часто не хватает многих сложных функций, таких как взаимодействие с остальными вашими системами, что приводит к хранилищу данных. Еще одним недостатком является отсутствие обслуживания клиентов и обучения.
# 6. Программное обеспечение как услуга (SaaS)
Система SaaS с функциями отслеживания запасов позволяет вам легко отслеживать товары. Это особенно полезно для стартапов, которые не готовы к полноценному решению для управления запасами предприятия.
№ 7. Облачное ПО
Большинство решений SaaS основаны на облаке и подходят для мобильных устройств. Они также совместимы с другим программным обеспечением. Компании, которым необходимо масштабировать управление запасами для разных людей, отслеживающих запасы в разных местах, получают выгоду от гибкости облачных решений и экономии средств.
№8. Внутреннее решение
Пользовательские приложения для отслеживания запасов могут быть созданы организациями с достаточными внутренними ресурсами для планирования, проектирования, разработки и развертывания собственных локальных систем управления запасами. Преимущество заключается в том, что система адаптирована к конкретным потребностям бизнеса со специализированными функциями и собственной технической поддержкой для помощи в устранении неполадок в системе.
№ 9. Сторонние поставщики услуг
Аутсорсинг управления запасами и логистики стороннему поставщику логистических услуг (3PL) высвобождает пространство, время и ресурсы для розничных продавцов и фирм, полностью занимающихся электронной коммерцией. Эти сторонние логистические организации получают, хранят, передают и отслеживают запасы для своих клиентов. С помощью этого метода вы экономите на физических складах и используете прямую доставку для управления запасами, но вы также рискуете дополнительными расходами, потерей контроля, несинхронизированными системами и проблемами связи.
Проблемы отслеживания запасов
Внедрение систем и процессов отслеживания запасов создает препятствия, которые часто встречаются при развитии бизнеса.
№1. Масштабирование:
Время, потраченное на ручное отслеживание запасов, — пустая трата ресурсов. Процессы ручного отслеживания не следует масштабировать в соответствии с расширением запасов или потребительским спросом. Рассмотрите возможность перехода на программное обеспечение для отслеживания или полную платформу управления запасами с автоматическим повторным заказом и вариантами приобретения.
№ 2. Логистика в нескольких местах
Предприятиям с множеством складских площадок и глобальными цепочками поставок требуется система, позволяющая непрерывно отслеживать в режиме реального времени отправленные, полученные и сохраненные материалы и товары. Сбор и распространение этих данных между решениями, которые не могут обмениваться данными, может быть затруднено.
№3. Различные системы:
Использование одной системы для отслеживания запасов, а другой для учета или планирования спроса требует много времени, избыточно и подвержено ошибкам. Современное программное обеспечение для управления запасами связывает все системы для повышения эффективности заказов и управления финансами.
Лучшие практики для отслеживания запасов
Даже после выбора наилучшего метода отслеживания необходимо предпринять шаги для обеспечения точности подсчета запасов на каждом этапе. Вот несколько важных моментов, которые следует помнить при отслеживании запасов:
№1. Маркировка должна быть приоритетной.
При получении любого предмета, который будет добавлен в корпоративный инвентарь, его маркировка как можно быстрее должна быть главным приоритетом. Маркировка может меняться в зависимости от используемой формы отслеживания запасов, такой как штриховое кодирование или маркировка RFID. Расстановка вещей в соответствии с системой компании значительно облегчит процесс распределения места в инвентаре.
№ 2. Используйте прогнозирование спроса.
Планирование потребительского спроса может помочь компании предсказать, сколько запасов потребуется в любой конкретный момент времени. Кроме того, сохранение прошлых данных о спросе на маршруте имеет решающее значение для планирования закупок запасов. Использование исторических данных помогает выявить рыночные модели и определить наилучшую стратегию реагирования на изменяющиеся ситуации с точки зрения будущих запасов.
№3. Поддерживайте резервный запас.
Планирование спроса чрезвычайно полезно, но оно не гарантировано. В результате предприятиям следует подумать о создании резервных запасов на случай резкого роста спроса. Этот запас должен состоять из продуктов длительного хранения, которые можно хранить на черный день.
№ 4. Инвентаризация при транспортировке.
Многие предприятия отдают приоритет подсчету запасов, поскольку он находится в основном месте хранения запасов. Вероятность потери точного подсчета увеличивается по мере того, как товары проходят через процесс инвентаризации. Предприятия должны обеспечить учет запасов на каждом этапе, особенно при транспортировке.
№ 5. Выполняйте плановые проверки.
Даже после выбора подходящей технологии отслеживания бизнес должен разработать систему регулярной инвентаризации. Контроль качества гарантирует, что весь доступный инвентарь можно использовать. Поддержание инвентарной информации как можно более актуальной упростит процесс управления на всех этапах.
№ 6. Сделайте систему отслеживания более автоматизированной.
Программное обеспечение для отслеживания запасов становится все более надежным по мере развития искусственного интеллекта. Рассмотрите возможность использования этого программного обеспечения для упрощения процесса подсчета и повышения общей эффективности управления запасами.
Кто использует отслеживание запасов?
Отслеживание запасов имеет решающее значение для организаций всех типов и размеров. Это имеет решающее значение для определения взаимосвязи между удовлетворенностью клиентов и спросом и предложением на складские запасы.
В более крупных организациях для этого может быть специально отведена роль, например, менеджера по запасам.
Тем не менее, запасы отслеживаются тем, кто отвечает за управление запасами и предоставляет точные данные о том, какие продукты доступны, чтобы руководители бизнеса могли принимать обоснованные решения по управлению цепочками поставок и продажам.
Что такое список отслеживания запасов?
Списки отслеживания запасов — это тип управления запасами, в котором запасы организованы по категориям, описаниям, количеству и местоположению. Эти списки обновляются и сохраняются вручную или в цифровом виде с помощью программного обеспечения для отслеживания запасов.
Как бесплатно организовать свой инвентарь?
Небольшие фирмы с небольшими запасами и небольшим штатом могут сэкономить деньги на программном обеспечении, отслеживая запасы вручную с помощью электронных таблиц. Существует также бесплатное программное обеспечение для отслеживания запасов с открытым исходным кодом, доступное в Интернете. Тем не менее, эти системы подвержены человеческим ошибкам, им не хватает возможностей, которые могли бы сэкономить деньги вашей компании, они не масштабируются, изолируют ваши данные и не имеют поддержки клиентов и функций персонализации.
Отслеживание запасов и управление цепочками поставок
Отслеживание запасов имеет решающее значение для хорошего управления цепочкой поставок. Это важный аспект управления цепочками поставок, и в отслеживании запасов есть несколько компонентов. Это не просто вопрос отслеживания того, сколько вещей у вас есть в определенном месте в конкретный момент.
Вам также необходимо отслеживать запасы у поставщиков, возвраты клиентов (которые неизбежны) и поврежденные товары (то же самое). Если ваши системы управления запасами не справятся с какой-либо из этих задач, ваши потребители наверняка пострадают из-за задержек с доставкой и неточных или неполных заказов.
Чтобы гарантировать эффективное управление цепочкой поставок, вы должны убедиться, что ваше понимание потребностей ваших клиентов и методологии прогнозирования актуальны. Другими словами, предвосхищая то, что потребители захотят и когда они этого захотят. Сезонность является важным фактором, который следует учитывать в этом отношении. Мы все слышали о рождественской лихорадке, но это не единственное сезонное изменение, о котором нужно знать.
Также убедитесь, что ваши партнеры по цепочке поставок подходят вам. Поддержание позитивных отношений в цепочке поставок имеет решающее значение для успеха вашей компании. И, что наиболее важно, для улучшения всестороннего потребительского опыта. Прежде чем выбирать партнеров, проведите обширное исследование.
Заключение
Отслеживание запасов может помочь или разрушить ваш бизнес. Однако при правильной стратегии и ресурсах вы можете управлять запасами, одновременно развивая свой бизнес и обеспечивая исключительное качество обслуживания клиентов. Точное отслеживание запасов позволяет вам принимать более обоснованные, основанные на данных решения о балансировании спроса и предложения, оценке сроков поставки продукции и оптимизации вашей цепочки поставок.
Выбор лучшей системы отслеживания запасов, которая поможет вам управлять своим бизнесом электронной коммерции, является важным решением. Благодаря тому, что клиенты ежедневно совершают покупки в Интернете, появляется все больше сайтов, отслеживание запасов может помочь вашей фирме легко привлечь внимание клиентов.
Статьи по теме
- ЛУЧШИЕ ПРИЛОЖЕНИЯ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ЗАПАСАМИ В 2023 ГОДУ
- УПРАВЛЕНИЕ И СИСТЕМА КОНТРОЛЯ ЗАПАСОВ: передовой опыт
- 15+ лучших СИСТЕМ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ДЛЯ МАЛОГО БИЗНЕСА в 2023 году (+ бесплатные опции)
- INVENTORY TRACKER: значение, бесплатное программное обеспечение и таблица
- ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЛЯ ОТСЛЕЖИВАНИЯ ПРОЕКТОВ: обзоры 25 лучших программ для отслеживания проектов
Рекомендации
