Самая основная обязанность любого владельца розничного бизнеса, большого или малого, состоит в том, чтобы убедиться, что надлежащие запасы доступны в нужном количестве. Чтобы выполнить эту обязанность, ваша система управления запасами должна иметь точное отслеживание запасов. В этой статье объясняется, что такое система отслеживания запасов штрих-кода. Это также дает вам представление о системе отслеживания запасов для малого бизнеса и системах отслеживания запасов в розничной торговле, которые будут вам полезны.
Система отслеживания запасов
Практика компании, регулярно отслеживающая каждую единицу запасов, которыми она владеет, известна как отслеживание запасов. Хотя термин «инвентарь» имеет много значений, наиболее типичными из них являются «сырье», «незавершенные товары» и «готовые к продаже» товары. Вы получаете доступ к данным, таким как ваши точные уровни запасов, местонахождение каждого товара или SKU, актуальные статусы доставки и другую информацию, связанную с запасами, с отслеживанием запасов. Каждое место компании, которое взаимодействует с запасами, имеет учет запасов, включая производственные и производственные фирмы, склады, торговые точки и т. Д.
Никогда еще не было так важно убедиться, что клиенты могут приобретать то, что они хотят, с наименьшим объемом работы, особенно с гигантами онлайн-торговли, подвергая малые фирмы в секторе электронной коммерции серьезному давлению. Если клиенты не могут найти то, что они ищут, они, несомненно, довольно легко найдут это у конкурента, который вам будет трудно отыграть.
Поэтому крайне важно эффективно управлять запасами. Чтобы должным образом отслеживать уровень запасов и учитывать изменения потребительского спроса, ваша система управления запасами также должна соответствовать поставленной задаче. Однако для того, чтобы максимизировать пожизненную ценность клиента и удовлетворить растущие ожидания потребителей, это необходимо.
Система отслеживания запасов штрих-кода
Эффективным способом отслеживания запасов для фирм является система отслеживания запасов со штрих-кодом. Когда продукт содержит штрих-код, он сканируется и немедленно синхронизируется с программным обеспечением для управления запасами с помощью портативного мобильного устройства.
Хотя управление запасами вручную или с помощью электронных таблиц возможно, это трудоемко и подвержено человеческим ошибкам. По этой причине многие компании используют штрих-кодирование для более эффективного управления своими запасами. Существует два типа системы отслеживания запасов штрих-кодов:
№1. 1D штрих-коды
Потребительские товары часто имеют одномерные штрих-коды, которые являются наиболее распространенным видом штрих-кодов. Этикетки для одномерных штрих-кодов имеют характерный дизайн из вертикальных черных линий на белом фоне. Межстрочный интервал позволяет сканеру штрих-кода распознавать информацию о продукте.
# 2. Штрих-коды 2D
Шаблоны точек, квадратов и других форм используются в двухмерных штрих-кодах для кодирования данных. Эти штрих-коды могут содержать больше данных, чем одномерные штрих-коды, такие как информация о веб-сайте, фотографии и аудио, благодаря их сложной компоновке. Люди могут сканировать QR-коды своими смартфонами для доступа к веб-сайтам, что делает их одним из самых распространенных типов 1D-штрих-кодов.
Как работает отслеживание запасов штрих-кодов?
Пригодность системы инвентаризации штрих-кодов для вашей компании должна быть установлена до внедрения. Эта система, вероятно, будет полезна, если вы контролируете какие-либо физические запасы.
- Вы храните запасы на складе: обработка сотен или даже тысяч продуктов без механизма их отслеживания может быть сложной задачей.
- Штрих-коды необходимы для продуктов, которые ваши поставщики или продавцы покупают у вас, даже если вы можете работать без системы управления запасами, использующей штрих-коды.
Почему используется отслеживание запасов штрих-кодов?
Когда фирма становится все более сложной, некоторые задачи должны быть автоматизированы, чтобы не отставать от спроса. По двум причинам управление запасами относится к этой категории:
- Ручная инвентаризация утомительна и потребляет ресурсы, которые можно использовать для более продуктивной деятельности.
- Поддержание уровня запасов вручную увеличивает вероятность человеческих ошибок, которые могут привести к дорогостоящим ошибкам, упущениям и потере материала.
Обе эти проблемы можно решить с помощью системы штрих-кодирования. Вы можете быстро обновить свои инвентарные записи, отсканировав штрих-код, а не вручную вводя SKU в электронную таблицу. За то время, которое потребовалось бы для ручного ввода нескольких символов, вы могли бы отслеживать десятки элементов.
Как начать использовать систему отслеживания запасов со штрих-кодом для малого бизнеса
Вот как использовать систему отслеживания запасов штрих-кода для малого бизнеса:
№1. Установите свои SKU
Пришло время создать базу данных ваших складских единиц (SKU) или универсальных кодов продуктов (UPC), чтобы упростить управление запасами. Каждый предмет в инвентаре должен иметь один или несколько из следующих дескрипторов:
- Размеры товара
- Стоимость покупки
- Самый минимум, который вам требуется для вашего инвентаря
- Физическое описание предмета
№ 2. Выберите систему отслеживания запасов со штрих-кодом
Без программной системы для управления запасами штрих-коды бесполезны. Чтобы уменьшить количество ошибок и дополнительно автоматизировать процессы вашей компании, QuickBooks Enterprise включает возможности сканирования штрих-кодов.
№3. Выберите типы штрих-кодов, которые вы хотите использовать
Выбор штрих-кода зависит от того, сколько данных вам нужно закодировать в них. Одномерных штрих-кодов должно быть достаточно, если вам нужно отслеживать лишь небольшой объем данных и иметь небольшой объем запасов.
№ 4. Сделайте свои штрих-коды сейчас
Чтобы создать штрих-коды, которые сопровождают ваш инвентарь, используйте систему программного обеспечения для инвентаризации. Генератор штрих-кода в QuickBooks Enterprise генерирует специальный код для каждого элемента.
№ 5. Поместите штрих-коды в свой инвентарь
Это самый простой и важный шаг в процедуре. Используйте принтер штрих-кода, чтобы распечатать этикетки, а затем приклейте их к каждому предмету. Убедитесь, что тег виден, чтобы его можно было быстро отсканировать.
Система отслеживания запасов для малого бизнеса
Поскольку мы знаем о важности системы отслеживания запасов для малого бизнеса, почему бы не получить ее для своего малого бизнеса сегодня? Не знаете, на кого пойти? Вот система отслеживания запасов для малого бизнеса, на которую вы можете пойти:
№1. Периодическое управление запасами
Если вы ищете альтернативу ежедневному управлению запасами, подумайте о переходе на систему периодической инвентаризации. Это может происходить каждую неделю, каждый месяц, каждый квартал или каждый год. Вам не нужно программное обеспечение для управления запасами для системы. Вместо этого каждый предмет в инвентаре подсчитывается вручную и записывается в журнальные записи.
Преимущество внедрения периодической системы управления запасами состоит в том, что ее легко настроить и обслуживать. Поэтому он идеально подходит для небольших предприятий, которые не имеют значительных запасов.
№ 2. Постоянное управление запасами
Системы управления запасами постоянно отслеживают запасы. Это означает, что при покупке вещей или получении новых запасов изменения уровней запасов выполняются автоматически, а покупки и возвраты немедленно регистрируются в ваших учетных записях запасов. Предприятиям необходимо программное обеспечение, обычно POS-система или программное обеспечение для управления запасами, чтобы использовать постоянную систему.
Основные преимущества системы управления постоянными запасами заключаются в том, что не нужно создавать записи о закрытии и всегда доступна самая актуальная информация об уровне запасов, что помогает организациям заказывать только нужное количество товаров.
№3. Система отслеживания запасов штрих-кода
Каждый проданный продукт идентифицируется номером с использованием систем инвентаризации со штрих-кодом. Производитель и поставщик товаров, их местонахождение, вес, количество каждого товара на складе и другие детали могут быть представлены номерами штрих-кода.
Использование систем инвентаризации штрих-кодов связано с текущими инвентарными подсчетами. Программу инвентаризации можно использовать для сканирования уникального штрих-кода каждого продукта при его покупке, продаже или транспортировке. Это мгновенно изменяет уровни запасов и другие данные.
№ 4. Системы радиочастотной идентификации (RFID)
Радиоволны передаются от считывающего устройства на метку (небольшой микрочип) в технологии RFID. Считыватель считывает данные метки, которые часто содержат идентификационный номер инвентаря или данные о продукте, такие как номера запасов и партий, а также даты производства.
Системы штрих-кода усовершенствованы системами инвентаризации RFID. Они не требуют сканирования в пределах прямой видимости и могут считывать метки с расстояния 40 футов. Благодаря этому системы RFID являются подходящим вариантом для компаний, которые управляют крупными многоуровневыми складами или распределительными предприятиями.
Система отслеживания розничных запасов
С помощью системы отслеживания розничных запасов вы можете правильно и эффективно управлять своими товарами. Системы управления запасами используются ритейлерами для упрощения и автоматизации процесса инвентаризации в повседневной работе магазина.
Управление заказами на поставку, предупреждения о низком уровне запасов, заказы на перемещение, комплектование, инвентаризация в нескольких местах, многоканальная синхронизация запасов, распределение затрат на посадку, инвентаризация и возможности инвентаризации являются общими функциями программного обеспечения. Вы можете отслеживать свои запасы, синхронизировать продажи и уровни запасов, а также определять, что и когда пополнять. Ваша цепочка поставок станет более эффективной, а эффективность продаж повысится благодаря компетентной системе управления запасами в розничной торговле. Вот система отслеживания розничных запасов, которую вам нужно знать
№1. Магистор
Надежная система управления запасами включена в систему точек продаж (POS), известную как Magestore. Он является родным для Magento и хорошо работает для многоканальных магазинов, синхронизируя все каналы распространения и продаж. Благодаря простому доступу с любого устройства и браузера вы можете централизовать все действия и данные в одном бэкэнде. Это дает вашему розничному магазину гибкость и безопасность.
# 2. Shopify
Независимо от местоположения, платформа электронной коммерции Shopify позволяет владельцам бизнеса продавать больше своих товаров в Интернете. Он предоставляет виртуальную витрину с профессиональными темами и веб-конструктор веб-сайтов, где вы можете управлять списками продуктов и развивать свой бренд.
Он имеет репутацию поставщика простых способов оплаты, удобных интерфейсов и эффективного операционного управления, включая мониторинг продуктов, управление магазином и статистику производительности. Основные функции управления запасами для розничных продавцов обеспечиваются системой управления запасами Shopify, которая включена в пакет.
№ 3. Lightspeed Retail
Для небольших розничных магазинов Lightspeed сочетает в себе управление запасами и программное обеспечение для торговых точек. Благодаря связи между заказами, размещенными лично и онлайн, Lightspeed, платформа, разработанная исключительно для обычных и интернет-магазинов, помогает компаниям отслеживать свои запасы и продажи. Это полное мобильное облачное решение, которое улучшает управление вашими магазинами и обслуживанием клиентов, а также оптимизирует вашу цепочку поставок.
Lightspeed Retail предоставляет отличное программное обеспечение для управления запасами в дополнение к своему основному предложению, которое представляет собой точку продаж. Вместе с несколькими соединителями он может управлять заказами на покупку, поддерживать запасы и выполнять заказы клиентов. С помощью ноутбука, iPad или мобильного телефона вы можете управлять запасами, клиентами, персоналом и продажами.
№ 4. Площадь для розничной торговли
Облачная система точек продаж для розничных продавцов под названием Square for Retail имеет функциональные возможности, аналогичные программному обеспечению для розничной инвентаризации. Square предоставляет владельцам магазинов актуальную информацию и данные, быстро обрабатывает транзакции и упрощает управление запасами. Эта система управления запасами наиболее широко используется и рекомендуется для новых владельцев бизнеса. Для розничных организаций Square предлагает полную услугу регистрации, множество мощных функций и простой в использовании интерфейс.
Контроль запасов, обработка платежей, управление взаимоотношениями с клиентами, отчетность и управление персоналом являются важными функциями. Любое устройство Square можно интегрировать со встроенной функцией обработки платежей Square.
№ 5. Торговый POS
Vend — это программное обеспечение для POS и розничной инвентаризации, которое работает в облаке и может масштабироваться для любого вида бизнеса в розничном секторе. Это может помочь вам управлять своим бизнесом в магазине, в Интернете и в пути, независимо от того, управляете ли вы малым, средним или крупным розничным предприятием. Программное обеспечение предоставляет широкий спектр возможностей для управления продажами, запасами, информацией о клиентах и их обслуживанием. Он имеет специальное приложение для устройств iOS и совместим с различными гаджетами, включая ПК, Mac и iPad.
Для владельцев розничного бизнеса Vend эффективно действует как универсальный магазин. Его цены справедливы и достаточно гибки, чтобы удовлетворить потребности и ресурсы различных предприятий.
Что именно отслеживается?
Как правило, система отслеживания запасов может отслеживать следующие данные:
№1. Текущий подсчет запасов
Количество каждого ресурса, которым вы владеете, показано этим числом. Эта информация должна постоянно обновляться, чтобы вы могли определить, достаточно ли у вас запасов для всех ваших бизнес-операций, включая производство новых продуктов и выполнение заказов клиентов. Кроме того, дополнительные отслеживаемые данные основаны на уровне ваших запасов.
№ 2. Места хранения
Ваши акции не должны оставаться на одном месте слишком долго, даже в лучшем случае. (Если это так, то он либо превратился в медленно движущийся запас, либо в мертвый запас.) Как только запасы достигают вашего склада, они перемещаются, сортируются и классифицируются, затем сохраняются и, наконец, извлекаются и передаются в следующие шаг в вашей цепочке поставок. Поскольку ваши запасы не остаются на одном месте все время, очень важно отслеживать, где они находятся, чтобы вы могли быстро найти их в чрезвычайной ситуации.
№3. Инвентаризация Точность
Соотношение между объемом отслеживаемого инвентаря и объемом инвентаря, который физически присутствует в вашем распоряжении, называется KPI (ключевой показатель эффективности). Хотя идеально, чтобы оба числа совпадали, могут быть различия из-за таких проблем, как кража, повреждение, ошибки в расчетах и нехватка поставщиков. Вы можете оценить размер этих различий, взглянув на точность инвентаризации. Для эффективной работы ваших бизнес-процессов точность инвентаризации так же важна, как и уровень запасов.
№ 4. Затраты на перенос
Это общая сумма денег, потраченная на хранение, хранение и владение вашими товарами. Вы должны учитывать, сколько вы тратите на безопасность, персонал, хранение и связанные с этим расходы. Вы можете определить, как долго ваша компания может хранить эти запасы в наличии, прежде чем вы начнете терять деньги в результате, посмотрев на свои текущие расходы. Двумя основными причинами высоких расходов на хранение являются медленно движущиеся запасы и мертвые запасы, поэтому вам нужно будет найти способ убрать или продать вещи, если вы хотите снизить свои расходы на хранение.
№ 5. Оценка запасов
При подготовке финансовой отчетности компании эта процедура используется для определения стоимости непроданных запасов. Ваш оставшийся инвентарь получает финансовую стоимость посредством оценки инвентаря, которая должна быть включена в ваш баланс. Кроме того, это можно использовать для расчета оборачиваемости запасов.
№ 6. Движение запасов
Скорость, с которой продаются ваши товары, называется оборачиваемостью запасов. Более сильные продажи обозначаются большим значением, а худшие продажи обозначаются меньшим значением. Если ваша компания преуспевает или ваш подход к продажам нуждается в улучшении, оборачиваемость запасов может сообщить вам об этом. Чтобы определить свою, воспользуйтесь нашим бесплатным калькулятором оборачиваемости запасов.
№ 7. Переставить уровни
Точный уровень запасов определенного товара, ниже которого его необходимо пополнить или заменить, называется точкой или уровнем повторного заказа. Точки повторного заказа необходимы, чтобы избежать дефицита (ситуаций, когда у продавца заканчиваются запасы).
Зачем нужна система отслеживания запасов?
Система отслеживания запасов необходима, потому что:
№1. Улучшенная видимость акций
Вы можете отслеживать каждый из ваших продуктов, когда они перемещаются по вашему складу или складскому помещению, с момента их прибытия до момента их отправки, используя отслеживание запасов. Таким образом, у вас будет доступ к информации о текущем местонахождении каждого продукта, уровне запасов, соответствующих заказах на покупку и продажу и т. д.
№ 2. Предотвратить нехватку
Вы можете определить, чего у вас нет, и вовремя пополнить свой запас, если у вас есть точный подсчет вашего имущества. Делая это, вы можете предотвратить исчерпание запасов и потерю выгодных продаж. В опросе Peoplevox 34% компаний заявили, что доставляют заказы с опозданием, потому что у них нет товаров на складе, даже если они не знали об этом в момент размещения заказа.
№3. Улучшенные прогнозы запасов
Вы можете предвидеть, сколько запасов вам потребуется для удовлетворения будущего спроса, если у вас есть точный подсчет ваших запасов в различные моменты в течение года. Это может помочь вам сделать разумный выбор при покупке и предотвратить затоваривание или нехватку товаров. Согласно анализу McKinsey & Company, предприятия могут сэкономить свои расходы на запасы на 10%, избегая затоваривания и нехватки запасов.
№ 4. Отслеживание нескольких местоположений
Предприятиям может быть сложно отслеживать свои запасы, если они используют разные склады или складские помещения для хранения своих товаров. У вас будут более длинные строки информации о местоположении, больше областей для неправильного размещения предметов, больше мест для подсчета полок, больше сайтов для организации доставки и т. д., если у вас несколько складов. Вот почему некоторые системы позволяют отслеживать множество магазинов с одного и того же интерфейса. Сложность этих данных может быть значительно уменьшена, если все ваши данные будут доступны в одном месте.
№ 5. Более быстрое обнаружение ошибок
Вы можете обнаружить аномалии на ранней стадии, независимо от того, связаны ли они с ошибками, снижением или ростом продаж или непредвиденными расходами, постоянно контролируя уровень своих запасов. Если вы сможете выявить эти проблемы до того, как они станут серьезными, вы сможете их исправить.
Несмотря на то, что мониторинг запасов кажется довольно простой операцией, он может быть довольно сложным, когда речь идет о большем количестве продуктов, как в случае с более крупными фирмами. Ручное отслеживание ваших вещей больше не является вариантом после определенного момента. В этой ситуации может помочь метод отслеживания запасов. Программное обеспечение, которое помогает вам отслеживать перемещение и местонахождение вашего инвентаря, называется системой отслеживания инвентаря. Несмотря на то, что некоторые автономные системы используются только для отслеживания запасов, большинство систем отслеживания запасов на самом деле являются компонентом программного обеспечения для управления запасами.
Какая лучшая программа для отслеживания инвентаря?
Вот лучшая программа для отслеживания запасов:
- Лучший результат: Cin7 Orderhive.
- Лучшее для компаний B2B: inFlow.
- Лучшее для розничных магазинов: Lightspeed Retail.
- Лучшее для ресторанов: Upserve.
- Лучший для производства: Megaventory.
- Лучший бесплатный вариант: Zoho Inventory.
Какой самый простой способ отслеживать запасы?
Использование надежной, удобной в использовании системы программного обеспечения для управления запасами — лучший способ отслеживать ваши запасы. Вы также можете использовать штрих-коды и QR-коды для автоматизации трудоемких и подверженных ошибкам операций, получать уведомления в режиме реального времени, добавлять важные фотографии в свой список запасов и многое другое с помощью программного обеспечения для управления запасами.
Как управлять запасами в Excel?
Вот как управлять запасами в Excel:
- Избегайте ловушек и ошибок с инвентаризацией Excel
- Обновить немедленно
- Используйте облако
- Потратьте время на консолидацию данных
- Просмотрите свои данные
- Аудит и обзор
- Знайте, когда обновлять
Каковы 5 шагов к эффективной системе инвентаризации?
Ниже приведены 5 шагов к эффективной системе инвентаризации:
- Создайте систему для получения точной и доступной информации о вашем инвентаре
- Создайте уникальный процесс, адаптированный для вашего типа бизнеса
- Следите за современными тенденциями в отрасли
- Будьте готовы к колебаниям спроса и предложения
Последние мысли
Даже в самых лучших обстоятельствах может быть трудно удовлетворить ваших потребителей. Эта трудность только возрастает. Правильное программное обеспечение для управления запасами может предоставить вам множество преимуществ, таких как повышение производительности, повышение эффективности и более четкая видимость. Тем не менее, истинные победители неосознанно станут вашими потребителями из-за этих преимуществ.
Статьи по теме
- ЛУЧШИЕ ПРИЛОЖЕНИЯ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ЗАПАСАМИ В 2023 ГОДУ
- 15+ лучших СИСТЕМ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ДЛЯ МАЛОГО БИЗНЕСА в 2023 году (+ бесплатные опции)
- УПРАВЛЕНИЕ И СИСТЕМА КОНТРОЛЯ ЗАПАСОВ: передовой опыт
- СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ЗАПАСАМИ: как создать систему управления запасами в Excel
- ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЛЯ ОТСЛЕЖИВАНИЯ ПРОЕКТОВ: обзоры 25 лучших программ для отслеживания проектов
Рекомендации
