Функции отдела кадров разнообразны и сложны, поскольку эта команда отвечает за управление человеческим капиталом компании для достижения определенных бизнес-целей. Отдел кадров играет ключевую роль в любом бизнесе, от привлечения и удержания талантов до защиты интересов и благополучия сотрудников. По данным журнала Forbes, ряд исследований демонстрирует актуальность согласования кадровой стратегии для достижения корпоративных целей и повышения эффективности бизнеса. Согласно исследованиям, можно получить реальное конкурентное преимущество с помощью людей, и организации, которые это сделают, получат исключительные результаты. Каждый, кто интересуется человеческими ресурсами, может рассчитывать на приятную карьеру. Если вы хотите работать в отделе кадров, вам нужно сначала узнать о ключевых функциях отдела кадров.
Каковы цели отдела кадров?
Чтобы осмыслить функции отдела кадров, необходимо понять, чего от него ожидать и какие цели перед ним стоят. В целом, мы знаем, что его основная обязанность заключается в содействии успеху компании путем поиска, удержания и развития кадровых ресурсов. С одной стороны, это достигается за счет разработки эффективных программ, а также обеспечения их соответствия установленным нормам и правилам в этой области.
В частности, основными задачами отдела кадров являются:
№1. Способствовать достижению бизнес-целей компании.
Для достижения организационных целей требуется профессиональная команда человеческих ресурсов. Генеральный директор или совет директоров должны определить потребности организации, а отдел кадров должен определить подходящих людей для удовлетворения этих потребностей как внутри организации, так и за ее пределами.
№ 2. Привлечь и удержать лучшие таланты
Отдел кадров должен нанимать и удерживать лучших специалистов отрасли. Это требует хорошо спланированной стратегии, а также реализации соответствующих программ для повышения мотивации и благополучия персонала.
№3. Улучшить самочувствие персонала
Отдел кадров должен быть привержен обеспечению благополучия, мотивации и развития персонала компании. Измерение рабочей среды, запуск программ развития и предоставление стимулов — это лишь некоторые из вещей, которые они выполняют.
№ 4. Повысить продуктивность
Внутренне отдел кадров также должен контролировать производительность и производительность всей рабочей силы. Они должны быть в состоянии определить области для улучшения и инициировать планы по реализации.
№ 5. Убедитесь, что правила соблюдаются.
Существует несколько политик и законов в области занятости, за которые в конечном итоге отвечает отдел кадров. Отпуска, больничные, отпуск по беременности и родам... Все регламентировано и должно строго соблюдаться.
Чем занимается отдел кадров?
Управление персоналом, как определил Фернандо Ариас Г., автор книги Administración de Recursos Humanos (Управление персоналом), представляет собой «дисциплину, которая заботится об организации сотрудников, работающих в компании, для достижения целей обеих сторон. ” Как следует из этого определения и предыдущих пунктов, роль этого отдела имеет решающее значение.
Он отвечает за создание приятного рабочего климата и заботу о благополучии и производительности рабочей силы, а также за заботу о потребностях и обстоятельствах, возникающих у сотрудников организации.
Сюда же обращаются члены организации, когда им нужна помощь, совет или поддержка. Поэтому люди в этом отделе должны быть в контакте с рабочим местом и понимать специфику компании, каждого сотрудника, текущее экономическое состояние и рынок труда. Теперь давайте посмотрим список ключевых функций отдела кадров.
Перечень ключевых функций отдела кадров
Отдел кадров отвечает за различные обязанности и деятельность, которые приносят пользу компании и ее сотрудникам. В результате количество функций почти не ограничено, и мы можем утверждать, что функции HR обширны и весьма разнообразны. Все эти функции должны быть определены при создании отдела кадров и разработке стратегического плана.
К основным функциям отдела кадров относятся:
№1. Планирование человеческих ресурсов
Отдел кадров отвечает за разработку стратегии будущего компании и сотрудников. Эта роль влияет на многие другие функции отдела кадров, такие как набор и прием на работу талантов, управление производительностью и планирование преемственности. Специалисты по персоналу должны изучить цели и задачи компании и разработать кадровые стратегии для их достижения. Они могут, например, расширять набор персонала для выполнения производственных задач или привлекать персонал с определенным набором навыков для выполнения проекта или мероприятия. При планировании отдел кадров часто взаимодействует с другими отделами, чтобы убедиться, что он знает их потребности.
Департамент должен учитывать несколько элементов при координации и реализации этих планов. Чтобы установить последовательную практику, они должны убедиться, что их тактика связана с целью компании. Эксперты по персоналу также должны следить за внешними проблемами, которые могут повлиять на организацию, такими как изменения в законах или технологиях. Выполнение этих действий может помочь организации адаптироваться к таким изменениям по мере необходимости, позволяя ей продолжать стремиться к своему видению и целям, сохраняя при этом конкурентоспособность на рынке.
№ 2. Подбор и отбор талантов
Отдел кадров имеет решающее значение для способности организации привлекать и удерживать таланты. Они могут сотрудничать с руководством, чтобы установить цели набора и определить типы кандидатов или должности, которые необходимо заполнить. Эти специалисты также могут помочь в создании и загрузке списков вакансий, выявлении квалифицированных специалистов и первом процессе отбора. Они могут просматривать сайты профессиональных сетей или посещать личные мероприятия, такие как ярмарки вакансий, при поиске кандидатов.
Специалисты по персоналу также помогают с процессами найма и адаптации. Они могут сделать предложение о работе потенциальным работникам, указать дату начала работы, обсудить компенсацию и инициировать процесс регистрации льгот. Эти специалисты проводят инструктаж на рабочем месте в первый день приема на работу, чтобы ознакомить сотрудников с рабочим местом и корпоративными правилами и процедурами.
№3. Преимущества и компенсация
Отдел кадров помогает в управлении и надзоре за заработной платой и льготами сотрудников. Они сотрудничают с руководством, чтобы установить компенсацию и, при необходимости, обсудить ее с сотрудниками. Когда сотрудник принимается на работу, отдел кадров вводит его в свою систему расчета заработной платы и несет ответственность за своевременную оплату труда в соответствии с графиком платежей. Этот отдел также следит за отраслевыми нормами оплаты труда, чтобы компания оставалась конкурентоспособной. Если корпорация не может обеспечить конкурентоспособную заработную плату, она может компенсировать это дополнительными выплатами.
Сотрудники часто получают социальный пакет, который включает медицинское и стоматологическое страхование, страхование жизни, 401(k) и пенсионные планы, а также оплачиваемый отпуск. Специалисты по персоналу создают эти пакеты и внедряют политики и процедуры в рамках своей работы. Они могут договариваться о групповых скидках со страховыми компаниями и организовывать мероприятия по пенсионному планированию. Отдел кадров информирует сотрудников об их преимуществах, отвечая на вопросы, напоминая им о важных сроках и даже запрашивая отзывы о любых других желательных преимуществах.
№ 4. Здоровье и безопасность
Отдел кадров отвечает за разработку и выполнение процедур по охране труда и технике безопасности на рабочем месте. Работодатели обязаны создавать безопасную рабочую среду в соответствии с Законом о безопасности и гигиене труда 1970 года (OSHA). Этот отдел должен быть знаком с правилами OSHA и соблюдать их, наблюдая за обучением по технике безопасности, отслеживая журналы травм, сообщая о травмах и рассматривая любые требования компенсации, которые возникают в результате.
Внедренные меры безопасности могут быть предписаны отраслью или предназначены для обеспечения общей безопасности, например, правила о преследовании и планирование действий в чрезвычайных ситуациях.
№ 5. Соблюдение трудового законодательства
В дополнение к стандартам охраны труда и техники безопасности отдел кадров следит за тем, чтобы организация соблюдала применимое трудовое законодательство. Соблюдение таких правил может помочь предотвратить жалобы на трудовые отношения или условия труда. Специалисты по кадрам знакомы с законодательством штата и федеральным законодательством, таким как Закон о справедливых трудовых стандартах, Раздел VII Закона о гражданских правах, Национальный закон о трудовых отношениях и Закон о семейном отпуске и отпуске по болезни.
Для обеспечения соответствия эти специалисты управляют документацией, создают политики и координируют обучение. Эти правила касаются таких тем, как требования к перерывам, рабочее время, нормы домогательств и равные возможности трудоустройства. Они также обновляют справочники компании и управляют ими, чтобы сотрудники знали о своих правах и средствах защиты. Отдел кадров также рассматривает любые жалобы на соблюдение требований и, при необходимости, принимает дисциплинарные меры.
№ 6. Развитие и обучение
Отдел кадров наблюдает и контролирует обучение и развитие сотрудников в рамках процесса кадрового планирования. Новых сотрудников часто учат изучать корпоративные правила и процедуры, а также особые таланты, оборудование или ресурсы, необходимые для выполнения их работы. Отдел кадров также сотрудничает с менеджерами для разработки и внедрения программ, которые обучают существующих сотрудников определенным навыкам или опыту. Эти возможности часто предназначены для того, чтобы помочь сотрудникам улучшить свою работу или достичь целей компании. Корпорация, внедряющая новую технологию, например, может запустить программу обучения персонала ее использованию.
Помимо внутреннего обучения, отдел кадров может помочь в координации участия сотрудников в семинарах, съездах, конференциях или возможностях повышения квалификации. Содействие профессиональному развитию на рабочем месте может заставить сотрудников чувствовать себя более ценными. Эта культура может снизить оборот при одновременном повышении производительности и эффективности.
№ 7. Трудовые отношения и отношения с работниками
Отдел кадров часто контролирует отношения между сотрудниками и их руководителями. Во время ссоры специалист по кадрам может выступить посредником. Агентство также отвечает за решение проблем сотрудников на рабочем месте. Он также может отвечать за управление отношениями с профсоюзами в организациях, в которых работает профсоюз. Для поддержания прочных связей отдел следит за тем, чтобы корпоративные политики и процессы удовлетворяли потребности профсоюзов, и регулярно взаимодействует с ними. Поддержание контактов с профсоюзами также может помочь компании в выявлении будущих трудностей и их разрешении, чтобы избежать эскалации, такой как забастовки или протесты.
№8. Удовлетворенности сотрудников
Менеджеры по персоналу также несут ответственность за общее благополучие персонала организации. Чтобы помочь сотрудникам избежать выгорания, они должны продвигать и внедрять мероприятия по охране здоровья и благополучию. Например, они могут поощрять сотрудников использовать свои дни отпуска или организовывать оздоровительные инициативы. Специалисты по кадрам также могут оказывать специализированную помощь сотрудникам, которые испытывают личные трудности. Они могут предложить конкретные инструменты или рекомендации, которые помогут уменьшить проблему, или они могут обсудить выбор для сотрудника, в том числе в виде отпуска и других льгот.
№9. Управление производительностью
Отдел кадров также отвечает за контроль эффективности работы персонала компании. Оценка производительности сотрудников и менеджеров является распространенной задачей в управлении эффективностью. Эти действия помогают определить, достигает ли рабочая сила организационных целей и задач. Собранная информация может быть использована отделом кадров для создания или предоставления возможностей обучения и развития по мере необходимости. Выходные интервью также могут помочь персоналу отдела кадров понять, почему сотрудники решили уйти, что может помочь в управлении эффективностью. Если отдел выявляет распространенную проблему, он может начать вносить изменения, чтобы обеспечить удержание персонала.
№10. Планирование карьеры и преемственность
Департамент может проводить мероприятия по планированию карьеры или преемственности в рамках кадрового планирования. Когда прогнозируется, что должности высокого уровня станут вакантными, отдел кадров может сотрудничать с менеджерами, чтобы определить наиболее эффективных людей, которые могли бы их заполнить. Помимо эффективности работы, они могут оценивать потенциальных кандидатов на основе их внутренней репутации и необходимых талантов, которые они могут предложить на эту роль. Наличие плана преемственности может помочь организации предотвратить сбои.
№ 11. Культура компании и вовлеченность сотрудников
Отдел кадров создает привлекательную рабочую среду для своих сотрудников. Он может организовывать такие мероприятия, как ретриты, турниры или корпоративные вечеринки, чтобы поощрять участие и налаживание связей. Эти специалисты могут также создавать частые информационные бюллетени, чтобы информировать персонал о корпоративных новостях и мероприятиях. Сотрудники, вовлеченные в работу, имеют более высокий моральный дух и показатели удержания.
Другой подход к привлечению сотрудников заключается в предоставлении стимулов или наград за их работу или участие в деятельности на рабочем месте. Например, корпорация может создать реферальную программу для активизации своих усилий по найму и предлагать денежные поощрения лицам, которые рекомендуют кандидатов. Победители конкурсов могут получить подарочные карты или другие физические награды. Такого рода поощрения могут помочь сотрудникам почувствовать себя ценными и мотивированными, чтобы прийти на работу.
№ 12. Оценка работы
Отдел кадров компании может отвечать за оценку должностей. Эти специалисты оценивают каждую работу и определяют правильное название, задачи, обязанности и способности, необходимые для ее выполнения. Поскольку должностные инструкции со временем меняются, отдел также несет ответственность за их пересмотр по мере необходимости. Эта обязанность может помочь в планировании и найме персонала. Позиции также оцениваются агентством, чтобы определить их ценность. Они используют различные методы, такие как ранжирование позиций или их категоризация. Эта оценка помогает организации определить, как справедливо вознаграждать или компенсировать персонал, выполняющий определенные обязанности.
№ 13. Административные обязанности
Отдел кадров также отвечает за повседневное управление рабочей силой. Они отвечают за сохранение кадровых записей и файлов, а также документов, касающихся приема на работу и увольнения, страховых полисов и контрактов с сотрудниками. Сотрудники могут обратиться за разъяснениями или поддержкой к этим специалистам в отношении важных рабочих или административных процедур и политик. Например, процедуры начисления заработной платы и планирования могут выполняться специалистами отдела. Департамент также занимается организацией поездок и деловых расходов по мере необходимости.
Как улучшить HR-функции
Вы можете использовать приведенные ниже этапы в качестве руководства по созданию улучшенных HR-функций:
№1. Провести обучение
Специалисты по кадрам должны проходить обучение, чтобы поддерживать свое понимание важных трудовых законов, правил и процессов в актуальном состоянии. Они также могут воспользоваться возможностями для развития навыков, важных для их роли, таких как использование определенного программного обеспечения или предоставление услуг по разрешению споров. По мере того, как эти люди продолжают учиться выполнять свою работу, команда будет укрепляться, а процессы управления персоналом улучшаться.
№ 2. Придерживайтесь миссии компании.
У большинства организаций есть миссия, которую они хотят поддерживать или выполнять. Отдел кадров должен помнить о миссии и соответствующих ценностях при разработке политик и процедур. Поддержание такой согласованности может помочь обеспечить согласованность во всех областях бизнеса и сосредоточиться на достижении целей, поставленных его руководителями.
№ 3. Установите свои ожидания
Отдел кадров должен подчеркивать ожидания для каждой роли в процессе найма и найма. Когда новые сотрудники понимают такие ожидания, они более готовы взять на себя обязательства по работе. Он также может установить критерии, которые они будут использовать при оценке своей работы и внесении необходимых улучшений.
№ 4. Поощряйте открытость.
Чтобы сотрудники чувствовали себя комфортно, обращаясь к своим потребностям или проблемам, отдел кадров должен внедрить политику открытого общения. Чтобы получить информацию от сотрудников, отдел также может рассылать и обрабатывать анонимные опросы. Когда специалисты по персоналу могут наблюдать за тем, как сотрудники относятся к своему рабочему месту, это может помочь им выявлять и решать проблемы.
№ 5. Используйте программное обеспечение для управления персоналом.
Информационные системы управления персоналом, например, могут помочь отделу в выполнении административной деятельности более эффективно и результативно. Такое программное обеспечение часто включает в себя технологии автоматизации, помогающие сэкономить время и повысить согласованность процессов. Это также может помочь централизовать данные сотрудников или другую конфиденциальную информацию, обеспечивая доступ по требованию.
Заключение
Человеческие ресурсы — это многогранная работа, которая позволяет предприятиям максимально эффективно использовать свой персонал. Чтобы работать с этими основными функциями HR, вы должны обладать разнообразным набором навыков в качестве специалиста по персоналу. Обучение в сфере HR не может заканчиваться получением основной квалификации. Рабочее место и общество постоянно меняются и развиваются. Вы тоже должны продолжать расти, чтобы успешно вести своих сотрудников через перемены.
- ОТДЕЛ МАРКЕТИНГА: Обзор, структура, роли, ожидания (+бесплатные советы)
- ПЛАНИРОВАНИЕ РЕСУРСОВ: определение, пример, типы, предприятие и система
- Определение капитальных ресурсов: почему это важно для всех предприятий
- Все, что вам нужно знать о деловом партнере
- ПЛАН РАЗВИТИЯ СОТРУДНИКОВ: Полное руководство о том, как создать его с примерами
Рекомендации
