Чтобы сохранить законность вашей компании и безопасность ваших сотрудников, важно обеспечить соответствие кадров. Чтобы снизить юридический риск компании, специальная группа по соблюдению требований к персоналу или назначенный сотрудник отдела кадров отвечают за согласование различных федеральных и государственных правил и положений. HR помогает предотвратить возможные обязательства, штрафы и разногласия, которые могут таким образом нанести ущерб репутации компании. В этом посте мы рассмотрим, что означает соответствие HR, его работу, обучение, программное обеспечение и его важность.
Накатываем!!!
Кадровое соответствие
Разработка политик и процедур, гарантирующих соблюдение вашей фирмой действующих трудовых и трудовых законов и нормативных актов, называется соблюдением требований кадрового законодательства. Отдел кадров работает не только над тем, чтобы убедиться, что правила на рабочем месте соответствуют законодательству штата и местному законодательству, но и обеспечивает соблюдение политик, гарантирующих их соблюдение всеми сотрудниками.
Поскольку все работодатели обязаны выполнять свои юридические обязательства, соблюдение требований HR имеет важное значение для вашей компании. Несоблюдение может привести к штрафам, санкциям или даже судебным искам, которые могут нанести ущерб бизнесу. Другими словами, чтобы защитить свою компанию, руководители HR должны уделять первостепенное внимание соблюдению требований HR.
В рамках HR существует множество вариантов наблюдения. Начнем с четырех:
- Соблюдение законодательства. Соблюдение законодательства предполагает применение на практике и соблюдение правил, установленных правительством в отношении занятости и рабочего места.
- Соответствие нормативным требованиям: эта тема иногда пересекается с соблюдением законодательства, но есть разница в том, что ваш бизнес должен соблюдать правила определенного регулирующего органа.
- Соблюдение договорных обязательств: как и должно быть, соблюдение договорных обязательств относится к соблюдению вашей организацией правил и условий, которым она подчиняется.
- Соблюдение профсоюзного законодательства: некоторые предприятия могут работать с профсоюзными работниками. Гильдия киноактеров, например, представляет почти 100,000 XNUMX актеров и техников.
Работа по соблюдению HR
Ниже приведены некоторые рабочие места, на которых вы можете работать в качестве работы по соблюдению HR:
№1. Должность менеджера по соблюдению HR, аудиту и политике
Благодаря тому, что Workday служит основой междивизионального отдела глобальных операций с персоналом, Flutter в настоящее время осуществляет захватывающий переход HR. Бренды и подразделения Flutter получат высококачественные услуги и гибкие, масштабируемые HR-решения из этого центра передового опыта для людей. Чтобы продвигать и поддерживать инициативы в таких областях, как вознаграждение; талант, вовлеченность, обучение; аудита, политики и соответствия, новая функция поддержки специализированных услуг будет сотрудничать с опытными HR-командами.
№ 2. Вакансия Консультант по комплаенсу персонала
Эта должность, которая подчиняется менеджеру общих служб отдела кадров, отвечает за выполнение всех необходимых административных задач отдела кадров, включая наем, увольнение и выполнение всех необходимых нормативных проверок. Выбранный человек будет иметь 12-месячный срочный контракт и будет иметь возможность работать как в офисе, так и из дома.
№3. Стажер отдела кадров – 12 месяцев работы
Стажер по соблюдению HR будет помогать во многих инициативах по соблюдению HR в Великобритании и Западной Европе, работая с менеджером по соблюдению HR в Западной Европе и аналитиком по соблюдению HR в Великобритании. Будет множество задач, таких как просмотр политик, ответы на специальные вопросы сотрудников и помощь в оформлении документов. Кроме того, потребуется помощь в удаленных проверках офисов для проверки соблюдения национального законодательства, а также политик и процедур SLB в области управления персоналом. Это будет практическая позиция, поэтому идеальный кандидат должен быть очень заинтересован в соблюдении требований и трудовом законодательстве в целом.
№ 4. Соответствие требованиям и должность сотрудника по кадрам
Должность требует сочетания аналитических способностей, знания бизнес-требований, высокой коммерческой осведомленности, острых административных способностей и внимательного отношения к деталям. Наряду с жизнерадостным и целеустремленным отношением большим преимуществом будет предшествующий опыт работы с ISO 13485 или 9001.
№ 5. Вакансия сотрудника по адаптации и соблюдению HR
Вы можете взаимодействовать с медсестрами, врачами и другими медицинскими работниками, обрабатывая их иммиграционные заявления, заявления о праве на работу, проверки DBS, рекомендации и разрешения на гигиену труда в рамках своей динамичной командной работы. Чтобы гарантировать, что все проверки перед приемом на работу будут завершены до запланированной даты начала работы, вы будете составлять трудовые договоры и работать под давлением. Как первое контактное лицо новых сотрудников, вы будете отвечать за установление взаимопонимания с ними и их новым непосредственным руководителем.
№ 6. Вакансия Координатор отдела кадров / Администратор отдела кадров
Роль координатора по персоналу заключается в управлении процессом и подготовке документации для предложений о работе, новых сотрудников, увольняющихся сотрудников, испытательных сроков и продвижения по службе, а также в обеспечении координации и административной помощи для функции управления персоналом. помощь с задачами, связанными с сотрудниками для бизнес-партнера по персоналу и руководителей бизнес-подразделений.
Тренинг по соблюдению HR
Таким образом, обучение персонала комплаенсу — это процесс информирования сотрудников о правилах и положениях, которые влияют на их повседневные рабочие обязанности. Это помогает предотвратить проблемы на рабочем месте, например, организации, нарушающие закон. Для регулирования деятельности и рабочих мест были введены в действие строгие федеральные и государственные правила, законы и постановления. Эти критерии соответствия ежегодно претерпевают изменения в определенных областях. Необходимо проводить регулярное обучение, чтобы работодатели и работники всегда были проинформированы об этих правилах.
Почему тренинг по комплаенсу HR так важен?
Люди часто поддаются своим предубеждениям и действуют таким образом, что это приводит к неорганизованным ситуациям. Предлагая обучение кадровому соответствию, у каждого сотрудника есть контрольная точка. Чтобы предотвратить оскорбительное, вредоносное и разрушительное поведение, такое как домогательства и дискриминация, обучение комплаенсу в вашей фирме имеет только одну функцию — ответить на вопрос.
Неуважительное и ненадлежащее поведение людей по отношению к конкретным сотрудникам можно пресечь, если их специально уведомят о том, что такое поведение запрещено, что позволит им сосредоточиться на своих рабочих обязанностях. Обучение сотрудников отдела кадров также гарантирует единообразие в том, как домогательства и дискриминация рассматриваются, сообщаются, анализируются и документируются в вашей компании.
Таким образом, первым и наиболее важным шагом в создании приятного, продуктивного рабочего места и культуры честности, доверия и соблюдения требований является обучение сотрудников отдела кадров. Регулярные тренинги по соблюдению требований также могут помочь вам защитить свой бизнес от любых судебных исков, которые могут подать потенциальные работники.
Какие темы должны быть освещены в курсе HR Compliance?
Вашей основной целью должно быть информирование каждого сотрудника о том, что представляет собой домогательства, дискриминация и насилие на рабочем месте. Ваши люди должны узнать, какое поведение неприемлемо во время обучения. Он должен подчеркнуть, что о неправомерном поведении необходимо сообщать, и объяснить последствия таких действий. Процесс сообщения о домогательствах, нападениях и дискриминации должен быть очень конкретным.
Ваши руководители по подбору персонала должны быть проинструктированы, чтобы они не упоминали эти качества непосредственно во время собеседования и процесса отбора или учитывали их при принятии каких-либо кадровых решений.
Как часто работники должны проходить обучение по вопросам соблюдения нормативных требований?
Для нынешних сотрудников обучение кадровому законодательству обычно проводится не реже одного раза в год. Тем не менее, новые сотрудники всегда должны проходить индивидуальную тренировку по соблюдению требований. Учтите, что вы ранее проходили обучение персонала по соблюдению нормативных требований; в этом случае у вас, скорее всего, будет вся необходимая информация, например файлы в формате PDF или длинные видеолекции. Их можно использовать для регулярного повышения квалификации ваших сотрудников, чтобы они могли постоянно следить за соблюдением требований.
Нужно ли проводить мониторинг и документирование обучения кадровому соответствию?
Можно продемонстрировать соответствие отраслевым или государственным стандартам путем ведения строгих записей, демонстрирующих, что ваша компания прошла обучение персонала по соблюдению нормативных требований. Таким образом, вы должны задокументировать, когда каждое занятие по соблюдению требований для вашего персонала было завершено. Использование системы управления обучением для отслеживания и управления документами о соблюдении требований и обучении — это самое простое решение. В качестве альтернативы вы можете записать подписанный лист из класса, который вы проводите с преподавателем.
Как тренинг по соблюдению HR может вдохновить сотрудников на участие?
Учитывая, насколько важно для работников соблюдать требования, тренингам по соблюдению требований следует придавать равное значение. Участие в руководящей группе вашей компании — это самый быстрый способ обеспечить полное вовлечение сотрудников. Например, когда генеральный директор время от времени участвует в обучении, персонал сразу же осознает его важность. Кроме того, степень вовлеченности и общая посещаемость тренинга могут быть связаны с оценками сотрудников. Несмотря на то, что эта мера может показаться излишне жесткой, она сработает. Правда в том, что успех вашей организации зависит от обширного обучения по соблюдению нормативных требований.
Программное обеспечение для управления персоналом
Каждое из решений по управлению соответствием требованиям в этом списке работает немного по-разному. Тот, который подходит именно вам, будет зависеть от требований вашей компании. Ниже приводится краткий обзор каждого программного обеспечения для управления соответствием требованиям. Вот некоторые из выдающихся функций каждой программы, а также скриншоты, демонстрирующие пользовательский интерфейс.
№1. Программное обеспечение для управления персоналом: Deel
Deel — это передовой инструмент для отправки кадров, который помогает компаниям убедиться, что их персонал нанят и оплачивается в соответствии с региональными законами и правилами. Все основные области соответствия, включая безопасность, трудовое законодательство, начисление заработной платы, льготы и иммиграцию, охватываются возможностями программного обеспечения, которые включают утверждения рабочих процессов, управление документами и отчетность.
Deel предлагает множество функций, упрощающих пользователям управление соблюдением требований для предприятий. Интеграция с популярными программными решениями для управления персоналом — одна из самых последних новых возможностей, упрощающая импорт и экспорт данных о соответствии требованиям. Доступны интеграции популярных программ, включая Ashby, SCIM, Hibob, Expensify, Greenhouse, Netsuite, Okta, OneLogin, Quickbooks, Xero, Workday, BambooHR и Workable. Deel также включает открытый API, чтобы упростить индивидуальную интеграцию.
№ 2. Программное обеспечение для управления персоналом: iSpring Learn
Вы можете максимально эффективно провести адаптацию и повысить уровень обучения своих сотрудников с помощью iSpring Learn. Все необходимые документы можно отсканировать, презентации PPT можно преобразовать в онлайн-версию, загрузить на сайт и передать новым сотрудникам. В качестве альтернативы разработайте онлайн-курсы обучения и объедините их в пути обучения. Вы можете получить от iSpring Learn самые полные и исчерпывающие отчеты о ходе обучения для конкретного человека, подразделения или всей команды. Вы можете определить сильные стороны сотрудника и области для совершенствования, его готовность осваивать новые навыки и другие важные детали, которые помогут вам определить, следует ли им оставаться в компании после испытательного срока, и как лучше всего развивать их, чтобы достичь своих целей. весь потенциал.
Ваша система управления персоналом, система ERP, корпоративный портал и другие системы полностью интегрированы с iSpring Learn. Эта платформа предлагает интеграцию с ADP, zoom, BambooHR, Salesforce и Workday. Вы можете создавать уникальные интеграции с другими продуктами, которые вы можете использовать, благодаря REST/SOAP API.
№3. Программное обеспечение для управления персоналом: Homebase
Используя автоматические обновления и другие возможности мониторинга соответствия, Homebase представляет собой универсальное программное обеспечение для управления персоналом, которое позволяет небольшим фирмам быть в курсе соблюдения и трудовых норм. Homebase помогает предприятиям соблюдать местные, государственные и федеральные законы о труде, сохраняя необходимые данные карты рабочего времени, отслеживая перерывы и отслеживая сверхурочные, чтобы убедиться, что они не превышают допустимые пределы.
Закон о справедливых трудовых стандартах требует, чтобы работодатели в организациях, базирующихся в США, размещали плакаты о трудовом законодательстве на своих рабочих местах. Homebase предоставит вам обновленный плакат, чтобы упростить процедуру и убедиться, что вы всегда соблюдаете требования при изменении трудового законодательства, в дополнение к отправке вам автоматических предупреждений о соблюдении. Чтобы ваши записи об обучении соответствовали требованиям, он также автоматически уведомляет пользователей об истечении срока действия сертификатов сотрудников. Ряд известных HR-платформ, включая Gusto, Quickbooks, ADP, Rippling, Square Payroll, Paychex и SurePayroll, а также ряд поставщиков торговых точек имеют варианты интеграции.
№ 4. Программное обеспечение для управления персоналом: Diligent ESG
Diligent — это приложение для управления и управления качеством, управления рисками и соблюдения требований (GRC) с функциями, созданными для различных отраслей, включая здравоохранение и банковское дело. Функции соответствия поощряют законное поведение сотрудников и предоставляют HR полезную информацию. Старательно выступайте против ценообразования и продвижения. Тем не менее, через веб-сайт вы можете запросить более подробную информацию. Управлять соблюдением требований и рисками просто. Программное обеспечение помогает отделу кадров следить за действиями и своевременно выявлять несоблюдение требований. Например, это немедленно привлечет ваше внимание к потенциальным конфликтам интересов, чтобы вы могли действовать до того, как они станут проблемой. Кроме того, вы можете разработать соответствующие правила и внедрить их для всего персонала вашей организации.
№ 5. Программное обеспечение для управления персоналом: Cornerstone OnDemand
Cornerstone — это надежная программная система управления персоналом, ориентированная на соответствие требованиям. Они помогают снизить риски для всей вашей фирмы. Продукт отлично помогает сотрудникам пройти обучение по соблюдению нормативных требований. Чтобы убедиться, что все проходят уроки, относящиеся к их профессиям, вы можете автоматизировать пути обучения на основе ролей.
Сотрудники могут легко получить доступ к обучению, используя панель управления сотрудника на ПК или мобильном устройстве. После завершения необходимых программ они могут получить доступ к дополнительным курсам для продолжения образования. Тем временем отдел кадров может отслеживать статистику, например прохождение курса, с помощью панели инструментов. Инструмент отслеживает действия, которые вы предпринимаете для соблюдения требований. Чтобы убедиться, что вы готовы к расследованиям, используйте этот контрольный журнал. Вы можете сообщить эту информацию руководителям с помощью настраиваемых отчетов.
Важность кадрового соответствия
Теперь, когда мы увидели, что такое кадровое соответствие, давайте посмотрим на его важность:
№1. Важность HR Compliance: избежание штрафов и правовых проблем
Внешний аудит вашего бизнеса может произойти в любое время. Целью внешнего аудита соответствия является проверка того, насколько ваша компания соблюдает требования законодательства при проведении аудита. Вы можете предотвратить юридические проблемы и сэкономить деньги для своей компании, соблюдая различные законы и правила, относящиеся к вашей отрасли.
№ 2. Важность HR Compliance: поддержка репутации компании
Случаи несоблюдения требований, такие как неправильная классификация сотрудников или отсутствие безопасности на рабочем месте, часто обсуждаются в средствах массовой информации и могут нанести ущерб вашей репутации как компании и как работодателя. Это оказывает дополнительное влияние на ваши стратегии найма, удержания и доверия клиентов.
№3. Важность HR Compliance: создание фантастического рабочего места
Создание обстановки, в которой ваши работники чувствуют себя в безопасности и могут доверять вам как работодателю, требует от отдела кадров соблюдения установленных требований.
Как обеспечить соблюдение кадрового законодательства?
Ваша фирма будет лучше подготовлена к долгосрочному успеху, если вы будете придерживаться лучших практик соблюдения требований HR.
№1. Обратите внимание на требования соответствия, которые вас касаются.
Законы и рекомендации, которые вы должны соблюдать, зависят от ряда переменных, включая ваш регион, отрасль, в которой вы работаете, и размер вашей компании. Вы можете использовать программное обеспечение для обеспечения соответствия нормативным требованиям, чтобы помочь вам в этом.
№ 2. Назначьте разные роли в отделе кадров для обеспечения соответствия
Сотрудники отдела кадров должны хорошо знать свои обязанности по обеспечению соблюдения требований кадрового законодательства. Рассмотрите следующие вопросы при планировании своего времени: много ли членов команды выполняют эту задачу или вы назначаете одного человека ответственным за соблюдение требований? Если да, то обладает ли этот человек необходимыми знаниями и опытом? Как бы они развивались, если бы не они?
В зависимости от ваших требований вы даже можете выбрать работу с консалтинговым агентством или нанять специального сотрудника/менеджера/команду по соблюдению HR в крупной компании. Кроме того, вам может потребоваться юридическая помощь. В результате может возникнуть необходимость в создании межфункциональной группы для содействия соблюдению требований в вашей компании.
№3. Следите за законодательными изменениями
Следите за изменениями в законах и правилах, которые касаются вашей компании. Изменения часто происходят в начале года.
№ 4. Периодически пересматривайте свою кадровую политику
Регулярно проводите кадровые аудиты, чтобы проверить соблюдение вашей кадровой политики, например политики отпусков, политики недискриминации и политики заработной платы. Подумайте над пересмотром своей политики. Кроме того, вы можете провести обучение сотрудников отдела кадров. Обучение плану позитивных действий, обучение по соблюдению правил собеседования для кадровых агентств и новых интервьюеров, а также обучение Закону о справедливых трудовых стандартах (FLSA) — вот лишь несколько примеров.
№ 5. Будьте последовательны в реализации своих политик.
Вы должны быть последовательны при проведении кадровых аудитов, использовании политик дисциплинарных процедур, использовании FMLA и выполнении других процедур. С другой стороны, это может привести к несоблюдению требований и юридическим проблемам.
№ 6. Используйте HR-технологии
Сначала проверьте соответствие вашей HR-технологии соответствующему законодательству, например GDPR, если вы работаете в Европе, или законам о конфиденциальности. Кроме того, многие HR-продукты предлагают элементы наблюдения, которые упрощают обеспечение соблюдения.
№ 7. Составьте контрольный список кадрового соответствия.
Использование контрольного списка наблюдения за ЧСС может помочь вам вспомнить все. В дополнение к более общему контрольному списку для корпоративного наблюдения вы можете составить контрольный список для найма новых сотрудников.
Каковы роли и обязанности HR Compliance?
Кадровое соответствие включает в себя создание политик и процедур для соблюдения трудового законодательства.
Что такое контрольный список соответствия HR?
Специалисты по кадрам используют контрольный список соответствия HR, чтобы подготовиться к аудиту.
Каковы компоненты HR Compliance?
Это включает в себя соблюдение конкретных и тщательных требований трудового законодательства в отношении уведомлений сотрудников, трудового законодательства и мер безопасности.
Каковы 3 основных столпа соответствия?
Три основных столпа эффективного управления соответствием требованиям — это люди, процессы и технологии.
Каковы примеры соблюдения HR?
- Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA)
- Закон о доступности (ACA)
- Закон о равной оплате труда (EPA)
- Закон об американцах с ограниченными возможностями.
- Закон о семейных и медицинских отпусках.
- Закон о безопасности и гигиене труда (OSHA)
- Раздел VII Закона о гражданских правах.
Статьи по теме
- СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ СООТВЕТСТВИЕМ: Определение и значение
- Что такое КОМПЛАЕНС-ОФИЦЕР? Обязанности, квалификация и заработная плата
- ЛУЧШЕЕ ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ПОЛИТИКАМИ: 2023 Обзоры
- HR-УСЛУГИ ДЛЯ МАЛОГО БИЗНЕСА: Функции и примеры HR-услуг
- Заработная плата малого бизнеса: лучшее программное обеспечение для расчета заработной платы в Великобритании
Рекомендации
