Чтобы быть продуктивным на работе, вы должны использовать эффективные способы завершения своих задач. В зависимости от того, сколько людей или отделов используют эту процедуру как часть своего рабочего процесса, неэффективный процесс может повлиять на всю организацию. Знание признаков неэффективных процессов может помочь вам обнаружить их на своем рабочем месте и заменить их более эффективными способами ведения дел. В этой статье объясняются последствия неэффективных процессов, затем рассказывается, как идентифицировать их на работе, и предлагаются предложения по их улучшению.
Как определить неэффективные процессы на работе
Компании, сотрудники и клиенты могут по-разному пострадать от операций, которые не работают так хорошо, как могли бы. Производство в конечном итоге замедлится, что может снизить моральный дух, доходы и удовлетворенность клиентов. Когда ваши рабочие процессы не работают должным образом, у вас также меньше шансов развить новые идеи и продвинуться в своей области. Неэффективность должна быть исправлена как можно скорее, если вы хотите получить максимальную отдачу от своей работы и получать от нее наибольшее удовольствие.
12 способов определить неэффективные рабочие процессы
Вот несколько способов определить неэффективные процессы на работе, а также рекомендации по устранению каждого из них:
№1. Повторяющиеся недоразумения
Когда вас и вашу команду ежедневно преследуют недоразумения, может возникнуть более серьезная проблема с системами и процедурами бизнеса. Несмотря на то, что люди должны брать на себя ответственность за свое межличностное общение, может быть сложно эффективно общаться с коллегами и клиентами, если они полагаются на устаревшие методы или плохие методы общения. Люди часто неправильно общаются, потому что пропускают сообщения, поздно отвечают на них или неправильно понимают, что говорят другие.
Решения
Одним из способов решения этих проблем является модернизация коммуникационных технологий вашей организации. Настройте программу обмена сообщениями в своем офисе, чтобы все могли немедленно общаться друг с другом и организовывать свои сообщения по командам, отделам и каналам.
№ 2. Проблемы с поиском информации
Плохое управление информацией является распространенным признаком фирм с неэффективными процедурами. Управление информацией, документация и распространение данных имеют решающее значение для эффективности современных предприятий. Проекты могут быть отложены, когда у людей возникают проблемы с поиском информации о компании, которая необходима им для эффективного выполнения своих задач.
Решения
Вы можете бороться с недоступной информацией, создав единую общую базу данных, которая всегда доступна. Совокупную эффективность бизнес-процессов можно значительно повысить, настроив ИТ-отдел для управления данными или просто перенеся все записи команды в одно место.
№3. Устаревшая технология
Использование устаревшего оборудования и программного обеспечения также может сделать процессы неэффективными. Хотя не все из них устарело, важно смотреть на новые разработки рынка и отраслевые стандарты для проблем с используемым оборудованием. Это особенно верно, если у вас есть устаревшие системы, которые затрудняют сотрудничество с компаниями, которые используют современное программное обеспечение или обновляют ваше оборудование.
Решения
Чтобы убедиться, что у вас есть доступ к новейшим технологиям, регулярно ищите обновленные версии программного обеспечения и драйверов. Кроме того, крайне важно изучить любые новые достижения рынка и отраслевые стандарты для используемого оборудования.
№ 4. Много оборотов
Высокие показатели текучести кадров могут быть результатом повсеместной неэффективности на рабочем месте. Вместо того, чтобы создавать новые процессы и внедрять изменения самостоятельно, сотрудники, которые видят, что в компании действуют неэффективные правила и процедуры, могут решить уволиться и искать другую работу. Со временем сотрудники, работающие на постоянной основе, могут начать раздражаться из-за неэффективности, а новые сотрудники могут сразу же заметить неэффективное рабочее место.
Решения
Сообщите сотрудникам об улучшениях, которые они хотят видеть, чтобы решить проблему чрезмерной текучести кадров, вызванной неэффективными процедурами. Спросите у новых сотрудников, какие процедуры на их должности отличаются от процедур у предыдущих работодателей, и обсудите, какую автоматизацию и технологии они хотели бы использовать, чтобы облегчить свою работу.
№ 5. Длительные процедуры найма
Также труднее набирать и убеждать сотрудников присоединиться к вашей команде, если ваши процессы неэффективны. Это может быть признаком того, что в бизнесе действуют устаревшие и неэффективные процедуры, которые отбивают у потенциальных сотрудников желание присоединиться к команде, если несколько кандидатов проходят собеседование, но отказываются от своих предложений о работе.
Решения
Подумайте, почему людям может не понравиться работа, если у вас длительная процедура найма на каждую должность, потому что они постоянно отказываются от этой должности. Подумайте о различных элементах рабочего процесса, которые отпугивают соискателей, и подумайте об автоматизации этих элементов, чтобы сделать работу менее сложной.
№ 6. Много времени на утомительные задачи
Даже если руководство официально не принимает этот метод в качестве стандарта, сотрудники часто пытаются найти более простой способ сделать что-то, когда процесс не работает должным образом, и может существовать более эффективный способ выполнения той же работы. .
Решения
Спросите членов вашей команды, есть ли у них предложения по более эффективным способам выполнения своей работы, если они проводят значительную часть своего дня, выполняя монотонные, повторяющиеся задачи. Спросить их напрямую — это фантастический способ решить эту конкретную проблему, потому что у них, вероятно, есть идеи, как упростить свою рутину и сэкономить время.
№ 7. Плохая стандартизированная практика
Даже если руководство формально не принимает такой подход в качестве корпоративного стандарта, сотрудники часто стремятся найти более простой вариант, когда на рабочем месте неэффективный процесс. В результате может увеличиться отсутствие единообразия в бизнесе. В то время как некоторые люди могут придерживаться неэффективных официальных норм, другие могут использовать личную тактику.
Решения
Повысьте вовлеченность руководства и убедитесь, что все используют одни и те же процедуры, если отсутствует единообразие и сочетание различных методов, используемых на рабочем месте. Вы можете использовать данные для последовательного внесения изменений и улучшений, как только вы поймете результаты одной методологии.
№8. Увеличение операционных расходов
Производственный процесс компании, вероятно, менее эффективен, если ее операционные расходы резко возрастают по сравнению с продажами. Это может быть связано с тем, что производственные процессы не могут сообщить вашим сотрудникам о каких-либо внесенных вами изменениях, которые повлияли на их работу, принимая во внимание такие факторы, как низкая мотивация или более сложные проекты — снижение эффективности.
Вы можете использовать финансовый анализ, чтобы узнать больше о точном источнике операционных расходов, когда они указывают на неэффективность компании. Чтобы определить, на что вы тратите больше денег, сравните текущие расходы в каждой области вашей фирмы с расходами за предыдущие периоды. Затем придумайте меры по сокращению расходов, которые вписываются в бюджет этого отдела.
№ 9. Игнорирование сроков выполнения
Неэффективные процессы могут привести к тому, что вы начнете срывать сроки, потому что они замедляют бизнес-процессы. Неэффективная система может быть виновата, если вы вдруг начнете сдавать работу с опозданием. Расскажите своим сотрудникам о любых изменениях, которые вы сделали, которые повлияли на их карьеру, учитывая такие вещи, как низкая мотивация или более сложные проекты.
Решения
Когда вы начинаете пропускать сроки, посмотрите, сколько времени ушло на завершение каждой части проекта, чтобы увидеть, где вы могли отстать. Это может помочь вам выяснить, какой шаг в процессе делает его менее эффективным. Кроме того, вы можете обнаружить, что система в целом не работает, что позволило бы вам сосредоточиться на разработке совершенно нового способа завершения задачи или нового способа оценки времени, чтобы вы могли установить реалистичные сроки.
№10. Неспособность удовлетворить спрос
Это признак неэффективности, если вам приходится отказываться от клиентов и заказчиков, потому что ваша инфраструктура не справляется со спросом. Эта неэффективность может быть полезна для компании в ближайшем будущем, поскольку указывает на то, что вы готовы к расширению.
Решения
Вы должны изменить свои бизнес-процессы, чтобы принять больше деловых перспектив и в конечном итоге не отставать от спроса. Это означает изучение возможных новых местоположений, покупку более мощных производственных инструментов и найм большего количества людей для обработки большего количества заказов клиентов.
№ 11. Плохой клиентский опыт
Когда клиенты недовольны и получают плохие продукты или услуги, это может означать, что процедуры и процессы вашего бизнеса не работают. Это показывает, что качество вашей продукции снизилось и что ваша команда по обеспечению качества часто пропускает важные части процесса. По мере роста бизнеса клиенты могут не получать столько личного внимания, что упрощает выявление проблем с продуктом и то, как работает бизнес. Обновления системы и сосредоточение внимания на повышении эффективности бизнеса могут помочь клиентам, и это хорошая новость.
№ 12. Снижение цен конкурентами
Если все конкуренты компании смогут снизить свои цены, это может снизить ее эффективность. Из-за эффекта масштаба и различных способов производства некоторые предприятия обычно берут меньше, чем другие. Однако большие изменения цен могут означать изменение отраслевых стандартов, процедур и лучших практик.
Решения
Вы можете адаптироваться к этому переходу, изучая новые разработки в своем секторе, изучая лучшие способы производства ваших товаров и используя новые технологии производства.
Что такое неэффективность процессов?
Это означает, что ресурсы, машины или команды работают плохо или не достигают прогресса, когда команды плохо взаимодействуют друг с другом, когда оборудование не используется, потому что команды ждут ресурсов, когда оборудование выходит из строя и т. д.
Каковы типичные признаки плохого или неэффективного процесса?
Вот некоторые типичные симптомы плохих или неэффективных процессов
- Недопонимание между командами происходит часто.
- Оборот компаний увеличился.
- Трудно заполнить новые вакансии.
- Рост затрат становится нормой.
- Неудовлетворенность клиентов становится все хуже.
Каковы три вида неэффективности?
Три основных вида неэффективности следующие: неэффективность производства, неэффективность рынка ресурсов и X-неэффективность.
Что вызывает неэффективность на рабочем месте?
Одной из наиболее распространенных причин неэффективности на работе является отсутствие или плохой способ общения. Это изменит то, как люди смогут измерять свой прогресс, видеть, приносят ли свои усилия изменения, и действовать достаточно быстро, чтобы изменить ситуацию.
Каковы наиболее распространенные виды неэффективности?
К наиболее распространенным видам неэффективности относятся:
- Производственная неэффективность.
- Распределительная неэффективность
- Аллокационная неэффективность
Как определить проблемы с неэффективными процессами?
Он включает в себя выяснение проблемы, ее анализ, поиск возможных решений, выбор лучшего из них, планирование следующих шагов, а затем воплощение решения в жизнь с оценкой того, насколько хорошо оно сработало.
Как определить плохую работу?
- Увеличение количества жалоб от клиентов или коллег.
- Цели или цели не достигнуты.
- Выполненная работа была некачественной.
- Игнорирование сроков.
Как распознать плохое управление?
Это способы распознать плохое управление.
- Тролль.
- Несуществующий босс.
- Раздел.
- Микроменеджер
- Комфорт и отказ от адаптации
Заключение
Более внимательно изучите свои бизнес-операции и определите предупреждающие знаки, о которых мы упоминали выше, если у вас есть какие-либо опасения по поводу производительности вашего персонала или вы считаете, что могут быть какие-либо неэффективные процессы. Хотя никому не нравится находить недостатки в своем бизнес-плане, лучше это сделать, чем иметь проблемы, не зная о них.
Статьи по теме
- Как ваш бизнес может практиковать устойчивое производство
- ЛУЧШЕЕ ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ПОЛИТИКАМИ: 2023 Обзоры
- СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ИСПОЛНЕНИЕМ: лучшие практики и все, что вам нужно
- Системы управления человеческими ресурсами: 10 лучших вариантов в 2023 году
- 5 лучших советов по холодным звонкам для успешных продаж
Рекомендации
