Системы управления расходами помогают компании управлять затратами, связанными с ручной отчетностью о расходах. Системы управления командировочными расходами, например, помогают организации отслеживать и управлять командировочными расходами своих сотрудников. То же самое касается систем управления расходами на телекоммуникации. Хотя эти системы могут не приносить денег, они помогают экономить деньги за счет снижения затрат, связанных с ручной отчетностью. Тем не менее, давайте рассмотрим преимущества и примеры систем управления расходами, заглянув немного в облачные системы.
Что такое системы управления расходами?
Системы управления расходами — это программное обеспечение, которое автоматизирует большую часть процесса возмещения расходов сотрудников. Программное обеспечение устраняет необходимость в бумаге, сокращает количество времени, затрачиваемого на управление расходами, и уменьшает количество ошибок.
Что ищут программы управления расходами?
Системы управления расходами автоматизируют регистрацию, отслеживание, утверждение и оплату возмещаемых расходов работников. Они работают в тандеме со стратегией управления расходами компании, чтобы гарантировать, что разрешенные (или неутвержденные) расходы не будут перерасходованы.
Система управления расходами также предоставляет аналитические возможности, которые помогают компании лучше оценивать будущие расходы и информировать о любых необходимых изменениях в политике. Наконец, точно сообщая обо всех расходах, система помогает компаниям поддерживать соблюдение требований и ответственность.
Особенности систем управления расходами
Ниже приведены некоторые из наиболее важных функций и возможностей систем управления расходами:
- Следите за всеми поступлениями сотрудников.
- Позвольте сотрудникам фиксировать квитанции с помощью своих смартфонов.
- Поместите квитанции на центральную панель инструментов.
- Установите ограничения расходов и политики компании.
- Разрешить предприятиям изменять эти ограничения и правила по мере необходимости.
- Подключение к корпоративным кредитным картам (если применимо)
- Отправьте квитанции соответствующим утверждающим.
- Управляйте этими утверждениями или выделяйте те, которые требуют дополнительного внимания.
- Проверка на предмет нарушений политики.
- План возмещения чеков для оплаты.
Почему вы должны использовать систему управления расходами?
Ручная обработка отчетов о расходах является дорогостоящей и неэффективной. По оценкам Глобальной ассоциации деловых поездок, на это уходит в среднем:
- 20 минут, чтобы заполнить один отчет о расходах
- 18 минут на исправление отчета о расходах.
- $58 за обработку одного отчета о расходах
- 52 доллара за исправление одного отчета о расходах
Компании, которые автоматизируют свои процессы управления расходами, могут значительно сократить количество времени и денег, затрачиваемых на эту критически важную операцию. В то же время предприятия получают более глубокое представление о привычках расходов отдельных сотрудников, что упрощает выявление исключительно высоких расходов и управление ими.
Как выбрать систему управления расходами
Сегодня существует множество доступных систем управления расходами, и не все они одинаковы. Как и при любой покупке технологии, вы должны убедиться, что решение обеспечивает необходимый объем функций, соответствует конкретным потребностям вашей компании и включает высокий уровень послепродажной поддержки.
Общие функции для проверки и сравнения между поставщиками включают в себя:
- Журналы аудита, созданные с помощью управления документами.
- Простые, адаптируемые процессы утверждения.
- Настраиваемые политики расходов с проверкой соблюдения требований сотрудниками в режиме реального времени.
- Мобильная доступность на широком спектре устройств.
- Отчетность и аналитика
- Интеграция с другими программными приложениями.
После того, как вы установили требования вашей компании, изучите свои возможности и запросите демонстрации. Поговорите с другими предприятиями (в идеале в вашей области), которые эффективно используют систему управления расходами, и обязательно взвесьте многочисленные возможности, прежде чем сделать окончательный выбор.
Облачные системы управления расходами
Облачные системы управления расходами могут помочь вашей организации, независимо от того, насколько она велика или мала, расширяться. Они не только экономически эффективны, но также уменьшают вероятность ошибки и предлагают расширенную аналитику для более глубокого понимания финансового состояния вашей организации.
Что такое облачные системы управления расходами?
Облачные вычисления изменили то, как работают организации. Он полностью изменил процессы сбора, хранения и обработки данных. Характеристики облачных вычислений произвели революцию во многих областях бизнеса, от связи с клиентами до управления расходами и защиты данных.
В обязанности облачных систем управления расходами входит:
- Поиск возможностей сокращения затрат
- Изучение общих расходов
- Управление чрезмерными расходами
Отношения намного проще, когда они основаны на облаке, оставляя меньше места для ошибок или компромиссов. Это также эффективная стратегия экономии денег. Кроме того, независимо от того, где они находятся в любой момент времени, сотрудники и владельцы бизнеса находятся на одной волне.
Часто облако расходов также допускает интеграцию с другими функциями программного обеспечения, такими как:
- Программное обеспечение для планирования поездок
- Программное обеспечение для управления временем
- Программное обеспечение для управления персоналом
- Программное обеспечение для бухгалтерии
Каковы преимущества использования облачных систем управления расходами?
№1. Это быстро и недорого.
Когда дело доходит до обработки расходов, старая поговорка «время – деньги» как нельзя более верна. Управление расходами не создает доход, но это то, что должна делать каждая компания, чтобы не сбиться с пути.
Облачная система управления расходами точна, проста и удобна в использовании. В фоновом режиме уже проделана тяжелая работа. Пользователям остается только ввести необходимую информацию и цифры.
Использование облачных автоматизированных систем управления расходами обеспечивает контроль затрат, поскольку оставляет минимальное пространство для человеческой ошибки. Он может значительно сократить расходы на ИТ и стоимость обработки каждого отчета, переключившись с ручного на автоматизированный подход.
№ 2. Это обеспечивает беспрепятственное сотрудничество.
Что касается расходов сотрудников, то большинство покупок совершается во время путешествий. Но дни сохранения стопки квитанций, а затем ввода того, что вы потратили, когда вы возвращаетесь домой, давно прошли.
Финансовые группы и другие сотрудники могут взаимодействовать из разных мест, используя программное обеспечение для составления отчетов о текущих расходах. Функция управления квитанциями позволяет предприятиям просматривать данные о расходах из централизованного хранилища (облака).
№3. Это исключает возможность ошибок.
Чем дольше сотрудники хранят квитанции или ждут, чтобы вернуться в офис для внесения требований и расходов, тем больше вероятность ошибки.
Система управления расходами исключает ошибки при вводе и обработке. В первую очередь это связано с тем, что информация может распространяться из любого места и в любое время.
Облачная система также обеспечивает большую прозрачность. Кроме того, программное обеспечение для составления онлайн-отчетов о расходах быстро обнаруживает дубликаты счетов-фактур, позволяя оценить и удалить их до того, как они повлияют на отчетные цифры.
№ 4. Это безопаснее
Большинство утечек данных вызвано человеческими ошибками. Вот несколько примеров того, как действия сотрудников могут привести к нарушению безопасности:
- Некоторая информация случайно просочилась.
- Письма отправлены не тем получателям
- Документация потеряна или украдена.
- Кража оборудования
- Ненадлежащим образом выброшенные документы
Выбирая облачные системы управления затратами, вы получаете максимальную кибербезопасность. Кроме того, поскольку сотрудники могут вводить данные из любого места, среди прочего снижается вероятность потери документов и отправки конфиденциальной информации по электронной почте.
Просто не забудьте научить своих сотрудников таким вещам, как открытие неправильных электронных писем, нажатие на вредоносные ссылки или использование небезопасных сетей, создав онлайн-курс или специальные учебные материалы. Чем более они осведомлены, тем больше пользы вы получите от своего защищенного облака расходов.
№ 5. Он обеспечивает улучшенную аналитику и прозрачность.
Облачное программное обеспечение для управления расходами доступно и сложно. Это дает компаниям и пользователям информацию об областях, требующих внимания. Программное обеспечение для управления расходами, основанное на облаке, не только доступно, но и интеллектуально. Это дает предприятиям и пользователям представление о областях, которые необходимо улучшить, таких как управление расходами и оптимизация бизнес-процессов.
Менеджеры могут договориться о более экономичных поездках, если у них будет постоянный и прозрачный доступ к данным. Кроме того, они могут быстро обнаруживать неисправности или преднамеренное мошенничество до того, как оно произойдет.
Лучшие системы управления расходами
№1. Зохо Расход
Zoho Expense идеально подходит для всех, от фрилансеров до огромных корпораций. Платформа упрощает управление расходами. От заявки до возмещения - все быстро и легко.
№2. Divvy
Divvy — это простота использования. Эта бесплатная программа управления расходами позволит вам подключить столько кредитных карт, сколько вам нужно для отслеживания ваших расходов. Это ускоряет процесс записи и классификации всех транзакций. Вам больше никогда не придется искать квитанции для возмещения расходов!
№3. Расходы Райду
Rydoo Expense идеально подходит для быстрорастущих организаций среднего и крупного размера. Платформа расходов позволяет вам управлять своими расходами из любого места в любое время. Вы получаете простой в использовании и контролируемый менеджер расходов, который поможет вам контролировать финансовые расходы.
№4. FreshBooks
FreshBooks — это глобальное программное обеспечение для управления бухгалтерским учетом, созданное в первую очередь для малого бизнеса. Он может похвастаться одним из самых высоких уровней удовлетворенности клиентов. 24-миллионная абонентская база Freshbooks демонстрирует, что это один из лучших продуктов для управления расходами на рынке.
№ 5. Затраты
Expensify — это программа управления расходами, которую может использовать каждый. Он может удовлетворить любые потребности, от личной финансовой отчетности до управления огромными расходами компании. Благодаря простым процессам, основанным на данных и отчетности, программное обеспечение контролирует расходы, транзакции и деньги в режиме реального времени.
Делает ли QuickBooks управление расходами?
Хотя QuickBooks здесь не указан, он является одним из эффективных инструментов управления расходами, который вы можете использовать в своей организации.
Системы управления командировками и расходами
Управление командировками отнимает много времени, но системы управления расходами гарантируют, что у вас будет четкое представление обо всех ваших командировочных расходах.
Деловые поездки становится намного проще организовать, изменить и управлять с помощью правильных систем и программного обеспечения. Это также может помочь сэкономить деньги и избежать переплаты, что имеет решающее значение для небольших фирм с ограниченными финансами.
Что такое системы управления командировками и расходами?
Системы управления командировками и расходами — это комплексные решения для управления и отслеживания корпоративных командировочных расходов. Системы управления T&E необходимы фирмам, отправляющим сотрудников в командировки, будь то планирование командировок, мониторинг командировок сотрудников или подготовка отчетов о расходах.
Корпоративные системы управления командировками и расходами могут помочь предприятиям любого размера. Крайне важно иметь полное представление о ваших корпоративных командировочных расходах, а также квалифицированное обслуживание клиентов, если у вас возникнут какие-либо проблемы. Это также помогает планировать поездки в соответствии с политикой вашей компании в отношении командировок и упрощает процесс выставления счетов.
Самые эффективные системы управления командировками и расходами
№ 1. TravelPerk
TravelPerk — это платформа для управления деловыми поездками, которая позволяет клиентам легко планировать корпоративные поездки и управлять ими. Система взаимодействует с различными продуктами, включая Rydoo и Circula, две основные платформы управления расходами. Это гарантирует, что у вас есть все необходимое на одной простой платформе.
TravelPerk также предлагает гибкое решение для путешествий FlexiPerk, помогающее организациям сократить расточительные расходы на поездки. Компании, которые отменяют подписку за два часа до начала, могут вернуть не менее 80% своих денег с помощью FlexiPerk.
№ 2. Файл
Fyle — это программное обеспечение для управления расходами, которое помогает компаниям и частным лицам более эффективно управлять расходами и возмещением расходов. Он взаимодействует с TravelPerk для обеспечения бесперебойной отчетности о командировочных расходах в дополнение к интеграции данных бухгалтерского учета и персонала. Он также обеспечивает всесторонний контроль и прозрачность процедур T&E для финансовых менеджеров.
Fyle не может помочь с планированием корпоративных поездок, но его сочетание с TravelPerk предоставляет менеджерам по туризму единое место для управления всеми операциями по деловым поездкам. Любые экскурсии, забронированные с помощью Travelperk, будут создаваться как расходы в Fyle, а счета прикрепляются в качестве вложений. Два решения работают в тандеме, чтобы предоставить вам полную картину ваших расходов на поездку.
№3. SAP согласен
SAP Concur — это универсальное программное обеспечение для управления командировками и расходами. Это помогает автоматизировать ваши рабочие операции для более простого управления поездками. Он доступен в гостиницах, авиабилетах и такси.
№ 4. TravelBank
TravelBank — еще одно программное обеспечение, которое сочетает в себе управление расходами и поездками. Он предлагает множество продуктов, которые помогут вам упростить управление поездками и расходами.
В целом, потребители говорят, что TravelPerk проще в настройке, использовании и управлении, чем TravelBank. TravelPerk удовлетворяет потребности рецензентов лучше, чем TravelBank, а высококачественная помощь, предоставляемая службой поддержки клиентов TravelPerk, не имеет себе равных.
№ 5. Эмбурс Сертифицировать
Emburse Certify — это программа управления расходами, которая позволяет вам бронировать поездки непосредственно с платформы или путем интеграции с другой системой управления поездками.
Это программное обеспечение позволяет вам предоставлять отчеты о расходах, обрабатывать кредиторскую задолженность и управлять счетами с единой платформы.
Системы управления телекоммуникационными расходами
Цель систем управления расходами на связь (TEM) заключалась в контроле ежемесячных расходов на фиксированную телефонную связь. С тех пор он расширился и теперь включает управление услугами беспроводной связи, голоса и данных с целью снижения рисков и затрат. Финансовый, ИТ-отдел и отдел закупок выигрывают от использования этих услуг, упрощая управление затратами на корпоративную связь и инвентаризацию.
Системы управления телекоммуникационными расходами теперь автоматизированы, чтобы облегчить бремя выставления счетов и ежедневного мониторинга расходов, чтобы гарантировать выполнение целей. Полная видимость ваших систем связи, мобильных устройств и каналов связи дает бизнесу представление о расходах, что способствует повышению эффективности. Принятию стратегических решений на уровне C также помогают программные продукты TEM.
Функции программного обеспечения TEM сопоставимы с функциями управления мобильными устройствами (MDM), которые обеспечивают широкий спектр возможностей безопасности и поэтому подходят для коммерческого использования. Товары TEM, с другой стороны, больше ориентированы на следующие области:
- Инвентаризация и управление изменениями
- Об
- Покупка и выполнение
- Управление счетами
- Контроль расходов (включая проверку и оптимизацию)
- Возврат и управление использованием
- Оплата счетов
- Управление мобильностью предприятия (EMM)
Системы управления телекоммуникационными расходами (TEM) включают:
Clearview, Cass Telecom Expense Management (TEM), Saaswedo mytem360, Tangoe Platform, Upland Cimpl, Widepoint Telecom Lifecycle Management, Brightfin (MobiChord + Mobile Solutions + Visage) и One Source — это лишь некоторые из компаний, которые предлагают управление телекоммуникационными расходами.
Как вы управляете отчетами о расходах?
- Имейте четко определенную политику расходов.
- Упростите отчетность и отслеживание расходов.
- Сделайте корпоративные кредитные карты доступными.
- Создайте плановый аудит.
Как Microsoft Excel может помочь вам в управлении расходами?
Шаблоны отслеживания расходов доступны в Excel. Шаблон отчета о расходах, который включает подзаголовки для нескольких видов деловых расходов, является популярным вариантом. Данные представлены в виде столбцов, каждый из которых может иметь собственную метку или заголовок, измененный или удаленный, если он не соответствует потребностям пользователя.
Как вы управляете ежемесячными расходами?
Вы можете избежать перерасхода средств на легкомысленные вещи и при этом откладывать немного денег, выделяя 50% своего заработка на предметы первой необходимости и 30% на предметы роскоши. Арендная плата/ипотека, коммунальные услуги, продукты питания, одежда и другие расходы — все это примеры предметов первой необходимости.
В чем разница между расходом и себестоимостью?
Хотя термины «затраты» и «расходы» иногда используются как синонимы, между ними существуют важные различия, которые компании должны учитывать. Расходы — это повторяющиеся затраты, такие как заработная плата персонала или арендная плата за витрину магазина, а затраты — это первоначальные затраты, необходимые для покупки актива.
Когда следует отражать расходы?
Доходы и расходы компании подсчитываются как можно скорее после того, как они были получены и понесены, соответственно, в соответствии с методом начисления. В отличие от кассового метода учета, который требует, чтобы операции регистрировались только тогда, когда наличные деньги фактически переходят из рук в руки, это действие не отражается в бухгалтерских книгах до более позднего времени.
Обобщить
Системы управления расходами могут помочь предприятиям в организации и управлении корпоративными поездками, телекоммуникациями и сопутствующими расходами. Предприятия могут помочь сэкономить расходы и хлопоты, используя правильные системы управления расходами. Полная система управления командировками и расходами помогает как менеджерам по командировкам, так и финансовым менеджерам создавать более рентабельные программы поездок.
Часто задаваемые вопросы
Что такое система возмещения расходов?
Система возмещения расходов — это способ, с помощью которого предприятия возвращают своих сотрудников, которые потратили собственные деньги на расходы, связанные с бизнесом.
Считаются ли возмещения расходов доходом?
Возмещение расходов облагается налогом как часть валового дохода работников.
Что такое платформа управления расходами?
Платформы управления расходами — это программное обеспечение, которое отслеживает и управляет бизнес-расходами, не связанными с заработной платой.
Статьи по теме
- Как получить конкурентное преимущество
- КАТЕГОРИИ БИЗНЕС-РАСХОДОВ: лучшие категории бизнес-расходов в 2023 году для рассмотрения
- КОЭФФИЦИЕНТ РАСХОДОВ НА ЖИЛЬЕ: что это такое и как его рассчитать
- Управление расходами: определение и 13 лучших программ для управления расходами
- КОНЕЧНЫЕ РАСХОДЫ: Страховые покрытия и страховые компании
Рекомендации
