Вам нужны предложения по организации мероприятия? Вы прибыли в нужное место. На протяжении многих лет мы посещали мероприятия, организованные многочисленными группами. У нас также есть множество лучших практик, которые вы можете использовать, даже если мы не можем перечислить все особенности, которые вам необходимо учитывать (часто это зависит от типа мероприятия!). Кроме того, мы создали этот бесплатный и простой в использовании контрольный список для подготовки к мероприятию, чтобы ничего не ускользнуло из рук. Мы можем помочь, если вы планируете виртуальное мероприятие. Это все, что вам нужно знать о планировании мероприятий, услугах, компаниях, которые предлагают лучшее, и контрольный список для планирования без лишних слов.
Накатываем!!!
Планирование мероприятий
Захватывающий навык хореографии людей и действий для создания представления, которое оставляет у людей воспоминания на всю жизнь, известен как планирование событий. Это похоже на постановку живого выступления для планирования и проведения мероприятия, будь то конференция, корпоративное мероприятие, сбор средств, выставка или любое другое мероприятие. Для тех, кто любит путешествовать, он также предлагает фантастическую возможность посетить роскошные отели и интригующие новые места, а также пообщаться со спикерами и участниками со всего мира. И вы можете делать все это, имея много свободы и независимости!
Кто такой организатор мероприятий?
Организатор мероприятий, часто называемый организатором встреч и / или конференций, — это человек, который организует все аспекты деловых встреч и мероприятий, и его не следует путать с организатором свадеб. Они часто решают, где проводить встречи, планируют транспорт и организовывают множество других деталей.
Что делает планировщик событий?
Координаторы мероприятия организуют каждый аспект мероприятия от начала до конца. Например, планировщики встреч будут встречаться с клиентами перед встречей, чтобы оценить посещаемость и определить цель встречи. Они позаботятся о деталях встречи, включая регистрацию посетителей и настройку аудио/видео выступающих на протяжении всей встречи. Участники опрашиваются после конференции, чтобы определить их основные интересы.
Кроме того, организаторы мероприятий ищут места для встреч, такие как отели и конференц-центры. Они учитывают возможности объектов по предоставлению жилья и услуг, простоту проезда посетителей и местные достопримечательности. Планировщики теперь также принимают во внимание, может ли онлайн-встреча достичь тех же целей, что и встреча лицом к лицу.
Каковы некоторые основы планирования мероприятий?
Искусство (а иногда и наука) концептуализации, планирования, организации и проведения мероприятий известно как планирование мероприятий. Пришло время связаться с координатором мероприятия или агентством по планированию, когда важное, крупномасштабное мероприятие должно пройти хорошо. Основными поставщиками услуг, которые могут гарантировать бесперебойную подготовку и проведение мероприятий, являются организаторы мероприятий. Они выполняют эти задачи для торговых выставок, мероприятий для пожилых людей, благотворительных гала-вечеров и многих других мероприятий.
Почему люди нанимают услуги по планированию мероприятий?
Два основных фактора побуждают людей пользоваться услугами по планированию мероприятий:
- Чтобы присутствующие и почетные гости могли развлекаться, не обращая внимания на функцию.
- Чтобы мероприятие прошло без сучка и задоринки.
В качестве иллюстрации рассмотрим обычную свадьбу. В целях координации, организации и проведения свадеб многие помолвленные пары пользуются услугами организаторов мероприятий или услуг по планированию мероприятий. Следовательно, молодоженам не придется беспокоиться о таких вещах, как питание, парковка или изгнание шумных гостей, а вместо этого они могут наслаждаться своими особыми днями и сосредоточиться на браке. Вместо этого такими деталями занимается свадебный организатор.
Кроме того, некоторые мероприятия настолько сложны, особенно с участием сотен и более человек, что практически невозможно должным образом спланировать и организовать их самостоятельно. Опытные, хорошо осведомленные организаторы мероприятий знают, как управлять толпой, сколько еды нужно поставить и другие элементы, которые могут сделать значимое событие или испортить его.
Услуги по организации мероприятий
Что именно влекут за собой услуги по планированию мероприятий, вам может быть интересно? Поскольку каждое событие настолько уникально, предоставляемые услуги будут отличаться для каждого из них. Откройте для себя наши 5 лучших услуг по планированию мероприятий в следующих параграфах, а также преимущества найма специалиста.
№1. Место проведения
Найти место гораздо сложнее, чем кажется. Есть много вещей, о которых нужно подумать, таких как емкость, доступность и бюджет. В некоторых местах есть предпочтительный список поставщиков общественного питания, в то время как другие разрешают приносить еду со стороны. Используйте официантов и барменов, предоставленных заведением, поскольку они могут не разрешить вам привлекать сторонних работников.
Легко ли добраться до места? Есть ли поблизости отели для лиц, приезжающих из-за пределов города? Вам нужно будет предоставить собственное постельное белье, стулья и столы для мероприятия? Ответы на вышеупомянутые вопросы могут быть чрезвычайно сложными. Tigris Events удовлетворяет эту потребность. Мы понимаем, что изучение различных настроек, чтобы определить, подходят ли они, может занять некоторое время. Наши координаторы мероприятий предоставят вам краткий список доступных, идеальных мест, которые соответствуют вашему бюджету и вашей предпочтительной концепции. С выбором можно определиться всего за несколько секунд, взглянув на их презентацию!
№ 2. Искусство и развлечения
Внешний вид и атмосфера помещения могут быть радикально изменены с помощью декора. Он содержит цветы, настольные украшения, логотипы, фоны и многое другое. Декор будет решающим фактором в том, стремитесь ли вы к интимной или большой привлекательности. Чтобы помочь вам визуализировать идеальное торжество, организатор мероприятий подберет декор, предложит идеи и планировку этажей. Они порекомендовали провайдеров, у которых есть ноу-хау, чтобы изменить ход вашего мероприятия.
Живая группа, ди-джей или даже акробаты — возможные альтернативы развлечениям! Вы также можете включить интерактивные развлечения, такие как фокусник, станции для скручивания сигар или игры в казино, если вы действительно хотите произвести впечатление на своих посетителей. Мы также часто предлагаем талисманы для сезонных мероприятий! Процесс отбора талантов упрощается за счет того, что услуги по планированию мероприятий предлагают каждому поставщику услуги «все в одном месте».
№3. Кейтеринг
Вам нравится ужин "шведский стол" или легкие закуски? Будет ли включен специальный напиток? Вы должны подтвердить не только количество еды, но и вид еды. Есть ли диетические ограничения или пищевая аллергия? При согласовании кейтеринга для вашего мероприятия эти вопросы должны быть должным образом учтены. Варианты питания, предлагаемые различными компаниями, и стили подачи блюд являются частью услуг по планированию мероприятий. Привлекая организатора мероприятий, вы можете убедиться, что для вашего собрания будет предоставлено правильное количество и вид еды. Вы рассылаете гостям бумажные или электронные приглашения? Каким образом вы управляете RSVP? Будет ли регистрация на месте? Существуют ли ручные или компьютеризированные варианты?
Знание приблизительного количества подтвержденных посетителей может помочь вам эффективно спланировать мероприятие. Упростите весь процесс, наняв организатора мероприятий, который будет заниматься распространением приглашений, управлением RSVP и регистрацией гостей.
№ 4. Мероприятия Персонал
Кроме того, персонал мероприятия предлагает компания по организации мероприятий с полным спектром услуг. Эти люди могут помочь с барменом, приветствием и регистрацией. Они могут помочь с обменом важными сообщениями, раздачей сувениров и подарочных пакетов, а также продвижением участия, если на вашем мероприятии присутствует активация. Персонал мероприятия всегда должен использоваться для регистрации и проверки гардероба. Это придает случаю изысканный вид!
Компании по планированию мероприятий
Каждый год эти известные компании по организации мероприятий поднимают планку. Кроме того, их искусно украденные выступления оставляют след на публике. Ниже приведены предложения лучших в мире компаний по планированию мероприятий, которые вы можете использовать для своего предстоящего мероприятия.
№1. Бассет Ивентс, Инк.
Расположенные в Торонто, Канада, они предоставляют широкий спектр услуг, включая полное производство и дизайн мероприятий, переговоры по контрактам с поставщиками, подбор персонала, управление спонсорами и СМИ, производство видео и многое другое. Не заходите дальше Bassett Events, независимо от того, организуете ли вы громкие частные вечеринки, благотворительные мероприятия или экстравагантную свадьбу. Небольшая группа под руководством Дженнифер Бассет преуспела в том, чтобы добавить чувство неожиданности даже к самому прекрасному случаю.
№ 2. МКГ
Предлагая такие услуги, как исследования Insights, экспериментальная стратегия, разработка креативных кампаний, дизайн выставок и окружающей среды, организация мероприятий и многое другое, в Нью-Йорке и Лос-Анджелесе. Когда крупные бренды хотят создать удивительные дебюты продуктов, достойные Instagram настройки и незабываемые «брендовые впечатления», они обращаются к MKG. Эта организация не создает типичных событий. На их веб-сайте вы можете найти художественные инсталляции в натуральную величину, бассейны с шариками для взрослых и качели для хот-догов.
№3. Дэвид Тутера
Расположен в Лос-Анджелесе и предлагает такие услуги, как управление поставщиками, планирование, производство, концепция и дизайн мероприятий. Таким образом, Дэвид Тутера хорошо разбирается в планировании роскошной свадьбы как телеведущий и дизайнер свадебных платьев. Команда стремится предоставить опыт, который пробудит ваше самое яркое воображение и воплотит в жизнь ваши самые возвышенные устремления.
№ 4. Идеальное событие
Они могут находиться в Чикаго и обеспечивать организацию мероприятий, цветы, канцелярские принадлежности, стиль, сувениры и многое другое. Деби Лилли имеет долгую карьеру в организации мероприятий и использует свое планирование мероприятий, чтобы помочь клиентам уйти от реальности. Помимо разработки и проведения мероприятий, компания также управляет небольшим залом для проведения мероприятий под названием DL Lounge. Деби известна тем, что обслуживает известных клиентов. Самым известным событием стало живое празднование дня рождения Опры.
№ 5. Волшебная страна
Компания имеет офисы в Лондоне, Нью-Йорке и Майами и занимается разработкой бренда, дизайном и производством мероприятий, экспериментальным маркетингом, социальными сетями и многим другим. По сравнению с другими авторитетными фирмами Events by Wonderland излучает более позитивный, современный и молодежный настрой. Wonderland имеет более чем 15-летний опыт работы с предметами роскоши, путешествиями, розничной торговлей, технологиями и другими вертикалями брендов посредством «творческих экспериментальных» мероприятий.
Контрольный список для планирования мероприятий
Контрольный список планирования мероприятия не следует использовать вместо бюджета шоу или мероприятия, потому что он сам по себе не обязательно является планом мероприятия. Рассматривайте его скорее как справку, в которой перечислены все аспекты мероприятия в хронологическом порядке и сроки согласования. Вы можете не упустить ничего важного на маршруте, используя контрольный список планирования мероприятий. Проще говоря, он держит вас в курсе и организует, чтобы вы могли провести успешное мероприятие. Универсального шаблона не существует, поэтому очень важно адаптировать его к вашим потребностям и задачам. Давайте рассмотрим все, что вам может понадобиться, чтобы включить в свой контрольный список планирования мероприятия, чтобы вы могли начать.
№1. Создайте шаблон контрольного списка планирования мероприятия.
Поместите каждый элемент в шаблон при создании контрольного списка. Вы можете создать свой собственный в Google Docs или Microsoft Excel или найти шаблон в Интернете. Вы также можете сотрудничать со своими работниками мероприятий, используя систему управления проектами, такую как Asana или Podio.
№ 2. Определите необходимое для мероприятия.
Затем в контрольном списке планирования выберите некоторые из основных компонентов вашего мероприятия:
- Время и дата
- Адрес
- тип случая
- Цель мероприятия
- Цели событий
- Аудитория
Убедитесь, что вы не пропустите эти шаги, добавив каждый из них в качестве пункта списка дел в свой контрольный список.
№3. Составьте бюджет мероприятия.
Составление бюджета мероприятия может быть сложной задачей, если учесть все связанные с ним расходы. Это легко сделать с помощью электронной таблицы Microsoft Excel. Сначала начните с больших площадей, таких как аренда, общественное питание и декор. Наконец, позвольте Excel сделать всю работу за вас, разбив все расходы на каждую категорию.
№ 4. Создайте макет события.
В связи с тем, что он охватывает элементы мероприятия, оказывающие наибольшее влияние на участников, он является основой планирования мероприятия. Подумайте о том, что именно вам нужно добавить в контрольный список мероприятий по планированию, когда вы будете их изучать.
- FitPartner™
- Планировка
- Варианты
№ 5. Подготовьте декор.
Декор не только привлекателен; это необходимо для успешного мероприятия. Убедиться, что вы охватываете все свои базы, может быть сложно, потому что это варьируется от аренды и букетов до скатертей и акцентных предметов. Спросите себя, что увидят участники, потому что они будут ощущать событие своими пятью чувствами. звук, запах, осязание и вкус
№ 6. Будьте изобретательны с едой и напитками.
Еда и напитки могут быть центром встречи, потому что совместный ужин — это истинное выражение духа товарищества. Еда – это символ воспитания, поэтому у хозяина есть возможность проявить внимательное гостеприимство. Ваш контрольный список помогает ориентироваться в этих тонкостях, чтобы вы могли выбрать идеального поставщика провизии, поддерживать свое меню в актуальном состоянии, защищать окружающую среду и, что наиболее важно, гарантировать, что ваши посетители останутся довольными и любимыми.
№ 7. Создайте маркетинговую стратегию.
Событийный маркетинг вызывает волнение, повышает ожидания и обеспечивает здоровую посещаемость. Маркетинговый план до и после мероприятия можно сопоставить со всеми этими каналами с помощью контрольного списка мероприятий. На этом этапе вам и вашей команде очень пригодится онлайн-инструмент управления проектами.
№8. Будьте готовы к неожиданным и незначительным деталям.
Мельчайшие детали могут оказать существенное влияние. Поэтому вы должны отслеживать каждую мелочь, которая может повлиять на опыт ваших посетителей. Это небольшие, но важные вещи, которые должны быть включены в планы встреч.
№ 9. Составьте схему логистики дня мероприятия.
Поминутный график всего, от прибытия поставщиков и установки до запуска и демонтажа после мероприятия, должен быть включен в график логистики мероприятия, который вы должны спланировать. В день мероприятия много движущихся элементов, поэтому обязательно произойдут непредвиденные обстоятельства. Вы рискуете упустить что-то, что позже проявится как серьезная проблема, если у вас нет сведений о дне мероприятия до буквы Т. Вы можете использовать свой контрольный список, чтобы составить подробное расписание на день мероприятия, поэтому нет необходимости в этом дополнительном беспокойстве.
Каковы 7 элементов планирования мероприятий?
Инфраструктура мероприятия, аудитория, посещаемость, организаторы, место проведения и средства массовой информации — семь основных компонентов управления мероприятиями. Программное обеспечение для проведения мероприятий должно управлять всеми этими компонентами.
Что такое процесс планирования мероприятия?
Составление бюджета, составление расписания, выбор и резервирование мест проведения мероприятий, получение разрешений, организация питания, организация транспорта, придумывание темы, планирование мероприятий, выбор докладчиков и основных докладов, организация оборудования и помещений, а также управление рисками — все это часть планирования мероприятия.
Что делает организатор мероприятий?
Организатор мероприятий отвечает за организацию всех движущихся элементов, необходимых для обеспечения правильного проведения мероприятий, включая выбор места проведения, кейтеринг и найм исполнителей. Перед мероприятием они организуют все детали и контролируют день логистики.
Каковы пять этапов процесса планирования мероприятия?
Этап 1 – Исследование и постановка целей.
2 – Спроектируйте событие.
3 – Брендируйте событие.
4 – Координация и планирование дня
5 – Оцените событие
Каковы шесть правил планирования мероприятий?
Эти семь пунктов маркетинга услуг известны как Продукт, Ценообразование, Место, Продвижение, Физическое доказательство, Люди и Процесс, если вы их не помните.
Похожие сообщения
- СКОЛЬКО ЗАРАБАТЫВАЮТ ОРГАНИЗАТОРЫ МЕРОПРИЯТИЙ: доход за работу
- СОБЫТИЙНЫЙ МАРКЕТИНГ: Полное руководство по событийному маркетингу
- ИНСТРУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ МЕРОПРИЯТИЯМИ: значение, виды и способы использования
- ФИНАНСОВЫЙ ПЛАНИРОВЩИК: как стать сертифицированным специалистом по финансовому планированию
- КАК СТАТЬ ГРАДОСТРОИТЕЛЕМ: Карьера (шаги и требования)
Рекомендации
