Ведение точных записей информации о сотрудниках имеет решающее значение для успеха человеческих ресурсов. Если вы являетесь менеджером по персоналу, руководителем или специалистом, понимание различных типов записей, необходимых для соответствующей документации, может быть полезным. Ведение актуальной и соответствующей законодательству информации о сотрудниках может помочь вам избежать потенциальных судебных исков, способствовать согласованности в вашем отделе кадров и передавать важную информацию новым сотрудникам. В этом посте мы обращаемся к важности того, чтобы работодатели вели все записи о сотрудниках, и рассмотрим пять различных типов записей о сотрудниках, которые нужно хранить, как долго хранить и обновлять в вашем отделе кадров.
Что такое трудовые книжки?
Записи сотрудников представляют собой совокупность всей информации, относящейся к сотруднику, с даты найма до даты увольнения. Эта информация может включать имя сотрудника, номер социального страхования, адрес, дату рождения, должность, зарплату и льготы. Записи о сотрудниках часто ведутся в виде личного дела.
Эти записи могут содержать основную информацию, собранную в процессе интервью, такую как:
- Фамилия
- Контактная информация
- Опыт работы
- Образование
- Полномочия и сертификаты
- Заметки об интервью
- Рекомендации
Записи о трудоустройстве могут также включать информацию, собранную в процессе найма, некоторые из которых компании обязаны проверять и хранить в соответствии с законами штата и федеральными законами о занятости, например:
- Статус гражданства
- Номер социального страхования
- Освобождение от налога на заработную плату
- Статус удержания налога (W-4)
- Освобожденный или не освобожденный статус
- Идентификация фотографии
- Дата начала трудоустройства
- Должность
- Шкала заработной платы
- Подтверждение профессиональных разрешений и сертификатов
Записи, созданные с течением времени, также могут быть включены в личное дело сотрудника или трудовую книжку, например:
- Часы времени
- Оценки эффективности
- Документация о дисциплинарном производстве
- Записи о заработной плате
- Информация о преимуществах
- Официальная фотография
Зачем нужны трудовые книжки?
Записи о сотрудниках имеют решающее значение, поскольку они предоставляют официальную документацию о трудовом стаже сотрудника в корпорации. В них содержится такая информация, как должность сотрудника, дата начала работы, ставка заработной платы и любая другая информация, связанная с занятостью. Записи сотрудников используются для принятия решений по таким вопросам, как продвижение по службе, повышение и увольнение. Они также используются в конце года для создания таких записей, как W-2 и 1099.
Почему так важно вести все виды записей о сотрудниках?
Ведение всех типов записей о сотрудниках существенно поможет вашему отделу кадров добиться успеха и эффективности. Сохранение полных записей о сотрудниках имеет несколько существенных преимуществ, в том числе:
№1. Соблюдение требований законодательства
Несколько правил обязывают работодателей хранить определенные записи в файле. Эти статуты стали возможными благодаря следующим актам:
- Комиссия по равным возможностям трудоустройства (EEOC): Согласно EEOC, вы должны хранить все записи о сотрудниках не менее одного года. Вы должны хранить учетные записи уволенных сотрудников в течение одного года после даты их увольнения, если они были уволены не по своей воле.
- Закон о возрастной дискриминации при приеме на работу (ADEA): требует, чтобы вы вели учет заработной платы в течение как минимум трех лет. Вы также должны вести учет схем льгот, таких как страховые и пенсионные программы, в течение как минимум одного года после увольнения сотрудника.
- Закон о равной оплате труда (EPA) и Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA): Согласно FLSA и EPA, важно вести учет обоснования различий в заработной плате между сотрудниками разного пола. Вы должны хранить эти записи не менее двух лет.
№ 2. Избежание судебных разбирательств
Ведение актуальной и правильной документации является ключевой стратегией для предприятий, позволяющей избежать возможных судебных разбирательств со стороны бывших сотрудников. Например, если бывший сотрудник подает иск против организации, утверждая, что их работодатели не выплачивают ему прожиточный минимум, данные платежной ведомости могут помочь опровергнуть эти обвинения. Надлежащее ведение документации также позволяет избежать каких-либо юридических проблем с государственными органами, которые следят за соблюдением трудового законодательства.
№3. Распространение информации
Когда к вашей фирме присоединяются новые менеджеры, будь то в отделе кадров, бухгалтерии или общего управления, может быть полезно иметь записи о нынешних и предыдущих сотрудниках. Эти знания могут быть полезны при адаптации новых сотрудников, разработке новых политик и ознакомлении с процедурами ведения учета. Понимание истории работы каждого сотрудника может помочь новым менеджерам более эффективно приспособиться к своим должностям.
Различные типы записей о сотрудниках
Понимание различных типов записей сотрудников может помочь вам в обеспечении того, чтобы ваш отдел кадров надлежащим образом документировал критические организационные функции. Существует пять типов записей о сотрудниках, которые важно поддерживать:
№1. Рекорды посещаемости
Записи посещаемости содержат информацию о времени, проведенном каждым сотрудником на работе. Записи о посещаемости могут включать следующую информацию:
- Оплачиваемый отпуск
- Отгул без оплаты
- Каникулы Каникулы
- Больной отпуск
- Рабочее время в неделю
- Опоздания/отсутствия
Ведение точных записей этой информации имеет решающее значение для демонстрации того, что ваша фирма выплачивает сотрудникам правильную сумму вознаграждения в зависимости от продолжительности времени, которое они провели на работе. В дополнение к темам, перечисленным выше, Закон об отпуске по семейным обстоятельствам и болезни (FMLA) требует от работодателей вести учет всех оплачиваемых и неоплачиваемых отпусков, а также случаев компенсации работникам.
№ 2. Записи о преимуществах
В соответствии с Законом об обеспечении пенсионных доходов сотрудников от 1974 года (ERISA) работодатели обязаны вести учет всех документов страховых агентств сотрудников, участия сотрудников и информации об отдельных бенефициарах в течение как минимум шести лет.
Страховые компании, доступные планы, даты регистрации и список всех сотрудников, которые в настоящее время зарегистрированы в бизнес-привилегиях, часто включаются в записи о льготах. Обновление этих записей после каждого периода регистрации может быть эффективным способом гарантировать, что ваши записи актуальны и соответствуют требованиям ERISA.
№3. Записи о тренировках
По целому ряду причин также жизненно важно вести надежные записи о тренировках. Во-первых, записи об обучении могут служить поучительным руководством для будущих инициатив по адаптации. Во-вторых, информация, полученная в ходе обучения, может служить доказательством того, что персонал готов к продвижению по службе или развитию в своей карьере.
Существуют также определенные национальные критерии для некоторых предприятий в отношении того, как и как часто проводится обучение. Отслеживание учебных программ и участников может помочь вашей фирме соблюдать федеральные правила.
№ 4. Оплатить удержания
Отслеживание удержаний из заработной платы сотрудников является важным шагом в процессе подачи налоговой декларации. У предприятий есть два основных преимущества для отслеживания удержаний из заработной платы:
IRS требует от предприятий вести учет всех удержаний из заработной платы сотрудников в течение как минимум трех лет после даты возврата или даты подачи заявки, в зависимости от того, что наступит позже.
Точные записи могут помочь опровергнуть обвинения в том, что бывшая компания удержала слишком много налогов штата или федеральных налогов с сотрудника.
№ 5. Записи о безработице
После увольнения или увольнения работник может подать заявление на получение пособия по безработице и получить его. Крайне важно документировать каждый этап процедуры увольнения и хранить эти записи до тех пор, пока работник получает пособие по безработице. Должны быть включены следующие детали:
- Имя сотрудника
- Имя сотрудника Адрес сотрудника Номер социального страхования сотрудника
- Даты найма, увольнения или повторного найма
- Даты выплаты денежных средств и неоплаты
- Даты работы
- Рабочее время
Если кто-либо из ваших сотрудников получает пособие по безработице, ведение тщательного учета этой информации имеет решающее значение для подтверждения их файлов еженедельных пособий. В случае несоответствия между вашими записями и информацией, предоставленной сотрудником, сотрудник может потерять доступ к своим льготам. Точные записи о безработице могут помочь гарантировать, что ваши уволенные или уволенные сотрудники получат пособия, на которые они имеют право.
Каковы преимущества ведения учета сотрудников?
Записи о сотрудниках имеют множество преимуществ как для компании, так и для сотрудника. Записи о сотрудниках могут помочь работодателям отслеживать производительность сотрудников с течением времени, определять области, в которых сотрудники нуждаются в улучшении, и документировать дисциплинарные меры. Эти записи также могут помочь фирмам в соблюдении нормативных требований. Записи о сотрудниках могут содержать информацию об истории карьеры и опыте, а также об обучении и образовании сотрудника. Записи о сотрудниках также могут помочь в квалификации сотрудников для продвижения по службе или других возможностей трудоустройства.
Лучшие практики ведения записей о сотрудниках
Хотя некоторые передовые методы являются универсальными для хорошо управляемых фирм, способ, которым компания составляет и ведет записи о занятости, не стандартизирован для разных отраслей. На самом базовом уровне корпорация обязана вести кадровые записи, содержащие достаточно информации, чтобы обеспечить соблюдение государственных и федеральных правил занятости, применимых к этой отрасли. Некоторые федеральные законы и законы штата о занятости также увеличивают обязанности компании по ведению учета пропорционально количеству сотрудников, которых она нанимает.
Помимо фундаментального соблюдения законодательства, рекомендуемые методы разработки системы документации сотрудников, которая охватывает все основания, часто включают:
№1. Определение того, что представляет собой запись.
Не каждый клочок бумаги считается трудовой книжкой. Определение того, какие документы следует хранить в файле, чтобы выполнить юридические обязательства и защитить организацию от ответственности, должно быть сделано с самого начала.
№ 2. Создание плана удержания.
Трудно постоянно вести трудовые книжки по каждому предыдущему и нынешнему сотруднику. Федеральные законы определяют, как долго фирма обязана хранить определенные трудовые книжки после того, как сотрудник покидает организацию. Основываясь на этих юридических обязательствах, корпорация должна создать график хранения документов, который устраняет устаревшую информацию, сохраняя при этом весь соответствующий контент.
№3. Ограничение доступа.
Трудовые книжки должны быть доступны только уполномоченным лицам. Установление протоколов доступа защищает как организацию, так и сотрудников от неправомерного использования информации.
№ 4. Выбор формата и его сохранение.
Записи о занятости могут храниться в традиционном бумажном формате в картотеке, в цифровом формате путем сканирования оригиналов документов в компьютерную систему или в комбинации этих двух способов.
Определение того, где будут храниться трудовые книжки и как к ним будет осуществляться доступ, является важным шагом в разработке функциональной системы. Например, многие компьютеризированные бухгалтерские решения могут принимать информацию о сотрудниках для начисления заработной платы, что соответствует многим федеральным стандартам и стандартам законодательства штата о занятости.
№ 5. Сохранение безопасности и конфиденциальности.
Обеспечение безопасности и конфиденциальности данных является ключевой частью сбора информации. Независимо от того, держите ли вы комнату для записей о занятости запертой или используете новейшее шифрование для предотвращения доступа хакеров к системе, организация должна приложить усилия для обеспечения того, чтобы только уполномоченные лица имели доступ к информации о сотруднике.
Какие трудовые книжки должны храниться отдельно?
Для некоторых записей требуются особые меры защиты конфиденциальности, предусмотренные федеральным законом. Чтобы защитить работодателей от ответственности, эти трудовые книжки должны храниться отдельно от основного личного дела сотрудника и иметь более высокий уровень защиты с очень ограниченным доступом. Среди этих записей:
№1. Медицинские записи
Закон об американцах-инвалидах требует от работодателей хранить медицинские документы отдельно от общих записей, чтобы сохранить конфиденциальность медицинской информации сотрудника. Это включает в себя результаты тестирования на наркотики и алкоголь, требования о компенсации работникам, регистрацию в медицинском страховании, физические проблемы или инвалидность, а также результаты пригодности к работе.
№ 2. Кредитная информация
В соответствии с Законом о справедливой кредитной отчетности работодатели обязаны поддерживать конфиденциальность кредитной информации, связанной с потребителями, кредитных отчетов и личных финансовых данных. Если работодатель получает отчет о кредитоспособности, чтобы установить пригодность потенциального найма или гарантировать текущую финансовую ответственность работника, записи должны храниться отдельно от основного дела работника и сохраняться конфиденциальными.
№3. Иски и жалобы.
Документы, относящиеся к любой жалобе сотрудника, поданной в соответствии с внутренней корпоративной политикой, через государственное учреждение, такое как Комиссия США по равным возможностям при трудоустройстве, или через судебный процесс, должны быть собраны и сохранены до тех пор, пока претензия или иск не будут полностью разрешены.
Как вы обрабатываете записи сотрудников?
Чтобы вести записи о сотрудниках, компания должна сначала создать систему для записи информации о сотрудниках. Эта информация должна включать, среди прочего, имя сотрудника, номер социального страхования, дату рождения, адрес и номер телефона. Кроме того, система должна фиксировать должность сотрудника, отдел, зарплату и льготы.
После того, как система будет установлена, компания должна создать политику обработки записей о сотрудниках. В политике должно быть указано, кто несет ответственность за отслеживание и хранение информации о сотрудниках, как долго она должна храниться и как ее следует утилизировать, когда она больше не нужна.
Фирма также должна обучать сотрудников тому, насколько важно поддерживать актуальность и конфиденциальность информации. Сотрудников следует предупредить о том, чтобы они не сообщали свой номер социального страхования или любую другую конфиденциальную информацию никому, кроме своего работодателя.
В компании также должен быть предусмотрен способ уведомления сотрудников об изменениях их личной информации, таких как изменение адреса или номера телефона. В эту систему также должен быть включен способ обновления информации о сотрудниках в базе данных организации.
Какой тип компаний требует учетных записей сотрудников?
Создание записей о сотрудниках необходимо для многих различных видов бизнеса. Компании с большим количеством сотрудников обычно должны отслеживать информацию о сотрудниках, чтобы управлять заработной платой и льготами.
Компании, которые растут, также должны отслеживать информацию о сотрудниках, чтобы обеспечить надлежащую интеграцию новых сотрудников в организацию. Кроме того, компаниям, которые нанимают большое количество сотрудников одновременно, может потребоваться отслеживать информацию о сотрудниках, чтобы обеспечить соблюдение всех применимых трудовых законов.
Статьи по теме
- УПРАВЛЕНИЕ ЗАПИСЯМИ: определение, жизненный цикл и программные решения
- КОРПОРАТИВНАЯ КНИГА ЗАПИСЕЙ: значение, важность и как ее получить
- HR-УСЛУГИ ДЛЯ МАЛОГО БИЗНЕСА: Функции и примеры HR-услуг
- СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЗАПИСЯМИ: 15 лучших вариантов программного обеспечения в 2023 году
- КАК ПОЛУЧИТЬ БАНКОВСКУЮ ВЫПИСКУ ИЗ ВАШЕГО БАНКА
Рекомендации
