Хранение записей о сотрудниках безопасным и точным образом — непростая задача. Когда вы назначаете идентификаторы сотрудников своим сотрудникам, работа становится менее трудоемкой.
В этой короткой статье мы рассмотрим, что такое идентификатор сотрудника и идентификационный номер, почему они полезны и так далее.
Итак, начнем.
Что такое идентификатор сотрудника?
Идентификатор сотрудника — это код, который используется для идентификации сотрудников, работающих в компании. Внедрение системы идентификационных кодов сотрудников в вашей компании может привести к улучшению базы данных и записей сотрудников, усилению безопасности личных данных и общему повышению эффективности. Узнайте больше об идентификационных номерах сотрудников и о том, как они могут помочь вам улучшить управление персоналом в вашей фирме.
Как должен быть отформатирован идентификатор сотрудника?
Для идентификаторов сотрудников не существует общепринятого формата. Работодатели могут разрабатывать идентификаторы сотрудников.
Вот несколько примеров распространенных форматов идентификаторов сотрудников:
- Номера в порядке поступления на работу. Например, 00009 представляет ранний наем, а 00743 — значительно более поздний.
- Комбинация цифр и букв, где буква представляет отдел сотрудника. Например, ACC1234 может быть идентификатором сотрудника в бухгалтерии.
- Временный персонал, такой как стажеры или подрядчики, имеет свои собственные коды. Например, TEMP007.
Крайне важно придерживаться выбранного вами формата идентификатора сотрудника, поскольку его частое изменение может запутать сотрудников и свести на нет назначение идентификаторов.
Если вы хотите, чтобы идентификаторы сотрудников вашей компании были согласованными, все они должны быть из одного отдела. Например, вы можете делегировать эти идентификаторы сотрудников своему отделу кадров, чтобы убедиться, что нет дубликатов и все в порядке.
Что такое идентификационный номер сотрудника?
Работодатели присваивают каждому сотруднику уникальный идентификационный номер. Этот идентификационный код иногда называют номером сотрудника, кодом сотрудника, идентификатором сотрудника или любым другим именем, которое звучит похоже.
Поскольку идентификаторы сотрудников представляют уникального человека, они также отражают их личную информацию и другую важную информацию о компании. Это может включать их адрес, SSN, информацию о заработной плате и другую информацию.
Хотя выдача идентификаторов сотрудников не требуется, преимущества становятся все более очевидными по мере того, как компания растет и нанимает больше людей. Удостоверения личности сотрудников не нужны для целей налогообложения, но они могут помочь компании лучше вести учет.
В чем разница между идентификационным номером сотрудника и номером платежной ведомости?
Идентификатор сотрудника отличается от номера платежной ведомости одним важным моментом.
Идентификатор сотрудника часто назначается работодателем, чтобы помочь в идентификации фактов о конкретном сотруднике.
С другой стороны, номер платежной ведомости служит идентификатором должности, а не сотрудника, занимающего эту должность.
Допустим, Джейн работает автором контента для ABC. Идентификатор сотрудника Джейн останется неизменным независимо от ее положения в организации, поскольку этот номер связан с ней как с физическим лицом.
Если ее повысят с должности автора контента до менеджера по контент-маркетингу, ее идентификатор платежной ведомости изменится. Ее новый идентификатор платежной ведомости будет соответствовать ее нынешнему положению.
Идентификаторы платежной ведомости в основном используются для расчета заработной платы и налогообложения, гарантируя, что сотрудники получают то, что им причитается.
HMRC также отслеживает идентификаторы заработной платы сотрудников, которые работают в компаниях, использующих систему расчета заработной платы Pay As You Earn (PAYE).
Идентификатор сотрудника и номер социального страхования
Идентификационные номера сотрудников (ID) — это не то же самое, что номера социального страхования (SSN). Хотя SSN являются жизнеспособным методом идентификации людей, они содержат конфиденциальную личную информацию, которая, если она используется в качестве идентификатора сотрудника, может подвергнуть людей риску кражи личных данных. Похитители личных данных могут использовать SSN для создания поддельных документов и нанести значительный ущерб удостоверению личности человека и безопасности бизнеса. В результате идентификаторы сотрудников следует использовать для повседневной и внутренней идентификации, тогда как SSN следует использовать только в случае крайней необходимости.
Также важно различать идентификатор сотрудника и идентификатор платежной ведомости. Хотя идентификатор сотрудника уникален для этого человека, идентификатор платежной ведомости обычно присваивается определенной роли или должности, а не отдельному лицу. То есть, если другой сотрудник занимает эту должность, он наследует идентификатор платежной ведомости и связанную с ним информацию, но сохраняет свой собственный идентификатор сотрудника.
Идентификация сотрудника и работодателя
Идентификатор сотрудника часто путают с идентификатором работодателя (EIN). IRS присвоил вам девятизначный номер в качестве вашего EIN. EIN предприятия, как и SSN, является его уникальным федеральным идентификационным номером и используется для целей налогообложения, отчетности и регулирования.
Кто отвечает за присвоение и управление идентификаторами сотрудников?
Ответственность за распределение идентификаторов сотрудников и управление ими часто входит в компетенцию отдела кадров организации, бухгалтеров или клерков по расчету заработной платы, в зависимости от размера организации. После найма они обычно предоставляют сотрудникам свои уникальные идентификаторы в рамках процесса адаптации.
Существуют ли какие-либо рекомендации по идентификационным номерам сотрудников?
Поскольку идентификационные номера сотрудников часто видны всем, вам следует избегать использования конфиденциальной информации для их создания, такой как последние четыре цифры номера социального страхования сотрудника. Кроме этого, нет жестких и быстрых ограничений, если цифры имеют смысл внутри вашей организации. Чтобы получить дополнительную информацию об идентификационном номере, вы можете использовать комбинацию букв и цифр.
Вот несколько советов по максимизации вашей схемы нумерации идентификаторов сотрудников:
- Чтобы обозначить отдел или отдел сотрудника, начните идентификационный номер с двухбуквенного кода.
- Никогда больше не используйте идентификационный номер уволенного сотрудника. Для новых сотрудников всегда присваивайте уникальный, никогда ранее не использовавшийся номер.
- Добавьте «-[n]» в конце идентификационного номера сотрудника, где [n] — количество дополнительных идентификационных бейджей, которые будут напечатаны для этого сотрудника. (Например, идентификатор сотрудника «7659-0» указывает на то, что сотрудник с идентификационным номером «7659» получил только один идентификатор сотрудника.) Это очень полезно при использовании бейджей для контроля доступа.
- Некоторые фирмы предоставляют новым работникам временный идентификационный номер сотрудника, обозначаемый буквой «Т» до или после номера, который они могут использовать до тех пор, пока им не будет выдан постоянный номер.
- Включите контрольную цифру в конце идентификационного номера, чтобы предотвратить спуфинг.
- Мы рекомендуем, чтобы идентификационные номера сотрудников содержали от 4 до 8 цифр, чтобы они не были ни слишком короткими, ни слишком длинными.
- Заранее присвойте идентификационным бейджам посетителей серию номеров. Вы по-прежнему можете отслеживать, куда ходят посетители, не печатая новый значок посетителя каждый раз, когда кто-то входит.
Как использовать идентификационные номера сотрудников с удостоверениями личности
Значки с номерами сотрудников не только делают ваши удостоверения личности более профессиональными, но и могут помочь вашей программе удостоверений личности. Например, может потребоваться зарегистрировать посещение профессионального тренинга, что будет проще сделать, если у вас будет уникальный идентификационный номер сотрудника. Когда сотрудник посещает другие сайты или места, этот номер может потребоваться для регистрации в журнале посетителей. Кроме того, напечатанный номер на бейдже может соответствовать номеру, закодированному на магнитной полосе карты, штрих-коде или QR-коде, обеспечивая другой тип автоматической идентификации.
Как узнать свой идентификационный номер сотрудника?
Вам не придется иметь дело с этим (слишком распространенным) запросом, если идентификационный номер каждого сотрудника будет напечатан на его бейдже. В нашей напряженной повседневной жизни нам и так приходится запоминать слишком много чисел; это еще больше упрощает работу членов вашей команды.
Контроль доступа с помощью идентификационных карт сотрудников
Использование идентификационных карт сотрудников для регулирования доступа — блестящая идея. Вы можете сделать так, чтобы ваша система регистрировала соответствующий идентификатор сотрудника при каждом использовании, чтобы не было путаницы в отношении того, кто входит в определенную комнату или зону. На самом деле, большинство систем контроля доступа просят вас указать идентификационный номер сотрудника, которому выдан значок RFID. Это устанавливает связь в базе данных контроля доступа между кодом RFID, идентификатором сотрудника и именем владельца карты.
Посещаемость и хронометраж с идентификатором сотрудника
Идентификационные бейджи сотрудников со встроенными идентификационными номерами сотрудников можно легко настроить для работы с часами. TapTrack, например, можно настроить на получение номера через NFC (коммуникация ближнего радиуса действия). Идентификатор сотрудника используется для уникальной идентификации в большинстве систем учета рабочего времени, таких как Kronos. Вы можете использовать свои идентификаторы для отслеживания рабочего времени на удаленных сайтах с помощью соответствующих часов или даже телефонов NFC.
Числовой формат для идентификаторов сотрудников
Идентификационные номера сотрудников не имеют установленного шаблона или формата. Организации могут использовать любой формат для отдельных кодов, но в большинстве случаев для создания и назначения новых идентификаторов используется общий шаблон. Это может быть случайная комбинация цифр и букв или шаблон, соответствующий информации о сотруднике, такой как его должность или дата начала работы. Рассмотрим следующие примеры идентификации сотрудников:
- M028
- S067
Первые буквы в этих примерах обозначают отделы, а цифры показывают последовательность, в которой они были наняты компанией. Пример A относится к сотруднику, нанятому в отдел маркетинга, а пример B относится к сотруднику, нанятому позже в отдел продаж.
Никакая личная или конфиденциальная информация не должна включаться в идентификационные номера сотрудников, независимо от их формата. Не включайте SSN человека или другую конфиденциальную информацию в его идентификатор сотрудника.
Преимущества идентификационных номеров сотрудников
№1. Использование для различных целей
Идентификаторы сотрудников имеют множество применений в зависимости от бизнеса. Например, в розничном бизнесе идентификатор сотрудника может потребоваться для доступа к кассе или системам инвентаризации. Они также могут быть вынуждены использовать их для привилегий сотрудников, таких как покупка продуктов со скидкой для сотрудников. Сотрудники в офисе могут иметь разные уровни доступа, которые позволяют им входить в определенные базы данных, используя свои идентификаторы. Это также может предоставить цифровую историю идентификаторов сотрудников на случай, если вам, вашему отделу кадров или бухгалтерии потребуется проверить данные.
№ 2. Контролировать доступ и безопасность информации
Управление доступом к определенной информации, приложениям и даже комнатам может быть полезным для вашей компании. Вы можете определить индивидуальные степени доступа или безопасности, используя идентификаторы сотрудников. Например, продавец может иметь доступ к базе данных CRM, но ему может быть запрещен доступ к программам или информации, не относящейся к его роли. Вы также можете временно присвоить идентификаторы посетителям, которым требуется доступ к определенным областям здания, например, подрядчикам или клиентам.
№3. Организация больших наборов данных компании
Система идентификации сотрудников может помочь в организации и ведении документов и баз данных. Легко искать, просматривать и систематизировать информацию, используя единый идентификатор, связанный со всей информацией о сотруднике.
№ 4. Сохраняйте точность идентификации
Если ваша компания небольшая, вам, вероятно, не придется беспокоиться о том, что имена могут вызвать путаницу в записях сотрудников. Однако, если компания растет, некоторые сотрудники могут иметь одно и то же имя, что вызывает проблемы с ведением учета. Это может поставить под угрозу конфиденциальность или вызвать проблемы с выплатой заработной платы. Вы можете избежать этих проблем, приняв систему идентификации сотрудников, которая гарантирует, что каждый сотрудник уникален в записях вашей компании.
Читайте также: Цифровой опыт сотрудников DEX: полное руководство
№ 5. Повышение безопасности объекта ID
Вы можете избежать использования личной информации, используя уникальные идентификаторы сотрудников. Идентификационный код сотрудника — это уникальный внутренний код, который служит для шифрования идентификации сотрудника. Идентификаторы сотрудников должны быть уникальными и не содержать личной информации, такой как SSN, которая может поставить под угрозу личность сотрудника.
Вы можете избежать использования личной информации, используя уникальные идентификаторы сотрудников. Идентификационный код сотрудника — это уникальный внутренний код, который служит для шифрования идентификации сотрудника. Очень важно, чтобы идентификаторы сотрудников были уникальными и не включали сотрудников.
Обзор
Никогда не рано начать выдавать идентификационные номера сотрудников, если у вас есть небольшой бизнес. Когда у вас всего три сотрудника, это может показаться глупым, но когда у вас 100 и более сотрудников, вы будете рады, что у вас есть система. Чтобы обеспечить рост и развитие, мы всегда предлагаем малым предприятиям интегрировать системы крупных компаний везде, где это возможно.
- ID НОМЕР СОТРУДНИКА: значение, как его найти, штат, федеральный и генератор
- КАК НАЧАТЬ ЗАРПЛАТУ ДЛЯ МАЛОГО БИЗНЕСА: 2023 Лучшее простое руководство
- ЧТО ТАКОЕ ИНН: определение, виды, как и где его получить
Рекомендации
