Неправильное управление электронной почтой может привести к упущенным возможностям и недоразумениям, а также снизить производительность сотрудников. Принятие эффективных стратегий управления электронной почтой и развитие навыков управления электронной почтой необходимы для хорошего управления электронной почтой.
Использование электронной почты для общения как в личных, так и в профессиональных целях становится все более важным. Однако работа с ними может быть сложной и трудоемкой из-за ежедневного увеличения объема электронной почты.
Давайте обсудим, что такое хорошее управление электронной почтой, программное обеспечение для управления электронной почтой, навыки и стратегии для повышения производительности вашей электронной почты.
Что такое управление электронной почтой?
Управление электронной почтой — это систематический подход к максимальному повышению эффективности работы с электронной почтой и минимизации неблагоприятного воздействия обработки электронной почты на производительность и удовлетворенность работой человека.
Сотрудники должны развивать хорошие навыки управления электронной почтой, чтобы поддерживать производительность и успешно общаться на рабочем месте. Они могут отточить свои навыки и улучшить свои общие стратегии управления электронной почтой, пройдя курс управления электронной почтой.
Успешной стратегии управления электронной почтой, такой как управление почтовыми ящиками, расстановка приоритетов и быстрый ответ, можно научиться, пройдя курс управления.
С помощью курса по управлению электронной почтой люди могут научиться управлять своими почтовыми ящиками и успешно общаться с коллегами и клиентами. Кроме того, люди могут повысить свою компетентность в общении по электронной почте, что приведет к большему профессиональному успеху.
Как осуществляется управление электронной почтой?
Пять лучших способов управлять электронной почтой
- Используйте программное обеспечение для управления электронной почтой, чтобы сократить расходы и управлять хранилищем
- Классифицируйте свои электронные письма по папкам и ярлыкам
- Автоматизируйте свою работу с электронной почтой
- Отправляйте как можно меньше писем.
- Используйте шаблоны электронной почты.
Каковы 4 D управления электронной почтой?
Полезной стратегией управления почтовым ящиком электронной почты являются четыре D управления электронной почтой. Они есть:
- Удалить– Это относится к избавлению от электронных писем, которые больше не нужны, например спама или старых сообщений.
- Делегировать– Вы можете поручить электронное письмо кому-то другому для завершения, если оно требует действий, но это может сделать кто-то другой.
- Do– Расставляйте приоритеты и отвечайте как можно скорее на электронные письма, на которые нужно ответить и с которыми вы можете справиться.
- Перенести– Электронное письмо может быть задержано или отложено, если оно требует действий, которые нельзя предпринять немедленно. Это может повлечь за собой добавление напоминания или пометку электронного письма для последующего контроля.
Программное обеспечение для управления электронной почтой
Что такое программное обеспечение для управления электронной почтой? Приложение, называемое программным обеспечением для управления электронной почтой, упрощает массовую отправку, ответ, отслеживание и организацию электронных писем. Это программное обеспечение состоит из нескольких сервисов для команд, предприятий и отдельных лиц.
С помощью программных средств управления электронной почтой вы можете обрабатывать большие объемы электронных писем, следить за их ходом и распределять рабочую нагрузку между другими членами команды.
Переход с одной платформы электронной почты на другую может быть сложной задачей, особенно когда речь идет о поддержании организации и производительности. Например, если вы планируете перейти с Gmail на Office 365, вам нужно обеспечить беспрепятственный процесс, поддерживающий существующую структуру управления электронной почтой. Для подробнее при переходе с Gmail на Office 365 вы можете обратиться к различным ресурсам, которые предлагают пошаговые инструкции о том, как сделать переход, сохраняя при этом свою электронную почту организованной и доступной. Таким образом, вы можете продолжать использовать преимущества программного обеспечения для управления электронной почтой на своей новой платформе без каких-либо сбоев.
Пять преимуществ программного обеспечения для управления электронной почтой
- Записывайте историю разговоров, включая обмен мнениями с каждым коллегой, клиентом, потенциальным клиентом или деловым партнером.
- Это полезно для мониторинга событий, поскольку все электронные письма о конкретном событии или пользователе автоматически отслеживаются и могут рассматриваться как одна корреспонденция.
- Программное обеспечение для управления электронной почтой помогает навести порядок в почтовом ящике. Вы можете получать важные электронные письма, когда это необходимо, поддерживая упорядоченный почтовый ящик.
- Перегруженная электронная почта не только отнимает много времени, но и подвергает риску ваш бизнес, поскольку вы можете не получать электронные письма, которые могут иметь решающее значение, если вы храните слишком много электронных писем.
- Когда ваше программное обеспечение для взаимодействия с электронной почтой объединяет все ваши каналы, оно создает автоматизированный и интегрированный опыт работы с клиентами с автоматическими ответами и информативными профилями клиентов, что упрощает взаимодействие с клиентами.
Лучшее программное обеспечение для управления электронной почтой
Как правило, программное обеспечение для управления электронной почтой имеет тенденцию концентрироваться на разных областях, поэтому лучшее программное обеспечение для вас будет варьироваться в зависимости от ваших потребностей. Вот восемь программ управления электронной почтой и их приложения:
- Gmail — лучше всего подходит для тех, кто предпочитает экосистему Google.
- Front — для совместного управления командной и личной электронной почтой.
- Microsoft Outlook — лучше всего подходит для тех, кто предпочитает экосистему Microsoft.
- Missive — бесплатное программное обеспечение для совместной работы в команде.
- Moosend — электронный маркетинг.
- Omnisend – Маркетинговые кампании для электронной коммерции.
- Help Scout — для малых и средних организаций.
- SaneBox — лучшее программное обеспечение для управления личной электронной почтой.
Стратегии управления электронной почтой
№1. Максимально автоматизируйте
Вы можете оптимизировать свои входящие сообщения, установив правила автоматической сортировки через своих провайдеров электронной почты. Вы можете автоматически пересылать, сортировать и удалять входящие электронные письма на основе таких критериев, как имя отправителя, ключевые слова электронной почты и другая информация.
№ 2. Организуйте свой почтовый ящик по папкам
Размещение электронной почты в разных папках упорядочит вашу электронную почту. Вы можете сгруппировать свои электронные письма в папки, например, те, которые необходимо проверить, требуют дополнительных действий перед ответом или были решены.
№3. Настройка предварительного просмотра электронной почты
Включите предварительный просмотр для своей учетной записи электронной почты, чтобы видеть первые несколько слов или предложений каждого письма при просмотре всей папки «Входящие». Просматривая электронное письмо перед его открытием, вы можете определить, какие электронные письма требуют немедленного внимания, а какие следует отсортировать для будущего ответа.
№ 4. Установите ограничение на время электронной почты
Установите временные ограничения на то, когда и как долго вы отвечаете на электронные письма, чтобы вы с большей вероятностью не теряли из виду свою систему и эффективные процедуры управления при написании ответов.
№ 5. Используйте шаблоны для ответов
Составление уникального ответа для каждого письма может занять много времени. Если вы часто отправляете одно и то же электронное письмо, может быть полезно сохранить некоторые примеры ответов в черновиках, чтобы вы могли быстро изменить их назначение.
№ 6. Следите за электронной почтой, которая требует последующих действий, с помощью календаря
На некоторые электронные письма должно быть больше, чем просто ответ. Всякий раз, когда вы получаете электронное письмо, требующее дальнейших действий, переместите его в указанную подпапку и запланируйте напоминание в своем календаре с адресом папки и датой, когда необходимо предпринять какие-либо действия.
№ 7. Перенаправлять сообщения
Одна из наиболее эффективных стратегий управления электронной почтой для предотвращения загромождения почтового ящика — ограничение количества входящих сообщений, которые вы получаете ежедневно. Включите дополнительную контактную информацию в свой профиль учетной записи электронной почты, чтобы сотрудники могли звонить вам или отправлять сообщения вместо того, чтобы отправлять вам короткие ответы по электронной почте.
№8. Отметьте свои электронные письма категориями
Ярлыки электронной почты — это инструменты, которые вы можете использовать для категоризации своих электронных писем, добавляя определенный ярлык. Подумайте о категориях, которые вы будете использовать чаще всего, а затем постоянно используйте их, чтобы обеспечить больше контекста для ваших электронных писем. Вы можете найти полезный материал в разрезах и быстро ответить, объединив папки и ярлыки электронной почты.
№ 9. Объединить цепочки электронной почты
Отслеживание разговора может быть упрощено с помощью цепочек электронной почты. Все ветки электронной почты в длинной цепочке электронной почты должны быть объединены в одну основную при ответе на нее. Вы можете цитировать другие электронные письма в своем ответе, чтобы сохранить хронологическую запись разговора в одном месте.
№10. Установить лимит входящих сообщений
Установите ограничение на общее количество писем в папке «Входящие». Вы не обязаны читать и отвечать на каждое приходящее письмо только потому, что вы установили ограничение на количество входящих. Вместо этого это влечет за собой категоризацию непрочитанных сообщений по папкам в зависимости от их приоритета и стадии, чтобы вы могли правильно управлять ими в пакетном режиме.
Что такое типы электронной почты?
В настоящее время электронная почта является стандартным способом связи между организациями. Он используется многими предприятиями и стал чрезвычайно важным для работы этих предприятий.
Электронная почта должна быть включена и соблюдаться в организационных стандартах обработки информации и записей, как и любой другой тип деловой информации и записей.
Существует пять наиболее распространенных типов электронных писем:
- Электронные рассылки
- Ведите заботливые письма
- Рекламные электронные письма
- Электронные письма о вехах
- Письма-опросы
Читайте также: ЧТО ТАКОЕ СПАМ-ПИСЬМО? Как остановить и сообщить о них
Каковы 5 частей хорошего письма?
Электронные письма можно разделить на пять основных категорий. Эти компоненты составляют 99% электронных писем и предлагают идеальный формат для связи с клиентами и максимизации конверсий.
№1. Отправитель (от)
Адрес электронной почты отправителя можно увидеть в теге «от». Поскольку обычно это первое, что люди видят, когда просматривают свой почтовый ящик, все замечают эту часть электронного письма. Вы должны убедиться, что оно соответствует названию вашей компании, потому что тег «от» занимает важное место в почтовом ящике вашего получателя.
№ 2. Сюжетная линия
Наиболее важным компонентом электронного письма является строка темы. Обычно это играет важную роль в определении того, прочитано ли ваше сообщение. Строка темы должна точно и информативно резюмировать содержание вашего электронного письма и вызывать интерес у читателя.
№3. Пре-заголовок
Предзаголовок — это еще один элемент электронного письма, который включается вместе с темой. Это первая строка содержимого вашего электронного письма, которая дополняет строку темы. В некоторых провайдерах электронной почты предварительный заголовок обычно добавляется после строки темы, чтобы читатели могли узнать больше, прежде чем читать тело электронного письма.
Прехедеры могут быть отличной стратегией для привлечения внимания ваших читателей, если их правильно использовать. Это идеально подходит для написания чего-то, что уточняет строку темы и информирует получателя о намерениях электронного письма.
№ 4. приветствия
Начало письма задает тон всему сообщению. Основываясь на первых нескольких абзацах, у читателя создается впечатление о вас и о том, что вы от него требуете. Это также определит, будут ли они продолжать чтение или нет.
Предположим, вы производите впечатление крайне формального или безличного человека. Тем не менее, вы также не хотите показаться непрофессионалом, так как это также может оттолкнуть людей.
№ 5. Текст письма
В теле письма вы представляете ценность для своих читателей. Сообщите им о своей компании, предложите скидку или информируйте их о новых продуктах и услугах. Независимо от цели вашего электронного письма, вы должны убедиться, что оно короткое, точное и актуальное для вашей аудитории.
Кроме того, пусть ваши электронные письма будут разнообразными; вы можете переключаться между информационным бюллетенем компании, рекомендациями по продуктам и обновлениями бренда.
- Призыв к действию
Цель каждого электронного письма — побудить читателей предпринять какие-либо действия. Если вы хотите, чтобы читатель совершил покупку или принял участие в онлайн-опросе, убедительный призыв к действию поможет ему следовать вашим инструкциям.
Подумайте, что вы хотите, чтобы ваши читатели сделали, прежде чем вы начнете составлять свое электронное письмо, и включите CTA.
Читайте также: УПРАВЛЕНИЕ ВПЕЧАТЛЕНИЕМ (IM): теория, методы и примеры
Каковы 4 характеристики хорошего электронного письма?
- Привлекательная сюжетная линия
- Хороший заголовок
- Простое тело письма и призыв к действию
- Четкое закрытие
Как вы организуете электронные письма?
Есть несколько способов организовать электронную почту. Они включают:
- Распределите почту по папкам и ярлыкам
- Воспользуйтесь функцией автосортировки
- Отписаться от нежелательных писем
- Создайте отдельные учетные записи для работы и личной жизни.
- Используйте функцию списка задач
- Пометить важные письма
- Удалить нежелательные письма
- Создайте фильтры для входящей почты
- Архивировать электронную почту на потом
- Делайте регулярную очистку хранилища
- ЛУЧШАЯ СИСТЕМА И ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПОЧТЫ В 2023 ГОДУ
- Советы по маркетингу в социальных сетях: 29+ лучших советов для малого бизнеса
Рекомендации
