Мы все используем одну и ту же систему отслеживания документов для отслеживания наших файлов. Являетесь ли вы юристом, врачом или даже бухгалтером, важно знать, какие виды услуг доступны в вашем регионе. Лучший способ узнать о них — посетить местную библиотеку или спросить кого-нибудь, кто работает в этой области. Тем не менее, я предоставил все, что вам нужно знать, и получил простое отслеживание документов с помощью систем, программного обеспечения и Davao City Portal Document Tracking 2. Читайте дальше.
Что такое отслеживание документов?
Отслеживание документов — это процесс отслеживания документов и файлов, которыми делятся с другими пользователями. Это можно сделать с помощью системы отслеживания документов или инструмента отслеживания файлов.
Основное преимущество отслеживания документов заключается в отслеживании всех документов, которыми поделились с другими пользователями, чтобы вы знали, что принадлежит им, а что — вам.
Услуги по отслеживанию документов
Отслеживание документов — это услуга, позволяющая отслеживать перемещение документов в системе. Вы можете добиться этого с любым типом документов, таких как электронные письма, файлы и сообщения.
Отслеживание документов отличается от управления файлами тем, что предоставляет больше информации о каждом исходном документе, чем просто справочный номер. В некоторых случаях это включает в себя метаданные, прикрепленные к каждому файлу, такие как дата его создания или размер во время загрузки, чтобы вы знали, сколько времени потребовалось для выполнения вашего рабочего процесса, прежде чем он был заархивирован или удален другим членом команды.
Отслеживание документов важно для предприятий, которым необходимо обрабатывать и отслеживать большое количество документов. Это могут быть медицинские учреждения, государственные учреждения, юридические фирмы и многое другое. Отслеживание документов позволяет всем членам команды видеть, на каком этапе рабочего процесса находится каждый документ, поэтому они знают, когда он будет готов для просмотра или доступа к нему кем-то другим.
Как работает система отслеживания документов?
Программное обеспечение, система отслеживания документов, полезна для отслеживания бумажных следов. Учреждения и корпорации могут использовать его для хранения и распространения документов, файлов и других данных.
Вы можете спросить себя, зачем вам нужна система отслеживания документов. Ответ прост: если вы хотите, чтобы сотрудники или клиенты вашей компании имели доступ к своим рабочим продуктам на любом устройстве в любой точке мира в любое время; тогда этот тип технологии имеет смысл для ваших нужд.
Системы отслеживания документов
Системы отслеживания документов используются для отслеживания документов. Их можно использовать для отслеживания документов, которыми поделились с другими пользователями, а также для отслеживания изменений, внесенных в документ.
Эта система также позволяет вам следить за тем, где файл или база данных были сохранены в последний раз, кем были внесены изменения, когда эти изменения были внесены и какая версия документа была сохранена или открыта в последний раз.
Что такое инструменты отслеживания файлов?
Делитесь файлами с другими людьми? Используйте инструмент мониторинга файлов, чтобы следить за тем, что с ними делают другие. Это отличный способ отслеживать файлы, которыми вы делитесь с другими пользователями. Вы можете использовать его для отслеживания файла, которым вы делитесь с другими пользователями.
Программное обеспечение для отслеживания документов
Программное обеспечение для отслеживания документов — это программа, которая помогает отслеживать документы, которыми я делюсь с другими пользователями. Он используется для отслеживания документов в офисе, а также в коммерческих организациях.
Программное обеспечение для отслеживания документов может использоваться для различных целей, таких как:
- Отслеживание документов во время их использования разными людьми или отделами внутри организации. Например, если вы используете шаблон Word XYZ и вам нужно изменить какой-то текст в нем, вы можете легко отследить это изменение с помощью программного обеспечения для отслеживания документов, поскольку оно автоматически покажет все изменения, внесенные в этот файл, после его повторного сохранения. Таким образом, каждый раз, когда кто-то вносит какие-либо изменения в ваш(е) документ(ы), он/она тоже будет знать об этих изменениях, не имея к ним доступа!
Какое решение помогает отслеживать документ, которым я делюсь с другими пользователями?
Существуют различные решения для отслеживания документа, которым вы делитесь с другими.
Система отслеживания документов (DTS) — это тип программного обеспечения, которое помогает отслеживать ваши документы и хранить их в базе данных. Несколько пользователей могут одновременно получать доступ к системе, не опасаясь потери данных. Предприятия часто выбирают этот вариант, потому что он прост в использовании и не требует больших затрат.
Бесплатная онлайн-система отслеживания документов
Отслеживание документов — это процесс отслеживания документов по мере их перемещения по организации или компании. Он включает в себя сбор, хранение и управление соответствующими данными, связанными с документами, такими как дата их создания, данные о праве собственности, информация об авторе и т. д. Это программное обеспечение для отслеживания также помогает вам легко отслеживать ваши файлы, чтобы вы могли отслеживать их в любое время. время.
Сегодня на рынке доступны различные типы систем отслеживания документов:
№1. Делюкс издание:
Эта версия поставляется с дополнительными функциями, такими как неограниченное количество уведомлений по электронной почте при добавлении или изменении новых документов в системе; легкий доступ из любого места через веб-браузер (нет необходимости в приложениях); автоматическое резервное копирование каждый час; и возможность синхронизации между устройствами с помощью облачного хранилища (Dropbox/Google Drive).
№ 2. Стандартная версия:
Включает в себя все основные функции, упомянутые выше, а также поддержку нескольких пользователей с правами доступа к общим папкам, чтобы каждый мог совместно использовать доступ на разных устройствах, не беспокоясь о том, кто что получит и когда!
№3. Расширенное издание:
Эта версия поставляется со встроенным календарем, пользовательской аналитикой и многим другим. В общем, программное обеспечение для отслеживания документов — отличный инструмент, когда вам нужно отслеживать важные файлы, такие как контракты, заказы на покупку или счета.
Отслеживание документов на портале города Давао 2
Чтобы следить за бумажными следами, используйте «Davao City Portal Document Tracking 2». Он дает полную информацию обо всех пользователях, которые обращались к документу.
Многие компании и организации используют системы отслеживания документов в своих деловых целях, таких как отслеживание заказов, счетов-фактур и т. д., чтобы они могли получить представление о том, сколько времени они потратили на выполнение своих задач или сколько раз кто-то просматривал их. веб-сайт или даже посетили его со своего локального IP-адреса (интернет-протокол).
Почему полезно отслеживать?
Отслеживание полезно, потому что оно помогает узнать, у кого есть файл, где он находится и когда последний раз изменялся. Если ваш компьютер выйдет из строя или будет украден, и вам нужно восстановить данные, отслеживание поможет вам найти их за считанные секунды.
Если ваш сотрудник использует на своем компьютере старую версию программы, но пока не хочет ее обновлять (или никогда), то он также может использовать эту функцию. Таким образом, он не потеряет доступ во время процесса обновления, но по-прежнему будет хранить все свои файлы в одном месте, а не хранить их по отдельности из разных мест на своем ПК или ноутбуке.
Как отследить файл?
Вы можете отслеживать файл, загрузив его на портал и отправив получателю напрямую или по электронной почте.
№1. Файл загружен:
Загрузите свои файлы в свою учетную запись, и они будут видны в разделе «История файлов».
№ 2. Прямая отправка:
Этот параметр позволяет отправить вложение из окна создания сообщения Gmail (или других приложений). Любое приложение, кроме Gmail, которое открывает эту ссылку, отправит вложение отправителю.
№3. Электронное письмо:
Если у вас есть учетная запись электронной почты, связанная с вашей учетной записью Google, используйте этот метод для отправки вложений.
№4. WhatsApp:
Если кто-то поделился с вами своим номером WhatsApp в рамках своих отношений с нами (и, следовательно, также имеет доступ), мы рекомендуем использовать WhatsApp для отправки вложений, потому что им больше не нужно видеть электронные письма от нас.
Обзор
В этой статье мы подробно обсудили отслеживание документов. Это служба, которая позволяет людям обмениваться файлами или документами с другими пользователями. Самое приятное то, что это помогает вести учет всех файлов и документов в вашей системе, чтобы вы могли легко найти их снова, когда это необходимо.
Часто задаваемые вопросы об отслеживании документов
Что должна делать система отслеживания документов?
Автоматизирует процесс доступа, поиска и редактирования документов и позволяет вам контролировать, кто просматривает или редактирует документ.
Как вы определяете документооборот?
Система или процесс, используемый для захвата, отслеживания и хранения электронных документов, таких как файлы PDF, текстовые файлы и цифровые изображения бумажного контента.
Рекомендации
