Важным инструментом для любого бизнеса является программное обеспечение для управления документами. В зависимости от сервиса он может ускорить совместную работу, более тщательно защитить данные и обеспечить соблюдение законов. Важным инструментом для удобного управления и работы с цифровыми документами для Windows, Android и т. д. является бесплатное программное обеспечение для управления документами. Кроме того, это повышает эффективность вашего рабочего процесса и высвобождает время и ресурсы. Таким образом, эти инструменты позволяют вам создать электронный архив, который поможет вам хранить ваши бесценные документы, а не просеивать океан файловых шкафов и непостижимое количество бумаги.
Программное обеспечение для управления документами бесплатно
Поскольку документы создаются, хранятся и распространяются по организации с помощью программного обеспечения для управления документами, эффективность повышается, а затраты и беспорядок, связанные с ведением бумажных записей, уменьшаются. Ваши бумажные записи можно легко преобразовать в цифровые файлы и систематизировать с помощью превосходного программного обеспечения для управления документами (DMS).
Чтобы быть эффективным, инструмент управления документами должен иметь определенные важные компоненты, включая хранение документов, совместное использование и совместную работу, контроль версий и надежную безопасность. Сначала ваши физические файлы будут отсканированы и оцифрованы с использованием стандартной системы управления документами. Затем он индексирует недавно оцифрованный файл, чтобы его всегда можно было найти при необходимости. Наконец, файлы упорядочиваются и хранятся в надежной базе данных.
Характеристики системы управления документами?
# 1. Облачный доступ
Загрузка и скачивание документов должны быть возможны из любого места в любое время с помощью DMS. Документы должны быть доступны для сотрудников в любое время и из любого места путем загрузки, доступа и скачивания. В результате системам управления документами требуется облачный доступ. Самым большим преимуществом облачной системы управления документами является то, что она дает сотрудникам гибкость для совместной работы и доступа к файлам из любого места.
# 2. Простой в использовании интерфейс
Удобный и привлекательный пользовательский интерфейс имеет решающее значение для DMS, поскольку он часто используется. Система управления документами должна иметь удобный интерфейс для быстрого доступа к документам. Вы не получите максимальную отдачу от своих инвестиций, и производительность пострадает, если ваша система управления документами сложна в использовании.
№3. Надежные возможности поиска
Система управления документами должна иметь функцию поиска, позволяющую пользователям быстро просматривать весь контент и находить нужный документ. Он поддерживает все типы файлов. Система управления документами должна иметь возможность обрабатывать различные типы файлов, чтобы быть действительно динамичной и надежной.
№ 4. Поддержка всех форматов файлов
Любой, кто следил за развитием технологий за последние несколько десятилетий, знает о продолжающейся эволюции форматов файлов. Существуют и другие форматы файлов, несмотря на то, что популярные расширения, такие как .pdf и .docx, в настоящее время правят профессиональным миром. Ваша система управления документами должна поддерживать как можно больше различных типов файлов. Это гарантия того, что вы не столкнетесь с какими-либо проблемами в будущем.
Типы программного обеспечения для управления документами
№1. Программное обеспечение для хранения документов
Использование такого программного обеспечения обеспечивает безопасное централизованное хранение и организацию документов. Как правило, в нем есть такие элементы, как поиск документов, тегирование и архивирование.
№ 2. Программное обеспечение для совместной работы с документами
Цель такого программного обеспечения — облегчить совместную работу нескольких пользователей. Часто он состоит из таких элементов, как управление задачами, контроль версий и совместное использование документов.
№3. Программное обеспечение для обработки изображений документов
Сканирование документов и цифровое хранение выполняются с использованием этого типа программного обеспечения. Как правило, он имеет такие возможности, как распознавание штрих-кода и оптическое распознавание символов (OCR).
№ 4. Программное обеспечение для управления корпоративным контентом (ECM)
Доступны как крупномасштабные системы управления документами, так и другие системы управления контентом для управления изображениями, видео и аудиофайлами. Как правило, в нем есть такие элементы, как автоматизация рабочего процесса, управление версиями документов и безопасность.
Преимущества программного обеспечения для управления документами
№ 1. Более высокая производительность
Явным преимуществом DMS является то, что он экономит время, что часто приводит к повышению производительности, потому что время ценно. Более быстрый и эффективный поиск документов может повысить удовлетворенность клиентов и моральный дух персонала. Кроме того, программы управления документами можно масштабировать в соответствии с изменяющимися требованиями любого предприятия. Именно поэтому оптимизация бизнес-процессов имеет смысл. Использование системы управления документами для организации файлов и управления ими повысит производительность вашей команды и вашу собственную.
# 2. Повышенная безопасность
Для защиты конфиденциальных документов программное обеспечение для управления документами предлагает улучшенные функции безопасности, такие как шифрование и контроль доступа. Когда бумажные файлы все еще использовались, их защита требовала использования трудоемких и неэффективных мер безопасности, таких как листы регистрации, запирающиеся шкафы для документов и протоколы безопасности. Организации могут шифровать документы с помощью систем управления документами, которые также позволяют каждому файлу иметь различный уровень безопасности. Это не только упрощает работу компании и ее сотрудников, но и повышает эффективность процесса защиты документов.
# 3. упрощенныйd Сотрудничество
Совместная работа над документами с коллегами упрощается программным обеспечением для управления документами, что позволяет ускорить и повысить эффективность рабочих процессов. Усовершенствованная система управления документами значительно упрощает процесс быстрого доступа к контенту и совместной работы. Возможность доступа к документам, загруженным из различных источников, доступна во многих местах. Общие документы могут быть отправлены по электронной почте или через Интернет благодаря электронным изображениям. Благодаря DMS бизнес-процессы становятся более наглядными, а мониторинг рабочих процессов потенциально улучшается. Авторизованный доступ внешних пользователей может быть разрешен и контролироваться.
№ 4. Легкий поиск
Больше не принято хранить бумаги в шкафах или кладовых. Когда документ преобразуется в цифровую форму с помощью программного обеспечения для управления документами, любой, у кого есть доступ к нему, может сразу его просмотреть. Пользователи системы управления документами могут искать документы, используя имя документа, ключевое слово, его содержимое или любую другую идентифицирующую информацию, которая использовалась для его каталогизации и отслеживания. Эта задача может быть выполнена быстро и эффективно сотрудником с помощью компьютера.
Критерии выбора программного обеспечения для управления документами
- Стоимость: учитывайте стоимость программного обеспечения, а также любые дополнительные расходы на обслуживание, обновления и поддержку.
- Поддержка: выберите поставщика программного обеспечения с надежным обслуживанием клиентов.
- Масштабируемость. Убедитесь, что программное обеспечение будет расти вместе с вашей компанией по мере ее расширения.
- Особенности. Примите во внимание функции программного обеспечения, включая автоматизацию рабочего процесса, управление версиями документов и функции поиска.
- Проверьте совместимость программного обеспечения с уже установленными системами и программами.
- Чтобы управлять своими документами быстро и просто, ищите программное обеспечение, простое в использовании и понимании.
Бесплатное программное обеспечение для управления персональными документами
# 1. Слияние
Командное рабочее пространство Confluence, поощряющее обмен знаниями и совместную работу, подходит для удаленных сотрудников. Он может функционировать как система для управления электронными документами. Пользователи могут управлять, упорядочивать, искать и управлять версиями документов благодаря встроенным функциям. Confluence заменяет общий репозиторий документов от начала до конца, действуя как интеллектуальное программное обеспечение для управления документами.
Confluence лучше всего подходит для малых, средних и крупных организаций, которые используют множество других программ управления документами. Другие системы управления документами, такие как Box, Dropbox и Google Drive, могут быть напрямую интегрированы с Confluence.
Кроме того, Confluence позволяет пользователям импортировать текущие документы Word на вики-страницы Confluence, уменьшая потребность в настольных программах и связанных с ними документах.
Цены
- Бесплатно: $ 0
- Стандарт: $ 5.50
- Премия: 10.50 XNUMX долларов
№ 2. Дропбокс Бизнес
Благодаря ведущим на рынке функциям синхронизации файлов, совместной работы и комплексным функциям администрирования и безопасности Dropbox Business является лучшей платформой для управления электронными документами, используемой более чем 300,000 500 бизнес-групп по всему миру и большинством из списка Fortune 1. XNUMX ТБ начального пространства, предоставляемого бизнес-аккаунтами Dropbox, может увеличиваться по мере необходимости. Пользователи также могут контролировать доступ членов команды и папок. С помощью Dropbox можно создать резервную копию любого файла, папки или жесткого диска в безопасном удаленном хранилище.
Компании теперь имеют доступ к новым функциям администрирования Dropbox, которые упрощают управление командами, поддерживают безопасность данных и соблюдение нормативных требований, а также предоставляют им полезную информацию о том, как работают их команды.
Цены:
- Стандарт: 12.50 долларов США за пользователя в месяц.
- Стандарт + DocSend: 50 долларов США за пользователя в месяц
- Расширенный: 20 долларов США за пользователя в месяц.
# 3. Коробка
Box — это единая платформа для документооборота, которая помогает предприятиям эффективно создавать контент, совместно работать над ним и управлять им. С помощью облачной платформы управления документами «Box» группы и организации могут безопасно создавать контент и совместно работать над ним с любого устройства, сохраняя при этом его безопасность и контроль.
Box обеспечивает большую прозрачность, поскольку позволяет командам и компаниям применять классификации безопасности, блокировать файлы для предотвращения редактирования и устанавливать строгие разрешения пользователей для отдельных файлов.
Цены:
- Стартовый: 5 долларов США за пользователя в месяц
- Бизнес: 15 долларов США за пользователя в месяц.
- Бизнес Плюс: 25 долларов США за пользователя в месяц.
- Предприятие: контактный ящик для получения подробной информации о ценах.
- Box Personal бесплатен для одного пользователя. Предлагает 2-недельную бесплатную пробную версию
Некоторые из крупнейших предприятий и организаций в мире используют отличный инструмент управления документами, известный как SharePoint. SharePoint значительно улучшил управление документацией и обмен информацией внутри организаций. Помимо широких возможностей настройки, SharePoint идеально подходит для компаний, использующих экосистему приложений для повышения производительности Майкрософт, поскольку он экономит пользователям значительное количество времени.
С появлением мобильных устройств SharePoint перестал быть просто приложением для настольных компьютеров или ноутбуков. В результате SharePoint является активным инструментом управления электронными документами.
Цены:
- SharePoint Online (план 1): 5.00 долларов США за пользователя в месяц.
- SharePoint Online (план 2): 10.00 долларов США за пользователя в месяц.
- Office 365 E3: 20.00 долларов США на пользователя в месяц.
№5. Гугл Диск
Организации любого размера полагаются на Google Диск, который является одной из лучших и самых надежных платформ для управления документами. Благодаря превосходным возможностям управления версиями и совместного использования Google Диск можно использовать на самых разных устройствах. Для команд и организаций это отличный вариант, поскольку он легко интегрируется с Gmail и позволяет пользователям создавать рабочие процессы с документами, используя папки и подпапки.
Одним из лучших аспектов Google Диска является возможность совместной работы над документами, электронными таблицами, презентациями и рисунками. Одновременно над одним документом могут работать до 50 человек.
Пользователи могут выполнять интеллектуальный поиск файлов и папок с помощью Google Диска. Поисковая система на Google Диске ищет файлы, содержащие определенные слова в заголовке или содержимом. Пользователи имеют доступ к различным параметрам поиска, включая возможность поиска файлов, которыми поделился конкретный человек или с ним, по типу файла, по конкретным датам редактирования файла и многому другому.
Цены:
- Бесплатно: 15 ГБ
- Базовый: 100 ГБ за 1.99 доллара в месяц или 19.99 доллара в год.
- Стандарт: 200 ГБ за 2.99 доллара в месяц или 29.99 доллара в год.
- Премиум: 2 ТБ за 9.99 долларов в месяц или 99.99 долларов в год.
# 6. Microsoft OneDrive
Microsoft OneDrive, компонент пакета Microsoft Office для повышения производительности, предлагает онлайн-синхронизацию и хранение файлов. Пользователи могут хранить там файлы и получать к ним доступ с любого устройства, а также есть функции для совместной работы в режиме реального времени.
Он предоставляет значительный объем бесплатного хранилища (5 ГБ), широкие возможности совместной работы, которые позволяют вам видеть изменения, внесенные другими пользователями, в режиме реального времени, и полностью совместим с инструментами Microsoft Office.
Microsoft OneDrive имеет большой выбор инструментов для создания и редактирования документов, электронных таблиц и презентаций. С другой стороны, небольшого объема памяти (за пределами первых 5 ГБ) может быть недостаточно для некоторых пользователей.
# 7. DocuWare
DocuWare — отличный облачный инструмент для управления документами, который можно использовать не только в своей основной функции. Это инструмент, который можно использовать для обработки счетов, управления сотрудниками, продвижения продаж и других задач.
Он может помочь с оцифровкой всех типов физических файлов. Затем документы могут храниться в частных электронных архивах. В дополнение к преимуществам, перечисленным выше, программное обеспечение превосходно автоматизирует рабочие процессы и делает сложные процедуры управления понятными.
DocuWare — еще один инструмент, который расширяет возможности совместной работы и обмена документами. Связь с сотрудниками, работающими удаленно, возможна с помощью DocuWare. Цена: Бесплатная пробная версия, Индивидуальные цены
# 8. Биртрикс24
Вы можете легко хранить и управлять своими файлами с помощью программного обеспечения. Он позволяет администрировать различные типы файлов, включая календари, галереи, вики-сайты и другие типы файлов, а также поддерживает несколько служб интрасети. Доступны расширенные функции, связанные с командой, а также функции CRM, а также инструменты для совместной работы. Он имеет следующие особенности:
- Варианты включают самостоятельный хостинг, общедоступное облако и облако.
- Помощь в редактировании документов как локально, так и онлайн.
- Простота использования как на iOS, так и на Android
- Предоставляет вам варианты как локального, так и облачного хранилища.
- Позволяет более эффективно работать с коллегами
Программное обеспечение для управления документами Бесплатная Windows
# 1. ОпенДокман
DMS с открытым исходным кодом под названием OpenDocMan предназначена для централизованного хранения и доступа к документам. Он привлекает пользователей своим удобным и интуитивно понятным интерфейсом. Его могут использовать как Windows, так и Mac, и его развертывание осуществляется через Интернет. На устройствах под управлением iOS, Android, Windows или Blackberry вы также можете использовать его в качестве программного приложения для управления документами. Вы можете скачать полную версию программы управления документами бесплатно. Кроме того, это делает возможным безопасность приложений и совместное использование. Его основными функциями являются хранение и индексирование документов. Кроме того, OpenDocMan позволяет управлять рабочими процессами и электронной почтой и поддерживает несколько языков.
# 2. M-файлы
Сохраняя все файлы в одном месте, M-Files упрощает процесс управления документами. Он даже может интегрироваться с вашими текущими папками и системами, используя интеллектуальную встроенную технологию искусственного интеллекта, которая автоматически организует и защищает ваши данные, не требуя от вас никаких ручных усилий. M-Files — это одно из программ для управления документами для пользователей Windows. Его ключевые особенности включают в себя:
- Управляет документами путем структурирования и организации содержимого.
- Повысьте производительность сотрудников за счет автоматизации ручных процессов.
- Существует запись и отслеживание каждого изменения, внесенного в документы.
- Этот онлайн-инструмент управления документами предлагает простой в использовании пользовательский интерфейс.
# 3. Кристалл ДМС
Пользователи Windows могут загрузить это бесплатное программное обеспечение для управления документами. С ним возможно управление документами, отслеживание и хранение. Вы можете создавать различные папки и помещать в них документы для управления документами. Это позволяет вам обмениваться документами с различными пользователями. Вы можете контролировать, кто имеет доступ к просмотру и редактированию определенных документов. Используя опцию Checkout, вы можете дополнительно ограничить доступ пользователей к документам. Это программное обеспечение регистрирует входы и выходы, даты, IP-адреса, имена папок и т. д. для обеспечения безопасности документов. Кроме того, он предлагает функцию защиты паролем, чтобы не допустить несанкционированного доступа к вашим документам. Вы можете использовать только 512 МБ дискового пространства для хранения документов при использовании бесплатной версии Krystal DMS. Кроме того, эта программа отлично справляется с управлением документами.
# 4. под открытым небом
Это дополнительное бесплатное программное обеспечение для управления документами Windows, которое бесплатно и имеет множество функций. С этим программным обеспечением легко управлять большим количеством документов. В этом случае вы получаете централизованное хранилище, защищенное паролем. Вы можете создавать пользователей с помощью этого программного обеспечения и довольно легко обмениваться с ними документами. Кроме того, вы можете предоставить пользователям возможность просматривать или редактировать только определенные документы. Хотя он бесплатный, он предоставляет все необходимые функции управления документами без каких-либо ограничений на хранение.
# 5. ЛогическийDOC
Это еще одно бесплатное программное обеспечение для управления документами с открытым исходным кодом для Windows. Его можно использовать для организации документов в одном месте. Для обеспечения сохранности данных устанавливается единая точка доступа. Таким образом, только пользователи с правами доступа могут получить доступ к документам. Это программное обеспечение подходит как для бизнеса, так и для частных лиц, потому что использовать его довольно просто. Для загрузки доступны различные форматы файлов. Кроме того, здесь можно редактировать и просматривать документы. Здесь вы можете создавать папки для организации и разделения документов в соответствии с вашими предпочтениями. Кроме того, важные документы могут быть добавлены в закладки для последующего использования. Он регулярно выполняет автоматическое резервное копирование вновь добавленных данных, чтобы предотвратить потерю данных. Для вашего удобства предлагается очень надежная индексация, упрощающая поиск любого типа документа.
Какое бесплатное программное обеспечение для управления документами лучше?
В зависимости от потребностей и целей вашей организации, существует лучшее бесплатное программное обеспечение системы управления документами. Лучшими бесплатными программами для управления документами с открытым исходным кодом являются OpenDocMan, Krystal DMS, LogicalDOC, Confluence, bitrix24 и Alfresco Community.
Что такое DMS с открытым исходным кодом?
Программное обеспечение с открытым исходным кодом имеет свободно распространяемый исходный код, который пользователям разрешено изменять и повторно использовать, часто для улучшения программного обеспечения. Используя программное обеспечение для управления документами с открытым исходным кодом, предприятия могут оцифровывать свои процессы и хранить свои данные на частных серверах. Они доступны любому для доступа, изменения и обновления. Кроме того, пользователи могут добавлять свои собственные коды в системы управления документами с открытым исходным кодом, чтобы добавлять или изменять функции.
Есть ли у Google система управления документами?
Облачное приложение под названием Google Диск позволяет создавать, редактировать, хранить и обмениваться документами. Единственная система управления документами, имеющая полную интеграцию с Google Drive и Workspace (ранее G Suite), — это AODocs.
Как называется система управления документами Microsoft?
Помимо SharePoint, OneDrive и Microsoft Dynamics, Microsoft 365 предлагает несколько вариантов управления документами. МС Доступ. MS Access — мощный (и бесплатный) инструмент для создания продуктивной системы управления документами Microsoft, какой бы простой она ни казалась. Документами Microsoft Office можно управлять с помощью системы управления документами.
Что такое простая система управления документами?
Простая DMS (система управления документами) является мощным, адаптируемым и масштабируемым решением ECM. В результате он служит идеальной системой управления документами для предприятий любого размера, включая большие и малые. Программное обеспечение DMS превращает ваши корпоративные данные и цифровое архивирование в ресурс для вашего бизнеса.
Является ли Acrobat системой управления документами?
Создание, редактирование и управление файлами PDF стало проще благодаря программе управления документами Adobe Acrobat. Вы и ваша семья можете быстро и легко управлять всеми видами документов с помощью Acrobat, освобождая больше времени для важных дел.
Что такое управление документами в Google Docs?
Документы можно создавать, редактировать, хранить и публиковать с помощью Google Диска, облачного приложения. Документы хранятся в облаке и синхронизируются с локальными копиями системы пользователей, поэтому многие компании используют ее в качестве системы управления файлами.
Заключение
Документы часто хранятся, доступны и управляются системой через центральный репозиторий. Кроме того, у него могут быть варианты для внутреннего или внешнего обмена документами, а также инструменты публикации и контроля версий. Рабочий процесс документов, совместное использование файлов и управление электронными документами упрощается благодаря программному обеспечению для управления документами, которое приносит пользу как крупным, так и малым предприятиям.
Не существует универсального варианта программного обеспечения для управления документами. Лучшее программное обеспечение для вашего бизнеса будет зависеть от ваших уникальных требований и финансовых ограничений. Потратив некоторое время на изучение вариантов, вы сможете определить, какие качества для вас наиболее важны. Вы можете повысить производительность, улучшить командную работу и оптимизировать процессы управления документами с помощью соответствующего программного обеспечения для управления документами.
Статьи по теме
- СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДИЛЕРАМИ: 10 лучших систем и инструментов в 2023 году
- ИНСТРУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ: использование, бесплатные инструменты и руководство
- СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ: определение и 15 лучших программных решений 2023 года
- СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ РАСПРОСТРАНЕНИЕМ: лучшее программное обеспечение 2023 года
Рекомендации
