Потребность в программном обеспечении для управления контрактами растет в результате сложности и неопределенности современной корпоративной среды. Юристы и другие специалисты могут разрабатывать, вести переговоры, обновлять и собирать данные о текущих деловых контрактах с использованием систем управления контрактами. В этой части мы определили управление контрактами и составили список лучших корпоративных систем управления контрактами для вашего малого бизнеса.
Присоединяйтесь к нам, когда мы начнем!
Управление контрактами
Управление контрактами — это процесс управления контрактами посредством формирования, администрирования и анализа для максимизации операционных и финансовых показателей организации при минимизации финансовых рисков. Организации находятся под повышенным давлением, чтобы сократить расходы и улучшить работу компании. Управление контрактами — это трудоемкий аспект компании, подчеркивающий потребность в эффективной и автоматизированной системе управления контрактами.
Что такое системы управления контрактами?
Система управления контрактами — это продвинутый способ следить за всеми вашими контрактами. Эта система использует программное обеспечение, данные и инструкции, чтобы упростить и ускорить управление юридическими соглашениями и повысить эффективность процедуры закупок.
Используя программное обеспечение для управления контрактами, предприятия могут составлять свой контракт, согласовывать его, подписывать, продлевать, и пока это продолжается, собираются данные для принятия мер. Это помогает юристам и другим контрактным работникам заменить ручное управление физическими контрактами для фирм, чтобы быстро обрабатывать большие объемы контрактов, не нанимая дополнительный персонал.
Почему управление контрактами так важно?
80% продаж B2B регулируются контрактами, поэтому плохо управляемые контрактные процессы могут поставить компании в серьезную юридическую опасность. IACCM обнаружил, что 92% времени, затрачиваемого на контракты, тратится на процесс, что аналогично тому, как неэффективное ручное заключение контрактов тратит много времени впустую.
Способность бизнеса заключать сделки может страдать от недостатка скорости, а плохое администрирование контрактов способствует разногласиям между командами. Плохое управление жизненным циклом может привести к срыву сроков и высокой плате за продление. Одной из основных целей управления контрактами является создание системы учета для снижения этого риска.
Кто использует программное обеспечение для управления контрактами?
Юридические, торговые, кадровые, закупочные и финансовые группы являются основными потребителями решений по управлению контрактами, хотя у каждой фирмы будут свои особые потребности.
№1. Юридические фирмы
Юриспруденция часто «владеет» договорным процессом в корпорации. Собственные юридические группы используют программное обеспечение для управления контрактами, чтобы обновлять свои шаблоны и регулярно выпускать документы. Это позволяет их коллегам по всей организации делать то же самое.
№ 2. HR-группы
Отделы кадров крупных фирм обычно заключают много контрактов, поскольку они часто нанимают новых сотрудников. HR обычно использует технологию управления контрактами для составления трудовых договоров, которые были проверены юристами, несмотря на то, что они не являются юристами. Некоторые продукты взаимодействуют с популярными программными системами управления персоналом Workday и Greenhouse.
№3. Команды продаж
Поскольку они ненавидят все, что мешает заключению сделок, продавцы обычно используют инструмент управления контрактами для быстрого заключения контрактов, а не нанимают для этого адвоката. Пользователи программного обеспечения для продаж часто выбирают варианты, которые работают с повседневным программным обеспечением, которое они используют, например Salesforce.
№ 4. Финансовые группы
Финансовые группы обычно хотят получить доступ к контрактам по разным причинам. Они должны оценивать контракты и счета и предоставлять точные прогнозы доходов для своего бизнеса. Такая прозрачность становится возможной благодаря программному обеспечению для управления контрактами.
Лучшие лучшие системы управления контрактами
Чтобы определить лучшие решения для управления контрактами, включая настройку и автоматизацию, мы оценили более тридцати поставщиков, используя набор критериев.
№ 1. ДокуСигн
DocuSign начал свою деятельность как бизнес по электронной подписи в 2003 году, и компании часто используют его, поскольку он удобен для всех сторон. Хотя для рабочих процессов, связанных с большим количеством контрактов, доступны сквозные решения, согласно нашему исследованию, планы DocuSign для электронной подписи оптимальны для небольших организаций. Вы можете использовать эту онлайн-программу на основе браузера или мобильное приложение DocuSign для Android и iOS, чтобы брать с собой контракты, куда бы вы ни пошли. Повторно используемые шаблоны, напоминания получателям, сбор платежей, оповещения о комментариях в режиме реального времени и репозитории контента — это лишь некоторые из возможностей, предлагаемых программами электронной подписи и CLM.
№2. Конкорд
Компания Concord была основана в 2014 году, и ее простая компоновка помогает компаниям отслеживать модификации и соответствие требованиям на протяжении всего срока службы. Его можно быстро настроить, и все планы включают полную помощь в адаптации. Благодаря персонализированной процедуре утверждения, отчетам, аналитике и группам пользователей они также предлагают массу возможностей. Он подключен к Salesforce, DocuSign и Dropbox. Бизнес использует безопасные центры обработки данных и шифрование, соответствующее стандартам банковской отрасли. Кроме того, вы получаете выгоду от строгих правил управления версиями, которые создают новый журнал каждый раз, когда поле добавляется или изменяется, и дают вам надежный журнал аудита. Редактирование в реальном времени, Redline, комментирование, чат, хранилище шаблонов и автозаполнение интеллектуальных полей — вот некоторые из лучших функций CLM.
№ 3. ПандаДок
Благодаря удобному программному обеспечению компания PandaDoc, основанная в 2011 году, позволяет вам управлять сроком действия ваших контрактов. Это предлагает пользовательские темы с простым редактором перетаскивания для мультимедиа. Кроме того, вы можете создавать уникальные рабочие процессы, процедуры и правила. Клиенты ценят 15 соединителей для управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), в том числе с HubSpot, Pipedrive и Microsoft Dynamics.
Для программного обеспечения PandaDoc CLM доступны месячные или годовые планы, и вы можете сэкономить до 34%, оплачивая ежегодно. PandaDoc предлагает специализированные решения, если вам требуется программа, соответствующая Закону о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA). Его мощные инструменты, такие как библиотека контента и контрактов, дублирование контрактов, электронная подпись, уведомления в реальном времени, а также обработка платежей, в немалой степени помогают предприятиям.
№ 4. КонтрактВоркс
С 2012 года ContractWorks предоставляет быстро устанавливаемое и простое в использовании программное обеспечение. Благодаря автоматической маркировке интеллектуальных документов на основе искусственного интеллекта ContractWorks является идеальным вариантом для ваших требований к автоматизации. Пользователи ценят простоту использования, особенно функцию загрузки с помощью перетаскивания и поисковую систему на основе текста OCR, напоминающую Google. Включены многие популярные функции, такие как автоматические схемы смарт-контрактов, репозиторий контрактов, уведомления о вехах, автоматическое ведение записей и т. д.
ContractWorks предлагает множество вариантов настройки, включая брендинг и отчеты, которые позволяют вам выбирать, на какую точку данных смотреть. Планировать, делиться, экспортировать и сохранять отчеты очень просто. Планы Professional и Enterprise программы обеспечивают подключение к Salesforce.
№ 5. Агилофт
Старейший провайдер списка, Agiloft, был создан в 1991 году. Однако он продолжает часто обновляться, предоставляя доступ к индивидуальным решениям для предприятий любого размера. Вы можете создавать уникальные рабочие процессы, процедуры маршрутизации, отчеты и даже настраиваемую панель мониторинга для мониторинга ключевых показателей эффективности (KPI) и предупреждений благодаря настройкам без кода. Agiloft соединяется с Google и Microsoft, чтобы упростить загрузку документов с помощью бизнес-приложений, которые вы уже используете. Каждый бизнес выигрывает от бесплатного онлайн-обучения, возможности составлять контракты, библиотеки статей и готовых к печати контрактов.
Системы управления корпоративными контрактами
Чтобы обеспечить простое и тщательное администрирование, управление корпоративными контактами объединяет обязанности компании в единую систему CLM. Корпоративное управление контактами оптимизирует процесс, заменяя неэффективные методы управления контрактами с участием человека автоматизированными системами. Коллекция контрактов, условий и шаблонов может быть организована для стандартизации и удобного поиска, если у вас есть компьютеризированная система администрирования контрактов. Ниже приведены примеры корпоративных систем управления контрактами;
№ 1. ПандаДок
Первой в нашем списке систем управления корпоративными контрактами является PandaDoc. Благодаря устранению трудоемких компонентов документооборота PandaDoc помог добиться успеха более чем 30,000 XNUMX растущих предприятий. С помощью PandaDoc, комплексной платформы для автоматизации документооборота, быстрорастущие команды могут создавать, управлять и подписывать многие типы цифровых документов, включая сметы, контракты и многое другое.
№2. LinkSquares
LinkSquares — еще один отличный инструмент, который является частью нашей корпоративной системы управления контрактами. LinkSquares предоставляет настоящий комплексный CLM с решениями для предварительной подписи, электронной подписи и пост-подписи, которые удивительно интуитивно понятны, все они созданы для современных юридических групп и работают на основе ИИ. Функции, предлагаемые LinkSquares, включают встроенный инструмент электронной подписи, запатентованное распознавание текста, полнотекстовый поиск, создание шаблонов контрактов и самостоятельную подготовку, настраиваемые отчеты и уведомления, контроль версий, надежную интеграцию и автоматическое извлечение более 100 важных контрактов. даты, пункты и условия.
№3. DocuSign CLM
Хотя электронная подпись изменила то, как многие компании обрабатывают контракты, ручные процессы, электронные таблицы и электронные письма часто используются для управления жизненным циклом до и после подписания, что замедляет корпоративные операции, увеличивает риск и раздражает клиентов и сотрудников.
Предприятия могут сократить продолжительность жизненного цикла соглашения с помощью DocuSign CLM (управление жизненным циклом контракта), который преобразует аналоговые ручные операции в цифровые автоматизированные рабочие процессы. Результатом является более быстрый темп ведения бизнеса, большее соответствие требованиям и более продуктивные сотрудники.
№4. DealHub.io
Выдающаяся платформа доходов DealHub предлагает наиболее полный и интегрированный рабочий процесс доходов для вашей компании. Благодаря платформе с нулевым кодом отделы продаж могут закрывать новые компании и компании, работающие по подписке, и перемещать потенциальных клиентов по воронке продаж из любого места.
№ 5. Аксело
Авторитетные поставщики услуг по всему миру используют Accelo за эффективное выполнение работы с клиентами и восхищаются им. От потенциального клиента до оплаты — сквозная облачная платформа контролирует все аспекты работы с клиентами, включая продажи, проекты, билеты, авансовые платежи, расписания, ресурсы и многое другое, где бы вы ни находились.
Accelo повышает производительность за счет оптимизации рабочих процессов и улучшения видимости в организации и командах. В результате лидеры могут лучше управлять компанией, а специалисты могут сосредоточиться на наиболее важных обязанностях. Используя надежную автоматизацию, менеджеры могут просто завершать проекты вовремя и в рамках выделенного бюджета. У руководителей есть уверенность, необходимая для принятия обоснованных решений, благодаря надежной и актуальной аналитике Accelo, обеспечивающей рост и успех бизнеса.
№ 6. КонтрактВоркс
Последней в нашем списке корпоративных систем управления контрактами является ContractWorks. ContractWorks упрощает выполнение, хранение и отслеживание корпоративных соглашений. Благодаря быстрому внедрению, простому пользовательскому интерфейсу и низкой цене, начиная с 600 долларов США в месяц для неограниченного количества пользователей, ContractWorks делает программное обеспечение для управления контрактами доступным для предприятий и команд любого размера. Вы получите группу преданных своему делу специалистов по поддержке, которые помогут вашему бизнесу максимально эффективно использовать ваш портфель контрактов в дополнение к инструментам, необходимым для управления вашими контрактами.
Что такое система управления контрактами?
Создание и мониторинг контрактов, соглашений об уровне обслуживания (SLA) и генеральных контрактов на закупки выполняются системой управления контрактами или CMS, также известной как управление жизненным циклом управления.
Какие существуют виды управления контрактами?
Существует три основных типа контрактов: Контракт с фиксированной ценой (FP) Контракт на время и материалы (T&M) Контракт с возмещением затрат (CR)
Каковы преимущества системы управления контрактами?
Ниже приведены основные преимущества систем управления контрактами;
- Ускорение рассмотрения и исполнения договоров.
- Снижение бизнес-рисков и повышение соответствия требованиям
- Единый источник достоверной информации, повышающий прозрачность контрактов.
- Лучшее продление может быть согласовано за меньшее время.
- Управление документами со значением.
- Лучшие практики для конфиденциальности и защиты контрактов.
Каковы четыре компонента управления контрактами?
Ниже приведены четыре компонента, из которых состоит управление контрактами;
- Создание команды для управления контрактами и управления.
- Планирование, настройка и исполнение контрактов.
- Администрация отношений.
- управление производительностью.
Каковы этапы управления контрактом?
Ниже приведены семь шагов для эффективного управления контрактами.
- Этап планирования
- Предконтрактный этап.
- Этап передачи
- Стадия контрактации.
- Предварительный этап обновления.
- Постконтрактный период.
Какие существуют виды управления контрактами?
- Контракт с фиксированной ценой (FP)
- Контракт времени и материалов (T&M)
- Контракт с возмещением затрат (CR)
Каковы преимущества управления контрактами
- Улучшить производительность
- Сотрудничество
- Сохранение времени
- Повышает видимость контрактов.
- Сокращает расходы.
- Снижает деловые и нормативные риски
Заключение
Вместо того, чтобы тратить время на попытки сделать что-то самостоятельно, используя традиционные методы, вы можете автоматизировать процесс и выполнить работу в рекордно короткие сроки. Поскольку легче разрабатывать, продлевать контракт или заключать контракт с помощью систем управления контрактами, это гораздо лучший вариант, чем попытки сделать что-то самостоятельно.
- ЮРИСТ ПО КОНТРАКТАМ: что нужно знать о юристе по контрактам
- ИНСТРУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ КОНТРАКТАМИ: что это такое, бесплатные инструменты и приложения
- Основные преимущества использования управления жизненным циклом контрактов для малого бизнеса
- Лучшие инструменты поддержки продаж 2023: (15+ лучших вариантов)
Справка
