Чтобы гарантировать, что организации соблюдают законодательные и нормативные требования, некоторые органы — OCC, FDIC и CFPB — разработали системы, которые мы теперь знаем как системы управления соответствием. Эти системы состоят из интегрированных документов и инструментов, которые помогают организациям выполнять свои требования. Мы подробно обсудим их в этой главе.
Что такое системы управления соответствием?
Системы управления соответствием (CMS), которые упрощают соблюдение организациями законодательных и нормативных требований, состоят из интегрированной системы документов, процессов, инструментов, средств внутреннего контроля и функций. Поскольку CMS способствует соблюдению законодательства, она также снижает вред для потребителей.
Кроме того, CMS помогает организациям лучше управлять рисками, обеспечивая соответствие политик и процедур соответствующим законам и нормативным требованиям. Это также упрощает управление обучением сотрудников, коммуникацией и мониторингом.
Организация может определить, понять и выполнить свои обязательства по соблюдению требований с помощью CMS. В частности, CMS помогает гарантировать, что сотрудники знают о своих обязанностях и что бизнес-процедуры учитывают требования соответствия.
Кроме того, организация может использовать CMS для оценки того, как она работает. К системам комплаенс-менеджмента относятся:
- MyeasyISO
- шкафчик соответствия
- Вычислительный
- Донесейф
- парадигма 3
- Хранилище Блумберга
Что такое управление соответствием?
Термин «управление соответствием» относится к бизнес-системам, которые централизуют, консолидируют, автоматизируют и оптимизируют процессы, файлы и коммуникации, связанные с соблюдением организацией государственных и профессиональных стандартов, а также законов и правил, необходимых в их секторе.
Более того, необходимо внедрить комплаенс-менеджмент, чтобы ваша компания не платила дорогостоящие штрафы.
Система управления соответствием FDIC
Используя систему управления FDIC, банк может убедиться, что сотрудники осведомлены о своей роли в соблюдении требований потребителей. Это означает, что эти роли интегрированы в процессы и реализованы, а при необходимости предпринимаются корректирующие действия.
Что такое FDIC и чем они занимаются?
Федеральная корпорация по страхованию депозитов (FDIC) и Национальная администрация кредитных союзов регулируют системы управления соблюдением требований в организациях. Но они также контролируют и страхуют кредитные союзы, которые обеспечивают страхование вкладов вкладчиков в американских депозитных учреждениях.
Тем не менее, FDIC ожидает, что руководство и совет директоров банка будут использовать систему управления соблюдением требований (CMS), адаптированную к его бизнес-стратегии, для управления рисками соблюдения требований. Следовательно, он должен соответствовать объему и сложности рынков, товаров и услуг компании. FDIC также оценивает риски системы управления соответствием требованиям.
Риск соответствия является возможность нарушения любых правил и законов, регулирующих деятельность кредитных союзов. Они также включают те, которые относятся к федеральным законам FDIC о финансовой защите потребителей и системе управления соблюдением. Он пытается оценить, насколько хорошо банк справляется с риском нарушения требований различных законов, таких как Закон о банковской тайне и Закон о безопасности.
Основа рейтинговой системы управления соблюдением требований потребителей FFIEC служит основой для стратегии CMS, используемой FDIC. Таким образом, система управления соответствием FDIC состоит из двух компонентов:
- Совет директоров и менеджмент
- Программа соблюдения требований потребителей
Правление и надзор за управлением
Согласно FDIC, решения совета директоров и руководства определяют успех или неудачу системы управления соответствием. Руководство и правление должны:
№1. Нанять сотрудника по соблюдению
FDIC рекомендует совету директоров назначить ответственного за соблюдение нормативных требований в качестве первого шага при создании программы системы управления соблюдением нормативных требований. Этот человек может работать полный или неполный рабочий день, работать совместно с другой организацией или на аутсорсинге.
Это лицо должно понимать все соответствующие законы и положения о защите прав потребителей, а также то, как работает банк. Он/она отвечает за
- Создание политик и процедур соответствия,
- Обучение руководства и персонала законам и правилам о защите прав потребителей
- Проверка политик и процедур на соответствие.
- Выявление возникающих проблем или потенциальных обязательств
- координация работы с жалобами потребителей
- Информирование совета о деятельности по обеспечению соответствия и результатах аудита/проверки
- Обеспечив оперативное принятие корректирующих мер и недопущение повторения обнаруженных ошибок.
Однако он должен получить необходимую подготовку, время и ресурсы для выполнения своей работы. Правление и руководство по-прежнему несут ответственность за соблюдение нормативных требований даже в присутствии ответственного за соблюдение нормативных требований. Более того, правление и руководство по-прежнему несут полную ответственность за обеспечение соблюдения требований, даже несмотря на то, что уполномоченный по обеспечению соответствия имеет на это полномочия.
№ 2. Показать лидерство.
Совет директоров и руководство должны обсудить соблюдение требований на своих собраниях и четко дать понять сотрудникам и внешним поставщикам услуг (поставщикам), что соблюдение требований является главным приоритетом и неотъемлемой частью повседневной деятельности. Другими словами, необходима культура соблюдения.
№3. Внедрение заявлений о политике.
Они излагают философию банка и служат руководством для различных этапов процесса.
№ 4. Инвестируйте ресурсы в обеспечение соответствия
Сложность операций в банке должна соответствовать им.
№ 5. Следите за посторонними.
потому что соблюдение требований внешними партнерами и поставщиками является обязанностью совета директоров и руководства. Оценка рисков, комплексная проверка, структурирование и анализ контрактов, а также адекватный надзор за действиями третьих сторон должны быть частью процесса управления комплаенс-риском.
Система управления соответствием CFPB
Когда вы исследуете свою систему управления соответствием для CFPB, вам необходимо убедиться, что доступные инструменты соответствуют стандартам, текущим и будущим, и помогают вашей команде отслеживать и управлять фактическими практиками.
Что такое CFPB и что они делают?
Бюро по защите прав потребителей (CFPB) является одной из основных государственных организаций, выпускающих системы управления соответствием в организации. Более того, его создание является эксклюзивным для защиты потребителей. Это агентство правительства США, отвечающее за защиту прав потребителей в финансовом секторе.
Согласно CFPB, учреждение должно иметь систему управления соответствием, интегрированную в его структуру. Однако, чтобы продолжать соответствовать требованиям, система должна соответствовать определенным требованиям.
Выбранная вами система CMS должна не только упростить процесс поддержания соответствия текущим стандартам или только федеральным нормам. Но это также должно дать вам уверенность в том, что оно способно решать будущие сценарии и может объединять множество федеральных, государственных и местных правил в набор правил, который обеспечивает ваше соблюдение.
CFPB ищет следующее в вашей системе управления соответствием:
№1. Политики, процедуры и практика
Существуют требования, которые должны быть выполнены для поддержания системы управления соответствием. Кроме того, вы должны подтвердить, что ваши политики соответствуют правилам CFPB. Внутренне вы должны знать об этих показателях. Тем не менее, вам также следует проконсультироваться с вашим поставщиком CMS, чтобы убедиться, что он регулярно обновляет его для всех аспектов вашего сектора, в дополнение к тому, что в настоящее время соблюдаются требования.
Ваша политика должна соответствовать методам, которые вы используете. Чтобы быстро выявить любые ошибки или проблемы и устранить их, созданные вами процедуры должны быть обязательными и записанными. Наконец, внедрение вашего подхода к обеспечению соблюдения требований обеспечит соответствие ваших фактических действий установленным политикам и процедурам.
Например, реализация ручного процесса, который проверяет только определенный процент устройств, или полагаясь на случайный пароль, являются худшими подходами. Если бы вы не проверили каждую машину отдельно, ваша организация не могла бы гарантировать, что цифры выдержат аудит.
Читайте также: Комплаенс-офицер: хорошая ли работа комплаенс-офицера (+ Подробное руководство)
№ 2. Правление и надзор за управлением
При надзоре со стороны совета директоров основной задачей является создание и управление системой соответствия с CFPB. Это включает в себя создание функций соответствия, утверждение политик соответствия, выбор ответственных за соблюдение требований и регулярную проверку статуса соответствия компании.
№3. Программа соответствия
Программа соответствия должна быть формальной, письменной программой. Это включает в себя подробные письменные политики и процедуры. Процедуры должны иметь гибкую структуру, чтобы можно было вносить изменения по мере необходимости. Это также позволяет компаниям обновлять и пересматривать свою политику по мере развития рисков или при выявлении новых данных, сигнализирующих о рисках.
№4. Обучение
Обучение включает в себя регулярные, конкретные и всесторонние инструкции для всех должностных лиц и директоров. Инициативы по обучению должны охватывать все аспекты законов о финансовой защите.
№ 5. Ответ на жалобы потребителей
Требуется процедура рассмотрения жалоб клиентов. Например, способ сообщения о жалобах, то, как они обрабатываются, и то, как информация, полученная из жалоб, включается в пересмотр программы соответствия и надзор, должны быть предусмотрены этой процедурой.
№ 6. Надзорный аудит
Внутренний контроль вашей системы должен быть хорошо организован и ориентирован на риски. Эти меры безопасности должны обеспечивать постоянное внутреннее наблюдение, беспристрастное тестирование и аудит соответствия. Чтобы убедиться, что проблемы соответствия распознаются внутри компании и оперативно устраняются, у вас также должен быть контроль, запись всех результатов и возможность делиться этими отчетами с руководством и советом директоров.
Аудит соответствия — это инструмент, помогающий упреждающе улучшать процессы, когда данные выявляют область, требующую улучшения, в дополнение к тому, что он помогает вам вести хорошие записи, что является важной частью всего, о чем идет речь.
№ 7. Ведение записей и обзор
Сложный компонент учета процесса. Точные записи имеют решающее значение для соблюдения требований, поскольку они демонстрируют приверженность организации соблюдению правил и принятию всех необходимых мер для оценки и укрепления своих обязательств перед клиентами.
Документация будет служить вам доказательством соблюдения процедур соответствия, если вы будете подвергнуты аудиту. Помимо предоставления письменных записей всех политик для демонстрации соответствия, это демонстрирует усилия, которые ваша компания вложила в поддержание и мониторинг разработанных вами политик.
Что происходит, когда вы не выполняете требования?
Когда дело доходит до процесса штрафования, CFPB имеет большую свободу действий, поэтому предприятиям может быть сложно предсказать, с какими штрафами или санкциями они могут столкнуться. CFPB может наложить штраф за каждый день, когда вы не соблюдаете требования. Однако затраты могут быстро возрасти, а сами штрафы могут быть астрономически высокими.
Система управления соответствием OCC
Управление контролера денежного обращения (OCC) является независимым бюро Министерства финансов США.
Система управления соблюдением требований (CMS), согласно Управлению валютного контролера (OCC), представляет собой «подход, с помощью которого банк управляет рисками соблюдения требований потребителя, поддерживает соблюдение законов и правил, связанных с защитой прав потребителей, и предотвращает причинение вреда потребителям». ».
Управление комплаенс-риском — это лишь одна из функций CMS. Согласно OCC, система управления соответствием также учитывает риск репутации, стратегический риск и операционный риск. Поскольку риски взаимосвязаны, это также указывает на то, что этот список не является исчерпывающим. Узнайте больше о программном обеспечении OCC.
Что нужно OCC в системе управления соответствием?
OCC поручает каждому банку, за которым он наблюдает, «разработать и поддерживать эффективную систему управления соблюдением требований, соответствующую размеру, сложности и профилю рисков его операций».
Это включает в себя 3 ключевых компонента:
- Совет директоров и менеджмент
- Программа соответствия
- Нарушение закона и вред потребителя
Совет директоров и менеджмент
Совет директоров и руководство должны понимать важность соблюдения требований и возможные последствия несоответствия ожиданиям регулирующих органов. Четыре ключевые области для решения включают в себя:
# 1. Контроль и приверженность CMS банка.
OCC желает получить достаточное финансирование для обеспечения соблюдения требований (включая контроль над внешними поставщиками), а также компетентный персонал, отвечающий за систему управления соблюдением требований.
В обязанности совета входит содействие соблюдению требований, контроль за использованием CMS руководством и возложение ответственности на руководство. В протоколах заседаний совета также должно быть указано, что данные, связанные с соблюдением требований, были проверены.
Все они являются частью ежедневных обязанностей руководства в отношении Системы управления соответствием в соответствии с OCC: например,
- Мониторинг управления сторонними рисками
- управление изменениями
- управление комплаенс-риском,
- выявление и устранение недостатков.
Он должен определить четкие роли соблюдения требований и назначить комитеты для наблюдения за соблюдением требований. Кроме того, это может включать назначение сотрудника по соблюдению требований, который обладает навыками, полномочиями, ресурсами и независимостью, необходимыми для эффективного управления соблюдением требований.
Важно предоставить сотруднику по комплаенсу и банковскому персоналу возможности для обучения. С другой стороны, OCC уделяет особое внимание управлению рисками третьих сторон и подчеркивает, что банки несут ответственность за соблюдение подрядчиками, действующими от их имени, всех соответствующих законов, правил и политик. По данным агентства, он должен содержать следующее со ссылкой на руководство OCC по управлению рисками для третьих лиц:
- бдительность и контроль соблюдения
- мониторинг внутреннего контроля,
- политики соответствия,
- обучение
№ 2. Эффективные процессы управления изменениями
Банки должны иметь процедуры для выявления, оценки и введения в действие новых законов о защите прав потребителей. При внедрении новых товаров или услуг или изменении существующих следует учитывать соответствие. Например:
Понимание, выявление и управление рисками, возникающими в результате деятельности, товаров или услуг банка.
Риск необходимо постоянно выявлять, измерять, контролировать и управлять им.
оценка потенциальных рисков.
Для снижения текущих и будущих рисков банкам следует проводить оценку рисков с использованием как количественных, так и качественных данных. Он должен охватывать все направления деятельности, товары и услуги. В то время как более сложные учреждения могут объединять результаты нескольких оценок для представления на уровне предприятия, менее сложные учреждения могут проводить только одну обычную оценку рисков.
Тем не менее, руководство должно самостоятельно выявлять проблемы и предпринимать быстрые действия для их решения.
№3. Выявление проблем.
Руководству необходимо распознавать проблемы и принимать быстрые меры. Должны существовать процедуры отслеживания проблем, эскалации и разрешения. Важно точно определить основные причины проблем, в том числе, являются ли они системными или разовыми, и связаны ли они с конкретным продуктом, услугой или бизнес-направлением.
Когда возникают проблемы, правление должно быть в курсе и нести ответственность за любые необходимые исправления или системные проблемы. Правление также должно быть осведомлено о значительных проблемах и планах их решения, и оно должно возлагать на руководство ответственность за решение проблем и утверждение корректирующих действий.
Почему важна система управления соответствием?
Поскольку мир становится все более зависимым от технологий, ужесточаются отраслевые стандарты и юридические требования. Поскольку несоблюдение требований может привести к штрафам, нарушениям безопасности и нанести ущерб репутации вашей компании, управление соблюдением требований имеет решающее значение.
Системы комплексного управления соответствием требованиям (CMS) обеспечивают соответствие вашей компании самым последним нормативным требованиям и помогают предотвратить сбои в работе.
Каковы 7 элементов соответствия?
- Внедрение письменных политик и процедур
- Назначение сотрудника по соблюдению и комитета по соблюдению
- Проведение эффективного обучения и воспитания
- Разработка эффективных каналов коммуникации
- Проведение внутреннего контроля и аудита
- Обеспечение соблюдения стандартов с помощью широко разрекламированных дисциплинарных правил
- Оперативное реагирование на обнаруженные проблемы и принятие мер по их устранению
Как вы внедряете систему управления соответствием?
- Установите и примите письменные политики, процедуры и стандарты поведения.
- Создать программный надзор.
- Обеспечьте обучение и образование по соблюдению требований.
- Наладить двустороннюю связь на всех уровнях.
- Внедрить систему мониторинга и аудита.
- Обеспечьте постоянную дисциплину
Какова функция управления соответствием?
Управление соответствием — это непрерывный процесс мониторинга и оценки организационных систем, чтобы убедиться, что они соответствуют стандартам безопасности, регулирующим законам и другим отраслевым стандартам.
Кто отвечает за управление соответствием?
В организации соблюдение законов и правил в конечном итоге является обязанностью совета директоров.
Каковы примеры контроля соответствия?
- Опубликованные стандарты и политики.
- Документированные процедуры.
- Обучение.
- Мониторинг.
- Внутренняя ревизия.
Что такое инструменты соответствия?
Инструменты соответствия — это программные продукты, которые автоматизируют или упрощают процессы и процедуры, которые предприятия должны внедрить, чтобы соответствовать отраслевым стандартам, таким как юридические требования, требования безопасности и нормативные требования.
Каковы три этапа управления соответствием?
Три стадии этого процесса включают в себя:
- Перечислите и определите риски для вашей организации.
- Регулярные проверки соответствия и аудиты.
- Руководство по внедрению SOD.
Заключение
Системы управления соответствием действуют как центр хранения, управления и обмена всеми данными между заинтересованными сторонами. Организации имеют право контролировать и ограничивать доступ сотрудников к данным, гарантируя, что только уполномоченные лица в организации имеют доступ к информации, предназначенной для них.
Часто задаваемые вопросы
Что такое оценка рисков
Чтобы установить вероятность потери актива, кредита или инвестиции, оценка риска является общим термином, используемым в широком диапазоне отраслей. Поиск наиболее эффективного процесса (процессов) для снижения риска и оценка стоимости конкретной инвестиции зависят от оценки риска. Выявление и анализ потенциальных событий, которые могут негативно повлиять на людей, имущество и/или окружающую среду; и принятие решений, вообще говоря, объединены в оценку риска.
что такое соответствие требованиям потребителей
Соответствие требованиям потребителей связано в первую очередь с применением и соблюдением законов и правил о защите прав потребителей. FDIC поощряет соблюдение федеральных законов о защите прав потребителей, законов и положений о справедливом кредитовании, а также Закона о реинвестициях в сообщества посредством надзорной деятельности и информационно-просветительских программ.
что такое аудит соответствия
Оценка соблюдения компанией закона проводится посредством аудита соответствия CA. Политики, процедуры, процессы, файлы и документация организации проверяются в рамках аудита соответствия, чтобы убедиться, что они соответствуют правилам, которые в настоящее время действуют для этой отрасли.
Рекомендации
- ПО ОСС
- Salesforce
- UCSF
- Техтаргет
Статьи по теме
- Комплаенс-офицер: хорошая ли работа комплаенс-офицера (+ Подробное руководство)
- СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ СООТВЕТСТВИЕМ: Определение и значение
- ЛУЧШЕЕ ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ПОЛИТИКАМИ: 2023 Обзоры
- ВНУТРЕННИЙ КОНТРОЛЬ: Значение и примеры
- ИНСТРУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ КОНТЕНТОМ: 17 лучших инструментов управления контентом [2023]
