ИНСТРУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЯМИ: методы и все, что вам нужно знать

Может быть трудно понять, с чего начать поиск информации по теме с таким количеством различных частей, как управление изменениями. Это очень верно, когда речь идет об инструментах и ​​методах управления изменениями. Где вы начинаете искать некоторые из этих бесплатных инструментов для управления изменениями? Что ж, эта статья может помочь вам в этом. В нем рассказывается все, что вам нужно знать об инструментах и ​​методах управления изменениями, которые могут помочь вашей организации осуществить переход. Наслаждаться!!

Что такое инструменты управления изменениями?

Инструменты управления изменениями — это приложения, которые предприятия используют, чтобы сделать организационные изменения максимально плавными и удобными для сотрудников, руководителей и клиентов. Конечно, наряду с многочисленными организационными изменениями и моделями управления изменениями существует множество дорогих и бесплатных инструментов управления изменениями.

Надлежащие инструменты управления изменениями будут зависеть от типа изменений, которые вы выполняете, и стадии управления изменениями, на которой вы находитесь. Например, если вы недавно разделили огромный отдел на множество более мелких отделов, вы можете использовать обратную связь. инструмент для опроса ваших команд и посмотреть, как вы можете повысить эффективность каждого отдела.

7R управления изменениями

Это контрольный список важных факторов, которые следует учитывать перед отправкой запроса на изменение. Этот подготовленный список 7R помогает снизить вероятность отклонения изменений во время регистрации изменений. Контрольный список состоит из семи простых вопросов:

№1. Кто внес изменения?

С таким количеством точек доступа, источников и заинтересованных сторон, запрашивающих изменения, получить ответ на этот вопрос стало сложно. Лучший способ решить проблему авторизации изменений — разработать систему, которая фиксирует все модификации. Эта система учета поможет вам во время проверок.

№ 2. Мотивация изменений

Ответ на этот вопрос потенциально может предотвратить изменения с высоким риском и низким доходом от бизнеса. Независимо от причины изменения, все существенные модификации должны подвергаться согласованному критерию анализа портфеля. Это обеспечит приоритет обновлений.

№3. Прогнозируемая отдача от изменений

Прежде чем проводить какое-либо изменение, очень важно оценить окупаемость инвестиций, чтобы определить приоритет. 

№ 4. Риски, связанные с изменением

Все изменения опасны. Одних рисков можно избежать, других нет. Учитывайте опасность невыполнения изменений при утверждении или отклонении запроса на изменение. Никто не может предсказать точную величину риска, связанного с изменениями, но они могут оценить степень размышлений, необходимых перед внесением изменений.

№ 5. Ресурсы, необходимые для реализации изменений

Вы должны учитывать доступность и потребность в инфраструктурных активах и людских ресурсах для выполнения преобразования. Кроме того, рассмотрите последствия изменений в других проектах, когда вы их принимаете. Другие проекты не должны быть затронуты изменением.

№ 6. Кто отвечает за разработку, тестирование и внедрение этих изменений?

Ответить на этот вопрос должны лица, ответственные за проект. Ответственность за управление изменениями и выпусками должна быть отслеживаемой, действенной и обязательной.

№ 7. Связь между предлагаемым изменением и другими изменениями

В сложной ИТ-среде, где одновременно происходит много изменений, может быть сложно реагировать. Необходимо определить взаимосвязь между изменениями через функциональные границы. Невыполнение этого требования может привести к задержке графика встречи.

Получение ответов на эти вопросы до внесения каких-либо изменений имеет много преимуществ. Эти вопросы, в дополнение к количественной оценке риска, связанного с изменением, являются прекрасным подходом к определению эффективности вашей стратегии управления изменениями. 

Инструменты и методы управления изменениями

Ниже приведен список некоторых инструментов и методов, используемых для управления изменениями.

№1. Что исправить

Whatfix — это один из интерактивных инструментов управления изменениями, которые предлагают помощь в адаптации сотрудников. Инструмент также предлагает непрерывное обучение, чтобы устранить значительный пробел в управлении цифровыми изменениями. Интерактивные пошаговые руководства (рабочие процессы) Whatfix помогают предприятиям перейти на новые технологии.

С помощью индивидуальных программ адаптации и обучения это решение для управления изменениями помогает людям пройти через каждую процедуру новой технологии.

№ 2. Управление изменениями BMC Remedy 9

Remedy Change Management 9 от BMC Software — это инновационная платформа управления ИТ-услугами (ITSM). Это программное обеспечение для управления изменениями подходит для ИТ-отделов, которым необходимо документировать и координировать различные запросы процессов управления изменениями.

Менеджеры по изменениям могут использовать этот инструмент для оценки запросов, составления планов изменений и отслеживания хода внедрения. Решение также включает инструменты, помогающие в управлении новыми выпусками, такие как отслеживание развертывания и автоматические уведомления заинтересованных лиц.

Этот инструмент является одним из инструментов управления изменениями, который может снизить вероятность неудачного изменения на 40%. Кроме того, запросы на изменение, отслеживание и управление выпусками можно выполнять с компьютера или мобильного телефона, что упрощает мониторинг выпусков из любого места.

№3. StarTeam от MicroFocus

Инструмент управления изменениями от StarTeam предназначен для помощи командам разработчиков в улучшении процесса доставки программного обеспечения. Этот инструмент объединяет разрозненные и рассредоточенные по всему миру команды, предлагая единый источник достоверной информации на протяжении всего процесса трансформации.

Чтобы обеспечить контролируемое распространение, менеджеры по разработке могут использовать среду совместной работы для отслеживания изменений в исходном коде, ошибок, функций и других ресурсов. StarTeam также предлагает настраиваемые рабочие процессы, которые открывают путь к гибкому интегрированному механизму рабочих процессов, который помогает в установлении процесса и правил для выпуска программного обеспечения.

№ 4. Изменить компас

Change Compass, как следует из названия, представляет собой облачное приложение для визуализации и планирования данных, которое может служить компасом в вашем процессе изменений. Это позволяет вам видеть процесс изменений в одном месте и через единую линзу.

№ 5. Ракета Алдон

Rocket Aldon утверждает, что является единственным на рынке многоплатформенным программным обеспечением для сквозной настройки и управления изменениями. Он был разработан, чтобы помочь командам разработчиков в процессе внесения изменений.

Одним из основных преимуществ этой программы является то, что она может быть доступна нескольким людям одновременно. Это позволяет менеджерам просматривать изменения на основе приложений и задач или других распознаваемых структур в режиме реального времени, а не в сохраненной структуре файлов разработки.

Rocket Aldon также предлагает корпоративное решение для управления жизненным циклом приложений (ALM), которое помогает автоматизировать весь процесс доставки программного обеспечения и управления изменениями.

№ 6. Giva eChange Manager

eChange Manager, компонент Giva Service Management Suite, представляет собой простое облачное приложение, совместимое с ITIL. Это один из инструментов управления изменениями, способный обеспечить надежную систему отчетности, которая помогает в надлежащем мониторинге и измерении аналитики и ключевых показателей эффективности.

Еще одним преимуществом этого инструмента является то, что настройка и настройка по принципу «укажи и щелкни» устраняют необходимость в том, чтобы программисты/консультанты настраивали приложение.

№7. Врайк

Wrike — это то, что они называют программным обеспечением для оказания профессиональных услуг. Насколько мы можем судить, это инструмент управления проектами. Он имеет надежный набор функций. 

Wrike помогает компаниям согласовывать и связывать цели между командами, создавать эффективные процессы с помощью автоматизации и повышать открытость и прозрачность работы.

Каковы 5 ключевых элементов управления изменениями?

Некоторые ключевые элементы, которые следует искать в системе управления изменениями, включают:

№1. Процессы утверждения, которые не требуют усилий

Проблемы со статусом утверждения жизненно важны для плавных операций внесения изменений. Поскольку запросы на изменение передаются между этапами рабочего процесса, вы должны иметь соответствующие проверки утверждения. Достойное решение для управления изменениями будет иметь глобальные проверки состояния утверждения, чтобы гарантировать, что запросы отправляются логично, но оно также позволит вам создать собственный сценарий утверждения для автоматизации авторизации.

№ 2. Автоматизация процессов

Способность передавать процессы от одного пользователя к другому без задержек, сбоев или путаницы важна для успеха изменений. Это может быть сложно, если вы полагаетесь на свой ИТ-персонал или персонал службы поддержки для документирования того, что было выполнено, и передачи процедуры следующему пользователю. Эти процессы могут быть автоматизированы для обеспечения бесперебойной работы и максимальной производительности.

# 3. Инструменты управления

Надежное решение по управлению изменениями будет включать встроенные системы сдержек и противовесов, чтобы помочь пользователям понять не только то, что они должны делать, но и то, как и когда они должны это делать. Менеджеры, например, могут устанавливать напоминания о нормативных стандартах, когда внедряются определенные процессы изменений. Эти простые инструменты управления изменениями программного обеспечения могут сыграть важную роль в обеспечении бесперебойной работы процессов и безошибочности.

# 4. Доступность данных

Когда пользователи, выполняющие операции по внесению изменений, имеют доступ к нужным данным, они могут работать более эффективно. Эффективные инструменты визуализации данных имеют решающее значение для помощи пользователям в разумном и эффективном управлении операциями по внесению изменений.

# 5. CAB-возможности

Инструменты, которые помогают в формировании и реализации консультативного совета по изменениям, помогают интегрировать бизнес и технологические цели в операции по изменению. CAB объединяет ИТ-специалистов и бизнес-пользователей для разработки долгосрочных планов изменений, быстрого реагирования на непредвиденные запросы на изменения и определения приоритетов работы для оптимизации ценности.

Каковы 4 ключевых момента для управления изменениями?

Четыре основных элемента эффективного управления изменениями включают в себя:

#1 Признание изменений

Чтобы эффективно сообщить о преимуществах изменений, вы должны сначала понять их. Итак, подумайте, почему вам нужно измениться. Также рассмотрите эти вопросы:

• Каковы ваши основные цели в отношении изменений?
• Каковы преимущества изменений для организации?
• Какие благотворные последствия изменения окажут на людей?
• Как это изменение повлияет на то, как люди работают?
• Что должны сделать люди, чтобы изменения увенчались успехом?

Также может быть полезно рассмотреть негативные последствия отсутствия адаптации. Согласно уравнению изменений Бекхарда и Харриса, должно быть достаточно недовольства старым способом ведения дел, чтобы произошли изменения. Люди также должны верить, что новый метод будет лучше и что есть четкий путь к нему.

# 2 Изменение плана 

Эффективные изменения не происходят случайно, и любой план, который вы разрабатываете, должен соответствовать вашей организации. Способы управления проектами изменений варьируются от организации к организации. У некоторых очень жесткие процедуры изменений, тогда как у других более открытые и гибкие.

# 3 Внедрите изменение

Как мы видели, существует множество инструментов и методов управления изменениями, которые помогут вам осуществить трансформацию. Например, 8-шаговая модель изменений Коттера показывает, как привнести ощущение безотлагательности в ваши действия, чтобы развить импульс и вдохновить всех поддержать ваши изменения.

Между тем, кривая изменений побуждает вас помнить о чувствах других людей, когда вы реализуете свою стратегию. На нем изображены этапы, через которые мы все проходим в процессе организационных изменений, от шока и отрицания до полной приверженности новой стратегии.

# 4 Сообщайте об изменениях

Коммуникация может изменить правила игры в управлении изменениями. Изменения, которые вы хотите внести, должны быть очевидными и важными для того, чтобы другие поняли, чего вы от них хотите и почему они должны это делать. Однако вы также должны установить соответствующий тон, чтобы вызвать желаемый эмоциональный отклик.

Особенности управления изменениями

№1. Оценки готовности

Оценки готовности — это инструменты, которые анализируют ожидаемый уровень сопротивления вашей компании изменениям. На этом этапе следует учитывать различные факторы вашей организации. К этим факторам относятся:

• Вся организация
• Культура и история организации
• Ваши работники
• Ваши сторонники
• Масштабы изменения. 
• Влияние будет на каждую конкретную группу по мере того, как вы оцениваете каждую из этих характеристик.

№ 2. Планирование коммуникаций

Эффективное планирование коммуникаций необходимо для эффективных изменений. Это один из краеугольных камней плана управления изменениями, который необходимо поддерживать на постоянной основе.

Просто объяснить изменение своим сотрудникам один раз недостаточно. Повторение необходимо.

№3. Дорожные карты спонсорства

По данным Института управления проектами, наиболее важным элементом успеха проекта и инициативы по изменению является спонсорство. 

№4. Обучение

Обучение управлению изменениями — это первая форма обучения, которая вам потребуется. Менеджеры должны знать, что необходимо для проведения изменений внутри своих отделов.

Обучение конечных пользователей — еще одна форма обучения, которая вам потребуется. Другими словами, сотрудники должны быть проинструктированы о том, как следовать новым бизнес-процедурам и/или использовать новые ERP-системы. Это обучение должно быть адаптировано к конкретным потребностям каждой группы, затронутой изменением.

№ 5. Управление сопротивлением

Нецелесообразно ожидать, что каждый сотрудник будет полностью согласен с каждым изменением. Почти наверняка будет какое-то недовольство, несогласие или прямое противодействие.

Вот почему так важна стратегия управления резистентностью. Когда с сопротивлением борются активно, меньше шансов, что он сорвет ваш проект.

№ 6. Текущие отзывы сотрудников

После внесения изменений вы должны следить за их ходом. Вклад сотрудников может помочь вам определить, что работает, что сбивает с толку и где есть болевые точки. Получив эту информацию, вы сможете предпринять необходимые действия для устранения любых трудностей.

Разрешение на ввод информации показывает сотрудникам, что вы заботитесь об их опыте и готовы предоставить им инструменты, необходимые им для обработки изменений.

Заключение

Изменения сложны, но выбор правильных инструментов и методов управления изменениями не обязательно должен быть таким.

Надеюсь, в этой статье вы найдете свои любимые инструменты и методы управления изменениями программного обеспечения. Однако мы всегда должны помнить, что успешные изменения касаются людей, а не инструментов. С наилучшими пожеланиями!

Часто задаваемые вопросы об инструментах управления изменениями

Какой самый эффективный инструмент управления изменениями?

Выбор инструментов управления изменениями практически всегда определяется несколькими параметрами, такими как размер и продолжительность изменения. В результате трудно определить «лучшее» решение по управлению изменениями; однако такие системы, как Wrike, JIRA и UserGuiding, являются одними из лучших.

Можно ли использовать JIRA для управления изменениями?

JIRA Service Management — отличный инструмент для планирования и управления процессом изменений, особенно в том, что касается ИТ.

Что такое стратегия управления изменениями?

Стратегия управления изменениями — это, по сути, план, который создается до внедрения изменений в организации. Во многих случаях это один из наиболее важных аспектов управления изменениями. 

Справка

1. Whatfix.com – 16 лучших инструментов управления изменениями для управления изменениями (2022 г.)
2. userguiding.com – ЕДИНСТВЕННЫЕ 6 инструментов управления изменениями, которые вам нужны, чтобы сделать изменения проще
3. medium.com – 7 принципов управления изменениями
4. serviceaide.com – 5 ключевых элементов управления изменениями
5. mindtools.com – Четыре принципа управления изменениями
6. панорама-консалтинг.com – Ключевые компоненты стратегии управления изменениями

Статьи по теме

1. ИНСТРУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ МАНИМАМИ: что это такое, как им пользоваться и бесплатные онлайн-инструменты
2. Планирование проекта: руководство по методам планирования проекта
3. АГЕНТЫ ИЗМЕНЕНИЙ: как определить агентов изменений в любой организации
4. ИНСТРУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ СОБСТВЕННОСТЬЮ: использование, бесплатные инструменты; Цены
5. БИЗНЕС-РИСК: как управлять рисками в бизнесе
6. ИНСТРУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ РИСКАМИ: методы и все, что вам нужно знать
7. ИНСТРУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ СЕТЬЮ: 20 лучших инструментов управления сетью
8. Инструменты управления электронной почтой: все, что вам нужно знать