В деловом мире существуют лучшие практики, стандартные операционные процедуры и множество процессов. Процессы помогают поддерживать порядок и обеспечивают правила для бесперебойного рабочего процесса. Именно они поддерживают работу бизнеса.
Управление бизнес-процессами (BPM) — один из важнейших инструментов, который может использовать компания. Продолжайте читать, чтобы узнать все, что вам нужно знать о нем, включая его определение, многие типы, преимущества и области применения.
Что такое управление бизнес-процессами (BPM)?
Управление бизнес-процессами (BPM) — это набор инструментов и решений BPM, которые помогают организациям достичь гибкости за счет автоматизации, управления и оптимизации процессов. Цель технологии BPM — обеспечить непрерывное совершенствование, масштабируемость и операционную эффективность в организации за счет анализа, оптимизации и улучшения сквозных бизнес-процессов для достижения стратегических бизнес-целей, таких как улучшение структуры взаимодействия с клиентами.
Управление бизнес-процессами (BPM) также определяется как организационная дисциплина, в которой корпорация делает шаг назад и исследует все эти процессы по отдельности и вместе. Он оценивает текущие условия и предлагает области для улучшения, чтобы создать более эффективную и действенную организацию.
Каждый отдел в корпорации отвечает за преобразование одного исходного материала или данных во что-то другое. Каждый отдел может отвечать за дюжину или более основных процедур.
Чем не является BPM
- Управление бизнес-процессами BPM — это не часть программного обеспечения. Доступны инструменты BPM, помогающие во внедрении стандартных и автоматизированных бизнес-процессов. Например, HappyFox Workflows помогает компаниям автоматизировать сложные, многоступенчатые и повторяющиеся бизнес-процессы. С другой стороны, BPM сам по себе не является программным продуктом.
- Управление задачами — это не BPM. Управление задачами или проектами — это управление или организация группы действий. Программное обеспечение для управления проектами, такое как Microsoft Project, Jira, Asana или Trello, может помочь в управлении задачами и специальными проектами. Управление бизнес-процессами, с другой стороны, в первую очередь связано с повторяющимися и непрерывными процедурами, которые придерживаются предсказуемого шаблона или управления процессами.
Что делает управление бизнес-процессами?
Плохие корпоративные процедуры могут вызвать хаос, если оставить их неорганизованными и несистематизированными. Люди воспринимают лишь небольшую часть более крупного процесса. Немногие люди могут сканировать и видеть все последствия бизнес-процесса, включая его начало и конец, необходимые важные данные, а также любые узкие места и неэффективность.
Неуправляемые хаотичные процессы наносят ущерб бизнесу и приводят к одному или нескольким из следующих сценариев:
- Время потрачено впустую
- Больше ошибок
- Повышенная виновность
- Нехватка данных
- Недовольные сотрудники
Организации могут улучшить свои процессы, используя управление бизнес-процессами и гарантируя бесперебойное выполнение всех операций.
Этапы жизненного цикла управления бизнес-процессами BPM
Шаг 1: Дизайн
Большинство процессов содержат форму для сбора данных и рабочий процесс для обработки данных. Создайте свою форму и решите, кто будет отвечать за каждую задачу в рабочем процессе.
Шаг № 2: Создайте модель
Создайте графическое представление процедуры. Фиксируйте такие детали, как сроки и условия, чтобы получить четкое представление о последовательности событий и потоках данных в процессе.
Шаг № 3: Тест
Выполните процедуру, сначала протестировав ее на небольшой группе, а затем распространив ее на всех пользователей. Убедитесь, что важная информация доступна только тем, кто в ней нуждается.
Шаг № 4: Следите за вещами.
Следите за процессом по мере его продвижения по конвейеру. Чтобы обеспечить успешный мониторинг процесса, используйте правильные метрики для оценки прогресса, количественной оценки эффективности и выявления узких мест процесса.
Шаг № 5: Улучшить
Обратите внимание на любые изменения, которые необходимо внести в вашу форму или процедуру, чтобы сделать их более эффективными по мере изучения. Рассмотрите шаги по улучшению процессов компании.
Лучшие практики управления бизнес-процессами
Со временем появилось несколько лучших практик для BPM, который представляет собой сложный метод улучшения процессов. Организации могут использовать следующие рекомендации для эффективного управления своими бизнес-процессами:
№1. Ставьте конкретные цели и задачи.
Крайне важно определить желаемые результаты бизнес-процесса и обеспечить соответствие процесса общим целям организации.
№ 2. Включите заинтересованные стороны в процесс.
Вовлечение ключевых заинтересованных сторон в разработку и администрирование бизнес-процессов может помочь обеспечить поддержку процесса.
№3. Документирование процесса и анализ
Документирование бизнес-процессов может помочь фирмам понять, как все работает, определить возможности для улучшения и измерить прогресс с течением времени.
№ 4. Используйте подходы к моделированию процессов.
Блок-схемы и BPMN — два примера подходов к моделированию процессов, которые могут помочь фирмам увидеть и понять свои процессы, а также выявить возможные узкие места и неэффективность.
№ 5. Постоянно контролировать и оценивать эффективность процесса
Организации должны регулярно отслеживать и измерять производительность своих бизнес-процессов, используя эту информацию для обнаружения и устранения любых ошибок или трудностей.
№ 6. Инвестируйте в технологии для автоматизации и оптимизации операций.
Организации могут использовать автоматизацию и технологии для оптимизации и улучшения своих процессов, снижения потребности в ручном труде и повышения производительности.
№ 7. Продвигайте культуру постоянного развития.
Продвижение культуры постоянного совершенствования может помочь фирмам оставаться гибкими и адаптивными, а также обеспечить постоянное развитие их процессов в соответствии с меняющимися потребностями.
Каковы преимущества использования управления бизнес-процессами?
Управление бизнес-процессами помогает организациям перейти к тотальной цифровой трансформации и достижению более крупных организационных целей. Вот некоторые из основных преимуществ внедрения BPM в вашем бизнесе:
№1. Повышенная гибкость бизнеса:
Чтобы не отставать от рыночных условий, бизнес-процедуры организации должны быть изменены и оптимизированы. BPM позволяет фирмам останавливать бизнес-процессы, вносить коррективы и перезапускать их. Изменение, повторное использование и адаптация рабочих процессов позволяет бизнес-процессам стать более отзывчивыми и дает компании лучшее понимание последствий изменений процессов.
№ 2. Более низкие затраты и более высокие доходы:
Решение для управления бизнес-процессами устраняет узкие места, что со временем приводит к значительной экономии средств. Это может привести к сокращению сроков реализации продуктов, предлагая клиентам более быстрый доступ к услугам и продуктам, а также к увеличению продаж и доходов. Решения BPM также могут распределять и отслеживать ресурсы для сокращения потерь, снижения затрат и увеличения доходов.
№3. Повышенная эффективность:
Интеграция бизнес-процессов может повысить эффективность процессов от начала до конца; имея правильную информацию, владельцы процессов могут внимательно следить за задержками и предоставлять дополнительные ресурсы по мере необходимости. Автоматизация и устранение повторяющихся задач способствуют повышению эффективности бизнес-процессов.
№ 4. Большая видимость:
Программное обеспечение BPM позволяет автоматизировать процесс, а также отслеживать важные параметры производительности в режиме реального времени. Эта повышенная открытость приводит к лучшему управлению и способности эффективно корректировать структуры и процедуры при отслеживании результатов.
№ 5. Соответствие, безопасность и защищенность:
Комплексный BPM гарантирует, что фирмы придерживаются стандартов и соблюдают закон. Правильно записывая процедуры и упрощая соблюдение требований, BPM может также улучшать меры безопасности и безопасности. В результате фирмы могут призывать своих сотрудников защищать активы компании, такие как личная информация и физические активы, от неправомерного использования, потери или кражи.
Когда организациям следует внедрять управление бизнес-процессами?
Вот несколько примеров бизнес-процессов, в которых развертывание BPM обеспечит высокую рентабельность инвестиций.
- Динамические процессы требуют изменений в соблюдении нормативных требований, таких как изменение управления информацией о потребителях в ответ на изменения в законодательстве о финансах или конфиденциальности.
- Сложные бизнес-процессы требуют координации и согласования между несколькими бизнес-подразделениями, отделами, функциональными отделами или рабочими группами.
- Измеримые критически важные процессы, которые напрямую улучшают критический показатель эффективности.
- Бизнес-процедуры, для выполнения которых требуется использование одного или нескольких устаревших приложений.
- Бизнес-процедуры имеют исключения, которые необходимо обрабатывать вручную и/или своевременно.
Какие существуют типы управления бизнес-процессами?
Системы BPM классифицируются в зависимости от цели, которой они служат. Три категории управления бизнес-процессами следующие:
№1. Ориентированный на интеграцию BPM
Без значительного вмешательства человека система управления бизнес-процессами этого типа обрабатывает процедуры, которые в значительной степени перескакивают между вашими существующими системами (например, HRMS, CRM, ERP). Решения по управлению бизнес-процессами, ориентированные на интеграцию, предлагают несколько коннекторов и доступ к API для создания быстро меняющихся процессов.
№ 2. Ориентированный на человека BPM
Ориентированный на человека BPM относится к процессам, которые преимущественно выполняются людьми. Они часто имеют многочисленные утверждения и обязанности, выполняемые людьми. Эти решения отличаются удобным интерфейсом, простыми уведомлениями и быстрым отслеживанием.
№3. Документоориентированный BPM
Когда документ (например, контракт или соглашение) находится в центре процесса, эти решения по управлению бизнес-процессами необходимы. Они позволяют маршрутизировать, форматировать, проверять и подписывать задачи по мере их выполнения в рабочем процессе.
Большинство систем управления бизнес-процессами могут сочетать компоненты всех этих компонентов, хотя обычно каждая из них специализируется в одной области.
Примеры управления бизнес-процессами
№1. HR
Вы когда-нибудь чувствовали, что процедура адаптации в вашей компании слишком запутана и хаотична? Ваш отдел кадров заставляет кандидатов заполнять бумажные формы, которые их утомляют? Это происходит из-за непонимания вашим отделом кадров принципов управления бизнес-процессами (BPM).
Использование управления бизнес-процессами позволяет автоматизировать ваши операции с персоналом от начала до конца, экономя ваши деньги, время и бумажные формы. Вот несколько примеров того, как управление бизнес-процессами может помочь вашему отделу кадров улучшить свои процессы:
- Утверждайте табели учета рабочего времени сотрудников быстрее.
- Легко адаптировать новых сотрудников
№2. Продажи
В большинстве фирм отдел продаж тратит значительное время на координацию с отделом учета дебиторской задолженности (AR), чтобы очистить счета-фактуры. Даже небольшие ошибки в выставлении счетов могут подорвать карьеру продавца. Именно здесь на помощь приходит управление бизнес-процессами, поскольку оно автоматизирует процесс утверждения счетов, устраняя возможность ручных ошибок и обмен разъяснениями между продавцами и командой дополненной реальности.
Вот несколько примеров того, как управление бизнес-процессами может помочь отделу продаж оптимизировать свои процессы:
- Сократите продолжительность рабочих процессов цикла продаж.
- Предложения и счета должны быть отправлены вовремя.
№3. Финансы
Каждый день финансовая команда завалена бумажными формами и электронными письмами, поскольку все, что связано с деньгами, должно проходить через них. Например, если группа управления активами хочет купить 50 компьютеров, они передают предложение поставщика финансовой группе для утверждения. Это только один пример.
Подумайте, сколько электронных писем и бумажных форм они получают от разных команд ежедневно. Им трудно управлять всем этим без системы. Они управляют всем этим с помощью программного обеспечения для управления бизнес-процессами (BPM). Вот два примера из финансового отдела, где управление бизнес-процессами может пригодиться:
- Заявки на поездки могут быть одобрены одним щелчком мыши.
- Создавайте индивидуальные рабочие процессы для конкретных условий.
Автоматизация управления бизнес-процессами (BPM)
Профессиональное программное обеспечение BPM, включающее в себя лучшие в своем классе технологии, такие как RPA, искусственный интеллект и анализ процессов, в дополнение к чистому моделированию процессов, является элементарной основой для полной автоматизации бизнес-процессов, что является важнейшим компонентом цифрового перехода. Например, инструменты интеллектуального анализа процессов обнаруживают потенциал автоматизации и оптимизации на ранней стадии, обеспечивая объективную прозрачность посредством оценки процессов на основе инструментов.
Роботизированная автоматизация процессов (RPA) — это метод автоматизации рабочих процессов, при котором программные роботы берут на себя монотонную работу. Инструменты RPA позволяют создавать для этой цели структурированный материал, а также настраивать программных ботов для проведения транзакций и связи с другими цифровыми системами.
Применение этих новых технологий приводит к значительным конкурентным преимуществам, таким как более высокая скорость процесса, экономия затрат, улучшение качества процесса и более эффективное использование рабочей силы. Однако, чтобы избежать автоматизации бессмысленных задач, модель процесса следует оценивать комплексно, применяя решения по автоматизации для конкретных процессов, а не отдельных автономных ботов.
Каждая грамотная технология управления бизнес-процессами должна содержать следующие особенности:
Теперь, когда вы понимаете, зачем нужна система BPM, вот список качеств, которыми должна обладать хорошая система управления бизнес-процессами.
- Приложение для визуального построения диаграмм процессов
- Конструктор форм с функцией перетаскивания
- Управление доступом на основе ролей
- Поддержка мобильных устройств
- Чрезвычайно мощные функции администратора
- SSO (единый вход)
- Совместимость с существующими программными системами
- Аналитика и отчеты
- Производительность большой пользовательской базы
- Показатели производительности процесса
Похож ли BPM на управление задачами или проектами?
Управление бизнес-процессами — это не то же самое, что управление задачами (которое фокусируется на отдельных задачах) или управление проектами (которое имеет дело с одноразовыми или неустойчивыми потоками).
Управление задачами — это процесс упорядочивания или организации группы действий, вытекающих из проекта. Эти мероприятия часто носят разовый характер и не повторяются. Программное обеспечение для управления проектами, такое как «Microsoft Project», используется, когда эти проекты хорошо организованы, например, в строительных работах. Trello, Asana и Kissflow Project — отличные инструменты для управления задачами в специальных проектах.
Управление бизнес-процессами больше связано с повторяющимися и непрерывными процессами, которые следуют предсказуемой схеме, а не с управлением процессами.
Заключение
Бизнес-процессы, поддающиеся автоматизации, часто инициируются определенным событием. Например, представление отчета о расходах может инициировать заранее определенную последовательность событий, кульминацией которой является получение сотрудником компенсации на его банковский счет.
Напротив, управление бизнес-процессами (BPM) представляет собой систематический метод улучшения деятельности компании. Когда она успешно реализована, все понимают, как они могут помочь организации в достижении ее целей. Это приводит к более счастливой и продуктивной команде, что приводит к более довольным клиентам, более высоким доходам и меньшим затратам.
- ИНСТРУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЦЕССАМИ: полезные, бесплатные и лучшие инструменты управления процессами
- ЛУЧШЕЕ ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ПОЛИТИКАМИ: 2023 Обзоры
- Автоматизация продаж: смысл, платформы и преимущества
- ЛУЧШЕЕ ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦИИ МАРКЕТИНГА: особенности и цены
- ОТДЕЛ МАРКЕТИНГА: Обзор, структура, роли, ожидания (+бесплатные советы)
Рекомендации
