Участники деловой встречи могут поделиться своими идеями и по-новому взглянуть на трудности и возможности, стоящие перед компанией. Вы можете эффективно провести деловую встречу, если четко понимаете ее цели. Научившись проводить продуктивные встречи, вы сможете предоставить своим участникам полезную информацию и идеи, которые могут повысить их эффективность и моральный дух. Читайте дальше, чтобы узнать больше о том, что такое деловая встреча. Мы также объяснили, как составить протокол деловой встречи и повестку дня деловой встречи. Давайте погрузимся!
Что такое деловая встреча?
Деловая встреча — это официальное обсуждение, проводимое в деловых целях, в котором могут участвовать сотрудники того же подразделения или уровня управления, а также внешние заинтересованные стороны, такие как клиенты. Цель повестки дня деловой встречи — дать всем участникам представление о том, что будет обсуждаться, и о том, как лучше всего подготовиться к встрече, чтобы она прошла успешно. Провести деловую встречу можно как в личном кабинете, так и в общественных местах вроде переговорных комнат, конференц-центров и даже онлайн. Чтобы отслеживать важные темы разговоров для дальнейшего использования, участники также могут вести протоколы деловых встреч.
Типы деловых встреч
Выделяют следующие виды деловых встреч:
№1. Тимбилдинг Встречи
В то время как команды могут часто взаимодействовать в ходе работы, стресс и расстояние, которые могут возникнуть между членами, можно уменьшить, организовав мероприятия по построению команды вне регулярных встреч. Основная цель этих встреч — сплочение команды, поэтому они, как правило, беззаботны и интересны. Это отличный шанс познакомиться со своими коллегами вне работы и укрепить связи между командами, особенно если некоторые сотрудники работают удаленно. Командная работа и доверие могут быть подкреплены целенаправленной подготовкой руководства к командообразующим мероприятиям. Некоторые примеры включают командные обеды, прогулки и корпоративные встречи для сотрудников, которые не так близки друг к другу.
№ 2. Встречи для решения проблем
Совещания по решению проблем имеют сходство с совещаниями по принятию решений в том смысле, что они направлены на достижение определенной цели. Это облегчает общение между работниками и побуждает их к сотрудничеству в поиске решений проблем, а также в определении и обсуждении способов уменьшения воздействия любых сопутствующих рисков. Такую встречу можно запланировать заранее, если команда заранее обнаружит проблему, или она может произойти в разгар непредвиденных чрезвычайных ситуаций, требующих немедленного внимания группы. Команде, возможно, потребуется провести несколько последующих сессий, чтобы определить, является ли решение эффективным после такого углубленного изучения и подготовки во время первой встречи.
№3. Совещания по обновлению статуса
Ожидается, что участники такого рода собрания сообщат о своем текущем прогрессе. Во время этих встреч члены и руководители команд могут сообщать последние новости о текущих проектах и кампаниях. Команды могут проводить встречи по обновлению статуса один раз в неделю или один раз в месяц, чтобы убедиться, что все в курсе того, над чем работает каждый человек, и устранить путаницу в отношении текущих проектов. Имея более четкое представление об уровне производительности каждого, можно более эффективно планировать задачи, что, в свою очередь, повышает эффективность работы.
№ 4. Встречи для принятия решений
Руководители компаний или руководители подразделений обычно являются участниками собрания по принятию решений. Они принимают участие в собраниях, на которых принимаются важные решения компании, например, обсуждаются планы расширения или идеи новых продуктов. Лица, принимающие решения, часто встречаются несколько раз, чтобы собрать и оценить доказательства, выработать идеи для решения проблемы и согласовать курс действий.
№ 5. Мозговые штурмы
Время от времени организациям необходимо внести изменения в свои текущие товары или процессы или придумать новые. В результате они проводят встречи, чтобы способствовать обмену идеями и генерации новых. Сеансы мозгового штурма объединяют людей для обмена идеями, стимулирования мотивации и обмена мнениями друг с другом. Это также отлично подходит для командного духа и сплочения. Успех встречи можно повысить, создав обстановку, в которой каждый чувствует себя в безопасности, высказывая свои мысли и выслушивая критику, не опасаясь возмездия.
№ 6. Совещания по планированию
Компании нужны встречи по планированию, чтобы организовать процесс и наметить будущие бизнес-планы, чтобы персонал мог работать более эффективно. В зависимости от потребностей компании такие встречи могут проводиться еженедельно или ежеквартально. Это также гарантирует, что каждый в курсе своих обязанностей и повышает эффективность выполнения плана. Обычно присутствуют сотрудники, которые будут участвовать в процессе планирования, а также руководитель, который будет вести беседу и распределять роли. Планирование кампании, разработка дорожной карты продукта и подготовка к мероприятию — все это примеры действий, которые могут выиграть от хорошо организованного графика встреч.
№ 7. Обучающие встречи
Основная цель такого рода встреч — поделиться свежей информацией или знаниями с участниками. Обычно старший член группы, например менеджер или руководитель группы, берет на себя роль наставника и передает знания отдельному лицу или группе. Можно проводить собрания, чтобы научить рабочих новому методу, идее или навыку. Клиенты также могут использовать их, чтобы освоиться с функциями услуги или продукта. Учебные занятия могут повысить производительность, профессионализм и моральный дух сотрудников, а также укрепить связи с клиентами. Семинары по продуктам, безопасности на рабочем месте и ориентации новых сотрудников — это лишь некоторые из примеров.
№8. Встречи один на один
В таких встречах часто участвуют только два человека, и у них есть четкая цель. Это может произойти между партнерами и менеджерами, клиентами и продавцами или супервайзерами и персоналом. Эти встречи могут проводиться с целью обсуждения результатов работы сотрудника, проведения интервью, проведения расследования события, связанного с сотрудником, обсуждения продаж с поставщиками компании или обсуждения соглашения с клиентом. Для такого рода встреч не требуется официальная повестка дня деловой встречи, но организатор все равно захочет отметить наиболее важные моменты, которые необходимо осветить.
Протокол деловой встречи
Протокол деловой встречи — это заметки, которые делаются во время деловой встречи. Они подчеркивают основные высказанные замечания, полученные голоса и поставленные задачи. Кроме того, один человек назначается для записи протоколов деловых встреч. В их обязанности входит тщательное документирование состоявшегося обсуждения.
Какова цель протоколов деловых встреч?
Протоколы корпоративных собраний служат записью прошлых дебатов, решений и стратегического планирования. Протоколы деловых встреч служат записью, на которую участники могут оглянуться назад и посмотреть, какой прогресс был достигнут. Однако те, кто не смог присутствовать, но все же должен знать об итогах встречи, могут сами прочитать протокол.
Как написать протокол деловой встречи
Ниже приведены шаги, которые необходимо выполнить при написании протокола деловой встречи:
№1. Дата и время встречи
Запись времени и даты встречи должна быть первым шагом перед тем, как вы начнете писать протокол. Это может показаться очевидным, но об этом стоит упомянуть, потому что крайне важно иметь записи о том, когда что-то обсуждалось, что было достигнуто и что еще осталось сделать.
№ 2. Имена участников
Следующее, что нужно сделать, это составить список всех, кто присутствовал, а также всех, кто был приглашен, но не смог прийти. В начале большинства собраний отводится время для принятия или изменения протоколов предыдущих собраний, что дает вам возможность просмотреть имена присутствующих и провести предварительную перекличку. Кроме того, вычеркивайте имена из списка, когда люди входят в комнату, сверяясь с приглашением в календаре.
№3. Цель встречи
«Почему» этой встречи необходимо записать и разъяснить для всеобщего блага. В этом разделе протокола собрания, пожалуйста, предоставьте подробное объяснение необходимости собрания и его предполагаемых результатов. Это будет особенно полезно для тех, кто не смог прийти на собрание, и для тех, кто использует результаты для принятия решений.
№ 4. Обсуждаемые пункты и темы повестки дня
Создавайте маркированные списки для каждого пункта повестки дня и используйте их, чтобы отслеживать ход собрания и любые ключевые решения, которые были приняты во время ваших заметок. Полезно заранее распространить повестку дня собрания, чтобы у каждого была возможность просмотреть ее, добавить к ней и предложить изменения. Это также гарантирует, что обсуждаемая тема во время встречи никого не застанет врасплох.
№ 5. Ключевые решения и действия
В результате продуктивных встреч людям даются задания. Если вам нужна точная запись любых обсуждений, решений или действий, вам необходимо записывать их как можно быстрее после того, как они произошли. Записать все было бы невозможно. Обратите внимание на следующие шаги, которые необходимо предпринять в свете выделенных важных решений, рекомендаций, проблем и решений. Убедитесь, что эти уроки отмечены в протоколе собрания, чтобы они не потерялись.
№ 6. Дата и место следующей встречи
Включите дату и время следующей запланированной встречи по этому проекту или теме, если вы ведете официальные протоколы встречи. Это дает приблизительную оценку того, сколько времени у участников собрания есть, чтобы выполнить поставленные перед ними задачи.
Если вы знаете, когда состоится ваша следующая встреча, вы сможете лучше организовать свое расписание и сосредоточиться на наиболее важных делах. Независимо от того, проводите ли вы встречу лично или в Интернете, крайне важно знать, где она будет проходить.
№ 7. Документы, которые должны быть включены в отчет
Наконец, не забудьте приложить любые соответствующие вспомогательные материалы к протоколу деловой встречи, который вы распространяете. Вам следует подумать о включении любых соответствующих документов, которые обсуждались или использовались во время обсуждения. Показатели, ключевые показатели эффективности, обновления проекта и/или изменения — все это примеры такой документации.
При проведении собрания с помощью службы видеоконференций, такой как Zoom или Google Meet, команды обычно записывают собрание или создают автоматическую стенограмму.
Повестка дня деловой встречи
События, которые будут происходить во время собрания, изложены в повестке дня. Это может включать темы, цели, расписание, назначенных докладчиков, вспомогательные материалы и темы для обсуждения. Перед собранием участникам обычно дают повестку дня для ознакомления заранее. Вам следует пересмотреть процесс создания повестки дня, если вы когда-либо рассматривали возможность использования асинхронного общения вместо собрания. Повестки дня встреч полезны не только во время, но и после их завершения.
Как написать повестку дня деловой встречи
Вам необходимо выполнить следующие шаги, чтобы написать содержательную повестку дня деловой встречи:
№1. Сосредоточьтесь на одной теме
Прежде чем строить планы, убедитесь, что вы знаете свои цели на встречу. Куда вы надеетесь пойти? С какой целью мы сегодня собрались? Установите параметры сбора. Участники собрания будут лучше подготовлены, если им будет заранее сообщено о теме и цели собрания. Однако то, чего вы надеетесь достичь с помощью этой встречи, — это то, что вы должны обозначить в своих целях.
№ 2. Определитесь с темами
Чтобы не тратить время на собрании, неплохо было бы узнать, есть ли у кого-нибудь из вашей команды, в совете, в комитете или на любом другом влиятельном посту что-нибудь, что они хотели бы обсудить. Предоставляя каждому право голоса, мы можем гарантировать, что никому не придется возвышать свой голос над остальными. Подготовьтесь к встрече, составив список тем на основе информации, которую вы собрали о ваших заинтересованных сторонах, ваших целях и типе встречи, которую вы будете проводить. Убедитесь, что цель встречи и обсуждаемые вопросы не противоречат друг другу.
№3. Установите временные ограничения и лидеров для каждой темы
Лучший способ не сбиться с пути — выделить определенное количество времени для обсуждения каждой проблемы. Организатор встречи должен выбрать ведущего для каждой темы, если он не намерен сам модерировать дискуссию. Ожидается, что лицо, ответственное за конкретный пункт повестки дня, направит собрание в правильном направлении, представит все необходимые материалы (например, слайды) и уложится в отведенное время для обсуждения.
№ 4. Рассмотрим необходимые документы
Составьте список всего, что нужно принести на встречу. Некоторыми примерами таких материалов являются слайды презентации, данные, информация о проекте, результаты тестирования, каркасы, прототипы, листы посещаемости и протоколы предыдущих встреч. Убедитесь, что вы проинформировали соответствующих людей в вашей команде и вписали это в повестку дня, если им нужно принести эти материалы на собрание.
№ 5. Оставьте время для обсуждения и обзора
Запланируйте краткое подведение итогов и обсуждение за круглым столом в конце повестки дня. Если встреча отстает от графика, людям может потребоваться некоторое время в конце, чтобы задать вопросы. Также неплохо еще раз просмотреть материалы собрания, если вы пытаетесь чего-то добиться. Организаторам еженедельных собраний может не потребоваться для этого слишком много времени. Обзор основных моментов встречи всего за пять минут — обычная практика. Однако, если это ежемесячная встреча или тема является новой, вам следует сэкономить десять-двадцать минут на подведение итогов.
Как провести деловую встречу
То, как вы проведете деловую встречу, несомненно, определит ее успех. Вот некоторые вещи, на которые нужно обратить внимание, чтобы провести содержательную деловую встречу:
№1. Определите цель
Узнайте, почему вы проводите встречу, прежде чем приступить к повестке дня. Определите цель встречи и ключевые темы, которые вы хотите осветить. Прежде чем рассылать приглашения, подумайте, кого вы хотите пригласить и почему вы хотите, чтобы они были там. Встречи с большей вероятностью будут успешными, если их цели и задачи будут четко определены заранее.
№ 2. Пригласить участников
Определите, кого следует пригласить на собрание после того, как вы определили его цель. Чтобы разместить как можно больше людей, подумайте о том, когда и где они могут встретиться. Проверьте календари других корпоративных встреч, чтобы не запланировать уже запланированную сессию. Функции приглашения и принятия/отклонения в электронном письме позволяют легко собрать людей для встречи и получить их ответы.
№3. Подготовить материалы
Полезно заранее подготовить пункты для начала обсуждения. Вы можете сделать презентацию, используя слайды, или сделать несколько заметок к материалу. Если вы хотите чувствовать себя комфортно, проводя презентацию перед аудиторией, вам может помочь практика вслух. Повестка дня может быть полезна для определения направления встречи в дополнение к презентации.
№ 4. Организуйте пространство
Подготовьте место встречи в день ее проведения. Убедитесь, что у каждого есть удобное место для сидения. Перед встречей убедитесь, что все проекторы или оборудование для видеоконференций, которые вы собираетесь использовать, правильно настроены и готовы к работе. Было бы неплохо распечатать копии повестки дня собрания и/или презентации, чтобы участники могли следить за ходом их выполнения.
№ 5. Начать встречу
Если присутствующие не являются вашими непосредственными сотрудниками, будет вежливо начать встречу, правильно представившись. Тем, кто ранее не был знаком друг с другом, следует представиться. Может быть полезно, чтобы кто-то делал заметки во время собраний, а затем делился ими с остальной частью группы. Представьте формат деловой встречи и темы, которые вы собираетесь затронуть в своей презентации.
№ 6. Завершите презентацию
Завершите презентацию, помня о том, что время имеет решающее значение. Говорите четко и используйте невербальные сигналы, такие как жесты и мимика, чтобы удерживать внимание ваших слушателей. Участники могут поделиться своими мыслями по мере того, как вы даете материал, или вы можете сэкономить время для более подробного обсуждения ближе к концу встречи, в зависимости от характера собрания. Оставьте время для вопросов и комментариев по теме встречи после того, как вы закончите свою презентацию.
№ 7. Завершите призывом к действию
Встречи лучше всего завершать подведением итогов будущих шагов после раунда обсуждения. Сделайте очевидным то, что вы хотите, чтобы они сделали, чтобы они могли оправдать ваши ожидания. Завершите встречу, выразив благодарность всем, кто присутствовал, за то, что прервали свой день, чтобы быть там. Они могут чувствовать себя более ценными и уважаемыми в результате вашей признательности.
№8. Следите за участниками
Получите протокол встречи от назначенного вами ведущего заметок. Вы должны поделиться этими данными с другими участниками собрания, как только они у вас появятся. Резюме встречи может быть отправлено участникам, чтобы освежить их воспоминания о том, что обсуждалось и какие последующие действия ожидаются от них. Электронная почта — это удобный способ следить за ходом встречи, узнавать, как идут дела, и оценивать, стоило ли оно того.
Лучшие практики для деловой встречи
Ниже приведены рекомендации для деловой встречи:
№ 1. Одевайтесь соответствующим образом
Чтобы произвести хорошее впечатление на встрече, пересмотрите корпоративный дресс-код. Участники встречи могут почувствовать уровень вашего уважения в зависимости от того, как вы одеты.
№ 2. Будьте быстры
Независимо от того, отвечаете ли вы за проведение собрания или просто еще один участник, придя пораньше, вы получите больше времени для подготовки. За это время каждый может устроиться, поздороваться и приступить к работе над поставленными задачами.
№3. Слушайте активно
Будьте внимательны, когда говорят другие люди, чтобы показать, что вы цените их мысли и идеи. Зрительный контакт, кивание в знак согласия и ведение заметок — все это примеры активного слушания.
№ 4. Положите трубку
Может быть лучше перевести телефон в беззвучный режим или даже в авиарежим, в зависимости от обстоятельств. Это поможет вам сосредоточиться на предстоящей встрече и не отвлекаться.
№ 5. Будьте терпеливы и ждите, пока все придут
При проведении собрания вежливо подождать, пока все соберутся, прежде чем начать. Это также гарантирует, что все участники получают одинаковую информацию и находятся на одной странице в отношении цели собрания.
№ 6. Позвольте другим высказывать свое мнение
Убедитесь, что у каждого есть возможность высказать свое мнение на собраниях. Когда вы открываете дебаты для всех и позволяете им поделиться своими мыслями, вы показываете, что уважаете их знания и проницательность.
В чем важность деловой встречи?
Совещания – неотъемлемая часть любого успешного бизнеса. Это полезно для отслеживания шагов, которые ваша компания предпринимает для достижения своих целей. Это отличный инструмент для того, чтобы держать всех на одной волне, генерировать новые идеи, разрешать конфликты, достигать консенсуса и укреплять дух товарищества.
4 основы делового этикета?
- стили общения
- платье и внешний вид
- technology
- общественные ситуации
Каковы 4 основные цели деловой встречи?
- Запустите новый проект.
- Выровняйте статус проекта/команды и цели.
- Мозговой штурм.
- Принимать решения.
- Поделиться информацией.
- Представьте новых членов команды или клиентов.
- Оцените проекты (и подумайте, что делать в следующий раз)
Что нельзя делать на деловой встрече?
- Ненужные встречи.
- Переход на личности.
- Потеря времени.
- Крылатое это.
- Противостояние.
- Разъединение.
- Не следить.
Заключение
Деловая встреча — это собрание экспертов, которые собираются вместе, чтобы поговорить о делах, внести коррективы или отметить успех группы. корпоративные руководители и сотрудники, корпоративные представители и клиенты или руководители отделов и их команды - все это потенциальные участники собрания компании. Однако многие компании и группы теперь проводят встречи не в офисе, а в Интернете, используя те или иные технологии или программное обеспечение для проведения конференций.
Статьи по теме
- Протокол встречи: значение, пример и как составить протокол
- ФУНКЦИИ ZOOM: значение, цены и способы их использования
- ФОКУС-ГРУППА: определение и подробное руководство по проведению обсуждения в фокус-группе
- 33 лучших программного обеспечения и инструментов для управления мероприятиями в 2023 году
- СТРАТЕГИЯ ПРОДАЖ: значение, примеры, план, виды и презентация
Рекомендации
