Принятие эффективного типа корпоративного общения — один из самых простых способов повысить прибыль и моральный дух. К сожалению, это не так просто, как кажется.
В результате современных технологий деловое общение меняется. Хотя это уже не так официально, как раньше, поддержание профессиональный тон по-прежнему имеет решающее значение для создания правильного имиджа вашей компании. Это также касается поощрения открытого и продуктивного общения внутри организации.
Подходящая форма общения может повысить производительность труда сотрудников, оптимизировать процессы и повысить общий моральный дух в организации. Эта статья предлагает ускоренный курс по развитию хороших вербальных и невербальных коммуникаций в вашем бизнесе, чтобы поддерживать связь с клиентами и способствовать более продуктивным внутренним обсуждениям. Мы также рассмотрим различные типы и методы делового общения для эффективного общения.
Что такое деловое общение?
Деловые коммуникации относятся к обмену информацией между сотрудниками как внутри организации, так и за ее пределами.
Под эффективным деловым общением понимается то, как сотрудники и руководство взаимодействуют друг с другом для достижения организационные цели и стать более согласованным с фундаментальными ценностями компании. Таким образом, его основная цель — улучшить организационные методы, устранить разрозненность, информировать людей и уменьшить количество ошибок.
Успех и рост каждой организации зависят от эффективного делового общения. Деловое общение, в отличие от повседневного общения, обычно носит целенаправленный характер.
Несмотря на это, исследования показывают, что 60% специалистов по внутренним коммуникациям не отслеживают внутренние коммуникации.
Чтобы корпоративная фирма была успешной, все правила компании, основные ценности компании, правила и политики должны быть доведены до сведения сотрудников как внутри организации, так и за ее пределами.
Типы делового общения
Деловые коммуникации подразделяются на четыре типа.
№1. Внутренняя восходящая коммуникация
Внутреннее восходящее деловое общение происходит, когда подчиненный общается с руководством или лицом, стоящим выше по организационной структуре. Чтобы получить истинное представление о функционировании компании, каждый лидер должен позволить информации течь вверх.
Итак, опросы, обратная связь, формы и отчеты — это распространенные виды внутреннего восходящего делового общения, которое сотрудники предоставляют своим менеджерам или руководителям групп.
Маркетинговый отчет, например, может включать такую информацию, как общий трафик веб-сайта, взаимодействие в социальных сетях или общее количество потенциальных клиентов.
№ 2. Внутренняя нисходящая связь
Внутренняя нисходящая коммуникация возникает, когда начальник общается с одним или несколькими подчиненными. Этот тип делового общения может иметь форму письма, записки или устного приказа.
В разговоре с сотрудниками руководители должны поддерживать профессиональный и прямой тон. Памятка о новом процессе работы фирмы, таком как требования безопасности и новые правила, является примером такой формы коммуникации.
№3. Внутренняя боковая коммуникация
Внутреннее боковое деловое общение происходит на рабочем месте между сотрудниками. Таким образом, в настоящее время сотрудники могут подключаться различными способами, включая чаты, текстовые сообщения, электронную почту и программные решения для общения сотрудников.
Этот тип общения может происходить внутри или между отделами и встречается чаще, чем другие виды делового общения. Кроме того, частое общение между сотрудниками необходимо для их вовлеченности и производительности.
№ 4. Внешняя связь
Внешнее деловое общение относится к любому взаимодействию со сторонними организациями, такими как клиенты, потенциальные клиенты, поставщики или партнеры.
Этот тип делового общения происходит реже, чем все другие виды внутрикорпоративного общения.
Методы делового общения
Когда дело доходит до корпоративного общения, оно либо устное, либо письменное. Кроме того, общение происходит лично/лицом к лицу или дистанционно. Ни один из них не лучше и не хуже для вашей организации сам по себе; все зависит от обстоятельств.
Письменное общение отлично подходит для сохранения бумажного следа принятых решений и действий, а также для разработки стратегий и планов. Вербальные встречи позволяют мгновенно производить идеи и более открытый поток мыслей.
Некоторые предприятия имеют одно местонахождение. У некоторых есть офисы в разных часовых поясах. Между тем, другие полностью удалены, и им также не хватает физического места (Buffer и Zapier — отличные примеры компаний, не зависящих от местоположения). Вот подходы к корпоративным коммуникациям, применимые к любому или ко всем сценариям, перечисленным выше:
№1. Интернет-коммуникация
Сюда входят распространенные каналы делового общения, такие как электронная почта и приложения для обмена мгновенными сообщениями (например, Slack, Hangouts или даже Nextiva Chat).
Преимущества электронной почты и сообщений включают в себя возможность вести частные беседы в напряженной рабочей обстановке, а также обмениваться сообщениями с большой группой людей — от нескольких до сотен — одновременно.
№ 2. Конференц-связь
Телефоны уменьшили географический барьер для проведения эффективных и динамичных совещаний. Это позволяет более эффективно обмениваться идеями благодаря невербальному общению (тону голоса), а не текстовому общению. Системы облачных телефонов могут улучшить адаптацию и общее командное сотрудничество.
№3. Видеотелеконференция
Отличные решения для видеоконференций позволяют людям в отдаленных районах проводить встречи, максимально приближенные к личным встречам. Они также выводят телефонные встречи на новый уровень.
№ 4. Личные встречи
Личные обсуждения могут помочь компании быстро продвигать идеи. Согласно исследованиям, личные встречи рождают больше идей, чем виртуальные.
С другой стороны, хорошо спланированная повестка встречи имеет решающее значение для продуктивных встреч. 46% сотрудников редко или никогда не уходят с совещаний, зная, что делать дальше.
№ 5. Официальные документы и отчеты
Документирование действий, влияющих на других людей и отделы, является важным компонентом хорошо отлаженной системы коммуникаций компании.
Таким образом, возможность сослаться на письменный документ в любое время снижает вероятность путаницы или спора и добавляет ясности в общение.
#6. Публикации
Встречи с большими группами часто проводятся с помощью презентаций, дополненных отчетами и наборами слайдов PowerPoint.
Таким образом, они отлично подходят для представления новых идей таким образом, чтобы можно было задавать вопросы и объяснять.
№ 7. Доски обсуждений и часто задаваемые вопросы
Внутреннее место, где сотрудники могут ссылаться на часто задаваемые вопросы по различным темам отдела и задавать новые, которые помогут им быть более продуктивными, а также быстро разбираться в теме.
№8. Анкеты
Внутренние опросы и опросы клиентов — отличный способ получить отзывы и оценки по важным темам. Опросы обеспечивают здоровый цикл изменений, поддерживаемых обратной связью, а также открывают канал связи на всех уровнях бизнеса.
№ 9. Деятельность по обслуживанию клиентов
Это может охватывать любые действия по обслуживанию клиентов. Примерами являются помощь в чате, системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), процесс адаптации клиентов, отзывы клиентов и другие услуги.
Итак, ваш следующий логический запрос, вероятно, будет:
Какие эффективные методы делового общения необходимы моей компании?
Ответ в основном определяется размером, а также желаниями вашей компании. Нет такой вещи, как универсальный ответ. Одно можно сказать наверняка: вы настроите себя на успех, если просто будете использовать эффективные стратегии делового общения, которые вам нужны и которые вы собираетесь использовать.
В качестве примера:
Вам нужен форум, поэтому вы и ваша команда тратите недели на его изучение и настройку.
Через некоторое время вы понимаете, что никто не использует его, потому что их команда или документы дают им ответы быстрее. Ненужные решения стоили вам времени и денег.
Или вы инвестируете в высококачественное оборудование для видеоконференций, когда все, что вам действительно нужно, — это надежная корпоративная телефонная система для проведения удаленных совещаний.
Связь через Интернет будет использоваться всеми предприятиями. Все остальные пути, напротив, будут определяться уникальными условиями каждой организации. Потратьте время, чтобы проанализировать важность каждого из них для вашего собственного сценария.
Читайте также: План обеспечения непрерывности бизнеса: почему это важно
Почему важно эффективное деловое общение?
Вот основные причины, по которым корпоративные коммуникации имеют решающее значение для успеха любой компании:
№1. Это повышает вовлеченность сотрудников.
Согласно исследованию Рагана, посвященному вовлеченности сотрудников, главному компоненту внутренней коммуникации, который статистически коррелирует с тем, насколько люди вовлечены в коммуникацию с руководством. Команды внутренней коммуникации играют важную роль в поддержке, обучении и напоминании руководителям о необходимости коммуникации.
№ 2. Уменьшает перегрузку электронной почты
Электронная почта используется в компаниях для различных целей, включая информационные запросы, общение сотрудников и обратную связь, отчеты о состоянии, назначения задач, общение с клиентами и поставщиками, приглашения на встречи, рассылку документов, уведомления отдела кадров о различных командных мероприятиях, преимуществах и днях рождения. пожелания.
По данным Radicati, средний бизнес-работник тратит 25% своего рабочего дня на работу с электронной почтой.
Однако лишь небольшой процент электронных писем, поступающих в наш почтовый ящик, требует нашего немедленного внимания. Мы разделяем важные электронные письма на основе отправителя или темы. Кроме того, многие электронные письма, которые мы получаем, совершенно не имеют к нам отношения.
№3. Повышает производительность сотрудников
Четверо из каждых пяти сотрудников считают, что эффективные внутрикорпоративные коммуникации повышают эффективность их работы.
Из-за информационной перегрузки сотрудники часто тратят время на поиск контента, необходимого им для выполнения своей работы.
Кроме того, средний сотрудник тратит 2.5 часа каждый день на поиск информации. Следовательно, это приводит к потере целой недели времени каждый месяц, чтобы найти что-то, что должно быть под рукой у сотрудников.
№ 4. Улучшает внутриведомственную коммуникацию
Чрезвычайно сложно поддерживать эффективную межведомственную коммуникацию внутри бизнеса без надлежащей коммуникационной стратегии.
Сотрудники должны иметь возможность легко общаться и сотрудничать, чтобы быть более продуктивными.
Например, ваш исследовательский отдел должен общаться с вашей маркетинговой командой, а ваш бизнес-офис должен общаться с ИТ-отделом.
№ 5. Улучшает общение с удаленными сотрудниками
Удаленные команды — это путь в будущее. Согласно Глобальному обновленному прогнозу мобильной рабочей силы, к 40 году более 2023% работающего населения мира будут мобильными. Кроме того, в богатых странах, таких как США, эти цифры могут в конечном итоге превысить 75%.
Это требует нового подхода к коммуникации, лидерству и управлению. Удаленные команды сталкиваются с проблемами коммуникации, такими как координация между часовыми поясами, информационными хранилищами и преодолением языковых и культурных барьеров. Кроме того, расстояние мешает членам команды чувствовать себя частью команды.
№ 6. Снижает текучесть кадров
Текучесть кадров значительно ниже в компаниях, где сотрудники более вовлечены и удовлетворены. Работодатели должны следить за тем, чтобы их сотрудники получали знания о том, что важно для их работы, чтобы привлекать и удерживать миллениалов и молодое поколение на рабочем месте.
С другой стороны, слишком много нерелевантной информации часто вызывает стресс, отстраненность и неудовлетворенность, что приводит к снижению удержания персонала.
Одной из основных целей фирм, занимающихся внутренними коммуникациями, является продвижение передового опыта обмена информацией.
Таким образом, работодатели должны способствовать легкому обмену информацией внутри своих фирм в мире, где сотрудники постоянно растут и учатся новому.
Обмен знаниями и организационные знания страдают из-за отсутствия четкого плана внутренних деловых коммуникаций.
Читайте также: Управление знаниями: процессы, типы, примеры и инструменты
№8. Повышает защиту интересов сотрудников
Работодатели, которые понимают, как успешно наладить контакт со своими сотрудниками, гораздо успешнее превращают своих сотрудников в послов бренда.
Послание бренда не так сложно получить, как думают многие компании. На самом деле, довольные сотрудники будут стремиться участвовать в программах амбассадоров бренда.
№ 9. Повышает удержание и удовлетворенность клиентов
Лучшее корпоративное общение приводит к более высокому уровню удовлетворенности клиентов. Когда происходит сбой в общении внутри бизнеса, деловое общение происходит с точки зрения обслуживания клиентов и их удовлетворенности.
Во-первых, персоналу, работающему с клиентами, будет не хватать необходимой информации. Во-вторых, клиенты заметят низкий моральный дух сотрудников и в результате получат негативный опыт.
Согласно одному исследованию, отношение сотрудников оказывает значительное влияние на удовлетворенность клиентов, что приводит к росту доходов.
Что такое кросс-культурное деловое общение?
Кросс-культурное деловое общение относится к обмену информацией, идеями, мнениями и сообщениями между людьми или группами, принадлежащими к разным культурам.
Что такое межкультурное деловое общение?
Межкультурное деловое общение относится к обмену информацией, идеями, мнениями и сообщениями между людьми или группами из разных культур.
Каковы проблемы межкультурного делового общения?
Проблемы межкультурного делового общения включают языковые барьеры, культурные различия, недопонимание и непонимание.
В чем разница между внутренней и внешней деловой коммуникацией?
Внутреннее деловое общение относится к общению внутри организации, а внешнее деловое общение относится к общению между организацией и внешними заинтересованными сторонами.
Каково значение активного слушания в деловом общении?
Активное слушание важно в деловом общении, потому что оно способствует пониманию, уменьшает недопонимание и помогает строить отношения.
Часто задаваемые вопросы о деловом общении
Как бизнесу лучше общаться?
Эффективное деловое общение: 8 шагов к лучшему…
- Исключите предположения. …
- Найдите хорошее место и время, чтобы все участники могли поговорить. …
- Чтобы быть услышанным, сначала послушайте. …
- Задавать вопросы. …
- Выражение эмоций важно, но всегда будьте уважительны.
Какие есть 4 типов общения?
У каждого человека есть уникальный стиль общения, способ, которым они взаимодействуют, а также обмениваются информацией с другими. Существует четыре основных стиля общения: пассивный, агрессивный, пассивно-агрессивный и напористый. Важно понимать каждый стиль общения и то, почему люди их используют.
Деловое общение всегда имеет специализированное содержание, определенную аудиторию, определенную цель, определенное время и определенное место. Следующей важной чертой делового общения является ясность. Китайский философ Конфуций справедливо заметил: «Ясность языка — это все».
Как бизнесу лучше общаться?
Эффективное деловое общение: 8 шагов к лучшему…
- Исключите предположения. …
- Найдите хорошее место и время, чтобы все участники могли поговорить. …
- Чтобы быть услышанным, сначала послушайте. …
- Задавать вопросы. …
- Выражение эмоций важно, но всегда будьте уважительны. …
- Обратите внимание на невербальные сообщения.
- ПОТРЕБИТЕЛЬСКИЙ РЫНОК: пошаговое руководство (все, что вам нужно знать)
- АГЕНТЫ ИЗМЕНЕНИЙ: как определить агентов изменений в любой организации
- СТРАТЕГИИ ВНУТРЕННЕГО МАРКЕТИНГА: как создать эффективный маркетинговый бренд
- Маркетинговые коммуникации: все, что вам нужно знать (подробное руководство)
- ВИДЫ ПРОСЛУШИВАНИЯ: применительно к деловому общению
- Вакансии виртуального помощника: полное руководство на 2021 год (+ лучший выбор)
- СВЯЗЬ ВНИЗ: значение, примеры и преимущества
