Система управления электронной почтой — это стратегия повышения эффективности работы с электронной почтой и снижения пагубного влияния обработки электронной почты на производительность и удовлетворенность работой человека. В этой статье мы рассмотрим ряд вопросов, в том числе стратегии эффективного управления системой электронной почты, программное обеспечение для сортировки и перспективы. Наша цель состоит в том, чтобы убедиться, что ваша электронная почта находится в рабочем состоянии, а не в массовых сообщениях, на которые никто не обращает внимания.
Читайте также: ЗАЩИТА ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ: почему это важно
Система управления электронной почтой
Электронные письма, отправленные и полученные сотрудниками, централизованно записываются системой управления электронной почтой. Электронной почтой можно управлять, применяя к этому содержимому графики хранения, элементы управления доступом и систему классификации. Можно захватить метаданные, связанные с электронной почтой, для хранения и доступа к этим данным. Одним из самых популярных применений системы управления электронной почтой является архивирование электронной почты. Эти решения на самом фундаментальном уровне либо копируют, либо удаляют сообщения из программы обмена сообщениями и сохраняют их в другом месте. Некоторые из этих решений заменяют вложения заглушкой или ссылкой в сообщении вместо архивирования самого сообщения. Система управления электронной почтой является компонентом единого решения.
Большое количество входящих электронных писем клиентов можно сортировать, упорядочивать и отвечать на них с помощью систем управления электронной почтой. Однако система управления электронной почтой предназначена не только для помощи; его можно использовать для любых обстоятельств, связанных с большим количеством входящих электронных писем, таких как отзывы о кампаниях или внутренняя служба поддержки глобальных корпораций.
Лучшая система управления электронной почтой
Мы все знаем, что по мере расширения вашего бизнеса электронные письма могут переполнять ваш почтовый ящик и вызывать волну проблем. Ваши сотрудники рассылают много ответов на одно электронное письмо, важные электронные письма игнорируются, а разговоры бессмысленны. И никакой реальной работы не делается посреди этого столпотворения. Вы можете легко управлять своей внутренней электронной почтой и электронной почтой клиентов, сделав правильные инвестиции в инструменты. Вы можете использовать больше каналов, чем просто электронная почта, для общения с клиентами, компаниями и важными заинтересованными сторонами, а также для улучшения внутреннего сотрудничества.
Поэтому, если вам сложно следить за своей электронной почтой, этот блог для вас. Вы увидите, что такое система управления электронной почтой, и расскажете о некоторых важных аспектах. Лучшая система управления электронной почтой будет в центре нашего внимания при их изучении.
8 лучших систем управления электронной почтой
Лучшая система управления электронной почтой будет в центре нашего внимания, когда мы исследуем эти различные варианты.
№1. Помогите разведчику
Самая эффективная система управления электронной почтой для среднего и малого бизнеса. Система управления электронной почтой разработана специально для помощи командам в эффективном управлении электронной перепиской. Вы можете использовать расширенные возможности совместной работы, такие как личные заметки, чтобы держать всех в курсе, и обнаружение конфликтов, чтобы избавиться от лишней работы с помощью Help Scout.
Наконец, доступ к профилям потребителей держит вас в курсе. Чтобы упростить взаимодействие и уменьшить количество хлопот как для отправителя, так и для ваших сотрудников, вы можете просматривать предыдущие чаты и другую базовую информацию. Самое приятное то, что система управления электронной почтой — это лишь один из многих инструментов, к которым вы получаете доступ при регистрации в Help Scout.
Цена: от 20 долларов за пользователя в месяц.
№ 2. Санебокс
Sanebox — это программное обеспечение для управления электронной почтой, которое лучше всего подходит для управления электронными письмами, которые лучше всего подходят для личного использования.
Существуют методы, помогающие управлять личными почтовыми ящиками, хотя многие программы для управления электронной почтой концентрируются на коммерческих требованиях. SaneBox — один из лучших, с которыми мы сталкивались. Когда электронные письма поступают в ваш почтовый ящик, они автоматически сортируются их сложным искусственным интеллектом, который изучил ваши уникальные привычки электронной почты.
Цена: от $ 7 / месяц.
№3. Сендинблю
Самая эффективная система управления электронной почтой для общения «один ко многим». Бывают случаи, когда вам нужно обратиться к большой группе людей одновременно, например, чтобы объявить о новой услуге или предоставить обновленную информацию о вашем бизнесе или продукте. Вам понадобится специальная программа, потому что вы можете скрыть только такое количество людей из своей учетной записи Gmail — примерно 500, если вам интересно.
Sendinblue является одним из величайших. Их решение позволяет создавать потрясающие электронные письма с помощью простого редактора, а также обладает отличной автоматизацией, гарантирующей отправку сообщений в точное время, которое вы выберете. Кроме того, вы можете проводить A/B-тестирование и отслеживать аналитику для своих электронных писем, например, показатель открываемости, рейтинг кликов и даже тепловую карту.
Цена: предлагается бесплатный план. Планы с ежемесячной оплатой начинаются с 25 долларов.
№ 4. Фронт
Лучшая программа управления электронной почтой для объединения группового и индивидуального управления электронной почтой.
Управление групповым адресом электронной почты, например [электронная почта защищена], часто делается с помощью программного обеспечения для управления электронной почтой. Тем не менее, Front может быть отличным выбором, если ваша команда хочет взаимодействовать с вашей аудиторией, используя как личные, так и общие адреса электронной почты.
Внутренние комментарии — один из элементов совместной работы, которые предлагает Front. Их более дорогие планы также включают более сложные функции, такие как аналитика и автоматизация.
Цена: Ежемесячные ставки начинаются от 19 долларов на человека.
№ 5. Хивер
Лучшая система управления электронной почтой Gmail
Hiver несколько уникален по сравнению с другими инструментами в этом списке, которые в основном являются независимыми продуктами. По сути, он служит дополнением к вашей текущей учетной записи Gmail. В отличие от обычной учетной записи Gmail, вы можете делать заметки и назначать электронные письма определенным получателям.
Также доступны сервисы автоматизации задач и аналитики, но следует отметить, что многие из более сложных функций доступны только по более дорогим подпискам.
Цена: 12 долларов США за пользователя в месяц.
№6. Moosend
Бесплатная программа для управления электронной почтой.
Еще один инструмент, предназначенный для связи «один ко многим», — это Moosend. Они включают в себя такие инструменты, как редактор без кода, которые упрощают создание красивых шаблонов электронной почты. Кроме того, вы можете проводить A/B-тестирование, сегментировать зрителей и отслеживать определенные ключевые показатели эффективности.
Самое приятное то, что вы можете делать все вышеперечисленное с их бесплатным планом. Существуют различные ограничения, например доступ к учетной записи только для одного человека. Но ничего, есть много ценности. У них также есть планы подписки, начинающиеся с 9 долларов в месяц, для тех, кто хочет получить доступ к более широким возможностям.
Цена: от 9 долларов в месяц.
№7. Zendesk
Управление электронной почтой клиентов возможно с помощью Zendesk, инструмента поддержки клиентов. Ваша команда может быстрее отвечать на электронные письма клиентов, используя макросы Zendesk или предопределенные ответы. Используя такие функции, как возможности управления билетами, инструменты для совместной работы и информацию о клиентах, вы также можете более эффективно оптимизировать электронную почту клиентов. Zendesk идеально подходит для растущих организаций, поскольку он также позволяет централизовать общение по каналам. Однако небольшие фирмы, которые обеспечивают обслуживание клиентов только по электронной почте, могут счесть эту технологию слишком надежной и сложной.
№ 8. Почтовая птица
Система управления электронной почтой службы поддержки клиентов с настраиваемой раскладкой называется Mailbird. Вы можете настроить свою учетную запись с помощью множества бесплатных цветовых тем и превратить ее в произведение искусства. Также предусмотрена возможность переключения в темный режим. Встроенная в Mailbird функция быстрого чтения помогает повысить производительность за счет быстрого отображения слов, чтобы вы могли быстрее понимать фразы и предложения. С помощью инструмента Mailbird LinkedIn Lookup вы также можете найти своего отправителя в LinkedIn и установить с ним контакт прямо из папки «Входящие» одним щелчком мыши.
Зачем мне нужно управление электронной почтой?
Вам нужна система управления электронной почтой, потому что она использует инструменты для управления большим количеством электронных писем в организации. Это также упрощает отслеживание важных документов и сообщений.
Как мне управлять электронной почтой моей компании?
- Используйте общий почтовый ящик для обработки писем от группы.
- Электронные письма должны быть отправлены в определенное время.
- Установите правила написания коротких писем.
- Запишите задачи, ожидания и сроки выполнения.
- Не используйте «ответить всем», если в этом нет необходимости.
- Отпишитесь, как только сможете.
- Используйте папки, ярлыки и теги.
- Сохраняйте шаблоны для сообщений и электронных писем
- Правила и автоматизация
- Приложения и надстройки для электронной почты
Система управления электронной почтой Outlook
Система управления электронной почтой Outlook — это инструмент, помогающий управлять электронной почтой, календарем, контактами и задачами. В результате он служит основой как для вашего тайм-менеджмента, так и для общения. Пользователи отслеживают электронную почту, координируют календари и легко обрабатывают информацию о взаимодействии между двумя системами с помощью системы управления электронной почтой Outlook. Система управления электронной почтой Outlook — популярная программа для работы с электронной почтой и календарем, которая подключается к некоторым из лучших приложений для управления взаимоотношениями с клиентами (CRM).
Стратегии управления электронной почтой
Управление электронной почтой может быть сложной задачей. Многие программы, приложения и игры утверждают, что могут помочь вашей команде в управлении электронной почтой.
Лучшие стратегии системы управления электронной почтой включают рассмотрение электронной почты как законной работы, знание разницы между просмотром и обработкой электронной почты и использование системы управления рабочим процессом для настройки электронной почты и других форм делового общения. Команды, которых научили методично подходить к электронной почте, становятся более продуктивными.
Наиболее успешным методом корпоративного общения является электронная почта, и, используя эти эффективные стратегии управления электронной почтой, вы можете полюбить ее.
17 стратегий управления электронной почтой
Следуйте этим простым советам по управлению электронной почтой, чтобы начать работу с эффективными стратегиями управления электронной почтой.
№1. Считайте электронную почту настоящей работой
Вы не должны вписывать электронную почту в свое расписание в связи с вашей фактической работой. Электронная почта требует реального, посвященного времени и фактических усилий. У всех в вашей команде будет больше времени, чтобы сосредоточиться на
достижение их самых важных целей, когда вы правильно обрабатываете электронную почту.
#2. Признайте разницу между просмотром и обработкой электронных писем
Случайная работа без установленной системы управления электронной почтой может привести к тому, что члены команды пропустят важные сообщения или ответят слишком быстро. Умная система будет выделять отдельное время для просмотра электронных писем, а не для их обработки.
№3. Проверяйте свой почтовый ящик только тогда, когда это действительно необходимо
Попросите членов вашей команды подумать, как часто им действительно нужно проверять свои почтовые ящики каждый день, чтобы искать сообщения, требующие быстрых действий (или представить свои собственные предложения). В зависимости от их профессии ответ будет разным, но, вероятно, они просматривают электронную почту реже, чем сейчас.
№ 4. Избегайте многозадачности при чтении писем
Проверяйте электронные письма между задачами, а не в середине их.
Это значительная трата нашего «мощного импульса мозга» — более глубокой концентрации, необходимой для того, чтобы полностью посвятить себя работе, — прерывать важные задачи, чтобы проверить новейшую электронную почту. Просмотрите свою электронную почту, если у вас есть десять минут свободного времени между встречами. Тем не менее, не просматривайте свои электронные письма во время встречи.
№ 5. Изучите электронную почту на мобильном устройстве
Просмотр электронных писем исключительно на портативном устройстве — один из эффективных подходов к управлению электронной почтой. Менее заманчиво отвлечься, потому что использовать небольшое портативное устройство для навигации между почтовыми ящиками и папками сложно, а размер гаджета делает его действительно подходящим для просмотра.
№ 6. Оцените время, необходимое для ответа на «настоящие» сообщения
Ваши сотрудники могут подумать, что было бы абсурдно планировать время только для электронной почты. Однако, если электронная почта требует фактического труда и реального времени, вы должны подумать, когда это время придет. Вот полезный метод управления электронной почтой: угадайте количество «настоящих» сообщений, которые вы получаете ежедневно.
№ 7. Когда вы отсутствуете, отправьте сообщение об отсутствии на работе
Электронные письма продолжают поступать, даже если у вас нет времени, чтобы проверить свой почтовый ящик! Поэтому вы должны подготовиться к этому. Если вы собираетесь отсутствовать более суток, вы должны опубликовать сообщение об отсутствии на работе в своей электронной почте, чтобы люди знали, когда они могут ожидать от вас ответа.
№8. Обрабатывайте электронную почту, где вы можете сосредоточиться на восьмом месте
Поощряйте своих сотрудников обрабатывать электронную почту в обстановке, позволяющей сконцентрироваться и сосредоточиться. Цель состоит в том, чтобы завершить общение, и если их постоянно прерывать и уводить в сторону, они не смогут этого сделать. Если у них есть дверь офиса, они должны закрыть ее. Если этого недостаточно, следует добавить уведомление. Здесь вы можете скачать забавные и бесплатные таблички «Не беспокоить».
№ 9. Обрабатывайте электронные письма, работая в автономном режиме
Нет ничего более раздражающего, чем пытаться очистить почтовый ящик, в то время как новые сообщения продолжают поступать. Это все равно, что пытаться вырыть яму, когда кто-то напротив вас сваливает в нее грязь! Вместо этого им следует останавливать входящие сообщения, работая в автономном режиме в течение периода, отведенного им для обработки электронной почты.
№10. Заказ электронных писем с использованием тем
Каков наиболее эффективный метод обработки электронной почты как можно быстрее? сортировка необходима. Многочисленные электронные письма можно удалить несколькими короткими щелчками мыши. Если вы еще этого не сделали, начните с сортировки по теме, прежде чем использовать «упорядочить по обсуждению».
№ 11. Изменить порядок писем по отправителю
На этот раз измените порядок писем на «От», если это необходимо. Таким способом вы можете быстро размещать или удалять рекламные объявления, скидки, информационные бюллетени и все, что не является «настоящей почтой».
№ 12. Обратный порядок старых и новых данных
Я советую начинать с самых ранних электронных писем и продвигаться вниз.
Даже если вам не терпится прочитать свои самые последние электронные письма, у вас может быть что-то важное из более раннего дня (или недели), требующее вашего внимания, и они дольше всего ждали вашего ответа. В любом случае вам не придется долго ждать, чтобы просмотреть самые последние электронные письма, потому что вы, вероятно, сократили количество электронных писем в своем почтовом ящике вдвое.
№ 13. Держитесь подальше от ловушки «просмотреть и пропустить»
У вас может возникнуть соблазн сразу же отложить ответ, если вы получите пугающее электронное письмо.
Однако вам следует воздерживаться от использования стратегии «просмотреть и пропустить» при обработке электронных писем. Какая польза от намеренного выделения времени для обработки электронных писем, если вы собираетесь отложить это на потом?
№ 14. Добавьте элементы списка задач в свой список дел
Некоторые задачи мне придется отложить на потом, либо потому, что мне нужно больше деталей, они займут у меня несколько минут или часов, либо мне понадобится чья-то помощь. Все, что нужно сделать в этой ситуации, добавляется в мой список дел, чтобы я мог сделать это, когда у меня будет необходимая информация, время и ресурсы.
№ 15. Добейтесь нуля в папке «Входящие» пару раз в неделю
Вы можете пропустить важные задания, отзывы или приглашения, которые помогут вам в достижении ваших самых важных достижений, если вы не будете последовательно и методично очищать свой почтовый ящик.
№ 16. Сведите к минимуму электронную почту в нерабочее время, чтобы уменьшить выгорание
Сегодня многие люди отправляют и получают деловые электронные письма 24 часа в сутки. Однако это представляет серьезный риск для производительности: сотрудники значительно чаще отключаются от работы и в конечном итоге выгорают, когда нет четкого разделения между их личной и профессиональной жизнью. Работа в нерабочее время, чтобы уменьшить выгорание, — одна из стратегий, которую вы должны использовать в своей системе управления электронной почтой.
№ 17. Используйте систему управления рабочим процессом
Использование системы управления рабочими процессами для управления электронной почтой — одна из стратегий, которую вы должны принять. Тщательная система управления рабочим процессом включает обработку электронной почты. Члены команды могут сохранять, организовывать, расставлять приоритеты, контролировать и выполнять все свои обязательства, коммуникации и информацию с помощью системы управления рабочим процессом.
Программное обеспечение для сортировки электронной почты
Когда мы говорим о программном обеспечении для сортировки электронной почты, мы имеем в виду процесс, используемый почтовыми службами для выбора маршрута доставки почты. Программное обеспечение для сортировки электронной почты, которое когда-то создавалось вручную, теперь в основном автоматизировано с использованием специализированного оборудования. Transorma, которая была первоначально введена в эксплуатацию в Роттердаме в 1930 году, была первым широко используемым устройством для сортировки электронной почты.
Компании и другие почтовые службы теперь используют программное обеспечение для сортировки электронной почты для предварительной сортировки электронных писем перед доставкой, чтобы сэкономить деньги на почтовых расходах. Скидки на предварительную сортировку, например, могут снизить цену на почтовые отправления первого класса в США с 0.42 доллара до 0.324 доллара[1]. Управление входящей почтой Многие предприятия также используют программное обеспечение для сортировки входящей почты, включая чеки, заказы и сообщения. Загрузка находится под контролем программного обеспечения для сортировки электронной почты или обработчика электронной почты.
Работа программного обеспечения для сортировки электронной почты заключается в том, чтобы разумно группировать ваши электронные письма по различным категориям на основе таких вещей, как важность, тема, отправитель или возраст. Читая только те электронные письма, которые действительно важны для прочтения первым делом с утра, вы можете освободить время для других дел, которые необходимо сделать.
Вы можете отсортировать свой список адресов электронной почты с помощью программного обеспечения для сортировки электронной почты в соответствии с обменником MX. Мы не можем понять поставщика электронной почты для многих корпоративных электронных писем, потому что они имеют уникальные домены. Вы можете быстро получить отсортированный список всех ваших электронных писем из Yahoo, Gmail, Hotmail, Outlook и Office 365 с помощью программного обеспечения для сортировки электронной почты.
Как мне управлять большим количеством писем?
- Держите в папке «Входящие» только те электронные письма, с которыми нужно разобраться немедленно.
- Создайте «Папку ожидания» для писем, требующих действий.
- Сделайте ярлыки или подпапки вашими новыми лучшими друзьями.
- Установите правила или фильтры для вашего почтового ящика.
- Используйте свой календарь, чтобы отслеживать электронные письма, на которые нужно ответить снова.
- Не оставляйте нежелательную почту в папке «Входящие» в течение длительного времени.
- Сделайте шаблоны для ответов, которые вы используете чаще всего.
- Выделите время для проверки электронной почты и делайте это именно в это время.
- Прекратить получать оповещения по электронной почте
- Выполняйте бессмысленные задачи по электронной почте, когда у вас есть свободное время.
Заключение
Разработка стратегий и установка системы управления электронной почтой помогут каждому бизнесу лучше сортировать и управлять своей электронной почтой.
Часто задаваемые вопросы о системе управления электронной почтой
Является ли управление электронной почтой навыком?
Да, это так. На самом деле, управление своим почтовым ящиком обычно считается «сложным навыком», которому можно обучить. Управление электронной почтой — это подмножество тайм-менеджмента, организационных навыков и коммуникативных способностей, которые имеют решающее значение для продуктивной работы.
Каков ваш подход к управлению большим объемом входящей электронной почты?
- Позаботьтесь о входящих электронных письмах как можно быстрее.
- Организуйте электронные письма сразу, а не просматривайте их, а затем оставляйте в папке «Входящие».
- Избавьтесь от нежелательных писем.
- Вы можете поддерживать порядок в своей основной папке «Входящие», помещая сообщения, на которые не требуется ответа, в соответствующие папки проекта или темы.
Статьи по теме
- Отслеживание электронной почты: 7 лучших инструментов отслеживания электронной почты
- ЭЛЕКТРОННЫЙ МАРКЕТИНГ ДЛЯ МАЛОГО БИЗНЕСА: значение, лучшее программное обеспечение для электронного маркетинга и советы
- Лучшие примеры маркетинговых кампаний по электронной почте (+ подробное руководство)
Справка
