Пандемия COVID-19 изменила то, как работают рабочие места. С ростом тенденции к удаленной работе и все большим числом работников, предпочитающих работать из дома, некоторые из ведущих компаний переходят на удаленную работу. постоянная модель работы на дому.
Однако не каждая компания может себе это позволить, и разговоры о гибридных рабочих местах велись.
Согласно отчету Harvard Business Review, более 90% работодателей планируют перейти на гибридную рабочую модель для своих сотрудников. Однако в том же отчете также утверждается, что, если дела пойдут не лучшим образом, корпорации могут изменить курс и попросить сотрудников вернуться в офис на полный рабочий день.
Это означает, что обычный офис не исчезнет в ближайшее время, и мы все еще далеки от полностью цифровой рабочей экосистемы.
Одна из опасностей возвращения в офис — бумажная работа, с которой приходится иметь дело каждому бизнесу. Эти физические офисные файлы и документы имеют решающее значение для эффективного рабочего процесса.
Однако сортировать физические документы не так просто, как набирать «CTRL + F» или использовать параметр поиска на вашем компьютере. Поэтому очень важно эффективно сортировать эти документы для повышения производительности труда.
Вот несколько простых советов и приемов, которые помогут вам поддерживать отличную систему управления файлами в рабочем состоянии. С помощью этих советов вы сможете найти нужный файл и тогда, когда он вам нужен. Давайте посмотрим.
Используйте удобную систему сортировки
Существует несколько существующих систем сортировки, разработанных для упрощения управления файлами для бизнеса. Самый простой способ отсортировать файлы и документы — убедиться, что они находятся в нужном месте и в правильном порядке после того, как вы с ними закончите.
Обычно предприятия склонны сортировать свои документы и файлы в алфавитном порядке, что проще всего сделать. Это та же система, которой пользуются библиотеки по всему миру для сортировки своих книг. При таком методе сортировки каждый тип файла или папки получает свое место на столе или в шкафу.
Сортировка заключается не в том, насколько хорошо вы умеете упорядочивать вещи, а в том, чтобы ставить вещи на свои места. Просто пометьте свои файлы в алфавитном порядке и поместите их туда, где они должны быть, когда вы закончите с ними.
Используйте цветовое кодирование для эффективной сортировки
Установлено, что визуальные подсказки являются наиболее эффективными, и они же работают и для сортировки. Одним из лучших методов сортировки, используемых большинством компаний, является цветовое кодирование файлов и документов. Пометьте свои файлы цветами, чтобы обозначить их в зависимости от категории и важности. Таким образом, вы сможете идентифицировать себя намного быстрее.
Используйте цветные папки или папки для сортировки документов. Цветные стикеры лучше всего подходят для цветового кодирования отдельных страниц или разделов файла. Вы можете выбрать любой цвет, чтобы отметить категорию документа или файла. Используйте четкие и смелые цвета вместо разных оттенков одного и того же цвета, чтобы выделить документы или файлы.
Отмечайте документы надлежащим образом
Если вам по какой-то причине неудобно использовать цветовое кодирование или сортировку, вы можете использовать другие визуальные подсказки для их сортировки. Один из способов сделать это — использовать марки для различных категорий, например утвержденный штамп, ожидающая печать, завершенная печать и т. д.
Вы можете просто пометить каждый файл в углу, чтобы классифицировать его, и иметь отдельное место для каждой классификации.
На рынке есть предприятия, которые изготавливают штампы на заказ для предприятий с любым дизайном и из любого материала. Существуют даже самонаводящиеся и модульные марки со сменным текстом или алфавитом. Просто измените текст, отметьте документы и вставьте их в соответствующие папки или файлы.
Разделяйте разные документы
Всегда полезно иметь отдельную полку или место для разных типов документов и файлов. В таких разделенных пространствах вам не нужно кодировать их цветом или каким-либо образом сортировать. Просто убедитесь, что вы положили файл или папку на правильную полку после использования.
Это метод, который веками используется крупными корпоративными офисами, банками и учебными заведениями. Без ограничений по пространству это лучший способ эффективно сортировать и управлять огромным количеством файлов и документов. С выделенным пространством для определенных файлов становится легче понять, где искать.
Наконец, убедитесь, что вы не храните старые и выброшенные документы в том же шкафу или на полке, что и текущие. Выделите место для архивов и поместите туда старые документы.
Это одни из лучших методов управления файлами, которые помогут вам добиться эффективности на рабочем месте.
Статьи по теме
- Как отправить письмо: рекомендации, стоимость и другие варианты рассылки
- СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ: определение и 15 лучших программных решений
- Вопросы, связанные с биткойнами, с умными ответами
- Взгляд в историю поисковой системы: рекламный гидe
- 10 новых тенденций в области безопасности на рабочих местах
