Управление рабочим процессом — непростая область для тех, кто только начинает. Вы завалены сотнями корпоративных терминов еще до того, как узнаете основы: картографирование процессов, автоматизация рабочего процесса, блок-схема рабочего процесса, менеджер рабочего процесса и так далее! Таким образом, вы в конечном итоге задаетесь вопросом — что, черт возьми, такое управление рабочим процессом, что такое программное обеспечение для рабочего процесса и как я могу использовать его, чтобы сделать свой бизнес более эффективным? Что ж, мы собираемся объяснить именно это!
Что такое рабочий поток?
Рабочий процесс — это система для организации повторяющихся действий и задач, которые выполняются в определенном порядке. Это средства, с помощью которых люди и предприятия выполняют свои задачи, будь то производство продукта, предоставление услуги, обработка информации или участие в любой другой деятельности по созданию ценности.
Рабочий процесс — это простой набор дискретных действий в управлении бизнес-процессами, тогда как бизнес-процесс более сложен и состоит из множества рабочих процессов, информационных систем, данных, людей и шаблонов действий. Рабочий процесс определяется своей простотой и воспроизводимостью и обычно представляется в виде диаграммы или диаграммы.
Программное обеспечение для управления рабочими процессами помогает упростить и оптимизировать бизнес-процессы компании. В основном это достигается за счет организации взаимодействия между различными сторонами или между отдельными лицами и информационными системами. Системы управления рабочим процессом назначают задания нужному человеку в нужное время, предоставляя соответствующую информацию и подталкивая к ускорению работы на протяжении всего процесса. Это также облегчает ручные и автоматические задачи для таких действий, как отчеты о расходах, посредством управления документами.
Почему важны рабочие процессы?
Рабочие процессы в фирмах могут стать довольно сложными. Продумайте процедуру адаптации вашего сотрудника. Для правильного выполнения процедуры несколько отделов должны работать вместе. Помимо потери новых сотрудников, плохая адаптация может привести к серьезным трудностям с соблюдением нормативных требований.
Они должны надлежащим образом контролироваться, поддерживаться и оптимизироваться на этом уровне, чтобы обеспечить их максимальную эффективность.
Типы рабочего процесса
Три типа рабочих процессов, перечисленных ниже, могут использоваться в вашем бизнесе:
- Рабочий процесс
- Рабочий процесс дела
- Рабочий процесс проекта
Рабочие процессы происходят по всему рабочему пространству. Некоторые из них хорошо структурированы, а другие нет, но процессы существуют всякий раз, когда данные передаются от одной задачи к другой.
Рассмотрим подробнее каждый рабочий процесс.
№1. Рабочий процесс
Когда набор заданий является предсказуемым и повторяемым, возникает рабочий процесс процесса. Это означает, что вы точно знаете, по какому пути должен пройти элемент, прежде чем он попадет в конвейер.
Рабочие процессы бизнес-процессов предназначены для управления бесконечным числом объектов. Примером может служить рабочий процесс утверждения заявки на покупку. Рабочий процесс устанавливается с небольшими изменениями, как только он начинается, и вы можете обрабатывать любое количество объектов в одном рабочем процессе.
№ 2. Рабочий процесс дела
Вы не знаете путь, необходимый для завершения элемента в процессе обращения в начале. Чем больше информации получено, тем яснее становится путь. Речь идет о запросах в службу поддержки и страховых претензиях. Непонятно, как сразу будут обращаться с этими объектами; путь станет ясен после некоторого исследования.
Рабочие процессы обращения, как и рабочие процессы процессов, могут обрабатывать любое количество вещей, но они полагаются на человека или интеллектуального бота, чтобы выбрать наилучший путь.
№3. Рабочий процесс проекта
Проекты, как и процессы, следуют заранее определенному пути, хотя на этом пути может быть больше гибкости. Рассмотрите возможность запуска новой версии вашего веб-сайта. Вы можете точно спрогнозировать последовательность задач, необходимых для выполнения проекта.
Однако рабочий процесс проекта применим только к одному элементу. Еще один выпуск веб-сайта может занять много времени и, скорее всего, не пойдет по тому же пути.
Большинство онлайн-ресурсов говорят о рабочих процессах только в смысле рабочего процесса, но два других одинаково важны для рассмотрения, потому что большая часть работы в офисе подпадает под эти две категории.
Рабочие потоки и процессы — это одно и то же?
Нет. Рабочие процессы просто определяют порядок задач. Процесс — это более крупная фраза, которая включает данные, формы, отчеты и уведомления, необходимые для выполнения элемента в структурированной настройке.
Например, для заказов на покупку рабочий процесс может быть следующим: Инициатор => Утверждение менеджером => Обработка закупок. Однако процесс также включает в себя набор данных об утвержденных поставщиках, из которых можно выбирать, конкретный порядковый номер, присвоенный заказу на покупку, способ оповещения о закупках, доступный бюджет и множество других элементов.
Преимущества рабочего процесса
Рабочие процессы помогают сократить количество отходов. Время, усилия и ресурсы были потрачены впустую.
Вы сможете обнаружить узкие места и ненужные задания, когда будете планировать свои операции. Вы можете устранить их, как только узнаете, где они находятся. После этого вы и ваша команда сможете сосредоточиться на текущей работе.
Рабочие процессы также отлично подходят для общения, привлечения людей к ответственности и обеспечения прозрачности. Рабочий процесс должен указывать, кто за что отвечает и когда должен быть получен результат. Вы не обязаны контролировать свою команду на микроуровне. Ваша команда не требует микроменеджмента. Все довольны.
Поскольку рабочий процесс документирует каждую стадию процесса, каждый в команде имеет необходимую информацию, когда она ему нужна. Сокращение недопонимания повышает производительность, а также делает ваших сотрудников менее разочарованными своей работой и друг другом.
Лучшее программное обеспечение для управления рабочими процессами
Программное обеспечение рабочего процесса — это более современное решение для управления вашими рабочими процессами. Вместо того, чтобы документировать свои процедуры на бумаге, используйте программу, чтобы полностью оцифровать их.
Итак, что это на самом деле означает?
Вы можете использовать программу для создания документации рабочего процесса (как и в случае с диаграммой или диаграммой), но она также может помочь в выполнении. Вместо того, чтобы просто предоставить доступ к документу, вы регистрируете своих сотрудников на платформе и назначаете им определенный рабочий процесс. Когда кто-то инициирует рабочий процесс, система уведомляет соответствующий персонал, и им автоматически назначаются задачи, сроки и т. д.
Среди лучших вариантов программного обеспечения для управления рабочими процессами:
№ 1. Скоро
Scoro — это отмеченное наградами комплексное программное обеспечение для управления рабочими процессами, которое позволяет вам управлять всем рабочим процессом из одного места. Этот Scoro предоставляет все инструменты, необходимые для полного управления вашим бизнесом, включая планирование и отслеживание задач, планирование ресурсов, совместную работу, базу данных контактов и CRM, коммерческое предложение и выставление счетов, комплексную отчетность, информационные панели в реальном времени и многое другое. Подпишитесь на 14-дневную бесплатную пробную версию, чтобы узнать!
№ 2. Платформа Formstack
Для автоматизации рабочего дня с помощью платформы Formstack достаточно одного инструмента. Любой в вашей организации может использовать наш визуальный конструктор рабочих процессов без кода, чтобы автоматизировать свои рабочие процессы, сочетая возможности сбора данных, создания документов и электронной подписи. Это означает, что теперь вы можете использовать Forms, Documents и Sign в сочетании с мощью нашего автоматизированного конструктора рабочих процессов с помощью перетаскивания для оптимизации ваших бизнес-процессов.
№ 3. Асана
Asana — это программное обеспечение для управления рабочими процессами, которое помогает командам организовать свою работу, от повседневных задач до больших целей. С Asana вы можете централизовать всю свою работу и объединять команды из любого места. Работу можно организовать различными способами, включая списки, доски, календари и диаграммы Ганта. Присоединяйтесь к более чем 135,000 190 платных компаний и миллионам команд в XNUMX странах, которые полагаются на Asana, чтобы делать больше. Начните пробовать асану уже через несколько минут.
№ 4. Миро
Miro — самая популярная в мире платформа для совместной работы с досками для команд любого размера, насчитывающая более 45 миллионов пользователей по всему миру. Создайте простой метод для управления процессом и более быстрой итерации без каких-либо ограничений. Сотрудничайте и держите всех в своей команде на одной странице, организуя рабочий процесс в Интернете, отслеживая прогресс и держа всех на одной странице. Изучите более 300 шаблонов и интерактивных фреймворков, чтобы ваша команда быстро начала работу.
№ 5. Adobe Workfront
Adobe Workfront — это решение для управления совместной работой, которое решает проблемы разрозненных команд, фрагментированных инструментов и бесконечного темпа корпоративной работы. Workfront объединяет предприятие, автоматизируя интеграцию людей, данных и процессов. Workfront предоставляет предприятиям решения, необходимые для повышения производительности и ускорения выхода на рынок, будь то с помощью шаблонов проектов, ускоренных рабочих процессов проверки и утверждения, подключений без кода или автоматизации процессов.
Схема рабочего процесса
Диаграмма рабочего процесса, часто называемая диаграммой рабочего процесса, представляет собой графическое представление бизнес-процесса или системы. После того, как вы завершили ранние этапы исследования и планирования проекта, вы, как правило, будете использовать эти диаграммы для изображения сложных задач. Вы получите подробное представление о высокоуровневых задачах и зависимостях на основе общего графика и целей проекта после того, как построите диаграмму процесса.
Типы рабочих схем
Существует несколько различных форматов рабочих схем на выбор при визуализации процессов. Каждый из них имеет свои особенности, которые могут помочь вам в планировании ваших следующих шагов. Тип диаграммы, которую вы будете использовать, будет определяться процессом, над которым вы работаете, и вашими требованиями к этому процессу.
№1. Диаграмма процесса
Рабочие процессы обычно разрабатываются с использованием инструмента диаграммы последовательности операций. Все компоненты расположены на этой диаграмме в хронологическом порядке, что делает ее основным визуальным изображением процесса. На этой диаграмме представлен общий обзор различных задач и целей, не вдаваясь в подробности.
Лучше всего: Команды, которым требуется высокоуровневое визуальное представление нового процесса, понятное любому заинтересованному лицу или отделу.
№ 2. Схема плавательной дорожки
Диаграммы плавательных дорожек — еще одна типичная структура рабочего процесса, однако они сильно отличаются от блок-схем процессов. Диаграмма или диаграмма дорожек делит ваш рабочий процесс на более мелкие части или потоки. Эти потоки связаны, но разделены, чтобы показать взаимодействие и потенциальную неэффективность. Это повышает наглядность и обеспечивает более глубокий взгляд на работу процесса в целом.
Лучше всего: Команды, работающие над сложными процессами с многочисленными взаимосвязанными, но автономными уровнями.
№3. Схема нотации моделирования бизнес-процессов (BPMN)
BPMN использует унифицированные обозначения, которые легко понять как заинтересованным сторонам из бизнеса, так и техническим специалистам. Это форма единого языка моделирования, который передает отдельные процессы с помощью определенных символов.
Диаграммы BPMN касаются информации, полученной внутри компании, и того, как она интерпретируется. В результате он чаще всего используется для внутренних корректировок процессов, которые не влияют на внешних клиентов.
Лучше всего подходит для: Команды, сосредоточенные на улучшении процессов в отделах.
№ 4. Диаграмма поставщика, ввода, процесса, вывода, клиентов (SIPOC)
SIPOC — это форма диаграммы дорожек, которая анализирует многие аспекты рабочего процесса.
Диаграмма SIPOC подчеркивает, кто создает и получает данные процесса, в отличие от стандартной диаграммы, которая организует данные в последовательном порядке. SIPOC фокусируется на том, как данные получаются как внутри, так и снаружи, поэтому они используются в деятельности, связанной с обслуживанием клиентов.
Лучше всего подходит для: Команды, которые хотят сосредоточиться на получении данных как внутри компании, так и за ее пределами.
Что такое рабочий процесс и пример?
Рабочий процесс — это последовательность операций, необходимых для выполнения задачи. За исключением первого и последнего шагов, каждый шаг в процессе имеет определенный шаг перед ним и определенный шаг после него. В линейном рабочем процессе начальный шаг часто инициируется внешним событием.
Что такое хороший рабочий процесс?
Надежный рабочий процесс обеспечивает детальное понимание корпоративных процессов. Хорошо спланированный и организованный рабочий процесс снижает избыточность и дублирование корпоративных процедур. Другие преимущества рабочих процессов процессов включают улучшенную прозрачность, совместную работу и контроль над бизнес-процессом.
Что такое рабочий процесс в организации?
Рабочий процесс организации состоит из процедур, которые должны быть выполнены, людей или других ресурсов, доступных для выполнения этих задач, и взаимодействия между ними.
Что такое рабочий процесс проекта?
Рабочий процесс управления проектом — это хорошо спланированная последовательность действий и действий, необходимых для завершения определенного проекта. Определенный порядок задач в рабочем процессе управления проектами способствует более эффективному и результативному завершению проектов. Они экономят время, улучшают результаты и способствуют сотрудничеству.
Что называется рабочим процессом?
Рабочий процесс описывается как последовательность задач, которые обрабатывают набор данных по заранее определенному пути от начала до конца. Рабочие процессы — это пути, которые описывают, как что-то переходит от незавершенного к завершенному или от необработанного к обработанному.
Какое другое слово для рабочего процесса?
Рабочий процесс — это еще один термин для бизнес-процесса.
Каковы четыре типа рабочего процесса?
Четыре типа рабочего процесса следующие:
- Последовательные рабочие процессы
- Параллельные рабочие процессы
- Рабочие процессы конечного автомата
- Рабочий процесс на основе правил
Каковы 3 основных компонента рабочего процесса?
Входные, трансформационные и выходные параметры можно использовать для характеристики каждого компонента или этапа рабочего процесса.
Как создать рабочий процесс?
Чтобы создать рабочий процесс, вам необходимо выполнить следующие шаги:
- Определите текущие ресурсы и процессы.
- Опишите шаги вашего рабочего процесса.
- Выберите простой в использовании онлайн-инструмент рабочего процесса.
- Создайте пошаговый рабочий процесс с помощью инструмента.
- Протестируйте новый бизнес-процесс.
- Обучите всех использовать новый рабочий процесс.
Заключение
Помните, что процесс — это инструмент. Это разнообразный и ценный инструмент, но он не может выполнить все. Создавая свой рабочий процесс, вы должны иметь четкое представление о процессе, а также о желаемом конце. Определите, какие работы можно автоматизировать, а какие требуют большего практического участия. Прежде всего, продолжайте работать над этим.
- Программное обеспечение для управления рабочим процессом: лучшие варианты в 2023 году
- РАБОЧИЙ ПРОЦЕСС: определение, инструменты и преимущества
- CRM-МАРКЕТИНГ: что это такое, примеры и стратегия
- АВТОМАТИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО ПРОЦЕССА: определение, этап, программное обеспечение, преимущества и маркетинг
- 10 ЛУЧШИХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ РАБОЧИМ ПРОЦЕССОМ: обзоры 2023 г.
- ЛУЧШЕЕ МЕСТО ДЛЯ ПОКУПКИ МЕБЕЛИ
Рекомендации
