Когда вы не на работе, сообщения об отсутствии на работе автоматически доставляются коллегам, заказчикам и клиентам. Они уведомляют людей о вашем отсутствии и о том, когда они могут ожидать ответа на свое электронное письмо. Здесь, в этом блоге, у нас есть вся информация об этом нерабочем письме или сообщении. В конце блога вы сможете написать электронное письмо об отсутствии на работе или использовать наш бесплатный образец или пример, чтобы самостоятельно отправить электронное письмо об отсутствии на работе перед уходом в отпуск или настроить сообщение электронной почты автоответчика. . Вы также узнаете, как настроить электронную почту вне офиса с помощью Outlook или Gmail.
Что такое сообщение электронной почты об отсутствии на рабочем месте?
Сообщение об отсутствии на работе (или сообщение ООО) — это автоматический ответ по электронной почте, который информирует сотрудников о том, что вас не будет в офисе в течение длительного периода времени. Эти уведомления помогают гарантировать, что фирма работает должным образом, пока вас нет.
Когда вы включите сообщение об отсутствии на работе, любой, кто отправит вам электронное письмо, немедленно получит ваш автоматический ответ. Они будут знать, как долго вас не будет, и с кем они смогут связаться за это время. Если вы работаете в ситуации, когда ваши коллеги требуют быстрых ответов, может быть полезно оставлять сообщения об отсутствии на работе всякий раз, когда вы уходите со своего рабочего места, даже если это только для короткой встречи или встречи.
Если ваша работа требует более продолжительного времени выполнения, вам не нужно оставлять сообщения об отсутствии на работе, когда у вас назначена срочная встреча, но вы должны оставлять сообщения в любое время, когда вы находитесь в отпуске, на больничном или в другом виде длительного отсутствия.
Когда вы используете сообщение об отсутствии на работе?
Коллеги, клиенты и подписчики часто ожидают быстрых ответов и решений своих проблем, особенно от тех, кто занимается обслуживанием клиентов, маркетингом и коммуникациями. Коммуникации вне офиса информируют клиентов о вашей неспособности немедленно ответить вежливо, лаконично и профессионально. Если вас не будет на день, неделю или несколько месяцев, вы можете оставить ООО сообщение. Вы можете настроить сообщение об отсутствии на работе, если планируете:
- в отпуск
- Посещение конференции, семинара или профессионального собрания
- Отпуск по беременности и родам, больничный или творческий отпуск
- Выходной день
- Присутствие на приеме у врача
Что включить в сообщение электронной почты об отсутствии на работе
- Уведомления об отсутствии на рабочем месте могут содержать важную информацию, такую как:
- Почему ты ушел?
- Как долго тебя не будет?
- День, когда вы собираетесь вернуться
- Кому звонить в экстренной ситуации или для быстрой помощи
В зависимости от ваших рабочих задач и информации, которая, по вашему мнению, потребуется вашим контактам, пока вас нет, вы можете добавить дополнительные сведения. Большинство профессиональных почтовых приложений позволяют одновременно настроить два ООО-сообщения: одно для внутренних коллег и одно для внешних деловых контактов.
Чего следует избегать в сообщениях об отсутствии на работе
Сообщения вне офиса должны быть профессиональными и правдоподобными. Вам следует избегать следующего:
- Предоставление слишком большого количества информации. Автоматические ответы должны быть краткими и по существу. Удалите из письма лишнюю информацию.
- Вы заявили, что отреагируете, как только вернетесь. Когда вы вернетесь в офис, может потребоваться некоторое время, чтобы разобраться с электронными письмами, телефонными звонками и проектами. Лучше не рассчитывать на то, что вы сможете сразу ответить на пропущенное сообщение, когда вернетесь.
- Несанкционированное использование помощи коллеги. Рекомендуется включить контактную информацию коллеги на случай, если что-то срочное возникнет, пока вас нет. Однако, прежде чем включать информацию о коллеге, убедитесь, что у вас есть его согласие.
Как написать хорошее электронное письмо об отсутствии на работе?
Приличное сообщение об отсутствии на работе должно включать в себя три элемента, перечисленных ниже:
№1. Точная дата, когда вы вернетесь
Эта информация необходима для того, чтобы ваши коллеги знали, когда ожидать от вас ответа.
№ 2. Общая причина, по которой вас нет в офисе
Вы можете указать, будете ли вы брать отпуск, творческий отпуск или отпуск по личным обстоятельствам.
№3. С кем связаться в ваше отсутствие
Если вы не можете выполнять рабочие обязанности во время своего отсутствия, рекомендуется указать, кто будет вас заменять на случай, если кому-то понадобится срочная помощь. Укажите полное имя коллеги, должность и контактную информацию.
Если вы работаете в районе, где могут возникнуть критические ситуации, о которых вы хотели бы получать информацию, вы можете предоставить другим людям альтернативный способ связаться с вами в случае чрезвычайной ситуации. Например, если вы собираетесь отвечать на звонки, но не на электронные письма, добавьте номер своего мобильного телефона.
Не чувствуйте себя обязанным раскрывать эту информацию, если она не требуется в вашей сфере деятельности; в конце концов, ваше время отпуска - это ваше время отпуска!
Лучший пример и образец электронной почты вне офиса
Мы подготовили несколько очень простых примеров электронных писем для автоматических ответов, которые вы можете использовать в любое время в зависимости от вашего индивидуального сценария, положения в организации и людей, которые часто пишут вам электронные письма. Выберите тот, который лучше всего подходит вам, и персонализируйте его по своему усмотрению. Не забудьте включить личный контакт в любое электронное письмо, которое вы отправляете вне офиса. Это поможет вам в развитии лучших рабочих отношений и общении с вашими клиентами, поставщиками и деловыми партнерами.
Пример 1: электронное письмо коллегам об отпуске вне офиса
Здравствуйте,
Я буду в ежегодном отпуске с [дата] по [дата]. [Я буду доступен в экстренных случаях по адресу [адрес электронной почты] или [номер телефона]/ я не буду доступен в течение этого периода времени].
Если вам требуется немедленная помощь, пожалуйста, свяжитесь с моим коллегой [полное имя] по [электронной почте]/[номер телефона].
Спасибо за ваше письмо. Я свяжусь с вами по возвращении.
С наилучшими пожеланиями,
[Ваше имя]
Пример 2. Электронная почта вне офиса для людей за пределами вашей организации
Здравствуйте,
Спасибо за ваше письмо. Меня не будет на работе с [дата] по [дата]. Если вам требуется немедленная помощь, пожалуйста, свяжитесь с моим коллегой [полное имя] по [электронной почте]/[номер телефона].
Я свяжусь с вами по возвращении.
С наилучшими пожеланиями,
[Ваша подпись]
Пример 3. Пример обычной электронной почты об отсутствии на рабочем месте
Дорогой отправитель,
Меня сейчас нет в офисе, и я не проверяю почту. Я не вернусь до [дата]. Если это срочный вопрос, пожалуйста, свяжитесь с [полное имя] по [электронной почте]/[номер телефона] по [причинам категории] и [полное имя] по [электронной почте]/[номер телефона] по [причинам категории]. В противном случае я отвечу на ваше письмо как можно скорее после моего возвращения.
С наилучшими пожеланиями,
[Ваша подпись]
Пример 4. Отсутствует на месте с отложенным ответом по электронной почте
Здравствуйте,
Спасибо за ваше письмо. Меня не будет на работе с [дата] по [дата]. Я буду проверять свою электронную почту, когда это возможно, и постараюсь оперативно ответить на ваше сообщение.
Если вам требуется немедленная помощь, пожалуйста, свяжитесь с моим коллегой [полное имя] по [электронной почте]/[номер телефона].
С наилучшими пожеланиями,
[Ваша подпись]Пример 5. Электронное письмо об отсутствии на работе в связи с праздниками
Здравствуйте,
Спасибо за ваше письмо. В связи с [праздником / праздничным днем / выходным днем / национальным праздником] наш офис будет закрыт с [дата] до [дата]. Если вам требуется немедленная помощь, пожалуйста, свяжитесь со мной по адресу [электронная почта]/[номер телефона].
Я свяжусь с вами по возвращении.
С наилучшими пожеланиями,
[Ваша подпись]Пример 6. Сообщение электронной почты об отсутствии на рабочем месте для корпоративного мероприятия
Здравствуйте,
Спасибо за ваше письмо. Меня не будет в офисе, чтобы посетить [название корпоративного мероприятия], которое будет проходить в [указать место] с [дата] по [дата]. Я буду периодически проверять электронную почту, но если вам нужна немедленная помощь, свяжитесь с моим коллегой [полное имя] по телефону [электронная почта]/[номер телефона].
Если вы тоже находитесь в [местоположение] в эти дни, я бы хотел связаться! Позвоните мне на мой [номер телефона] и я расскажу вам подробности.
С наилучшими пожеланиями,
[Ваша подпись]5 советов по написанию сообщения электронной почты об отсутствии на рабочем месте
Итак, как вы можете создать эффективное сообщение электронной почты вне офиса? Вот пять идей, как сделать ваше электронное письмо эффективным и добрым.
№1. Держите это коротким и приятным
Лучшая внеофисная коммуникация кратка и по делу. Подпишитесь после предоставления соответствующей информации в нескольких кратких фразах. Не нужно раздражать коллег, сообщая слишком много подробностей о своем отсутствии.
№ 2. Отредактируйте свое сообщение
Вы никогда не захотите отправить деловое электронное письмо с грамматической ошибкой. Уровень вашего письма может повлиять на то, как ваши коллеги и клиенты воспринимают вас.
№3. Не давайте обещаний, которые не сможете сдержать
Давать обещания, которые вы не сможете сдержать, — распространенная ошибка при отправке электронных писем вне офиса. Например, не обещайте ответить на электронное письмо об отсутствии на работе, как только вы вернетесь. Скорее всего, у вас будет много работы, когда вы вернетесь, поэтому вы не можете обещать быстрого результата.
№ 4. Поддерживайте профессиональный тон
Когда вы собираетесь уехать в отпуск, может возникнуть соблазн принять неформальный или дружеский тон. Однако имейте в виду, что сообщение об отсутствии на работе по-прежнему является рабочим электронным письмом.
№ 5. Рассмотрите все каналы связи
Лучше всего подготовить и активировать сообщение об отсутствии на работе на всех ключевых платформах, через которые вы взаимодействуете со своими деловыми партнерами.
Как настроить автоответчик об отсутствии на работе
К настоящему времени у вас должно быть готово сообщение электронной почты об отсутствии на работе, и вот как настроить автоответчик об отсутствии на работе на различных платформах электронной почты, включая Microsoft Outlook.
№1. Как настроить ответы об отсутствии на работе в Gmail
Следуйте этим инструкциям, чтобы настроить автоматический ответ Gmail, если вы используете Google Workspace. Нажмите «Параметры» > «Просмотреть все параметры» в правом верхнем углу Gmail. Прокрутите вниз до пункта «Отпуск».
- Следует выбрать «Автоответчик включен».
- Заполните пустые поля датами, строкой темы и основным сообщением об отсутствии на работе.
- Нажмите на соответствующие поля, чтобы отправить автоматический ответ своим контактам и людям в вашей организации.
- Нажмите кнопку «Сохранить изменения».
Ваш автоответчик вне офиса настроен. Когда вы включите автоответчик в отпуске, вы увидите верхнюю панель с возможностью завершить письмо об отпуске следующим образом. Чтобы отключить автоответчик, нажмите кнопку «Завершить сейчас».
№ 2. Как настроить ответы на электронные письма об отсутствии на работе в Outlook
Если вы используете Microsoft Outlook для своих электронных писем, вот шаги по настройке автоответчика электронной почты вне офиса.
- Выберите «Файл» > «Автоматические ответы».
- Выберите «Отправлять автоматические ответы».
- Нажмите «Отправлять только в течение этого временного диапазона», чтобы изменить дату и временной диапазон.
- Введите сообщение автоответчика и нажмите OK. Это включит автоматический ответ для людей, отправляющих вам электронные письма из организации.
- Для тех, кто не входит в организацию, нажмите на вкладку «Вне моей организации» и введите то же сообщение или другой автоответчик.
- нажмите OK
Вы настроены на свободное время на автоответчике электронной почты вне офиса в Outlook.
№3. Как настроить сообщения об отсутствии на работе в Slack
В настоящее время платформы для обмена мгновенными сообщениями, такие как Slack и Teams, более популярны, чем электронная почта. Также рассмотрите возможность размещения уведомления об отсутствии на работе на этих платформах. Чтобы изменить статус Slack на «Нет на месте», выполните следующие действия:
- В правом верхнем углу окна Slack нажмите на фотографию своего профиля.
- Нажмите кнопку «Обновить статус».
- В появившемся всплывающем окне введите свой уникальный статус «Нет на месте», а затем укажите время. Вы даже можете включить смайлики в свой статус.
Что вы говорите в электронном письме об отсутствии на работе?
«Спасибо за письмо», — можете сказать вы. По [причина] я сейчас отсутствую в офисе до [дата возвращения]. Когда я вернусь, я с удовольствием отвечу на ваше сообщение. А пока, пожалуйста, свяжитесь с [имя коллеги + должность] по [электронной почте, телефону и т. д.], если вам нужна помощь».
Что такое хороший пример вне офиса?
Вот пример красивого электронного письма об отсутствии на работе: Меня не будет на работе с (день/месяц) по (день/месяц) с ограниченным доступом к электронной почте. Пожалуйста, свяжитесь с [Имя] по [электронной почте] или [телефону], если у вас есть какие-либо срочные вопросы. Я отвечу на ваше письмо как можно скорее. Но ты способен на большее.
Каковы примеры сообщений об отсутствии на работе?
Примеры сообщений об отсутствии на рабочем месте включают:
- «Я ценю ваше письмо. Меня не будет в офисе с 8 по 12 августа….
- «Меня не будет с 25 по 29 июля». Вы можете связаться с моей коллегой, Мэрилин Моралес, по [адресу электронной почты и номеру телефона] по неотложным вопросам».
- «Я ценю ваше письмо. Я сейчас вне офиса и не слежу за своей электронной почтой.
Что такое хорошее сообщение автоответчика?
Примеры любезных автоматических ответов по электронной почте об отсутствии на рабочем месте включают: Здравствуйте! Спасибо, что связались с _. Мы получили ваше сообщение и ответим как можно скорее. Здравствуйте, мы ценим ваш интерес к сотрудничеству с нами. Чтобы записаться на прием, перейдите на [ссылка на страницу расписания].
Что такое хороший автоматический ответ по электронной почте?
Ниже приведен пример электронного письма с автоматическим ответом:
Здравствуйте, [first_name]. Большое спасибо, что связались с нами! Этот автоматический ответ предназначен просто для того, чтобы сообщить вам… Мы получили ваше электронное письмо и ответим как можно скорее (человеческим) ответом.
Что такое здоровое сообщение об отсутствии на работе?
Вот пример письма об отсутствии на рабочем месте:
Я временно отсутствую на работе [в отпуске, на конференции или по другой причине] и не смогу ответить до [дата]. Если вам нужна экстренная помощь, свяжитесь с [контактное имя] по [контактная информация]. Они с радостью помогут вам, пока меня не будет.
Заключение
Каждый хочет быть нужным. Когда вы знаете, что не сможете проверить свой почтовый ящик, установите автоматический ответ об отсутствии на работе. Используйте примеры, которые мы предоставили, и делайте это хорошо; это отличный подход для повышения лояльности и продаж в электронной коммерции без излишней настойчивости. Создайте юмористическое или проницательное сообщение, которое поможет вам выделиться из толпы!
- НЕОГРАНИЧЕННЫЙ ОТПУСК: определение, политика и принцип работы
- ЛУЧШИЙ ПОЧТОВЫЙ СЕРВИС ДЛЯ БИЗНЕСА (+ бесплатные опции)
- СИСТЕМЫ ПОЧТЫ ДЛЯ БИЗНЕСА: 17+ лучших вариантов 2023 года (подробный обзор)
- СООБЩЕНИЕ OUT OF OFFICE: значение, примеры и руководство
- GMAIL BUSINESS: как это работает и как его создать
- ПРЕПОДАВАТЕЛЬСКАЯ СТЕПЕНЬ: 7 типов педагогических степеней и как их получить
- BIN-ФАЙЛ: что это значит, как открыть его на своем компьютере
Рекомендации
