Каждое предприятие в штате Орегон, даже в котором работает только один человек, подпадает под действие закона штата об отпуске по болезни, который требует до 40 часов отпуска по болезни на каждого работника каждый календарный год. Отпуск по болезни может быть неоплачиваемым в зависимости от размера и местоположения вашей компании, в то время как некоторые работодатели обязаны предоставлять оплачиваемый отпуск по болезни. Хотя закон об отпусках по болезни в штате Орегон не такой сложный, как в других штатах, таких как Калифорния, вы все равно должны убедиться, что ваша фирма соблюдает его. Вот все, что вам нужно знать о законе штата Орегон об отпуске по болезни и оплачиваемом отпуске.
Как работает закон штата Орегон об отпуске по болезни
Отпуск по болезни в штате Орегон рассчитывается как один час больничного за каждые 30 отработанных часов, но не более 40 часов. По своему усмотрению вы можете предоставить больше времени на больничный, но убедитесь, что это относится ко всем сотрудникам. Чтобы соблюдать правила штата Орегон в отношении отпусков по болезни, вы должны знать о таких вопросах, как оплачиваемые и неоплачиваемые отпуска, права сотрудников, разрешенное использование времени по болезни и сочетание отпуска по болезни с оплачиваемым отпуском (PTO).
Оплачиваемый и неоплачиваемый отпуск по болезни
Работодатели в штате Орегон, у которых есть не менее десяти сотрудников, должны предоставлять оплачиваемый больничный. Если у вас есть по крайней мере шесть сотрудников, и ваш бизнес или какой-либо сотрудник находится в Портленде, вы должны предоставить оплачиваемый больничный. Если у вас меньше сотрудников, вы можете сделать больничный неоплачиваемым; тем не менее, оплата больничных может быть привлекательным преимуществом для малого бизнеса.
Штатное расписание некоторых фирм может измениться, особенно это касается сезонных предприятий, которые не нанимают сотрудников на полную ставку в течение всего года. Если это относится к вашей организации, вы должны рассчитать среднесуточное значение за любой 20-недельный период предыдущего года. Ваше время болезни должно быть оплачено, если в вашей компании ежедневно работает в среднем 10 или более сотрудников (шесть или более в Портленде).
Право и права сотрудников
Сотрудники всех типов — полный рабочий день, неполный рабочий день и сезонные — имеют право на до 40 часов отпуска по болезни в год от своей компании. (Это положение требует, чтобы сотрудники, работающие полный рабочий день, работали не менее 40 часов в год; сотрудники, работающие неполный рабочий день, и сезонные сотрудники могут зарабатывать меньше.) Однако, как и в большинстве юридических вопросов, есть исключения. Если вы не обязаны предоставлять сотруднику отпуск по болезни, рассмотрите следующие сценарии:
- Когда сотрудник находится в отпуске по болезни в соответствии с Законом об отпуске по семейным обстоятельствам и болезни (FMLA),
- Когда сотрудник является родителем, супругом или ребенком владельца малого бизнеса
- Когда работник зачислен в федеральную или государственную программу профессиональной подготовки
- Когда сотрудник зачислен на программу обучения работе
- Когда сотрудник является независимым подрядчиком
В соответствии с законодательством штата Орегон вы не обязаны предоставлять отпуск по болезни сразу же после найма нового сотрудника. Вы можете потребовать, чтобы ваши сотрудники работали на вас не менее 90 дней, прежде чем они получат право на отпуск по болезни, как и многие другие льготы.
Когда сотрудник увольняется из вашей фирмы, вы не обязаны оплачивать начисленное и неиспользованное время болезни, если в вашей организации нет политики, требующей от вас этого. Какой бы ни была ваша корпоративная политика, вы всегда должны ее придерживаться.
Использование разрешенного времени болезни
Ваши сотрудники могут использовать отпуск по болезни по целому ряду заранее утвержденных причин, включая уход за собой и специальные случаи, когда они заботятся о других.
Ваши сотрудники могут взять отпуск по болезни в следующих целях:
- Назначения с врачами
- Исцеление от травмы
- Болезнь или болезнь
- Болезнь ума
- Тяжелая утрата
- Насилие в семье, домогательства, сексуальные домогательства и другие связанные инциденты
Работники также могут брать отпуск по болезни, когда они не больны и не травмированы, чтобы:
- Уход за больным или травмированным членом семьи
- Отведите члена семьи на прием к врачу или на обследование психического здоровья.
- Позаботьтесь о больном или травмированном ребенке.
- Позаботьтесь о подростке, чья школа или детский сад закрыты из-за чрезвычайной ситуации в области общественного здравоохранения.
Отпуск по болезни против закона о PTO в Орегоне
Некоторые предприятия хотят упростить себе задачу, объединив свои правила отпуска по болезни и отпусков по болезни в единую политику. Вы можете сделать это, если ваша политика PTO соответствует минимальным требованиям штата Орегон в отношении отпусков по болезни. Это не освобождает вас от обязанности предоставлять дополнительный отпуск, как того требует штат Орегон или федеральный закон.
Хотя объединение политик отпусков в единую общую политику может быть полезным в штатах, где нет таких правил, как в Орегоне, мы не предлагаем это в Орегоне. Идеально установить отдельную политику отгулов, чтобы вы могли немедленно скорректировать свою политику отпуска по болезни, если закон штата Орегон изменится. В штате Орегон совмещение этих правил может быть разрешено при условии, что вы предоставите своим сотрудникам неограниченный отгул.
Требования работодателя
Помимо предоставления больничных своим сотрудникам, вы должны вести точные записи о начислении и использовании ими больничных, предоставлять им информацию об их правах и предоставлять им частые обновления баланса их больничных.
Уведомление и публикация
Размещение плакатов о соблюдении требований на видных местах в вашем офисе — один из способов обеспечить соблюдение трудового законодательства и законов о кадрах. Законодательство штата Орегон о больничном содержит аналогичные требования, такие как размещение таблички о больничном на видном месте. Плакат должен содержать основную информацию об их правах на отпуск по болезни.
Однако, если ваша организация находится далеко, вы можете разместить уведомление в своей внутренней сети, на электронной доске объявлений или даже разослать уведомление по электронной почте в масштабе всей компании. Если вы выпускаете регулярный внутренний информационный бюллетень, предоставьте ссылку на постер вашей компании, а также любые другие требования соответствия в каждом сообщении.
Отчеты о балансе времени болезни
Работодатели в штате Орегон по закону обязаны предоставлять работникам ежеквартальные отчеты с подробным описанием сумм начисленных и потраченных ими отпусков по болезни. Вы можете сделать эту информацию доступной везде, а если вы используете программное обеспечение для расчета заработной платы, вы можете включить ее в каждую платежную квитанцию, отвечающую требованиям закона.
Запрос документации
Будьте осторожны при запросе документов о том, что сотрудник отсутствовал по болезни или по уходу за больным членом семьи. Хотя требование оформления документов, когда сотрудник берет отпуск по болезни, может показаться разумным, вы можете сделать это только в следующих ситуациях:
- Если работник отсутствует более трех дней подряд,
- Если предполагаемое время болезни работника превышает три рабочих дня подряд (операция, лечение),
- Если работник не предоставляет надлежащее или разумное уведомление о своем отпуске по болезни (10 дней, если это возможно, в случае болезни или травмы), работодатель может уволить работника.
- Если у вас есть веские основания сомневаться в использовании работником отпуска по болезни (частый прогул, злоупотребление отгулами),
Получение и расчет больничного листа
При разработке политики отпуска по болезни штата Орегон вы должны обеспечить соблюдение закона, требуя от сотрудников накапливать время и правильно его оплачивать. Начислять время сотрудника можно двумя способами: начислением или единовременно.
Получение больничного листа
Как указывалось ранее, начисление времени болезни требует расчета не менее одного часа времени болезни на каждые 30 отработанных часов. Вы можете прекратить начисление больничных, как только у сотрудника будет 40 часов в его банке больничных. Вы можете продолжать начислять часы своим сотрудникам, если политика вашей компании в отношении отпусков по болезни более либеральна, чем государственные стандарты.
Даже если вы требуете, чтобы сотрудники находились на работе в течение 90 дней, прежде чем они смогут использовать время болезни, их начисление начинается со дня их начала. Они имеют право использовать время болезни после того, как они завершили 90-дневный минимум.
Хотя эта система позволяет сотрудникам получать отпуск по болезни в зависимости от отработанного времени, она требует дополнительных административных усилий. Это также увеличивает вероятность административных ошибок или просчетов.
Больничный за один раз
Вариант с единовременной выплатой предполагает предоставление сотрудникам полного отпуска по болезни, который им предоставляется каждый год 1 января. Этот метод сэкономит вам время в административном отделе.
Недостатком единовременной выплаты является то, что сотрудники начинают работать до 1 января. В этом случае вам нужно будет распределить их время болезни в зависимости от даты их начала. Таким образом, если вы предлагаете 40 часов больничного каждый год, а новый сотрудник приступает к работе 1 июля (середина года), вы должны распределить его больничный наполовину, или 20 часов. Мы считаем, что даже с учетом этого дополнительного шага единовременная выплата является лучшим, менее интенсивным в административном отношении методом расчета отпуска по болезни.
Расчет оплаты
Если ваша организация обязана платить сотрудникам за отпуск по болезни, вы должны платить им их обычную ставку заработной платы. Если работники с почасовой оплатой получают только одну ставку, вы должны установить их обычную почасовую ставку за каждый час отсутствия по болезни. Используйте средневзвешенное значение почасовых ставок оплаты труда, если у них более одной ставки оплаты труда.
Наемным работникам должна быть выплачена полная сумма, заработанная во время отпуска по болезни. Например, если сотрудник получает еженедельную зарплату в размере 2,500 долларов США и берет один день отпуска по болезни, вы должны выплатить ему 2,000 долларов США в качестве обычного заработка плюс 500 долларов США за один день отпуска по болезни.
Если у вас есть нанятые сотрудники, которые не получают базовую заработную плату, вы должны платить им по крайней мере минимальную заработную плату за каждый час отпуска по болезни, который они взяли. Если вы назначаете наемным работникам базовую заработную плату, вы должны платить им ставку, равную их почасовой ставке или минимальной заработной плате, в зависимости от того, что выше.
В то время как сверхурочные, бонусы, чаевые и другие выплаты сверх базовой ставки сотрудника не учитываются при расчете оплаты отпуска по болезни, дифференциальная оплата за смену учитывается, поэтому убедитесь, что вы правильно рассчитываете, если у вас есть сотрудники, попадающие в эту категорию.
Удержание сотрудников
Штат Орегон позволяет сотрудникам переносить до 40 часов больничного в год. Работодатели также могут ограничить количество отпусков по болезни до 40 часов в год и ограничить общее количество отпусков по болезни на одного работника до 80 часов. У вас есть возможность увеличить эти ограничения по своему усмотрению.
Таким образом, если сотрудник не брал больничный в прошлом году, он может перенести все 40 часов. Вы можете остановить их начисление, как только они отработают свои 40 часов в году. Если они используют время болезни и их баланс падает ниже 80 часов, вы должны перезапустить их начисление. Даже если в конце года у них будет более 40 часов больничного, вы можете ограничить их пролонгацию до 40 часов.
Правовые аспекты
Правило штата Орегон о больничном довольно простое, но все же требует внимания к деталям, чтобы избежать нарушения. Если вы неправильно рассчитаете заработную плату или нарушите законные права сотрудника, вы можете столкнуться с государственными штрафами и пенями, а также судебными исками сотрудников.
Пени и штрафы
Штрафная заработная плата является законной в штате Орегон. Невыплата должным образом больничного работника может привести к штрафу в размере до восьмикратной обычной ставки заработной платы работника. Даже незначительные ошибки в расчете заработной платы могут привести к серьезным последствиям.
Орегон также допускает штраф в размере 1,000 долларов за каждое нарушение. Таким образом, если у вас есть три сотрудника, которые берут отпуск по болезни, но ваша команда по расчету заработной платы не может правильно рассчитать их оплату по болезни, ваша компания не только будет должна этим сотрудникам в восемь раз больше их обычной ставки оплаты за каждый час отпуска по болезни, но вы также будете задолжал государству 3,000 долларов штрафа.
Претензии сотрудников
Работодатели, которые нарушают правила предоставления отпуска по болезни, умышленно или неосознанно, в штате Орегон подвергаются серьезным штрафам. Судебные иски сотрудников могут быть чрезвычайно дорогостоящими для бизнеса, как в финансовом плане, так и с точки зрения репутации.
Когда сотрудник просит отпуск по болезни, не мстите, не притесняйте, не наказывайте и не увольняйте его. Выполнение любого из этих действий может привести к преследованию или незаконному увольнению со стороны сотрудника.
У вас могут быть разумные основания сомневаться в использовании работником отпуска по болезни, если он взял слишком много отпуска или злоупотребил другими правилами. Тем не менее, постарайтесь задокументировать эти опасения, чтобы иметь доказательства реальной проблемы.
Поддержание согласованности и ведение записей
Ведите тщательный учет всех проблем, связанных с персоналом. Поддерживайте соблюдение законодательства, ведя учет начисленного и проведенного каждым сотрудником времени болезни не реже одного раза в квартал. Храните также любые записи, касающиеся отпуска по болезни сотрудника. Поскольку это медицинские записи, вы должны хранить их отдельно от обычного личного дела сотрудника и поместить их в конфиденциальную папку с ограниченным доступом.
Будьте справедливы и последовательны в своей политике отпуска по болезни, как с точки зрения количества времени, которое вы предоставляете, так и с точки зрения того, как вы реагируете на сотрудников, которые берут прогулы. Помните: то, что вы делаете для одного сотрудника, должно быть сделано для всех.
Есть ли в Орегоне закон об оплачиваемом отпуске по болезни?
Все сотрудники в штате Орегон имеют право на отпуск по болезни в соответствии с законодательством штата. Если у вашего работодателя 10 или более сотрудников (6 или более, если у него есть офис в Портленде), вы имеете право на оплачиваемый больничный. В противном случае время болезни защищено, но не компенсировано.
Что такое новый закон штата Орегон об отпусках по болезни?
Частные фирмы с одним или несколькими работниками в штате Орегон должны будут предоставить до 12 недель оплачиваемого отпуска в течение 12-месячного периода, начиная с 1 января 2023 года.
Продлеваются ли больничные в Орегоне?
Да, по закону предприятия обязаны разрешать сотрудникам переносить до 40 часов неиспользованного отпуска по болезни на следующий год.
Может ли ваш работодатель спросить, почему вы заболели?
Когда работник вызывается по болезни, работодателю разрешено осведомляться о причине его отсутствия.
Могут ли они сказать «нет», если вы позвоните по болезни?
Нравится им это или нет, начальство не должно отказывать вам в предоставлении отпуска по болезни.
В заключение,
Большинству предприятий удается не нарушать закон штата Орегон об отпусках по болезни. Чтобы убедиться, что вы являетесь частью этой группы, знайте и понимайте, что вы должны предоставить каждому сотруднику и как избежать каких-либо проблем.
Статьи по теме
- КАК ВЫЗОВАТЬ ОТ РАБОТЫ: Заявление об отпуске
- ГРАНТЫ ДЛЯ МАЛОГО БИЗНЕСА ОРЕГОН: ЛУЧШИЕ списки 2023 г. (Руководство по подаче заявки)
- ПОДОХОДНЫЙ НАЛОГ ОРЕГОНА: все, что вам следует знать
- Трудовой договор: примеры, руководство и шаблон
Рекомендации
