Крайне важно форматировать электронную или почтовую почту так же профессионально, как деловое письмо, независимо от того, отправляете ли вы запрос о работе, подаете заявление о приеме на работу или пишете другую профессиональную корреспонденцию. В конце концов, все получают много писем, включая рекрутеров и менеджеров по персоналу. Убедитесь, что содержание ваших электронных писем выделяется, а не ваша небрежность с грамматикой, макетом или языком. Отправка деловой электронной почты — это распространенный способ связаться с клиентами, работодателями и другими инсайдерами отрасли. Для разных сценариев существует разный формат официальной почты. Просмотр примеров правильно отформатированных электронных писем может помочь вам выбрать лучший стиль для использования в различных профессиональных контекстах. Ниже мы рассмотрим правильное письмо, адрес и формат почты, которые помогут вам создать отличную почту.
Что такое электронная почта?
Написание электронного письма влечет за собой создание сообщения, его доставку, архивирование и последующее чтение. Электронная почта относится к любой форме электронного общения. Электронная почта предпочтительнее других способов связи, так как это экономит время и деньги.
Кроме того, электронная почта, сокращение от «электронная почта», представляет собой способ цифрового общения через Интернет и обмена сообщениями и файлами. Электронная почта обычно используется для деловой переписки. Из-за низкой стоимости и короткого времени обработки он быстро стал предпочтительным методом связи.
Написание писем уступило место электронной почте как более современному средству связи благодаря технологическим достижениям. Тем не менее, отправка электронной почты туда и обратно является важным аспектом современного разговора. Это распространенное средство общения с персоналом на предприятиях, в компаниях и т. д. Это также важный компонент школьной программы.
Типы написания электронной почты
Вот 3 категории письма электронной почты.
№1. Полуофициальная электронная почта
Это тип общения, который включает электронное письмо, написанное для коллеги или товарища по команде в контексте проекта. Выбранный язык должен быть легким для понимания, сердечным и неформальным. Кроме того, важно всегда вести себя прилично и тактично.
№ 2. Официальная электронная почта
Допустим, мы занимаемся созданием или составлением электронного письма для какой-то коммерческой коммуникации. Это будет считаться официальным электронным письмом по тону и содержанию. Официальное электронное письмо — это электронное письмо, которое отправляется должностным лицам организации, например компании, правительственного учреждения, школы или любому другому должностному лицу.
№3. Неофициальная электронная почта
Неофициальное электронное письмо — это письмо, которое отправляется друзьям, членам семьи или родственникам. При неформальном общении по электронной почте не существует набора правил, которым нужно следовать. Человек может свободно общаться на любом языке по своему выбору.
Особенности электронной почты
Электронная почта имеет массу полезных функций. Ниже приведен пример некоторых из них:
- Встроенный бот сообщений-ответов
- Добавьте адрес в адресную книгу.
- Возможно дальнейшее использование адреса по этому адресу.
- Система для хранения и извлечения сообщений механически
- Подтверждение того, что сообщение было доставлено
- Возможность распространения средств массовой информации
- Для того, чтобы поставить подписи,
- Управление данными по текущему времени и дате
- Файлы, изображения и аудио могут быть доставлены в виде вложений.
- Электронная почта, которую можно прочитать на мобильном устройстве
Формат почты
Крайне важно изучить основы написания писем, прежде чем углубляться в готовые шаблоны. Каждое письмо, независимо от его темы, будет иметь один и тот же общий формат и одни и те же функции. Изучение этих аспектов может помочь вам писать более профессиональные и убедительные электронные письма.
Каков правильный формат электронной почты?
Правильный формат письма состоит из строки темы, приветствия, тела, заключительной строки и подписи. При создании электронного письма важно помнить о нескольких вещах: короткой строке темы, персонализированном приветствии, простом языке, подходящей заключительной строке и подписи.
Используйте шаблон электронной почты, чтобы организовать свое сообщение так, чтобы оно отвечало потребностям и интересам получателя. Хотя структура электронных писем может различаться, цель каждого из них одна и та же: передать сообщение, которое было предназначено для отправки.
Итак, давайте обсудим, что представляет собой достойный формат электронной почты и как реализовать его в вашей собственной переписке.
№ 1. Сюжетная линия
Получатель письма увидит строку темы прежде всего. Следовательно, первым важным аспектом формального написания электронного письма является строка темы.
Некоторые соображения заключаются в следующем:
- Убедитесь, что тема письма ясна и лаконична.
- Предпочтительна краткая тема письма. Идеальная длина темы письма — шесть слов.
- Кроме того, используйте первые несколько символов строки темы, чтобы передать наиболее важную информацию.
- Чтобы еще больше уточнить поиск, добавьте префикс, например «Переслать», «Ответить», «Срочно» или «Уведомление». Это позволяет получателю узнать, какое электронное письмо они получили.
Согласно исследованиям, электронное письмо с персонализированной темой имеет на 26% больше шансов быть открытым. Отправляете ли вы коммерческое электронное письмо, личное электронное письмо, информационный бюллетень или что-то еще, строка темы должна отражать цель электронного письма. Я бы посоветовал сесть и серьезно подумать о своих вариантах, прежде чем остановиться на одном из них.
№2. Приветствие
Приветствие — следующая важная часть официального почтового формата. Каждое электронное письмо имеет в виду конкретного получателя. Первым шагом в написании официального электронного письма является правильное обращение к получателю.
Используйте «Для кого это может касаться» или «Уважаемый господин или госпожа», когда пишете кому-то, чье имя вы не знаете.
К старшим должностным лицам следует обращаться «Менеджеру», «Уважаемый доктор Гош» или «Уважаемая мисс Ким», а не по имени.
Может быть достаточно просто сказать «Привет» перед именем коллеги при обращении к нему. Всегда будьте вежливы и не забывайте использовать правильное приветствие. В деловой электронной почте вы всегда должны использовать полное имя, а не просто имя или фамилию.
№3. Тело письма
Основной частью любого делового письма является основной текст. Стандартный формат профессиональной почты можно получить, придерживаясь нескольких простых рекомендаций.
- Первый абзац вашего электронного письма должен представлять вас и цель вашего сообщения. Если вы не знаете получателя, начните с введения и примечания, объясняющего, почему вы пишете.
- Предоставьте как можно больше подробностей о своей проблеме, вопросе или ответе. Используйте простой язык, понятный любому, но не отвлекайтесь от основной темы, включив не относящиеся к делу детали. Будьте кратки и по делу.
- Последнее предложение электронного письма должно отражать серьезный тон и правильную структуру всего сообщения. задавая вопрос, вы можете сказать что-то вроде: «Я с нетерпением жду ответа от вас в ближайшее время» или «Я надеюсь получить от вас ответ в ближайшее время», а отвечая на вопрос, вы можете сказать что-то вроде «Я надеюсь, Я достаточно ответил на ваш вопрос/сомнения».
№ 4. Подпись
Ваша электронная подпись (иногда называемая нижним колонтитулом) служит прощанием. То, как вы это сделаете, будет иметь отношение к впечатлению, которое вы произвели до сих пор. Это ваш шанс произвести впечатление на ваших читателей и заслужить их похвалу, сделав опыт, который они не скоро забудут. Однако, если вы сделаете здесь ошибку, все ваше сообщение или предложение может быть поставлено под сомнение. Вы должны позаботиться о том, чтобы ваша электронная подпись была аккуратной и хорошо организованной.
Кроме того, если вы хотите произвести хорошее первое и неизгладимое впечатление, вам следует подумать о профессиональной подписи электронной почты. В вашем распоряжении стандартная текстовая подпись электронной почты с первых дней существования электронной почты. В любом случае обязательно укажите всю свою работу и контактные данные. Также рекомендуется включить интерактивные ссылки на ваш основной веб-сайт, ваши наиболее активные профили в социальных сетях и целевую страницу.
5 Формат почты с примерами
Здесь мы рассмотрим пять наиболее распространенных видов почты и идеальный формат для каждого из них:
№1. Профессиональный формат почты
Электронные письма, связанные с бизнесом, всегда написаны в официальном тоне. Например, первоначальный контакт фрилансера с новыми клиентами должен осуществляться по деловой электронной почте. В современных условиях важно, чтобы эти электронные письма были адаптированы к конкретному получателю.
Вот правильный формат деловой почты:
- Создайте привлекательную тему письма и адаптируйте ее к каждому отдельному читателю.
- Определите подходящее приветствие, исходя из вашего знакомства с получателем.
- Начните электронное письмо с объяснения, кто вы и почему решили связаться с этим человеком. Установите взаимопонимание, прежде чем делать предложение о продаже.
- Завершите письмо кратким призывом к действию и деловой подписью.
Вот отличный пример делового электронного письма, в котором используется веселый, приглашающий тон и немедленное приветствие получателя по имени.
Привет Павел,
Меня зовут Кириан, и я отвечаю за продажи в компании ABC. Я хотел бы поговорить с вами о вашей учетной записи.
Я рад сообщить вам, что несколько текущих распродаж завершатся на следующей неделе. Дайте мне знать, если у нас будет подходящее время для разговора.
С наилучшими пожеланиями, Кирьян
№ 2. Формат письма с благодарностью
Электронное письмо с благодарностью обычно отправляется после того, как произошло какое-то взаимодействие. Получатель, возможно, помог вам с проектом, ответил на личный запрос, который вы отправили, дал вам интервью или даже просто согласился встретиться с вами.
Не тратьте время получателя на затянутое письмо с благодарностью; вместо этого переходите прямо к делу. Кроме того, электронные письма «спасибо» не всегда необходимы и иногда могут просто засорить почтовый ящик человека, который может быть невероятно занят, поэтому тщательно подумайте, будет ли отправка такого сообщения полезной для вас.
Вот правильный формат письма с благодарностью.
Привет [имя]
Большое спасибо за [то, что они сделали]. Было очень приятно сотрудничать с вами, и я с нетерпением жду нашей следующей возможности сделать это.
Если есть что-то еще, с чем я могу вам помочь, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам.
Все мое лучшее,
Имя: (Официальное название)
№3. Формат письма с напоминанием
Независимо от того, переписываетесь ли вы с этим человеком по почте в первый, второй или третий раз, формат вашего сообщения должен измениться соответствующим образом. Есть необходимая информация, которую нужно включить в ваше первое контактное электронное письмо.
Вам не нужно давать много справочной информации в ответном письме или письме с напоминанием. Вместо этого мягко и кратко напомните другой стороне о том, что было ранее согласовано (предполагая, что это могло быть забыто или отодвинуто в конец их списка дел).
Этот дополнительный продукт поможет вам выполнять задачи быстрее и в наиболее важном для вас порядке. Кроме того, подавляющее большинство людей ценят вашу последовательность и больше уважают вас за напоминание.
Вот правильный пример формата почтового напоминания
Привет [имя],
Это электронное письмо служит только дружеским напоминанием о том, что у вас запланировано собеседование с [имя], который претендует на [имя должности].
Время встречи и место для собеседования: [время] [день] [место].
Если я могу чем-то помочь вам подготовиться к интервью с этим человеком, пожалуйста, дайте мне знать.
Лучший,
[Ваше имя]
№ 4. Формат письма с извинениями
Человеку свойственно ошибаться и иногда ошибаться. Мы неизбежно совершаем ошибки, которые причиняют боль, неудобства или расстраивают других людей. Кроме того, обычно лучше всего просто извиниться и двигаться дальше.
Если вы искренне извинитесь, другой человек вообще не обидится. Искренние извинения всегда лучшая политика.
Однако, извиняясь, важно использовать слова, которые показывают сострадание к человеку, которого вы тоже сожалеете, а не слова, которые раскрывают ваши истинные чувства. Не обвиняйте их и не предлагайте никаких оправданий.
Вот правильный пример формата письма с извинениями
Для предъявления по месту требования:
От имени [название компании] я искренне извиняюсь за услуги, которые мы предоставили во время вашего недавнего визита в нашу закусочную.
Благодарю вас за то, что вы предупредили меня об этих проблемах, и будьте уверены, что мы делаем все, что в наших силах, для решения этих проблем и предотвращения подобных случаев в будущем.
Пожалуйста, возьмите эту подарочную карту на 100 долларов, чтобы использовать ее в удобное для вас время в нашем ресторане в будущем, в качестве наших искренних извинений.
Я с нетерпением жду встречи с вами в [вставьте название компании или организации] в ближайшее время.
С уважением,
(Вставьте свое имя и должность здесь)
№ 5. Запрос формата почты
Сообщения с запросами, как правило, короткие и содержательные, отправитель напрямую обращается с запросом к получателю. Это может быть что угодно, от поиска встречи до подключения к бизнес-сети или даже просьбы о профессиональном представлении. Отвечая на запрос, сделанный по электронной почте, получатель может сказать «да» или «нет». Тем не менее, всегда указывайте, что именно вам нужно в электронном письме такого рода.
Формат больничного листа
Привет, [имя руководителя],
Я пишу, чтобы попросить отгул с работы из-за болезни между [датами]. Чтобы восстановиться после операции, мой врач посоветовал мне взять двухнедельный отпуск. [дата] я планирую вернуться в офис.
Если у вас есть какие-либо дополнительные вопросы, не стесняйтесь обращаться ко мне.
С Уважением,
Имя здесь
Как улучшить свои навыки написания электронных писем
Вот несколько советов, которые помогут вам стать лучшим почтовым писателем:
№1. Установите программу проверки орфографии и грамматики
Вы можете установить на свой компьютер надстройки, которые будут проверять вашу электронную почту на наличие таких проблем, как орфография, грамматика и неэффективные формулировки. Эти надстройки могут быть полезны для поиска ошибок в вашей работе, которые вы могли пропустить при корректуре и быстром исправлении. Расширения могут быть полезными, но вам следует с осторожностью относиться к советам, которые они дают. Вместо того, чтобы полагаться исключительно на программу проверки орфографии или плагин для браузера, обязательно прочитайте текст самостоятельно.
№ 2. Перечитывайте свою работу на наличие ошибок
Вычитка письма перед тем, как нажать кнопку «Отправить», может помочь вам обнаружить любые грамматические или стилистические ошибки. Если вы переписываете какую-либо часть своего электронного письма, вам следует обратить особое внимание на предложения, которые вы только что переписали, когда рецензируете свою работу. Люди нередко пропускают фразы или повторяют слова при написании. Это хорошая идея, чтобы вторая пара глаз посмотрела на любое электронное письмо, которое вы собираетесь отправить высокопоставленному деловому партнеру или контактному лицу.
№3. Исправьте типичные ошибки в грамматике и правописании
Если надстройка продолжает предлагать одно и то же или вы знаете, что часто делаете глупые грамматические ошибки, освежите в памяти правила хорошего письма, чтобы улучшить свои навыки. Неправильное использование ваших, их и т. д. является распространенной ошибкой. Кроме того, когда вы знаете, что искать, гораздо легче обнаружить ошибки в собственной работе.
№ 4. Пишите медленно
Даже если вы спешите ответить на письмо, не торопясь, вы сэкономите свое время в долгосрочной перспективе. Не следует спешить с ответом на электронное письмо, так как это может привести к тому, что вы упустите важные детали. Больше времени может быть потрачено на написание электронных писем, чтобы прояснить путаницу или исправить недоразумения. Если вы замедлитесь, вы можете убедиться, что ваше сообщение будет четко доставлено.
Письмо Почтовый Формат
Даже если SMS и электронная почта популярны как никогда раньше, все равно необходимо знать, как правильно адресовать письмо. Официальные письма все еще используются сегодня, особенно для деловой переписки и при приеме на работу. Сопроводительные письма часто являются начальной точкой контакта между потенциальным работодателем и соискателем, поэтому важно произвести хорошее впечатление.
Поэтому формат почтового письма должен включать правильную информацию об отправителе и дате, приветствия и адрес предполагаемого получателя. Овладение искусством правильного письма-этикета задает тон всему общению и производит неизгладимое впечатление на получателя. Также читайте ОФИЦИАЛЬНЫЙ ФОРМАТ ПИСЬМА: какие форматы лучше всего подходят для любого бизнеса?
Вещи, которые следует учитывать при адресации в формате формального письма
При написании делового или профессионального письма важно помнить о нескольких правилах, чтобы ваше сообщение было воспринято в наилучшем свете. Правильный формат написания почтового письма выглядит следующим образом:
№1. Контактная информация вверху
Получатель вашего письма должен знать, кто вы, какова ваша должность, где вы работаете и где живете, а также куда отправить ответ. Данные отправителя должны выглядеть следующим образом:
- Первая строка: Полное имя
- Вторая строка: Название компании
- Третья строка: почтовый адрес
- Четвертая строка: город или населенный пункт, за которым следует название штата и почтовый индекс. Название штата может быть сокращено до его официальной почтовой двухбуквенной аббревиатуры.
- Адрес должен появиться под именем отправителя и выровнен по левому краю.
- Если вы пишете кому-то из другой страны, укажите название страны в четвертой строке.
- Укажите адрес электронной почты и номер телефона для более удобного общения.
№2. Дата
Затем в левом или правом поле введите дату отправки письма. Используйте буквы для обозначения месяца и цифры для обозначения дня и года. Дата может быть записана в различных форматах, например, 15 октября 2020 года.
№3. Имя и адрес получателя
Эти данные находятся в левой части страницы, под адресом отправителя. Включены имя получателя и почтовый адрес. Это показывает, что вы потратили время на то, чтобы узнать получателя, и поможет вам установить более тесную связь с ним. Кроме того, укажите должность получателя или академические достижения.
Для профессора английского языка вы должны адресовать письмо «Полу Джонсу, доктору философии». Название компании должно быть на второй строке под названием. В третьей строке укажите улицу и город получателя; на четвертом укажите штат и почтовый индекс. В четвертой строке напишите название страны, если получатель проживает за пределами США.
№ 4. приветствия
Пропустите одну строку после имени адресата и вместо этого напишите приветствие. Используете ли вы официальное или неформальное приветствие, зависит от того, насколько хорошо вы знаете адресата письма. Если вы никогда раньше не встречали получателя, лучше всего начать с «Дорогой», самого распространенного приветствия. После приветствия следует имя адресата, за которым следует двоеточие или запятая.
Используйте «Уважаемый господин или госпожа», а затем двоеточие, если вы не уверены в поле получателя. Если адресат — женщина, и вы не знаете, замужем она или нет, используйте «мисс». как приветствие. Доктор, Профессор и Достопочтенный столь же формальны, как и любой другой титул. Вот несколько примеров приветствий:
- Уважаемый мистер Пол
- Уважаемая мисс Уильямс
- Уважаемый доктор Адамс
- Уважаемый профессор Марк
Как вы пишете почту?
Электронная почта является наиболее надежным и формальным методом общения, несмотря на распространение других каналов. Электронная почта используется везде, в отличие от социальных сетей или приложений для обмена сообщениями. Благодаря этому электронная почта стала одним из самых популярных способов делового общения. Поскольку все больше и больше компаний используют гибридную модель, в которой часть сотрудников работает из централизованных удаленных офисов, а часть из дома, доля делового общения, осуществляемого по электронной почте, резко возросла. Деловая электронная почта по-прежнему считается профессиональной и сложной, в отличие от чата и комментариев в программном обеспечении для совместной работы, которые могут быть прямыми и даже немного неформальными. Как асинхронный канал он входит в число наиболее значимых. Кроме того, электронное письмо может быть получено, прочитано, понято и на него могут ответить предполагаемые получатели. Вот шаг за шагом, чтобы написать приличную почту.
- Сохраняйте профессиональную идентичность в Интернете.
- Используйте тему, которая легко понятна.
- Начните все с веселого приветствия.
- Предоставьте некоторый контекст
- Дайте суть в двух словах.
- Поднимите CTA.
- Вставьте обобщающие замечания
- Подписывайтесь только действительной подписью.
- Проверьте на опечатки, грамматические ошибки и вменяемость.
- Помните о настройках CC/Bcc
- Всегда используйте один и тот же формат почты.
Конверт почтового формата
Почтовая почта и доставка посылок являются обычными средствами междугородной связи и доставки. Научиться правильно адресовать конверт — это необходимый навык и формат для отправки и получения почты. Однако письма и посылки с большей вероятностью дойдут до места назначения и получат ответ, если будут указаны правильный адрес и другие данные.
Кроме того, адрес получателя и ваш собственный адрес — две наиболее важные части информации, которые следует указывать при адресации конверта. Обычно для адреса личного письма доступны три строки: имя получателя, почтовый адрес, город, штат и почтовый индекс. Общепринятой практикой является указание названия компании, отдела или имени получателя, почтового адреса, города, штата и почтового индекса в отдельных строках при отправке письма в компанию. Вот конверт почтового формата.
(Верхний левый угол)
[Ваше полное имя]
[Ваш номер улицы и имя]
[Ваш город, штат и почтовый индекс]
(Центральная середина конверта)
[Имя получателя]
[Название компании (если применимо)]
[Номер улицы и имя получателя]
[Город получателя, штат и почтовый индекс]
Заключение
Электронная почта или формат почты аналогичен формату письма тем, что он начинается с признания читателя, затем представляет имеющиеся идеи, а затем завершается призывом к действию. Следуя передовым методам оформления электронной почты, вы сможете привлечь внимание своих читателей, мотивировать их к действию и предоставить им четкие каналы связи с вами.
Тем не менее, лучшие форматы электронной почты — это не то, чего вы должны придерживаться неукоснительно.
Часто задаваемые вопросы о формате почты
Каков самый формальный способ начать письмо?
Стандартное приветствие для официальных писем — «Дорогой», за которым следует имя адресата. Допускается либо имя и фамилия, либо имя и фамилия. Однако, если вы не уверены в имени получателя, уместным приветствием будет «Уважаемый господин или госпожа».
Как вы начинаете и заканчиваете электронное письмо?
Вот как начать и закончить электронное письмо.
- Дорогой. Если вы раньше не были знакомы с этим человеком, лучше придерживаться этой безопасной, официальной и вежливой формы обращения.
- Привет. Приветствие «привет» сочетает в себе вежливость, формальность и дружелюбие.
- Неформальное «привет» допустимо.
- Искренне Ваш.
- С уважением и наилучшими пожеланиями.
- С теплыми пожеланиями.
похожие статьи
- ПРЯМОЙ ПОЧТОВЫЙ МАРКЕТИНГ: все, что вам нужно знать!!!
- СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ ДЛЯ БИЗНЕСА: 17+ лучших решений 2023 года
- СТАНДАРТНАЯ ПОЧТА: сколько времени занимает стандартная почта
- КАК НАПИСАТЬ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ПИСЬМО: бесплатное руководство и полезные советы
- ВЕБ-ДИЗАЙНЕРЫ САН-ФРАНЦИСКО: 10 агентств веб-дизайна в Сан-Франциско, 2023 г.
- КАЛИФОРНСКИЙ ОТДЕЛ РЕАБИЛИТАЦИИ: обзор 2023 г.
Справка
