Несмотря на то, что есть много других возможностей, электронная почта по-прежнему считается самым надежным и официальным способом общения. Электронная почта доступна всем, в отличие от чатов и сайтов социальных сетей. В результате электронная почта стала одним из самых популярных способов делового общения. Читатель может понять, что вы пытаетесь передать, и информацию, необходимую для ответа, в хорошо написанном электронном письме с четкой структурой. Несмотря на то, что написание электронных писем — это искусство, приложив достаточно усилий, им можно овладеть. Ниже приведены некоторые из лучших руководств о том, как написать официальное электронное письмо, официальное электронное письмо, электронное письмо профессионалу и электронное письмо об отставке, которые получатель не пропустит среди толпы:
Как написать электронное письмо
Хотите научиться писать электронное письмо? Нужны ли вам указания о том, где что разместить и почему? Здесь мы рассмотрим все, что вам нужно знать о том, как эффективно написать электронное письмо, независимо от того, отправляете ли вы свое первое электронное письмо или просто хотите просмотреть то, что вы уже знаете. Понимание того, как написать простое электронное письмо, будь то формальное или неформальное, легко и поможет вам создавать более сложные электронные письма, потому что каждое электронное письмо, которое вы когда-либо пишете, будет иметь одинаковую структуру и потребует от вас управления каждым из этих компонентов.
- К, СС, БКК
- Вложения
- Сюжетная линия
- Приветствие
- Тело
- выйти
Чтобы лучше понять, что представляет собой успешное электронное письмо, мы подробно рассмотрим каждый из этих компонентов.
№1. К, CC, BCC
Вы должны ввести адреса электронной почты лиц, с которыми вы хотите связаться, в этих областях, которые расположены в верхней части вашего электронного письма. Каждый служит определенной цели:
| К | Сюда следует добавить адрес(а) электронной почты вашего основного контактного лица. |
| CC | Если вы хотите, чтобы кто-то просмотрел сообщение, но вам не требуется ответ, используйте это вместе с «Кому» и адресами электронной почты в этом поле. |
| BCC | Если вы хотите отправить электронное письмо нескольким людям, но вам необходимо сохранить конфиденциальность их адресов электронной почты, используйте это вместе с «Кому». |
№ 2. Вложения
Функция прикрепления электронных писем позволяет отправителям включать дополнительные файлы, которые получатели могут щелкнуть, чтобы загрузить или просмотреть встроенные, однако большинство типов файлов позволяют загружать текст, фотографии, видео, аудио и GIF-файлы. Имейте в виду, что обычно существуют ограничения на размер файлов, которые вы можете передать.
№ 3. Сюжетная линия
Строка темы вашего электронного письма, которая обобщает его цель и содержание, имеет решающее значение. К сожалению, их часто игнорируют, и это печально, потому что они помогают получателю понять содержание вашего письма и предотвращают его удаление.
№ 4. Приветствие
Ваше письмо всегда должно начинаться с приветствия. Крайне важно научиться писать введение и приветствие по электронной почте, поскольку это позволяет вам быть вежливым и информировать получателя о цели сообщения.
Официальное приветствие необходимо для официальных электронных писем, таких как те, которые используются для заявлений о приеме на работу или коммерческой корреспонденции. Более спокойное приветствие часто допустимо в личных электронных письмах или при общении между близкими коллегами.
№5. Тело
Конечно, наиболее важным аспектом электронного письма является его содержание. Идеальный текст электронного письма должен быть кратким, хорошо организованным, целенаправленным и служить определенной цели.
Имейте в виду, что читатели потеряют интерес и внимание, если ваше электронное письмо не будет кратким и не по существу, и что в электронных письмах не поощряются элементы повествования.
Всегда начинайте свое электронное письмо с четкого заявления о его теме и располагайте свой материал так, чтобы его было легко найти.
№ 6. выйти
Убедитесь, что вы используете правильное закрытие для предполагаемого получателя, так же важно, как и убедитесь, что ваши электронные письма начинаются правильно. Они будут знать, когда электронное письмо было отправлено и в результате завершено.
Делайте специальное закрытие для каждой корреспонденции, и если вы сомневаетесь в том, как подписать, ошибитесь в сторону формальности.
Как написать официальное электронное письмо
Возможно, вы не сможете эффективно написать профессиональное электронное письмо, если вы привыкли отправлять неофициальные электронные письма друзьям и родственникам. Многим людям сложно написать официальное электронное письмо.
Чтобы написать официальное электронное письмо, необходимо использовать формальный язык и заранее определенную структуру, чтобы начать или продолжить обсуждение серьезной или важной проблемы. Чтобы проявить уважение, люди также пишут официальные электронные письма при общении с незнакомцами. По умолчанию корпоративные настройки и коммуникации используют официальные электронные письма, чтобы сообщения сотрудников точно отражали их фирму. Если вы хотите написать официальное электронное письмо, которое выглядит профессионально, выполните следующие действия:
№1. Убедитесь, что ваш адрес электронной почты верен
Пишите рабочий адрес электронной почты каждый раз, когда отправляете официальное письмо. Ваше место работы или учебы может создать для вас профессиональный адрес электронной почты, или вы можете создать личный адрес электронной почты с несколькими другими символами, цифрами и элементами вашего имени. Особенно, если они не знают вас, получатель может неохотно открывать электронные письма от любых неизвестных или непрофессиональных отправителей. Экспертный адрес электронной почты повышает эффективность вашей переписки.
№ 2. Включите строку темы.
что вы пишете в строке темы вашего официального электронного письма ясно, о чем сообщение. Оно должно быть написано в заглавном регистре и быть как можно более кратким, чтобы выглядеть профессионально. Если включение вашего имени в строку темы поможет получателю разобраться в электронном письме или ответить на него, не стесняйтесь делать это.
№3. Формализуйте свое введение.
В теле письма вы должны начать с вежливого приветствия. После титула или почетного обращения укажите фамилию получателя. Можно использовать следующие формальные приветствия:
Уважаемые
Привет
Приветствую
Если имя получателя не очевидно, укажите «к кому это может относиться»
# 4. Представьтесь
Если вы никогда раньше не разговаривали с получателем, представьтесь в первой строке. Опишите, как вы относитесь или имеете отношение к получателю после того, как представились. Владелец бизнеса хотел бы знать, являетесь ли вы потенциальным клиентом или сотрудником другой компании, точно так же, как профессор может захотеть знать, являетесь ли вы студентом или преподавателем. Закончите вступление кратким предложением, в котором резюмируется ваша мотивация к написанию.
№ 5. Объясните, что вы пытаетесь сказать.
Более подробная информация о ваших целях написания приведена в следующем абзаце. Будьте более конкретны в том, кто вы и чего вы хотите достичь в своем электронном письме. Эта часть должна содержать любую административную информацию, имеющую отношение к вашему сообщению, например крайний срок. В этой области должно быть только один или два абзаца.
№ 6. Заканчивайте благодарностью.
В своем заключительном заявлении вы благодарите читателя за то, что он прочитал и понял вашу точку зрения. Он завершается записью последующего разговора, который вы планируете вести с получателем. Вы можете решить, ждать ли их ответа или договориться о личной встрече. Прежде чем подписать свое имя и, при необходимости, включая контактную информацию вашей компании, используйте профессиональное закрытие. Примеры правильного формального закрытия включают следующее:
- С уважением
- Лучшее
- искренне
- Ваш
- С уважением
- С уважением
№ 7. Отправьте письмо после проверки на наличие ошибок.
Не забудьте внимательно перечитать письмо перед отправкой. В письме не должно быть орфографических или грамматических ошибок. Используйте бесплатный онлайн-инструмент для корректуры, чтобы отсканировать написанное, чтобы убедиться в его точности. Вы получаете выгоду от исправления любых потенциальных недоразумений или неудобных презентаций, а также любых технических проблем. Вы можете получить желаемую реакцию, используя хорошо написанное сообщение.
Как написать электронное письмо профессионалу
Хорошо написанное профессиональное электронное письмо передает получателю вежливое, четкое, сжатое и действенное сообщение. Развитие вашей способности писать электронные письма, соответствующие всем этим рекомендациям, может занять некоторое время. При общении в официальной обстановке важно знать, как написать четкое, подходящее профессиональное электронное письмо. Знание того, как написать профессиональное электронное письмо, может:
- Экономьте время.
- Дайте разъяснение
- Показать компетентность
- Создает репутацию человека или компании
Следующие шаги являются рекомендациями о том, как написать электронное письмо профессионалу.
№1. Используйте профессиональный адрес электронной почты.
Напишите профессиональный адрес электронной почты для связи по деловым или официальным вопросам. Даже если ваш работодатель предоставит вам его, вы все равно должны написать профессиональный адрес электронной почты, если вы связываетесь с кем-то до вступления в организацию. Обычный формат для этого — просто ваше имя в [домен]. В качестве иллюстрации
- Ваше полное имя@thedomain
- Имя.фамилия@thedomain
- Имя отчество инициал.фамилия@thedomain
№ 2. Создайте строку темы, которая будет краткой и информативной.
Это краткое предложение заключает в себе ключевые элементы вашего электронного письма или связи. Когда вы пишете профессиональное электронное письмо, важно включать строку темы, чтобы аудитория получателя знала, чего ожидать, и могла быстро найти сообщение снова, если это необходимо. В будущих деловых письмах подумайте об использовании одной из следующих строк темы:
- Следует использовать не более 60 символов.
- В одном предложении четко определите цель электронного письма.
- Начните с упоминания получателя по имени.
№3. Отправьте получателю официальное приветствие
Приветствие в электронном письме обычно начинается с первой строки. Это приветственное сообщение должно быть подготовлено в официальном тоне, чтобы соответствовать отправляемому письму. В зависимости от ваших отношений с человеком, ваше приветствие может измениться.
- Когда вы пишете кому-то, с кем вы не встречались или с кем у вас есть официальные деловые отношения, например, менеджеру по найму или новому клиенту, вы можете начать свое письмо со слова «Уважаемый».
- Вы можете представиться, сказав «Здравствуйте» или «Привет» руководителю или коллеге, с которым вы хорошо ладите на работе.
Примеры
- Привет, мистер Грег,
- Привет Альфред,
- Уважаемый доктор Смит
- Уважаемые коллеги,
Если вы знаете, какие родовые местоимения выбрал получатель, будет вежливо обращаться к ним как «мистер». или «мисс». и использовать их фамилию при написании деловых писем. Используйте полное имя получателя, если вам неясны его родовые местоимения.
№ 4. Создайте тело письма.
Здесь вы будете передавать все свое сообщение, так же как и тело письма, которое вы можете составить. Каким бы кратким и содержательным оно ни было, ваше электронное письмо должно содержать призыв к действию и заключительное заявление. В качестве примера,
Было очень приятно, что вы пришли сегодня на демонстрацию нового продукта. Вы можете показать своим сотрудникам все видео, попросив их просмотреть прилагаемый образец. Если у вас есть какие-либо вопросы, дайте мне знать.
№ 5. Электронные письма должны иметь подпись и заключительную подпись.
Ваша подпись должна содержать ваше имя, должность и любые другие данные, относящиеся к вашим чатам. В большинстве почтовых приложений вы можете настроить предустановленную подпись, которая будет отображаться в конце каждого отправляемого вами электронного письма.
Заключительные слова включают
- Благодаря,
- Лучший,
- искренне
- Rega
- С уважением,
Пример того, как закончить письмо, приведен ниже:
искренне
Джиана Смит, менеджер по маркетингу Pedro Company, LTD.
№ 6. Проверьте свою электронную почту на наличие неточностей.
Профессионализм и внимание к деталям отображаются в безупречном электронном письме. Прежде чем отправлять письмо, проверьте его на наличие синтаксических, грамматических и орфографических ошибок. Убедитесь, что все файлы и вложения, которые вы, возможно, упомянули в своем электронном письме, также были включены.
После того, как вы закончите редактировать свое электронное письмо с точки зрения получателя, прочитайте его еще раз. Делая это, вы сможете исправить любые ошибки, допущенные вами при написании или редактировании на предыдущем этапе.
Попросите своего непосредственного руководителя или надежного коллегу изучить все важные электронные письма, которые вы отправляете ключевым заинтересованным сторонам, прежде чем отправлять их.
№ 7. Обратите внимание на поля получателя.
Проверьте поля получателя в своем электронном письме, чтобы убедиться, что вы отправляете его правильному человеку, лицу (лицам) или группе (группам). Кроме того, не забудьте указать адреса электронной почты в правильном месте. Помнить:
В:
адрес электронной почты человека или группы, которым будет отправлено ваше сообщение.
CC:
означает «копия». Любой адрес, указанный здесь, получит одно и то же электронное письмо без персонализированного сообщения.
BCC:
Как и в случае с «CC», адреса электронной почты в этом поле скрыты.
№8. Отправляйте письма по расписанию.
Иногда вы можете отправить электронное письмо до или после работы. Планируя свои электронные письма, вы можете более эффективно управлять своим временем и следить за тем, чтобы они отправлялись в то время, которое удобно для получателя. Каждая программа электронной почты имеет функцию планирования.
№ 9. Имейте в виду, чтобы следить.
Не в последнюю очередь, учитывая, что большинство людей получают несколько электронных писем каждый день, вполне вероятно, что они пропустят или забудут ответить на ваше письмо. Если получатель не ответил в течение двух рабочих дней, подумайте о том, чтобы отправить внимательное последующее электронное письмо.
Как написать заявление об увольнении по электронной почте
Несмотря на то, что написать и отправить электронное письмо об увольнении может показаться сложным, с правильным шаблоном это может быть просто. Как правило, рекомендуется написать электронное письмо об увольнении, когда вы хотите уйти с работы, потому что это дает вам возможность выразить благодарность вашему работодателю за предоставленную возможность. Электронное письмо с заявлением об увольнении — отличный способ поддерживать связь с вашей бывшей компанией, что очень важно, если вы хотите получить рекомендации в будущем.
Написать электронное письмо об уходе легко, и это может быть даже терапевтическим. Вы можете использовать его, чтобы попрощаться с вашим нынешним работодателем и начать новый этап своей карьеры.
Электронное письмо об отставке — это письмо, которое вы пишете своему нынешнему работодателю, предупреждая его о том, что вы уходите с определенной работы.
Используйте приведенные ниже инструкции, чтобы помочь вам написать письмо об увольнении по электронной почте:
№1. Выберите соответствующую строку темы.
Вы можете написать письмо об увольнении по электронной почте, выбрав подходящую строку темы, в которой четко указано ваше сообщение. Это важно, поскольку читатель электронной почты может прочитать только строку темы. Примите во внимание использование строки темы, которая гласит: «Уведомление об отставке» или «Отставка с [дата]».
№ 2. Начните с профессионального приветствия.
Задание профессионального тона остальной части письма с формальным приветствием может помочь. Добавьте приветствие, например «Уважаемый», должность вашего начальника и после нее вашу фамилию. Подумайте о включении простой фразы, желающей всем добра. Например, вы можете произнести такие фразы, как «Надеюсь, у вас все хорошо» или «Надеюсь, у вас хороший день».
№3. Дайте вашему электронному письму четкую цель.
Во фразе после обязательно укажите цель письма. Упомяните работу, которую вы бросаете. Например, вы можете сказать: «Цель этого письма — сообщить вам о моем официальном уходе с поста графического дизайнера». Это позволяет потенциальному работодателю быстро понять ваше сообщение и отреагировать соответствующим образом.
№ 4. Подумайте о том, чтобы указать причину вашего отъезда
Если вам от этого станет лучше, вы можете указать причину своего увольнения. Скажем, например, что вам нужно двигаться дальше, потому что ваша карьера изменилась. Важно не вдаваться в подробности и объяснить уход, например, состоянием здоровья, позитивно и лаконично. Вы не обязаны уведомлять своего работодателя о своем намерении уйти в отставку; ваше решение сделать это полностью зависит от вас.
№ 5. Дата окончания вашей работы
Упомяните день, когда вы в последний раз работали в своем электронном письме. Предупредите своего работодателя как можно раньше о своем увольнении. Это может помочь вам поддерживать хорошие деловые отношения с вашим бывшим работодателем. Многие предприятия требуют, чтобы сотрудники уведомляли сотрудников о своем увольнении как минимум за две недели до увольнения. Ознакомьтесь с руководящими принципами компании, чтобы убедиться, что вы соблюдаете требования по увольнению. Работодатель будет в лучшем положении, чтобы понять ваши сроки и принять необходимые меры в результате.
№ 6. Опишите, как вы благодарны за этот шанс.
Используйте этот шанс, чтобы выразить свою благодарность бизнесу за время, которое вы потратили на работу, в своем электронном письме. Если вы сделаете это, вы сможете поддерживать с ними хорошие отношения и производить хорошее впечатление. Кратко поблагодарите получателя за время, потраченное на работу, чтобы закрыть письмо.
Вы также можете рассказать о том, чему научились, играя эту роль, и о лучших сторонах работы с организацией. Скажите, например: «Я хочу поблагодарить вас за возможность работать помощником медсестры, так как во время работы я приобрел много ценных навыков по уходу за пациентами и лечению».
№ 7. Предложите помощь для перехода
Вы могли бы признать, что ваше отсутствие может создать нагрузку на бизнес, и предложить помощь во всем, что в ваших силах. Подумайте о том, чтобы предложить внутреннему кандидату занять вашу работу или стать наставником нового сотрудника, прежде чем покинуть компанию и начать новую карьеру. Это может продемонстрировать потенциальному работодателю, что вы все еще беспокоитесь об их бизнесе и его успехе.
№8. Ищите опечатки в своем электронном письме.
написать письмо об отставке, которое не содержит ошибок, очень важно. Убедитесь, что ваша электронная почта не содержит ошибок в отношении орфографии и пунктуации. Кроме того, не забудьте написать электронное письмо уверенным и подходящим тоном. Прежде чем отправить электронное письмо в вашу организацию, попросите друга или члена семьи прочитать его и проверить его достоверность. Читая свою электронную почту вслух или используя цифровой инструмент для письма, вы можете проверить наличие потенциальных ошибок.
Как начать писать электронное письмо?
Официальное электронное письмо должно начинаться с приветствия, имени и должности получателя.
Каковы 5 шагов написания электронного письма?
- Укажите свою тему.
- Учитывайте получателя
- Составлять списки
- Разработайте свой призыв к действию.
- Создайте свою тему письма.
Как отправить электронное письмо с мобильного?
- Приложение Android для Gmail должно быть открыто.
- Нажмите кнопку «Создать».
- Выберите получателя.
- Для облегчения поиска и ясности выберите тему электронного письма.
- Соедините ваше сообщение.
- Чтобы отправить сообщение, коснитесь значка бумажного самолетика.
Что такое формат написания электронной почты?
- Тема письма
- Приветствие
- Тело,
- Линия закрытия
- Подпись.
Каковы 7 CS написания электронной почты?
К ним относятся:
- ясность
- правильность
- Краткость
- Вежливость
- Конкретность
- Рассмотрение
- полнота.
Как написать электронное письмо в Gmail?
- Откройте Gmail.
- Нажмите написать
- Введите адрес электронной почты другого человека.
- Введите тему.
- составить сообщение по электронной почте
- При необходимости отформатируйте текст письма.
- если хотите, предоставьте файл.
- Нажмите «Отправить».
Рекомендации
Статьи по теме
- ПИСЬМО ОБ ОТСТАВКЕ СОТРУДНИКА: формат, примеры и руководство
- КАК НАПИСАТЬ ЗАЯВЛЕНИЕ ОБ ОТСТАВКЕ: что говорить и чего не говорить
- ОЦЕНКА СОТРУДНИКОВ: 20+ лучших идей, подарков, сообщений и цитат
- ПИСЬМО О РАБОТЕ: значение, как его написать и более 20 бесплатных образцов.ОЦЕНКА СОТРУДНИКОВ: 20+ лучших идей, подарков, сообщений и цитат
