Видите ли, почти каждый или каждый может написать электронное письмо и при этом передать сообщение. Но чтобы написать заметку, нужно нечто большее. Записка должна быть не только передачей информации, но и очень четкой и краткой, иначе вы просто утомите читателей, и в конечном итоге они упустят всю суть. Здесь я предоставлю вам практические шаги по написанию краткой заметки с полезными шаблонами. Но на тот случай, если вы путаете заметку с электронным письмом, давайте сначала определим заметку, также известную как меморандум.
Основные выводы
Памятка — это краткое сообщение, которое эффективно передает важную информацию в организации. Он структурирован таким образом, чтобы эффективно и лаконично представить большой объем информации.
Чтобы написать хорошую заметку:
- Начните с заголовка
- Сделайте четкое и объективное заявление.
- Предоставьте подробный абзац тела
- Предоставьте справочную информацию
- Включите конкретные задачи и рекомендации.
- Добавьте краткое заключение
- Включите свою контактную информацию
- При необходимости добавьте вложения
Что такое меморандум?
Памятка — это краткое сообщение, которое эффективно передает важную информацию. У вас есть возможность выбрать наиболее подходящее средство общения на рабочем месте, например электронную почту, объявление в Slack или физическое уведомление на доске объявлений.
Памятка структурирована таким образом, чтобы эффективно и кратко представить большой объем информации. От объявления об изменениях в политике компании до предоставления важных обновлений проекта — это сообщение гарантирует, что время читателей не будет потрачено зря. Написание электронного письма может быть задачей, которую может выполнить каждый, но овладение искусством написания заметок требует времени и практики.
Читайте также: СИСТЕМЫ ПОЧТЫ ДЛЯ БИЗНЕСА: 17+ лучших вариантов 2023 года (подробный обзор)
Когда вам нужно написать заметку?
Гэллап, 2022 год Отчет о состоянии глобального рабочего места показывает, что 41% сотрудников выражают желание изменить взаимодействие или культуру своей компании. Общение является ярким примером этого. Сильная культура повышается за счет встреч, электронных писем и эффективных заметок, которые поддерживают взаимодействие.
Понимание подходящего времени для написания служебной записки позволяет выбрать наиболее подходящую для данных обстоятельств форму общения и предотвратить образование изолированных очагов информации. Вот несколько сценариев, в которых вам понадобится написать заметку:
№1. Уведомление сотрудников о политике или изменениях компании.
Памятка — отличный инструмент для информирования ваших сотрудников о любых обновлениях или изменениях в политиках, процедурах или стратегиях вашей организации. Поощряется единообразное понимание и поощряются немедленные вопросы, что экономит время и предотвращает распространение дезинформации.
№2. Привлечение внимания к проблеме
Памятка — это эффективный способ проинформировать всех о важной проблеме, влияющей на функционирование вашей организации. Хорошо составленная памятка играет решающую роль в повышении вовлеченности и улучшении опыта сотрудников. Информируя людей о важных вопросах и подчеркивая значимость их вклада, памятка гарантирует, что каждый останется на связи и будет оценен.
Читайте также: ОПРОС ПО ВОВЛЕЧЕННОСТИ СОТРУДНИКОВ: лучшие поставщики, вопросы и ответы
№3. Предоставление обновлений по проекту
Памятки эффективно информируют заинтересованные стороны о ходе проекта, любых корректировках графика или любых требованиях к ресурсам. Информирование всех о сроках реализации проекта и текущих событиях имеет решающее значение для предотвращения препятствий и обеспечения бесперебойной реализации проекта.
№4. Сделать запрос
Записка — отличный способ четко и напрямую сообщить формальные запросы, например о ресурсах, одобрениях или отзывах. Записка служит убедительным инструментом для получения поддержки или одобрения, поскольку четко излагает причины и потенциальные выгоды вашего запроса. Кроме того, он может предвидеть и решать любые потенциальные вопросы, которые могут возникнуть.
№5. Признание достижений сотрудников
Памятки можно использовать для признания и выделения выдающихся результатов и достижений сотрудников, например, повышения по службе. Выражение признания упорного труда и одновременное подчеркивание ценностей компании имеет многоцелевой эффект. Это повышает моральный дух и способствует созданию позитивной рабочей атмосферы.
Почему важны четкие и краткие заметки
Допустим, вам вручили длинную записку, наполненную запутанными формулировками и неясными инструкциями. Прочитаете ли вы его внимательно и примете ли меры? Скорее всего нет. Четкие и краткие заметки имеют решающее значение для того, чтобы ваше сообщение было понято и эффективно воспринято.
Как написать четкую и краткую заметку
Форматирование играет решающую роль в написании краткой и подробной заметки. Каждая часть информации в заметке играет свою роль в том, чтобы сделать ее легко усваиваемой и полезной, как в профессиональном электронном письме. Сюда входит все: от темы письма до приветствия.
Выполните следующие действия, чтобы убедиться, что ваши сообщения понятны и получить желаемые результаты:
№1. Начните с заголовка.
Начните с включения подробного заголовка, чтобы установить контекст. Укажите дату и общую тему в заголовке, а также получателей и отправителей заметки. Предоставьте контекстуальные элементы, которые помогут читателям понять основную предпосылку и предпринять необходимые действия.
№2. Сделайте четкое и объективное заявление.
Начните свою записку с четкого и краткого формулирования ее цели. Используйте формулировку цели или проблему, чтобы передать основную мысль. Цель памятки должна быть легко понята получателям, что позволит им быстро понять ее смысл.
Рассмотрим Сопроводительное письмо. Обычно в первой строке памятки прямо указывается цель, гарантируя, что читатели сразу поймут характер и цель документа.
Читайте также: Включение заявлений о миссии в брендинг: комплексное руководство для бизнеса
№3. Предоставьте подробный абзац тела
Убедитесь, что основная часть заметки составлена тщательно, даже если она имеет ограниченное пространство. Это позволит вам эффективно развить свои основные моменты. Начните сразу с самых важных деталей, а затем постепенно переходите к менее важной, но все же актуальной информации.
Улучшите читаемость, организовав текст с помощью маркированных пунктов или нумерованных списков. Убедитесь, что ваш текст понятен, и избегайте ненужного жаргона, который может сбить с толку ваших читателей. Убедитесь, что ваша заметка краткая и понятная.
№4. Предоставьте справочную информацию
Включите краткий раздел справочной информации, если ваша заметка ссылается на предыдущие события, обстоятельства или заметки. Это обеспечивает контекст, ориентирует ваших читателей и связывает ваше текущее общение с прошлыми событиями или действиями, предлагая полное понимание текущей ситуации.
№5. Укажите конкретные задачи и сроки.
Включите в заметки четкий призыв к действию, указывая читателям, какие шаги предпринять дальше. Это может включать в себя подтверждение получения или немедленный поиск переговорной комнаты. Важно четко определить шаги, которые необходимо предпринять, определить ответственных лиц и указать сроки выполнения этих задач.
Поощрение подотчетности и содействие общему пониманию ожиданий создают более организованную и эффективную рабочую среду.
Читайте также: ИДЕАЛЬНАЯ РАБОЧАЯ СРЕДА: Вещи, которые составляют идеальную рабочую среду
№6. Добавьте краткое заключение
Рассмотрите возможность включения краткого заключения, чтобы обобщить ключевые моменты, если ваша записка затрагивает сложный вопрос или очень длинная. Повторение основных моментов в кратком изложении помогает закрепить основные элементы вашего сообщения, облегчая его понимание другими.
№7. Укажите свою контактную информацию.
Общение часто может быть неясным, сколько бы усилий вы к нему ни приложили. Вы должны найти способ ответить на любые вопросы, которые могут возникнуть у людей о том, что делать дальше. Вот почему вам следует указать свою контактную информацию в конце заметки. Это может быть ваш мобильный контакт, местоположение на рабочем месте или идентификатор Slack. Ваши коллеги могут легко связаться с вами, если у них возникнут вопросы или потребуются дополнительные разъяснения по каким-либо вопросам.
№8. При необходимости добавьте вложения
Прикрепите или предоставьте доступные ссылки на любые ссылочные документы, графики или материалы. Ваши читатели будут иметь все необходимые ресурсы, чтобы полностью понять эту заметку и действовать в соответствии с ней. С помощью ссылок вы сможете избежать перегрузки памятки лишней информацией.
Примеры заметок
Вот несколько примеров заметок для разных ситуаций, которые помогут вам лучше понять, как написать хорошо продуманную и адаптированную заметку:
№1. Памятка по обновлению политики
Этот пример эффективно описывает изменения в политике компании и дает четкое объяснение причин этих изменений. Текст стимулирует любопытство, предлагая вопросы и давая четкие указания о том, где найти дополнительную информацию, обеспечивая прозрачность и предлагая поддержку:
Кому: [название человека или отдела]
От: [название человека или отдела]
Дата: [вставить дату]
Тема: [тема] Изменение политики
Всем привет,
Я пишу, чтобы сообщить вам о важной новости, касающейся [политики]. Начиная с [дата], мы будем вносить изменения в [конкретные сведения об изменениях в политике].
Цель этого изменения — [обосновать причину изменения и его преимущества]. Мы считаем, что эти корректировки будут способствовать достижению [цели].
Пожалуйста, найдите время и ознакомьтесь с прикрепленным документом, в котором подробно описывается обновленная политика. Если у вас возникнут какие-либо вопросы или сомнения, обращайтесь к [контактному лицу или отделу].
Спасибо за внимание к этому матуr.
С наилучшими пожеланиями,
[Имя]
[позиция]
№2. Памятка по обновлению проекта
Памятка об обновлении проекта информирует всех о ходе проекта, любых изменениях в первоначальном плане или любых проблемах на этом пути. Постоянное общение таким образом помогает предотвратить проблемы и гарантирует, что все стремятся к одним и тем же целям:
Кому: [название человека или отдела]
От: [название человека или отдела]
Дата: [вставить дату]
Тема: [название проекта] Обновление
Дорогая команда,
Вот обновленная информация о ходе реализации [название проекта]. Вот ключевые изменения с момента нашего последнего обновления:
[краткое описание задач и этапов]
[любые проблемы или проблемы и способы их решения]
[любые корректировки сроков или объема проекта, если применимо]
В целом мы добиваемся устойчивого прогресса и продолжаем идти по пути достижения наших целей. Пожалуйста, сохраняйте бдительность и продолжайте прилагать все усилия для успешного завершения этого проекта.
Если у вас есть какие-либо вопросы или вам нужны дополнительные разъяснения, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне. Давайте продолжать в том же духе!
С наилучшими пожеланиями,
[Имя]
[позиция]
№3. Выдать предупреждающую записку
Этот тип памятки повышает осведомленность. Он фокусируется на конкретной проблеме, которая влияет на компанию, отдел или конкретный проект. Помимо освещения проблемы, он также может предложить потенциальные шаги по ее решению, поощряя активное решение проблем внутри организации.
Кому: [название человека или отдела]
От: [название человека или отдела]
Дата: [вставить дату]
Тема: [тема] Проблема
Привет команда,
Я пишу, чтобы обратить ваше внимание на проблему с [темой]. Нам стало известно, что [опишите проблему и ее влияние на компанию или сотрудников].
Мы понимаем потенциальные проблемы, которые это может создать, и активно работаем над разрешением ситуации. Тем временем мы призываем всех [предоставить все необходимые инструкции или меры предосторожности].
Будьте уверены, что мы серьезно относимся к этому вопросу и будем держать вас в курсе любого прогресса или дальнейших инструкций. Если у вас есть какие-либо идеи или предложения по этому вопросу, поделитесь ими с [контактным лицом или отделом].
Благодарим Вас за понимание и сотрудничество.
С уважением,
[Имя]
[позиция]
№4. Запросить памятку
Записка с запросом служит формальным документом, в котором выражается потребность в ресурсах, отзывах или одобрении. Когда вы четко излагаете причины запроса, вы эффективно сообщаете о необходимости этих предметов и о том, какое влияние они могут оказать на команду.
Кому: [название человека или отдела]
От: [название человека или отдела]
Дата: [вставить дату]
Тема: [конкретный запрос]
Привет, [имя человека или отдела],
Я надеюсь, что это сообщение найдет вас хорошо. Я пишу с официальным запросом [конкретный запрос]. Это потому, что [предоставьте краткое объяснение запроса, включая его важность и потенциальную выгоду для компании].
Я приложил подробное предложение с изложением особенностей запроса, включая [подробности, подтверждающие данные и соответствующую информацию].
Если у вас возникнут какие-либо вопросы или вам потребуется дополнительная информация, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне. Мне приятно ваше внимание.
С наилучшими пожеланиями,
[Имя]
[позиция]
№5. Памятка о признании сотрудника
Отправка памятки — это быстрый и эффективный способ отметить и отметить достижения сотрудника или его ценный вклад в развитие компании. Выражение признательности за тяжелый труд не только повышает моральный дух, но и способствует созданию здоровой окружающей среды для всех.
Кому: [название человека или отдела]
От: [название человека или отдела]
Дата: [вставить дату]
Тема: Быстрое признание.
Всем привет,
Давайте все воспользуемся моментом, чтобы оценить [имя сотрудника] за исключительную производительность и преданность делу [отдел/команда]. Они последовательно демонстрировали [конкретные достижения, качества или вклад].
Их упорный труд и стремление к совершенству были поистине замечательными и заслуживали признания. Усилия [имя сотрудника] положительно отражаются на всей команде и способствуют нашему общему успеху как компании.
Пожалуйста, присоединяйтесь ко мне и поздравьте [имя сотрудника] с выдающимся достижением. Мы ценим их постоянную преданность делу и профессионализм. Давайте отметим эту веху и продолжим вдохновлять и поддерживать друг друга в наших соответствующих ролях.
Еще раз самые теплые поздравления!
С наилучшими пожеланиями,
[Имя]
[позиция]
Читайте также: ДЕНЬ ПРИЗНАНИЯ СОТРУДНИКОВ: лучшие идеи для празднования ваших сотрудников
Формат деловой записки
Формат деловой записки предназначен для эффективной передачи вашего сообщения в ясной и краткой форме. Хорошо составленная памятка должна доставлять важную информацию таким образом, чтобы ее могло легко понять и усвоить большое количество сотрудников.
Убедитесь, что тема письма точно уведомляет получателей о том, что эта заметка относится конкретно к ним. Если вы начнете с краткого изложения, получатели смогут уловить общую идею, прежде чем углубляться в детали. Предоставление контекста через справочную информацию, решение потенциальных вопросов с обзором и графиком.
Тема:
Обязательно пометьте свой контент в заголовке как «Меморандум», чтобы предоставить читателям четкую и точную информацию. Обязательно укажите «КОМУ», «ОТ», «ДАТУ» и «ТЕМУ», как упоминалось ранее. Обращение к соответствующему контенту включает в себя рассмотрение того, с кем вы разговариваете и почему это важно.
Первый абзац:
Начните первый абзац с четкого и краткого изложения цели вашей записки. Если вы начнете свое предложение с таких фраз, как «Я обращаюсь к вам, чтобы сообщить…» или «Я обращаюсь к вам с просьбой…», вы можете добавить индивидуальности вашему сообщению. Хорошо составленная записка лаконична, прозрачна и сразу переходит к сути. Начните с представления самой важной информации сразу, а затем используйте следующие абзацы для более подробных объяснений.
Второй абзац:
Обязательно включите контекст или подтверждающие доказательства во второй абзац. Например, представьте, что вы пишете записку, чтобы проинформировать компанию о внутренней реорганизации. Если это так, второй абзац можно было бы пересмотреть следующим образом: «Рост нашей компании привел нас к решению отделить нашу команду по производству видео от нашей команды по контенту. Этот стратегический ход позволяет обеим командам сконцентрироваться на своих конкретных целях».
Третий абзац:
Обязательно укажите конкретный запрос для каждого сотрудника в третьем абзаце. Например, если вы планируете командную прогулку, вы можете сказать что-то вроде: «Пожалуйста, ответьте на любые диетические ограничения» или «Не стесняйтесь, пишите мне по электронной почте, если у вас есть какие-либо вопросы».
Напротив, информируя персонал о предстоящем строительстве здания, важно выразить им признательность за сотрудничество в это время. Вы должны дать указания о том, как, по вашему мнению, они отреагируют на эту новость и ожидаются ли какие-либо конкретные действия в ответ на записку.
Читайте также: 5 способов повысить боевой дух сотрудников
Как написать школьную памятку?
Чтобы написать школьную памятку, начните с четкого заголовка, включая дату, получателей и отправителя. Составьте краткое заявление о цели, за которым следует подробный абзац основной части, справочная информация (при необходимости), конкретные задачи и сроки, краткое заключение и контактная информация.
Как долго длится памятка?
Длина заметки обычно составляет от одной до двух страниц или от 200 до 400 слов, в зависимости от сложности и срочности сообщения.
Есть ли у заметок подзаголовки?
Заметки обычно не имеют подзаголовков. Это краткие одностраничные документы, предназначенные для быстрого общения, поэтому четкое форматирование и прямой язык имеют приоритет над сложными структурами.
Есть ли у записки подпись?
Записки обычно включают в конце имя отправителя, должность и контактную информацию, что служит формой подписи.
В заключение,
Памятка и электронное письмо различаются в первую очередь размером аудитории, а не уровнем сложности. Убедитесь, что ваша записка эффективно передает ваше сообщение и актуальна для принимающей группы сотрудников, независимо от того, проста она или сложна. Убедитесь, что сообщение четкое и краткое, независимо от выбранного вами формата заметки.
- ЧТО ДОЛЖНО БЫТЬ В РЕЗЮМЕ: полное руководство [15+ бесплатных советов] и проверенные шаги в 2023 году
- Как правильно заполнить денежный перевод: пошаговая инструкция
- Как работают денежные переводы? (+Как совершать покупки с помощью дебетовых карт)
- Как выписать чек: лучшие способы выписать чек (обновлено)
Рекомендации
