Виртуальные комнаты данных стали незаменимым инструментом для предприятий. Они предлагают безопасный и эффективный способ обработки, обмена и архивирования конфиденциальных данных с другими заинтересованными сторонами, включая членов команды. Тем не менее, задача выбора лучшего поставщика VDR может оказаться непростой задачей, учитывая обилие альтернатив, доступных на рынке. В этой статье мы рассмотрим важные факторы, на которые следует обратить внимание при выборе услуги VDR.
VDR против платформ обмена файлами
Многочисленные несоответствия сохраняются при индивидуальном и корпоративном распространении файлов и облачный сервер резолюции. Корпоративные документы требуют более высокого уровня защиты, чем то, что могут обеспечить индивидуальные решения для совместного использования файлов или облачных серверов. Даже в популярных решениях Microsoft отсутствуют базовые функции, такие как настройка политики безопасности и создание ролей. Это связано с тем, что эти решения были разработаны с учетом потребностей отдельных пользователей. В списке ниже представлено более подробное описание различий. Если вы хотите узнать больше о технологии, data-rooms.org предоставляет тысячам пользователей обзоры самых популярных.
- Поставщики виртуальных комнат данных обладают уникальным преимуществом перед корпоративными решениями в своей способности функционировать за пределами основного Интернета. В отличие от корпоративных решений, поставщики виртуальных комнат данных легко доступны.
- Программное обеспечение для онлайн-комнат данных обеспечивает гораздо большую безопасность, чем бесплатные облачные службы хранения данных, предоставляемые Microsoft или Google. В этих бесплатных сервисах отсутствуют базовые правила политики безопасности, что является опасным прецедентом, который может привести к утечке данных. Разглашение такой конфиденциальной информации не только приведет к материальному и репутационному ущербу, но и потенциально спровоцирует судебные разбирательства со стороны клиентов и сотрудников, чьи данные были раскрыты.
- Когда дело доходит до инструментов, лучшие поставщики комнат данных предлагают гораздо более сильные предложения, чем популярные решения, ориентированные на частных пользователей. Последнему не хватает полного набора инструментов, необходимых для корпоративных решений, таких как возможность изолировать файлы и корпоративную документацию друг от друга. Эту функцию предлагают VDR из-за различных потребностей различных отделов компаний.
- Электронная комната данных предлагает надежное шифрование, которое обеспечивает превосходную безопасность и исключает возможность перехвата данных посторонними объектами. Это ключевой атрибут для любого человека, стремящегося защитить свои данные.
Когда дело доходит до решений Google и Microsoft, их отличает несколько различий. К сожалению, ни одно из этих различий не идет им на пользу. Напротив, VDR оказывается превосходящим в различных аспектах, что делает его более желательный вариант.
«Виртуальные комнаты данных необходимы для любого бизнеса, имеющего дело с конфиденциальными данными». Сара Ли, финансовый директор.
Безопасность
Наиболее важным аспектом, который следует учитывать при выборе услуги VDR, является безопасность. РДР должен иметь надежные механизмы безопасности. При совершении покупок учитывайте следующие атрибуты безопасности:
- Предлагая пользователям предоставить две разные формы идентификации, а именно пароль и код, передаваемые на их мобильное устройство, двухфакторная аутентификация повышает безопасность, добавляя дополнительный уровень защиты.
- Программное обеспечение комнаты данных должно использовать передовые методы шифрования для защиты данных во время их передачи и хранения.
- Вы должны иметь возможность управлять тем, кто может получать доступ, читать, изменять или экспортировать определенные документы, используя детальные настройки разрешений поставщика.
- VDR должен содержать функцию контрольного журнала, которая учитывает все действия пользователя, такие как пароли, доступность контента и действия по редактированию.
Удобство для пользователя
VDR должен быть простым в использовании и навигации даже для нетехнических пользователей. Сложный интерфейс может привести к разочарованию и ошибкам, которые могут поставить под угрозу безопасность ваших данных. Обратите внимание на следующие удобные функции:
- Интуитивно понятный интерфейс. Интерфейс VDR должен быть простым и удобным для навигации и понимания.
- Перетаскивание: процесс передачи документов должен быть таким же простым, как перетаскивание электронных файлов с вашего персонального компьютера в виртуальную комнату данных.
- Функциональность поиска: В VDR должна быть функция поиска, позволяющая быстро найти нужный документ.
- Мобильный доступ: VDR должен быть доступен с мобильных устройств, что позволит вам получать доступ к документам на ходу.
служба поддержки
Хорошая поддержка клиентов имеет важное значение при выборе поставщика VDR. Вам нужен поставщик услуг, который окажет своевременную и полезную поддержку в случае возникновения каких-либо проблем. Вот некоторые функции поддержки клиентов, на которые стоит обратить внимание:
- Круглосуточная поддержка: поставщик должен предлагать круглосуточную поддержку, чтобы вы могли получить помощь в любое время.
- Выделенная группа поддержки. У провайдера должна быть специальная группа поддержки, которая хорошо осведомлена о виртуальной комнате данных и может помочь вам с любыми проблемами.
- Учебные ресурсы. Поставщик должен предложить учебные ресурсы, такие как видеоуроки и руководства пользователя, которые помогут вам начать работу с VDR.
Цены
При выборе поставщика VDR следует учитывать стоимость. Работа с услугой, которая предлагает понятные цены и не требует дополнительных затрат, — это то, что вам нужно. Обратите внимание на следующие ценовые особенности:
- Фиксированная плата. Лучшие провайдеры виртуальных комнат данных должны предлагать фиксированную плату, включающую все функции и услуги.
- Никаких скрытых комиссий. Поставщик не должен взимать никаких скрытых комиссий, таких как плата за установку или плата за хранение документов.
- Масштабируемость. Поставщики помещений для обработки данных должны предлагать масштабируемые цены, позволяющие вам платить только за те функции и услуги, которые вам необходимы.
Репутация
Наконец, прежде чем принимать окончательное решение, подумайте о репутации поставщика VDR. Поищите отзывы и рейтинги других компаний, которые использовали VDR. У авторитетного поставщика услуг комнаты данных будут положительные отзывы и хороший опыт обслуживания таких компаний, как ваш.
