Расчет заработной платы — одна из самых важных работ для владельцев бизнеса, но она не должна быть самой напряженной. При правильной системе управления заработной платой компании могут обрести душевное спокойствие и больше времени, чтобы сосредоточиться на развитии своего бизнеса.
Что такое управление заработной платой?
Общая сумма заработной платы или заработной платы, выплачиваемой компанией своим сотрудникам, отслеживается посредством управления платежной ведомостью. Важность управления начислением заработной платы была признана предприятиями и частными лицами. Различные автоматизированные функции помогают сэкономить время. Остаток помогает пользователю в ведении платежных ведомостей и налоговых деклараций. Когда вы управляете вопросами расчета заработной платы вручную, легко допустить ошибки, но правильное решение для управления заработной платой предотвращает такие ошибки.
Что такое система управления заработной платой?
Проще говоря, система управления начислением заработной платы - это метод, с помощью которого работодатели выплачивают заработную плату своим работникам. Это также то, как предприятия демонстрируют свою преданность своим сотрудникам, выполняют свои обязательства перед государственными организациями и поддерживают порядок в своих финансовых отчетах.
Почему управление заработной платой важно?
Система управления заработной платой является важным компонентом любого бизнеса, поскольку она повышает вовлеченность сотрудников и соблюдение нормативных требований. Работодатели могут столкнуться с претензиями по заработной плате и дорогостоящими штрафами, если у них нет эффективного и точного метода оплаты труда сотрудников, внесения налогов и отчетности по ним, а также ведения документации.
Какие существуют методы управления заработной платой?
У работодателей есть множество вариантов управления заработной платой в зависимости от их бюджета и желаемого уровня вовлеченности, в том числе:
№1. Электронные таблицы для ручного управления заработной платой.
Предприятия с несколькими сотрудниками могут управлять расчетом заработной платы вручную, используя электронные таблицы. Однако потенциальное снижение затрат обычно компенсируется недостатками. Ручные процессы «сделай сам» повышают вероятность дорогостоящих ошибок и отвлекают время от задач, способствующих корпоративному успеху.
№ 2. Программное обеспечение для управления заработной платой
Автоматизируя трудоемкие процедуры, высококачественное программное обеспечение для расчета заработной платы сокращает административные расходы и экономит время. Предприятия могут полагаться на него для надежного расчета валовой заработной платы, отчислений и чистой компенсации, сохраняя при этом некоторый контроль над процессом.
№ 3. Аутсорсинг
Предприятия, которые хотят полностью избавиться от заработной платы, обычно нанимают поставщика административных услуг или заключают соглашение о совместной работе с профессиональной организацией работодателей (PEO). В таких договоренностях поставщик или PEO могут заниматься всеми аспектами администрирования заработной платы, включая налоговые депозиты, отчетность и соблюдение требований.
Какие шаги составляют процесс управления заработной платой?
Независимо от того, как предприятия решают управлять начислением заработной платы, процесс обычно состоит из трех этапов:
№1. Предоплата
Работодатели собирают соответствующие данные за период оплаты на основе определенных политик компании и нормативных требований, таких как количество отработанных часов без освобождения от уплаты налогов, время исключения (отпуск, болезнь, исполнение обязанностей присяжного и т. д.) и корректировки сотрудников, такие как новые сотрудники, увольнения. , увеличение заработной платы или изменение льгот и налоговых вычетов. Затем эти данные проверяются и используются для расчета заработной платы.
№2. Расчеты
Работодатели определяют чистую заработную плату, беря общую валовую заработную плату каждого работника, заработанную в течение периода оплаты, и вычитая налоги и отчисления. Они также несут собственное налоговое бремя за тот же период времени.
№3. После выплаты заработной платы
Работодатели уравновешивают свою заработную плату, вносят налоги к установленному сроку и обрабатывают любые связанные платежи, такие как приказы об удержании заработной платы. Кроме того, они платят своим сотрудникам и предоставляют им квитанцию о заработной плате или справку о заработной плате, что требуется в большинстве юрисдикций.
Каковы функции системы управления заработной платой?
Следующие функции, выполняемые с вниманием к деталям и постоянным вниманием к новому законодательству, часто требуются для успешного прохождения каждого этапа управления заработной платой:
№1. Расчет заработной платы сотрудников.
Работодатели должны точно отслеживать количество часов, отработанных сотрудниками, не освобожденными от налога, каждую рабочую неделю, используя табели учета рабочего времени или программное обеспечение учета рабочего времени для расчета заработной платы. Контроль рабочего времени менее важен для наемного персонала, поскольку его валовая заработная плата является результатом деления их годовой заработной платы на количество периодов оплаты в календарном году. Тем не менее, некоторые не освобожденные работники могут получать компенсацию, и в этом случае их рабочее время должно быть задокументировано, чтобы гарантировать, что любая сверхурочная работа оплачивается в соответствии с требованиями закона.
Работодатели должны обрабатывать определенные удержания из заработной платы, в том числе:
- Налоги: Работодатели вычитают налоги на основании свидетельств своих сотрудников об удержании налогов и общей налогооблагаемой заработной платы.
- Применение добровольных отчислений: Прежде чем работодатель сможет вычесть взносы в пенсионный план, взносы по страхованию здоровья или жизни или профсоюзные взносы, он должен получить письменное согласие от работников.
- Требуемые отчисления: Работодатели, как правило, получают официальное распоряжение от государственного учреждения или суда, в котором говорится, что они должны удерживать IRS или государственные налоговые сборы, алименты или другие взыскания с заработной платы.
Когда все вычеты удаляются из валовой заработной платы, определяется чистая или чистая заработная плата работника.
№ 2. Обработка налогов на заработную плату.
Предприятия обязаны рассчитывать и удерживать федеральные, государственные и местные налоги с доходов сотрудников. Суммы рассчитываются с использованием текущих налоговых ставок, формы W-4 каждого сотрудника, свидетельства работника об удержании налога и любых применимых государственных или муниципальных свидетельств об удержании налога.
Предприятия также обязаны уплачивать взносы сотрудников в фонды социального обеспечения и Medicare, часто известные как налоги на Федеральный закон о страховых взносах (FICA), и могут нести исключительную ответственность за уплату федеральных налогов и налогов штата по безработице. Тем не менее, некоторые штаты требуют, чтобы работники вносили вклад в государственные программы по безработице, инвалидности и оплачиваемому отпуску по семейным обстоятельствам посредством отчислений из заработной платы. Все платежи должны быть произведены государственным организациям в указанные сроки.
№3. Соблюдение стандартов учета заработной платы.
Государственные органы требуют от работодателей вести учет заработной платы для каждого работника. Эта информация часто включает:
- Имя, род занятий и адрес
- Номер социального страхования
- День и час начала рабочей недели работника
- Количество отработанных часов в день и в неделю
- Основание, на котором производилась выплата заработной платы работнику
- Почасовая заработная плата
- Общий ежедневный или еженедельный заработок
- За каждую рабочую неделю доплата за сверхурочную работу
- Налог
- Отчисления от заработной платы
- Требуемые надбавки
- Чистая оплата
- Дата каждого платежа и платежный период, который он охватывал
- Удержанные налоги
- Государственные налоговые сертификаты и форма W-4
Документы, необходимые для целей федерального налогообложения, должны храниться не менее четырех лет; все остальные записи должны вестись в соответствии с многочисленными правилами, применимыми к фирме. Если на него распространяются как федеральные правила, так и правила штата, он должен следовать за тем, у которого более длительный период времени. В случае сомнений работодатели должны проконсультироваться с соответствующими органами, чтобы убедиться, что они сохраняют надлежащие документы в течение соответствующего периода времени.
№ 4. Дайте сотрудникам справку о зарплате.
Большинство штатов требуют, чтобы фирмы выдавали отчеты об оплате своим сотрудникам в момент получения ими зарплаты, чтобы способствовать прозрачности. Ставки заработной платы, отработанные часы, валовая заработная плата, чистая заработная плата и отчисления должны отображаться для каждого периода оплаты. Существуют и другие ограничения, регулирующие доставку электронных выписок по заработной плате и доступ к ним сотрудников. Чтобы избежать нарушений, компании должны проконсультироваться со своими государственными департаментами труда для получения точных правил.
Каковы преимущества использования программного обеспечения для управления заработной платой?
Попытка стать экспертом в области расчета заработной платы — это трудоемкая процедура, которая дает владельцам бизнеса мало возможностей для разработки своих продуктов или услуг. Вот почему многие люди полагаются на программное обеспечение для управления заработной платой, которое экономит их время и дает им другие важные преимущества, такие как:
№1. Точные расчеты
Автоматизация помогает обеспечить точный расчет заработной платы, отчислений из заработной платы и налоговых платежей.
№ 2. Соблюдение требований
Некоторые поставщики программного обеспечения для расчета заработной платы уведомляют работодателей об изменениях в трудовом или налоговом законодательстве, которые могут повлиять на их фирму.
№3. Налоговые формы доступны
Работодатели могут иметь простой доступ к важным налоговым документам, таким как форма W-4, форма W-2, форма 1099, форма I-9 и другим, через свое программное обеспечение для расчета заработной платы.
№ 4. Гибкие варианты оплаты
В дополнение к обычным платежным чекам программное обеспечение для расчета заработной платы часто может обрабатывать прямой депозит и альтернативные способы оплаты, такие как платежные карты.
№ 5. Комплексное ведение учета
Несколько цифровых систем расчета заработной платы генерируют профили сотрудников с различными записями о заработной плате, которые можно агрегировать и загружать в соответствии с нормативными требованиями.
№ 6. Самообслуживание сотрудников
Через мобильное приложение или компьютер сотрудники могут изменять свою личную информацию, изменять вычеты, предоставлять информацию об удержании налога, просматривать платежные ведомости и многое другое.
№ 7. Ошибки в расчете заработной платы уменьшились
Программное обеспечение для расчета заработной платы, которое интегрируется с программами управления персоналом и учета рабочего времени, сокращает количество повторяющихся данных и предотвращает ошибки.
№8. Автоматические оповещения
Уведомление о рабочем процессе доступно во многих системах расчета заработной платы. Если программное обеспечение обнаруживает проблему ввода данных, оно может уведомить пользователей, чтобы они могли устранить ее до завершения расчета заработной платы.
Как выбрать лучшую систему управления заработной платой
Идеальная система управления начислением заработной платы должна обеспечивать точную и своевременную обработку начислений заработной платы и услуги по подаче налоговых деклараций, подкрепленные экспертными знаниями и интегрированными технологиями. Чтобы определить такое решение, владельцы бизнеса должны задать следующие вопросы:
№1. Соответствует ли цена бюджету или запланированному росту?
Малые предприятия с ограниченными финансовыми ресурсами могут выбрать базовую деятельность по начислению заработной платы, в то время как организации, ожидающие развития, могут быть готовы инвестировать больше в надежные возможности.
№ 2. Насколько известен и опытен провайдер?
У надежных поставщиков платежных ведомостей обычно есть постоянные клиенты, которые готовы говорить о качестве полученных ими услуг. И чем дольше поставщик работает в определенном бизнесе, тем больше вероятность того, что он поймет соответствующие правила и трудности с соблюдением.
№3. Насколько безопасен сервис?
Шифрование, брандмауэры, многофакторная аутентификация и процессы резервного копирования имеют решающее значение для защиты конфиденциальности и целостности. Поставщики платежных ведомостей, которые серьезно относятся к безопасности, обычно могут демонстрировать эти и любые дополнительные методы защиты данных, которые они используют.
№ 4. Совместимо ли это программное обеспечение с другими программами?
Компании должны убедиться, что их поставщик платежных ведомостей легко интегрируется с отслеживанием рабочего времени, HR и любыми другими существующими инструментами.
№ 5. Какие варианты отчетности доступны?
Некоторые поставщики платежных ведомостей могут помочь в обеспечении того, чтобы новые отчеты о найме, годовые отчеты и другие документы своевременно подавались в соответствующие государственные учреждения и содержали всю необходимую информацию.
Советы по управлению заработной платой
Обрабатываете ли вы заработную плату вручную или с помощью программного обеспечения, есть вещи, которые вы можете сделать, чтобы оптимизировать общий процесс управления заработной платой.
№1. Предлагаем обучение по расчету заработной платы
Крайне важно, чтобы каждый, кто участвует в процессе начисления заработной платы, прошел достаточную подготовку. Очень важно иметь процедуру обучения, независимо от того, проводите ли вы обучение через свой отдел кадров или привлекаете третью сторону для обучения вашей рабочей силы. Чтобы сделать расчет заработной платы максимально эффективным, все должны придерживаться одних и тех же процедур и практик.
Также хорошей идеей будет решить вопрос о начислении заработной платы в рамках адаптации новых сотрудников, чтобы они знали, чего ожидать и к кому обращаться, если у них возникнут проблемы.
№2. Документируйте все
Крайне важно иметь документацию для всего, от вашего общего процесса до каждого отдельного периода оплаты. Если вы пропустите файл налога на заработную плату или пройдете проверку, отсутствие правильной документации может нанести ущерб вашей фирме. Вам не придется беспокоиться о том, чтобы отслеживать что-либо вручную, потому что программное обеспечение для расчета заработной платы будет обрабатывать большую часть необходимой документации.
№3. Обеспечьте безопасность всех данных.
Вы также должны убедиться, что вся информация о сотрудниках находится в безопасности, чтобы сотрудники или другие лица не могли получить к ней доступ. Последнее, что вам нужно, — это предоставлять защищенную информацию о сотрудниках, такую как суммы заработной платы, сотрудникам, которые недовольны тем, что они видят. Вы должны убедиться, что номера социального страхования, банковские счета и другая конфиденциальная информация не могут быть доступны, украдены или использованы в личных целях.
№ 4. Используйте учет рабочего времени сотрудников
Если вы платите своим сотрудникам почасово, вам, вероятно, следует использовать автоматическую систему учета рабочего времени. Заполнение табелей вручную ненадежно и может стоить вам денег из-за кражи времени. Использование правильных технологий для отслеживания времени ваших сотрудников может повысить эффективность и ускорить процесс расчета заработной платы.
№ 5. Проведите аудит заработной платы
Независимо от того, кто обрабатывает вашу платежную ведомость, рекомендуется регулярно проводить проверки. Вы должны убедиться, что процедура выполняется надлежащим образом и что все ваши налоговые файлы обрабатываются и заполняются точно. Аудит процесса может помочь вам открыть для себя новые возможности повышения эффективности или научить вашу команду по расчету заработной платы тому, как лучше справляться с рутинными делами или проблемами эскалации.
Выводы
Успех вашей компании зависит от эффективного управления фондом заработной платы. Хотя вы можете рассчитать заработную плату самостоятельно, мы рекомендуем выбрать разумное программное обеспечение или услугу для расчета заработной платы, чтобы сэкономить время и нервы.
Статьи по теме
- СИСТЕМА ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ: определение, программное обеспечение и руководство
- Заработная плата малого бизнеса: лучшее программное обеспечение для расчета заработной платы в Великобритании
- УПРАВЛЯЙТЕ ЗАРПЛАТОЙ: что это такое, как ею управлять и руководство
- HR-УСЛУГИ ДЛЯ МАЛОГО БИЗНЕСА: Функции и примеры HR-услуг
- 17 ЛУЧШИХ СИСТЕМ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ МАЛОГО БИЗНЕСА 2023, Обновлено!!!
Рекомендации
