ЗАПИСЬ В ЖУРНАЛЕ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ: как вести учет заработной платы

Компании могут отслеживать заработную плату сотрудников с помощью записи в журнале расчета заработной платы. Вы можете убедиться, что ваш расчет заработной платы является максимально точным, если вы знаете, как правильно создать запись в журнале расчета заработной платы. В этой статье мы поговорим не только о записи в журнале заработной платы в Quickbooks, что это такое и их примеры, но и о том, что такое запись в журнале начисленной заработной платы.

Запись в журнале расчета заработной платы

Заработная плата или другое вознаграждение, которое работодатель выплачивает своим работникам, документируется в журнале расчета заработной платы. Записи в журнале расчета заработной платы используются бухгалтером для регистрации этих транзакций в главной книге компании и для отслеживания расходов на заработную плату. Предприятие может предпринять это действие, чтобы убедиться, что его финансовая отчетность не содержит ошибок. Дебет и кредит включены в каждую запись в журнале, и они должны уравновешивать друг друга.

Как подготовить запись в журнале расчета заработной платы

Пять шагов для подготовки записей в журнале заработной платы следующие:

№1. Установить счета заработной платы

Сначала создайте свои платежные ведомости. Они могут быть включены в ваш план счетов, список всех ваших финансовых счетов, который организован. Ваши счета заработной платы содержат списки обязательств и расходов для отслеживания и управления вашими платежами и переводами.

Наличие отдельного счета для начисления заработной платы является преимуществом. В зависимости от вашего работодателя у вас может быть больше расчетных счетов. Типичные счета заработной платы, которые у вас могут быть, включают:

• Выплачиваемая заработная плата
• Расходы на отпуск
• Уплачиваемый федеральный подоходный налог
• Уплачиваемый государственный подоходный налог
• Общая стоимость рабочей силы

№ 2. Определение суммы налога и вычета

Теперь вы можете рассчитать свои налоги и отчисления, чтобы определить, сколько следует вычитать из заработной платы сотрудников. Для этого все сотрудники должны заполнить налоговые документы, такие как W-4 и I-9. Эти документы детализируют сумму, которая должна быть удержана из каждого платежного периода.

№3. Отобразите свои расходы на заработную плату

Следующим шагом является сбор и внесение любых расходов на заработную плату в вашем бизнесе в бухгалтерские записи. Расходы на заработную плату могут включать в себя любые платежи, сделанные вашим бизнесом в течение отчетного периода, такие как заработная плата, оклады или льготы. Вы должны увеличить свой счет расходов, потому что оплачиваются расходы на заработную плату. Ваши дебеты должны увеличиваться вместе с вашими расходами. что указывает на то, что вы также можете дебетовать свои счета по заработной плате.

№ 4. Разместите свои обязательства

Вы можете опубликовать свою кредиторскую задолженность после того, как записали свои расходы на заработную плату. Обязательства — это то, что вы должны, но еще не заплатили, например долги. Ваш кредит должен расти в соответствии с вашими растущими обязательствами.

№ 5. Просмотрите и обновите свои записи

После того, как вы ввели все свои расходы и кредиторскую задолженность, перепроверьте свои записи, чтобы убедиться, что ничего не упущено и что все верно. Сравнивая свои записи с суммами в отчетах о заработной плате, вы можете выявить любые ошибки и исправить их. Убедитесь, что ваши дебеты и кредиты эквивалентны на этом этапе. Просмотрите свои бухгалтерские записи, чтобы найти и исправить любые ошибки, если они не сбалансированы.

Виды записи в журнале расчета заработной платы

Три основные категории журнальных записей:

• Первоначальные записи – Основными проводками в расчете заработной платы являются первоначальные проводки. Это первые записи в бухгалтерской книге, которые показывают транзакцию и включают валовую заработную плату сотрудника, а также любые вычеты, сделанные из этой заработной платы.

• Начисленная заработная плата – которые еще не были выплачены работодателем работнику. Когда компания выплачивает заработную плату, бухгалтер записывает ее в конце отчетного периода и обновляет записи бухгалтерской книги, чтобы отразить выплату.

• Ручные платежи – платежи, осуществляемые работодателем вручную, например чеками или наличными. Обычно это происходит, когда корпорации необходимо изменить заработную плату работника или когда работника увольняют.

Советы по ведению журнала заработной платы

Вот несколько советов по вводу записей в журнал расчета заработной платы:

• Применимое бухгалтерское программное обеспечение: Хотя вы можете вручную опубликовать свои платежные ведомости, приобретение программного обеспечения для бухгалтерского учета может оказаться выгодным. Из-за цифрового характера расчета заработной платы бухгалтерское программное обеспечение может помочь упростить его, сохраняя, систематизируя и отслеживая ваши данные, а также выполняя расчеты для вас.

• Создать электронную таблицу: Даже если вы управляете записями журнала заработной платы с помощью компьютерного программного обеспечения, подумайте о том, чтобы дополнительно вести для них отдельную электронную таблицу. Вы можете использовать это, чтобы хранить все свои записи в одном месте и ссылаться на них, если вы обнаружите ошибку в своей главной книге.

• Опубликуйте свои налоговые формы: Для налоговых форм ваших сотрудников вы можете рассмотреть метод организации. Поскольку их налоговые формы необходимы для создания записей в журнале расчета заработной платы, целесообразно организовать их так, чтобы вы могли быстро найти конкретную налоговую форму, когда вам нужно определить удержания из заработной платы сотрудника.

Примеры записей в журнале расчета заработной платы

В этой части руководства по расчету заработной платы для малого бизнеса мы будем использовать гипотетическую корпорацию, чтобы проиллюстрировать примеры записей в журнале расчета заработной платы для записи валовой заработной платы, удержания из заработной платы и связанных с ней расходов на заработную плату.

Транзакции по заработной плате можно использовать как в системе ручного учета, так и в бухгалтерском программном обеспечении, таком как QuickBooks, поскольку они публикуются в главной книге. (Чтобы отправить запись о заработной плате в QuickBooks, просто нажмите «Компания», а затем выберите «Сделать записи в общем журнале»).

# 1 - Запись в журнале заработной платы, заработной платы и страхования

Время  

Имена учетных записей                              

Дебет          

Кредит          

3/1

Расходы на заработную плату

720.00

Налоги к уплате FICA (7.65% x 720)

55.08

Федеральный подоходный налог к ​​уплате

58.00

Государственный подоходный налог к ​​уплате

21.00

Медицинское страхование к оплате

50.00

Заработная плата к оплате

535.92

Следующая запись будет сделана после того, как компания ABC выдаст чек о заработной плате Мэри за последний отчетный период, чтобы уменьшить (дебетовать) остаток на счете «Заработная плата к оплате» и счете налога на заработную плату и уменьшить (зачислить) денежные средства. (В бухгалтерских программах, таких как QuickBooks, вы будете кредитовать банковский счет, который служит источником оплаты вашего сотрудника.)

№ 2. Заработная плата, подлежащая выплате по журналу расчета заработной платы 

Расходы по обязательствам по заработной плате, понесенные компанией ABC, должны быть указаны в дополнение к валовой заработной плате и удержанию в предыдущих проводках журнала заработной платы.

Общая сумма этих расходов включает в себя долю компании ABC в FICA Мэри, а также ожидаемые расходы на компенсационное страхование работников, налог на безработицу и долю компании ABC в медицинском страховании Мэри.

№3. Запись в журнале расчета заработной платы Налоги на заработную плату 

3/1       

ABC CO FICA Расходы 

55.08         

Налоговые расходы по безработице

3.00

Расходы на страхование работников

20.00  

Расходы на медицинское страхование

50.00 

ABC Co FICA Кредиторская задолженность

55.08      

Налог на безработицу к уплате

3.00

Задолженность по страхованию работников

20.00

Медицинское страхование к оплате

50.00

Вы просто дебетуете счета кредиторской задолженности, которые вы платите, и зачисляете наличные, когда придет время выплачивать причитающуюся заработную плату, например, FICA и федеральный подоходный налог к ​​оплате.

Я надеюсь, что предыдущие примеры записей в журнале расчета заработной платы были ясны.

Запись в журнале начисленной заработной платы

Все виды накопленных компенсаций, причитающихся работникам, которые еще не были им выплачены, включаются в проводку журнала начисления заработной платы. В основе бухгалтерского учета по методу начисления используется идея фонда заработной платы, который является обязанностью работодателя, поскольку он содержит финансовые обязательства организации перед своими работниками, такие как:

• Зарплаты
• Заработная плата
• Комиссионные
• Бонусы
• Налоги на заработную плату
• Неоплачиваемый отпуск
• Публикации
• Отчисления

Независимо от того, производили ли предприятия какие-либо денежные выплаты по причитающейся заработной плате, начисленные записи в журнале заработной платы отражаются как операционные расходы в отчете о прибылях и убытках в том периоде, в котором они были понесены.

Запись в журнале заработной платы в Quickbooks

Пример того, как правильно регистрировать заработную плату, налоговые расходы работодателя, чистые чеки и другие транзакции, связанные с платежными ведомостями, которые создаются вне программы расчета заработной платы QuickBooks, путем загрузки записи журнала заработной платы в QuickBooks.

• Общая запись в журнале является наиболее распространенным методом наблюдения за записями журнала заработной платы в QuickBooks. Чтобы сделать этот процесс более эффективным, сначала создайте «Запоминаемую транзакцию» в QuickBooks. Эта статья проведет вас через процесс создания простой транзакции с запоминанием платежной ведомости.

Затем используйте запомненную транзакцию, которую вы только что сделали, следуя этому пошаговому руководству, чтобы ввести платежную ведомость.

• Пользовательский импортный документ

Получение персонализированного отчета GL — это опция, доступная для всех клиентов по расчету заработной платы.

Файл IIF напрямую отражается или сопоставляется с их планом счетов. Возможен прямой импорт этого уникального файла в QuickBooks. Отправьте своему менеджеру по работе с клиентами образец записи в журнале и/или копию плана счетов, чтобы все заработало.

Какой тип журнала является журналом заработной платы?

Общий журнал — это тип журнала, который включает журнал расчета заработной платы, относящийся к категории счета расчета заработной платы.

Как отразить удержания из заработной платы сотрудников?

Любые удержания из заработной платы сотрудников будут отражаться в проводке журнала:

• Дебет «Расходы на заработную плату». На всю сумму, которую бизнес должен заплатить за расчетный период.
• Кредит «Чистая задолженность по заработной плате», а также любые необходимые отчисления. Полное количество кредитов добавляется после добавления полного списка дебетов.

Читайте также: Зарегистрированный работодатель: значение, услуги, преимущества и отличия

Что входит в журнал расчета заработной платы?

Что входит в расчетный лист:

• Компенсация работникам.
• Преимущества работодателя.
• Нанимайте налоги.
• Налоги на заработную плату.
• Отчисления сотрудников.
• Любые другие вычеты.

Какой вид расходов представляет собой заработную плату?

Расходы на заработную плату - это расходы на выплату заработной платы и заработной платы сотрудников в обмен на услуги, которые они предоставляют компании.

Заключение

Хотя научиться писать записи в журнале заработной платы, несомненно, стоит, если у вас более пяти сотрудников, анализ затрат и результатов начинает меняться. Хорошее программное обеспечение для расчета заработной платы позволит вам сосредоточиться на других обязанностях, одновременно выполняя тяжелую работу по написанию записи в журнале заработной платы.

Важным аспектом бухгалтерского учета является часть записи в журнале расчета заработной платы. Использование первоклассного программного обеспечения для расчета заработной платы значительно облегчит процедуру. Система автоматически рассчитает вашу валовую заработную плату и налоговые обязательства. От вашего имени он создаст запись в журнале расчета заработной платы, которую вы можете отправить во время уплаты налогов.

Чтобы лучше понять, как работает запись в журнале расчета заработной платы, вы можете еще раз просмотреть примеры.

Часто задаваемые вопросы о записи в журнале заработной платы

Что такое журнал заработной платы?

Журнал расчета заработной платы — это особый тип бухгалтерского журнала, который включает данные о кадровой части компании.

Зарплата это дебет или кредит?

Статьи по теме

1. 17 лучших СИСТЕМ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ МАЛОГО БИЗНЕСА 2022, Обновлено!!!
2. БУХГАЛТЕРСКИЙ ЦИКЛ: шаги, пример и важность.
3. Заработная плата малого бизнеса: лучшее программное обеспечение для расчета заработной платы в Великобритании
4. Отчет о заработной плате: подробное руководство по отчету о заработной плате
5. БУХГАЛТЕРСКИЙ ПРОЦЕСС: понимание 8 шагов бухгалтерского цикла