Когда вы владелец малого бизнеса, своевременное получение оплаты является главным приоритетом. Если вы не установите правильные условия оплаты со своими клиентами, это может привести к просроченным платежам, плохому денежному потоку и ненужному стрессу в вашем бизнесе. К счастью, есть простые шаги, которые вы можете предпринять, чтобы улучшить методы выставления счетов. В этой статье будут рассмотрены условия оплаты, их виды, примеры, важность и способы их использования в вашем бизнесе.
Что такое условия оплаты?
Когда вы отправляете счет клиенту, условия оплаты сообщают ему, что вы ожидаете от него в будущем. Они сообщают вашим клиентам, как вы предпочитаете получать оплату и когда они должны платить вам. Условия оплаты могут также включать последствия пропущенного или просроченного платежа. Чтобы ваши клиенты знали, чего ожидать, важно установить четкие условия оплаты. Чем проще их понять, тем легче вашим клиентам будет платить вам вовремя.
Почему важны условия оплаты?
Условия оплаты важны для понимания того, сколько денег у бизнеса может быть доступно для будущих проектов, таких как расширение, обновление, новые линейки продуктов или рекламные кампании. В этих условиях могут быть указаны регулярные платежи в рассрочку, что может помочь сбалансировать необходимый капитал для ежедневных и ежемесячных расходов. Если владельцы бизнеса понимают свой ежемесячный денежный поток, они могут меньше беспокоиться о платежах и доходах.
Кто определяет условия оплаты?
Обычно владелец бизнеса или руководитель бухгалтерии устанавливает условия оплаты для клиентов до того, как будет выполнено какое-либо дело. Это сделано для того, чтобы клиенты могли четко понимать и соблюдать условия оплаты. При оценке затрат на строительство и ресурсы владелец бизнеса может также принять решение об условиях оплаты, прежде чем открыть свои двери.
Примеры условий оплаты
Как правило, условия оплаты указываются в виде аббревиатуры в счете-фактуре. Вот некоторые из наиболее распространенных примеров условий оплаты, с которыми вам следует ознакомиться.
- 1MD: представляет собой платежный кредит за полный месячный запас расходных материалов.
- PIA: Эта аббревиатура означает «оплата заранее», что означает, что оплата должна быть произведена в полном объеме до того, как товары или услуги будут доставлены.
- ЦРУ: Эта аббревиатура означает «аванс наличными», что означает, что весь платеж должен быть произведен наличными до того, как товары или услуги будут доставлены.
- По получении: Как только клиент получает счет, ожидается оплата.
- Чистый 7: означает, что оплата должна быть произведена в течение семи дней.
- Чистый 21: Оплата должна быть произведена в течение 21 дня с момента получения.
- Чистый 30: Оплата должна быть произведена в течение 30 дней с даты выставления счета. Иногда также используются Net 60, Net 90 и другие варианты.
- Конец месяца (EOM): Оплата должна быть произведена в конце месяца, в котором был получен счет.
- 15 МФО: 15-е число месяца, следующего за датой выставления счета, является датой оплаты.
- 2/10 Нетто 30: оплата должна быть произведена в течение 30 дней, но клиенты могут получить скидку 2% при оплате в течение 10 дней.
- Наложенный платеж: это означает «наложенный платеж», что означает, что товары или услуги должны быть оплачены наличными в момент доставки.
Читайте также: Лучшие способы онлайн-платежей для малого бизнеса в 2023 году
- CND: Эта аббревиатура расшифровывается как «наличные при следующей доставке», что означает, что оплата должна быть произведена до следующей доставки. Для регулярных поставок этот срок оплаты обычно зарезервирован.
- CBS: Эта аббревиатура означает «наличные до отгрузки», что означает, что остаток должен быть оплачен до того, как товар будет отправлен покупателю.
- наличный расчет при выдаче заказа: Эта аббревиатура означает «наличные с заказом», что означает, что покупатель должен полностью оплатить счет до того, как товары будут произведены и отправлены.
- Накопительная скидка: Скидка предоставляется при большом заказе.
Пример того, как работают условия оплаты
Давайте рассмотрим пример, чтобы понять, почему условия оплаты так важны для финансов вашей компании:
Предположим, вы собираетесь открыть новый магазин. Вы должны инвестировать 5,000 долларов в оборудование. Недавно вы получили крупный заказ от клиента и отправили счет на 7,000 долларов США. Кроме того, вы ожидаете, что клиент оплатит счет к концу месяца.
Однако клиент вовремя не платит. В результате вы не можете приобрести необходимое новое оборудование. Теперь вы платите арендную плату за свою витрину, даже если вы не ведете там никакого бизнеса. В результате просрочки платежа вы начинаете терять деньги.
Этот пример демонстрирует важность своевременной оплаты счетов. Составление краткого и понятного счета-фактуры будет иметь большое значение для обеспечения своевременной оплаты. В результате вы можете позволить себе поддерживать бизнес-операции и достигать своих целей роста.
Каковы типы условий оплаты?
Иногда компании соглашаются отступить от своих стандартных условий оплаты и разделить или объединить платежи. Ниже перечислены наиболее распространенные виды договоров.
№1. Раздельные платежи
Если ваш бизнес регулярно имеет дело с дорогими услугами, предметами роскоши или крупными продажами, вы должны предложить варианты раздельной оплаты в условиях вашего счета. Ваш денежный поток является самым ценным активом в вашей компании. Запрос полной оплаты дорогих услуг или товаров может оттолкнуть клиентов.
№ 2. Оплата наличными до отгрузки (CBS) и оплата наличными перед доставкой (CBD)
Доставка товаров может быть рискованным делом, особенно если вы доставляете их на большие расстояния. Ваши продукты могут быть повреждены или утеряны в пути. Если вы не примете меры предосторожности и клиент не заплатит, ваша компания может понести чистый убыток.
№3. Аккредитив (LOC)
Клиенты ценят компании, которые доверяют им. Это особенно распространено в секторе BXNUMXB, где у вас могут быть повторяющиеся покупки от одних и тех же клиентов каждые несколько недель/месяцев. Но как вы можете предложить эту привилегию клиентам, с которыми никогда раньше не работали и не имеете профессионального опыта?
№ 4. Скользящий депозит (РД)
RD — еще один распространенный способ оплаты в секторе B2B. Если у вас есть какие-либо сомнения в надежности клиента, вы можете контролировать его платежи, попросив их предоставить депозитную квитанцию, которая действует как предоплаченная безопасная карта, которую они могут использовать для совершения покупок у вас.
№ 5. 50% предоплата
Некоторые клиенты могут быть обеспокоены запросом 50% предоплаты, но это значительно сглаживает долгосрочные проекты. Вы можете покрыть сопутствующие расходы, не тратя деньги из собственного кармана, если получите часть общей стоимости заранее.
№ 6. НЕТТО 30 и НЕТТО 60
Как для клиентов, так и для новых предприятий, видя «Net 30» или «Net 60» в шаблоне счета-фактуры, может возникнуть недоумение. На самом деле это означает, что у ваших клиентов есть от 30 до 60 дней после получения счета для оплаты. Чтобы избежать путаницы и потенциальных задержек с платежами, замените эти условия в своих счетах на «30 дней» и «60 дней». Тем не менее, мы все же рекомендуем указать конкретную дату выполнения.
# 7. Скидки
Если вы хотите, чтобы ваши клиенты платили вам быстрее, вам следует рассмотреть возможность внедрения системы скидок. Например, вы можете предоставить клиентам скидку 1 %, если они полностью оплатят в течение 7 дней с даты получения, или скидку 2 %, если они оплатят на следующий день. Это сэкономит им немного денег, а вам немного седины.
Как использовать условия оплаты
Вы можете контролировать, как и когда ваши клиенты будут платить вам, используя условия оплаты. Эти условия устанавливают платежные ожидания с самого начала, предотвращая путаницу в дальнейшем.
Ниже приведены некоторые советы о том, как воспользоваться преимуществами условий оплаты:
- Запросить оплату заранее. В некоторых случаях вы можете запросить предоплату. Для поставщиков услуг, которые хотят гарантировать оплату до начала работы, это может быть хорошим вариантом.
- Сделать запрос депозита. Подумайте о том, чтобы запросить депозит, если авансовый платеж невозможен. Например, для более крупных проектов хорошим вариантом является запрос 50% депозита.
- Создавайте ежемесячные авансовые платежи. Вы можете настроить ежемесячный аванс для клиентов, с которыми вы работаете на регулярной основе. Вы соглашаетесь на установленную сумму ежемесячного платежа.
- Установите условия выставления счета. Вам нужно будет определиться с условиями выставления счетов, если вы работаете с клиентами время от времени. Вы можете, например, установить условия оплаты счета при получении или выбрать условия оплаты Net 90. Все зависит от того, что лучше для вас и вашего клиента.
Как настроить эффективные условия оплаты
Если у вас возникли трудности с тем, чтобы ваши клиенты оплачивали свои счета вовремя, вам может потребоваться внедрить более эффективные условия оплаты. Вот семь предложений по улучшению условий оплаты ваших клиентов.
№1. Используйте бухгалтерские программы.
Во-первых, использование программного обеспечения для бухгалтерского учета может помочь вам упростить процесс выставления счетов и финансы. С правильным бухгалтерским программным обеспечением вы можете отправлять счета быстрее и с меньшим количеством ошибок.
№ 2. Четко укажите условия оплаты.
Прежде чем приступить к работе с новым клиентом, убедитесь, что он понимает и согласен с вашими условиями оплаты. Устно объясните условия вашему клиенту и включите письменное объяснение в контракт, который вы отправляете. Это поможет устранить любую путаницу в отношении того, сколько клиенты должны вам и когда должен быть произведен платеж.
№3. Будьте вежливы.
Хотите простой трюк, чтобы ваши клиенты платили вам быстрее? Будьте вежливы при выставлении счетов своим клиентам и включите в счет слова «пожалуйста» и «спасибо».
№ 4. Предоставьте несколько вариантов оплаты.
Вы когда-нибудь пытались совершить покупку в магазине, но обнаруживали, что магазин принимает только наличные? Подумайте, как вы себя чувствовали, когда поняли это – были ли вы раздражены и расстроены неудобством?
№ 5. Установите более короткие сроки оплаты.
Сокращение срока платежа — один из самых эффективных способов заставить ваших клиентов платить раньше. Это может показаться очевидным, но если вы дадите своим клиентам длительный период времени для оплаты, они обычно примут это.
№ 6. Будьте адаптируемыми.
Очевидно, вы хотите, чтобы ваши клиенты платили вам вовремя, но вы также должны понимать, что иногда вы работаете с другой компанией, и эта компания может иметь собственные проблемы с денежными потоками. Некоторые предприятия просто не могут принять условия оплаты Net 14 или даже Net 30 и оценят более гибкие условия.
№ 7. Предоставление скидки за своевременную оплату.
Подумайте о том, чтобы предоставить своим клиентам скидку за досрочную оплату. Например, ваши стандартные условия могут быть Net 30, но клиенты получают скидку 2%, если они оплачивают счет в течение семи дней.
Как вы пишете условия оплаты?
Напишите условия оплаты следующим образом:
№1. Напишите введение
Выделите название своей услуги или продукта в верхней части документа с условиями и положениями. Это сравнимо с первым шагом в обучении написанию делового контракта. В верхней части ваших условий и над деталями контракта, включая все аффилированные лица, торговые наименования, дочерние компании и материнские компании.
№ 2. Опишите условия.
Пишите условия простым языком. Простые условия ваших предложений и веб-сайта должны учитывать все юридические вопросы, гарантируя, что вы не несете ответственности.
№3. Создайте заявление, поблагодарив клиентов за их бизнес.
Включите заявление о подтверждении обслуживания клиентов в свои условия, чтобы обеспечить их действительность. Например, нижеподписавшийся соглашается с условиями, изложенными в настоящем документе.
№ 4. Укажите законного владельца
Включите информацию о задачах и действиях, за которые вы не несете ответственности, чтобы ограничить свою ответственность. Составьте список запрещенных действий, чтобы конечный пользователь знал о них.
№ 5. Установить частную политику
Еще одним компонентом ваших четких условий является ваша политика конфиденциальности. В этом разделе указывается, как вы собираетесь обрабатывать конфиденциальную информацию о клиентах. Включите информацию о том, как отказаться от продажи или передачи вашей информации.
№ 6. Добавьте подписи обеих сторон и дату
Дата и место для подписей обеих сторон должны быть включены в конце условий.
Важность условий оплаты
Возможность прогнозировать движение денежных средств, браться за новые проекты и инвестировать в новые возможности станет проще благодаря четко определенным условиям оплаты.
Согласно исследованию банка США, если вы слишком небрежны в отношении условий оплаты или не обращаетесь к клиентам, у которых есть непогашенные остатки, может пострадать денежный поток вашего бизнеса.
Каковы стандартные условия оплаты?
Net 10, net 15, net 30, net 60 и net 90 являются распространенными формами (также пишутся как net 10 days и т. д.). Например, стандартные условия платежа в 30 дней могут быть обозначены как 30 дней нетто или 30 дней нетто, что указывает на то, что оплата должна быть произведена на сумму счета через 30 дней после поставки товаров или услуг.
Как вы определяете условия оплаты для клиентов?
Выбирая условия оплаты, обратите внимание на следующее:
- Изучите кредитную историю каждого клиента (если можете, возьмите кредитный отчет).
- Скорректируйте условия оплаты в зависимости от суммы счета.
- Включите четкие условия и сборы во все контракты и счета-фактуры, чтобы избежать недопонимания относительно того, когда вы должны ожидать оплаты.
Каковы лучшие условия оплаты?
Основные условия оплаты и выставления счетов:
- Оплата во время оказания услуги.
- При получении.
- Требуется депозит.
- Повторяющийся.
- Требуется 50% депозит.
- Наложенный платеж (COD)
- Инвойс факторинг.
Какой самый безопасный срок оплаты?
Аккредитивы
Если обе стороны готовы, это может быть одним из самых безопасных способов оплаты для обеих сторон.
Каковы условия ежемесячного платежа?
Условия оплаты определяют, как, когда и как ваши покупатели или клиенты платят вашей компании. Как правило, оплата счетов зависит от условий оплаты. Это соглашение, в котором устанавливаются ваши платежные ожидания, в том числе сроки, когда клиент должен заплатить вам, и штрафы за просроченные платежи.
Заключение
Важным шагом в бухгалтерском учете является настройка процесса выставления счетов с конкретными условиями оплаты. Условия оплаты определяют ожидания ваших клиентов и определяют приоритет ваших платежей, что приводит к более профессиональным и продуктивным отношениям с клиентами.
Статьи по теме
- NET 30 УСЛОВИЯ ОПЛАТЫ: значение, примеры и причины, почему вы должны их использовать или нет
- БУХГАЛТЕРСКИЙ СЧЕТ: определение, как его записывать и бесплатные программы
- Что такое первоначальный взнос и как его рассчитать?
- КАК СОЗДАТЬ СЧЕТ: Лучшее руководство по созданию стандартного счета
- Финансирование счетов: определение, виды, плюсы и минусы
Рекомендации
