Управление заработной платой является важной функцией для любой компании, независимо от того, большая она или маленькая. Точная и своевременная компенсация работникам имеет решающее значение для поддержания продуктивного рабочего места, а хорошо управляемая система начисления заработной платы может помочь малым предприятиям выполнить это обязательство и избежать потенциально серьезных штрафов со стороны Налоговой службы и отдельных штатов. Сложность и важность обработки платежных ведомостей заставляют многие предприятия нанимать помощников со стороны. Однако, чтобы настроить надежную систему, вы должны сначала выбрать, какие аспекты обработки платежных ведомостей вы будете обрабатывать внутри компании, а какие отдать на аутсорсинг. Затем вы можете контролировать начисление заработной платы, обновляя записи и отслеживая рабочее время сотрудников, чтобы расчет заработной платы был простым и точным делом. В этой статье мы объясним, как управлять расчетом заработной платы для малого бизнеса, а также расскажем, как это работает с Intuit и Quickbooks.
Что означает управление заработной платой?
Термин «управление платежной ведомостью» относится к административному процессу отслеживания и представления финансовых данных, касающихся сотрудников организации, включая их рабочее время, их заработную плату и любые применимые удерживаемые налоги.
Однако управление начислением заработной платы может быть сложным и рискованным из-за конфиденциального характера данных сотрудников, сложности налоговых расчетов и возможности прямого перечисления средств на банковские счета сотрудников. Следовательно, соблюдение законодательства требует, чтобы вы знали, как правильно управлять фондом заработной платы.
Что такое процесс расчета заработной платы в HR?
Если вы отвечаете за человеческие ресурсы или заработную плату, вы знаете, насколько важно обеспечить своевременную и точную оплату труда сотрудников. Одной оплошности достаточно, чтобы подорвать доверие к организации и потерять доверие ее персонала. Следовательно, правильное начисление заработной платы является важной обязанностью.
Термин «обработка платежной ведомости» относится к процессу выплаты денег работникам с учетом их классификации, заработной платы, а также любых применимых отчислений. Кроме того, это включает в себя уплату налогов на заработную плату и предоставление отчетности в HMRC.
Однако участие отдела кадров в обработке платежных ведомостей зависит от системы и организации. Если организация использует службу расчета заработной платы, HR, возможно, не о чем сильно беспокоиться, тогда как, если они используют программное обеспечение для расчета заработной платы, HR может отвечать за зарплату каждого.
Несмотря на это, это должно быть сделано своевременно, в соответствии с применимыми требованиями и графиком оплаты труда организации.
Из-за множества переменных факторов, включая шкалу заработной платы, классификацию сотрудников, продвижение по службе и увольнение, обработка платежной ведомости может быть затруднена.
Следовательно, чтобы предотвратить наиболее эффективную ошибку, крайне важно иметь контрольные точки на решающих этапах обработки заработной платы.
Каковы основы расчета заработной платы?
Заработная плата — это компенсация, которую компания должна своим работникам за определенный период времени и в определенный день. Основная процедура расчета заработной платы может включать;
- Учет рабочего времени сотрудников
- Выяснение заработной платы и заработной платы, а также
- Выплата средств чеком или прямым депозитом.
Какие бывают виды заработной платы?
В основном существует четыре типа графиков расчета заработной платы, каждый из которых имеет свои преимущества и недостатки, которые помогают определить, какая стратегия наиболее подходит для конкретной фирмы.
Они есть;
- Еженедельные
- Раз в две недели
- Раз в полмесяца
- Ежемесячно
Управление заработной платой для малого бизнеса
Расчет заработной платы, как правило, является одной из самых сложных, утомительных и трудоемких бизнес-задач для владельцев малого бизнеса. С другой стороны, это также один из самых важных. Проблемы с заработной платой могут угнетать моральный дух сотрудников, разбазаривать жизненно важные ресурсы компании и ставить на колени даже самые процветающие компании.
Следовательно, для малого бизнеса важно эффективно и своевременно управлять своим фондом заработной платы. И тот, который соответствует применимым требованиям и графику оплаты организации.
Существуют различные способы, которыми малые предприятия могут управлять платежной ведомостью. Независимо от этого, вся процедура включает в себя сбор информации о персонале и ее точное внесение в файл или документ. Каждая зарплата должна быть подготовлена для каждого платежного периода, при этом обязательным является точный расчет налогов. Убедиться, что ваши сотрудники и соответствующие государственные учреждения получают зарплату вовремя и точно, — это конец процесса. Вот три способа обработки или управления платежной ведомостью.
№1. Ручная обработка
Здесь, чтобы печатать чеки или отправлять прямые депозиты, вам нужно будет выполнить всю математику по заработной плате и обработать ее самостоятельно. Кроме того, вам придется самостоятельно разработать стратегию отслеживания записей о заработной плате и выплат.
№ 2. Программное обеспечение для расчета заработной платы
С помощью одного из многочисленных доступных программ для расчета заработной платы вы можете упростить процесс расчета заработной платы. Это может помочь вам сэкономить деньги, снизить административную нагрузку и своевременно платить своим сотрудникам и налоговым органам.
№3. Аутсорсинговая служба расчета заработной платы
Наконец, у вас может быть служба расчета заработной платы, которая позаботится обо всем от вашего имени. Провайдер позаботится обо всем, что связано с управлением базой данных сотрудников вашего программного обеспечения и расчетом заработной платы по графику. Цены начинаются с 40 долларов в месяц и выше, с дополнительными расходами на одного работника. Из-за индивидуального характера ваших потребностей многие компании настаивают на том, чтобы вы сначала связались с ними, прежде чем они смогут предоставить оценку своих услуг.
Уведомление вашей службы расчета заработной платы о новых сотрудниках и обеспечение наличия необходимых средств на вашем банковском счете — это все, что требуется для обработки вашей заработной платы таким образом. Это наименее трудоемкий метод, позволяющий вам сосредоточиться на других аспектах управления или расширения вашей компании.
Как управлять заработной платой для малого бизнеса
Если вы ищете способы управления процессами расчета заработной платы, вот советы о том, как малые предприятия могут управлять своей заработной платой!
№1. Подать заявку на получение идентификационного номера работодателя
Необходимо получить EIN, прежде чем вы сможете начать платить сотрудникам (EIN). Ваш EIN служит уникальным идентификатором для вашей компании так же, как ваш SSN служит для вас как физического лица.
EIN требуется многими властями, прежде чем владелец бизнеса сможет сделать такие вещи, как подать заявку на лицензию, подать налоги на заработную плату или даже открыть банковский счет. Расположение штаб-квартиры вашей компании будет определять, требуется ли вам идентификационный номер работодателя штата (EIN) в дополнение к вашему федеральному EIN.
№ 2. Установить статус зарплаты и частоту выплат
Как владелец бизнеса, у вас есть ряд важных вариантов выбора, включая то, как часто вы платите сотрудникам, а также какую заработную плату они получают. Давайте углубимся в это;
Частота оплаты, иногда называемая графиком оплаты, относится к срокам и регулярности выплат сотрудникам. Убедитесь, что вы не отстаете от минимальной заработной платы в вашем регионе, проверяя как федеральные законы, так и законы штата. Еженедельно, раз в две недели и ежемесячно, как правило, различные примеры периодов оплаты. Однако, что бы вы ни решили, важнее всего быть последовательными и своевременно вносить платежи.
Статус заработной платы, с другой стороны, предполагает определение суммы заработной платы сотрудника. Жизнеспособными вариантами (для освобожденных работников) являются как почасовые ставки (для не освобожденных работников), так и механизмы оплаты труда. Надлежащий статус компенсации сильно зависит от работы сотрудника и конкретных потребностей вашего малого бизнеса.
№3. Изучите и соблюдайте законы о заработной плате
В любом случае вы должны убедиться, что ваша организация соблюдает все применимые местные и национальные правила. Для этого необходимо, чтобы вы (или кто-то в вашей фирме) были знакомы с вашими денежными и юридическими обязанностями как работодателя.
Кроме того, уплачивайте соответствующую сумму федеральных, государственных и местных налогов, а также подоходных налогов за каждого работника. Сюда входят FICA (Social Security and Medicare) и другие налоги, связанные с трудоустройством. Вы должны проверить свою систему начисления заработной платы, чтобы гарантировать своевременную и надлежащую оплату труда всех сотрудников. Кроме того, убедитесь, что ваши налоговые депозиты на заработную плату вносятся на постоянной основе и в соответствии с вашими налоговыми обязательствами.
№ 4. Установить порядок начисления заработной платы
Система начисления заработной платы обычно включает в себя любую программу, которая облегчает процесс расчета и управления оплатой труда сотрудников. Часто есть три возможности:
- Ручная
- Аутсорсинг
- Software
Независимо от того, что вы решите, очень важно тщательно обдумать ряд вопросов, прежде чем принимать решение о системе начисления заработной платы для вашей компании. Поэтому всегда помните о следующем:
- Бюджет
- Численность сотрудников
- Уверенность. Насколько вы уверены, что сможете точно рассчитать заработную плату?
№ 5. Опишите и установите свои процедуры и политику начисления заработной платы
Перед обработкой первой платежной ведомости необходимо стандартизировать процедуры начисления заработной платы. Это гарантирует, что все стороны, участвующие в процессе начисления заработной платы, от высшего руководства до отдела кадров и сотрудников, находятся на одной странице в отношении периода начисления заработной платы, ожидаемых сумм заработной платы, оплачиваемого отпуска и других преимуществ.
№ 6. Следите за временем с помощью специальной программы
Если вы платите своим сотрудникам на почасовой основе, система хронометража необходима для контроля их эффективности и определения их вознаграждения. Крайне важно разработать удобную для пользователя систему контроля времени, в которую также сложно играть. Существует несколько вариантов обработки табелей учета рабочего времени, в том числе интегрированные платформы, которые могут синхронизироваться с вашим программным обеспечением для расчета заработной платы для получения максимально точных данных.
№ 7. Мониторинг вашего денежного потока
Остаться без денег до того, как он сможет заплатить персоналу, — худший кошмар любого владельца бизнеса. Анализ вашего денежного потока поможет вам понять, почему вам всегда не хватает заработной платы.
Отсутствие достаточного количества денег, чтобы платить вашим сотрудникам, как правило, было худшим кошмаром каждого владельца бизнеса. Если вы обнаружите, что у вас хронически не хватает времени на выплату заработной платы, анализ вашего денежного потока может выявить основную причину. Проблемы с начислением заработной платы, такие как раздутие штата или переплата, могут быть обнаружены путем тщательного мониторинга движения денежных средств. Кроме того, прежде чем прибегать к радикальным мерам, таким как удержание заработной платы или сокращение штата, лучше всего попытаться отсрочить платеж поставщика или взыскать невыплаченные платежи клиентов в трудные финансовые времена.
№8. Наймите координатора или менеджера по расчету заработной платы
Неудивительно, что многие предприятия выбирают самый простой, но надежный вариант. Использование профессионального менеджера по расчету заработной платы, учитывая сложность расчета заработной платы, особенно для средних и крупных компаний.
Почему бы не нанять кого-то, кто более эффективен и квалифицирован в расчете заработной платы, чтобы вы могли уделять больше времени развитию своего бизнеса? Если вам нужна помощь с расчетом заработной платы, но у вас нет средств для постоянного штатного сотрудника, поищите контрактных работников или отдайте работу существующему сотруднику, который зарекомендовал себя как надежный и способный.
№ 9. Храните безопасный учет заработной платы и сотрудников
На федеральном уровне и уровне штатов действуют правила, определяющие, как долго следует хранить данные о заработной плате и где их хранить в случае, если власти потребуют к ним доступа. Например, необходимо хранить временные карты в течение как минимум двух лет. В то время как платежные ведомости, относящиеся к деньгам, выплаченным работникам, должны храниться не менее трех лет. Существуют также правила, касающиеся окончательного распоряжения документами по заработной плате.
Что такое 4 части заработной платы?
Заработная плата, оклады, сверхурочные, отпускные, оплачиваемые отпуска, чаевые, бонусы, возмещение расходов на обучение и комиссионные — все это часть заработной платы. При обработке платежной ведомости предприятия должны определять и сообщать как валовую, так и чистую прибыль для каждого сотрудника (после вычета налоговых удержаний и взносов на пособия).
Каковы 5 шагов расчета заработной платы?
Этапы обработки платежной ведомости включают в себя;
- Принятие решения об идентификационном номере работодателя.
- Сбор соответствующих налоговых данных сотрудников
- Выбор графика оплаты
- Оценка брутто-зарплаты
- Определение отчислений для каждого работника
- Определение вашей чистой заработной платы, а затем выплаты вашим сотрудникам.
Что должен делать менеджер по расчету заработной платы?
Менеджер по расчету заработной платы отвечает за надзор за всеми аспектами системы расчета заработной платы компании, чтобы гарантировать, что все сотрудники получают оплату вовремя, правильно и в соответствии со всеми применимыми законами и правилами.
Управляет ли HR расчетом заработной платы?
Расчет заработной платы может подпадать под компетенцию отдела кадров (HR) и финансов (Finance) или может быть отдельным независимым подразделением, подчиняющимся непосредственно главному исполнительному директору (CEO).
Управляйте быстрыми книгами расчета заработной платы
Если вы в настоящее время являетесь пользователем QuickBooks Online и ищете программное обеспечение для управления своей платежной ведомостью, QuickBooks Payroll — отличный вариант. Он предназначен для компаний, в которых работает до 50 сотрудников или подрядчиков, но на самом деле их может быть до 150. Программа может мгновенно обрабатывать платежную ведомость и предоставлять прямые депозиты в этот же день или на следующий рабочий день. Он также легко взаимодействует с QuickBooks Online. Три доступных плана позволяют организациям легко переключаться между уровнями по мере изменения и расширения их потребностей. Кроме того, он предоставляет возможность добавить к подписке пенсионные сбережения и медицинскую страховку.
Однако, если вы используете другую бухгалтерскую программу, отличную от QuickBooks Online, или если ваша рабочая сила охватывает более одного штата, вы можете изучить альтернативные варианты. Кроме того, знайте, что единственное бухгалтерское программное обеспечение, которое работает с QuickBooks Payroll, — это QuickBooks Online. Кроме того, если вы управляете сотрудниками не только в штате, вам, возможно, придется платить дополнительные ежемесячные сборы за подачу налоговых деклараций.
Как вы управляете платежной ведомостью с помощью QuickBooks?
QuickBooks Payroll — это облачное решение для расчета заработной платы, которое позволяет предприятиям (малым и крупным) платить сотрудникам, управлять льготами для сотрудников, а также вносить налоги с заработной платы в одном месте. Благодаря автоматическому расчету, отправке и уплате федеральных и государственных налогов на заработную плату программное обеспечение экономит время.
Вы можете автоматизировать расчет заработной платы для рабочих после того, как все настроите. С Quickbooks онлайн вы можете автоматически управлять платежной ведомостью. Однако при желании вы можете обработать его вручную либо на своем компьютере, либо с помощью мобильного приложения.
Заключение
Чтобы гарантировать, что их сотрудники получают оплату точно и вовремя, а их компания соблюдает все налоговые и трудовые требования, работодатели должны управлять платежной ведомостью.
Любой бизнес нуждается в расчете заработной платы и управлении ею. Когда вы эффективно управляете системой начисления заработной платы, это может помочь малым предприятиям, например, поддерживать продуктивное рабочее место и избегать налоговых и государственных штрафов. Многие организации отдают на аутсорсинг расчет заработной платы из-за его сложности. Чтобы создать надежную систему, вы должны сначала решить, какие задачи по расчету заработной платы передать на аутсорсинг, а какими управлять самостоятельно.
Статьи по теме
- СИСТЕМА ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ: определение, программное обеспечение и руководство
- Заработная плата малого бизнеса: лучшее программное обеспечение для расчета заработной платы в Великобритании
- HR-УСЛУГИ ДЛЯ МАЛОГО БИЗНЕСА: Функции и примеры HR-услуг
- 17 ЛУЧШИХ СИСТЕМ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ МАЛОГО БИЗНЕСА 2023, Обновлено!!!
- СТОИМОСТЬ ЗАРПЛАТЫ УСЛУГ И НАЛОГИ
- РАСХОДНЫЕ ЧЕКИ: что это такое, как это сделать и лучшие приложения
Справка
