Работники любой фирмы могут нести деловые расходы, которые они должны оплачивать из собственного кармана. Это включает в себя все, от платы за проезд и обедов для клиентов до канцелярских принадлежностей и технологического оборудования. Сотрудники будут подавать отчет о расходах, чтобы потребовать возмещения любой суммы, которую они заплатили, поскольку эти расходы понесены от имени компании. В этой статье вы узнаете все, что вам нужно знать о сводных отчетах о расходах, в том числе о том, что они содержат, зачем они нужны и, самое главное, как заполнить этот отчет с помощью программного обеспечения и шаблона.
Отчет о расходах представляет собой классифицированный и детализированный список расходов, понесенных от имени организации. Этот отчет помогает работодателю или финансовому отделу определить, сколько денег было потрачено, что было куплено и какая часть затрат возмещена. Однако преимущества отчетов о расходах не ограничиваются требованиями о возмещении расходов. Они также упрощают для фирм подачу налоговых деклараций, получение налоговых вычетов и проведение аудиторских проверок.
Что такое отчет о расходах?
Когда сотрудник требует возмещения расходов компании, которые он оплатил своими деньгами, эти расходы указываются в бумажном или цифровом документе, называемом отчетом о расходах. Эти расходы обычно распределяются по категориям, таким как канцелярские товары, обеды или пробег. Они дополнительно детализированы, так что перечислены несколько объектов и их расходы. Это позволяет проводить более детальный аудит в процессе утверждения, а не просто указывать общую сумму понесенных расходов. Связанные квитанции для каждой детализированной транзакции обычно включаются в отчет о расходах.
Что входит в сводный отчет о расходах?
Отчеты о расходах бывают разных форматов. Многие из них являются кумулятивными и отображают общие расходы фирмы или отдела за определенный период (например, за месяц, квартал или год). Отчеты о расходах также могут быть более подробными, с указанием отдельных расходов для конкретного сотрудника или проекта. Эти отчеты состоят из:
- Дата оплаты расходов
- Могут ли расходы быть отнесены к определенному клиенту или проекту.
Получатель платежа или продавец, которому пошли деньги - Вся уплаченная сумма, включая налоги, комиссии и сборы
- Категория или тип расходов
Отчеты могут включать примечания, касающиеся общей уплаченной суммы или конкретных элементов, например, почему были понесены расходы или любые последующие прогнозируемые расходы, связанные с одним и тем же клиентом или проектом, в дополнение к этим поверхностным деталям.
Зачем нужны отчеты о расходах
Отчеты о расходах важны, потому что они позволяют менеджерам отслеживать расходы компании, отдельного отдела или команды, особенно расходы, связанные с конкретным клиентом или проектом.
В дополнение к помощи руководству отчеты о расходах позволяют сотрудникам получать компенсацию за наличные деловые расходы, такие как поездки или развлечения клиентов или потенциальных клиентов.
Отчеты о расходах часто используются для следующих целей:
- Мониторинг расходов отдела и бизнеса, а также общего денежного потока
- Вычет расходов из валовой выручки для расчета прибыли
- Оплата сотрудникам законных коммерческих расходов
- Отслеживание расходов, связанных с линейкой продуктов, конкретным проектом или клиентом
Отчеты о расходах используются для различных целей различными предприятиями. Консультанты и юристы, например, часто используют эти отчеты для отслеживания расходов, связанных с определенным клиентом, тогда как производственные организации управляют расходами, связанными с конкретными линиями продуктов. Они используются торговыми представителями для отчетности и возмещения расходов на поездки и развлечения.
Что такое ежемесячный отчет о расходах?
Отчеты о расходах обычно публикуются ежемесячно, ежеквартально или ежегодно. В ежемесячном отчете о расходах перечислены все необходимые покупки, сделанные компанией за месяц.
Чтобы вычесть расходы из налогов компании, часто используется годовой отчет о расходах. Таким образом, ежемесячный отчет о расходах будет использоваться для дополнительных целей, таких как определение того, соответствуют ли расходы компании ее бюджету. Ежемесячный отчет о расходах можно использовать для определения того, как можно сократить или исключить расходы, чтобы увеличить прибыль в периоды финансовых затруднений.
Что считается расходом?
Каждый раз, когда представитель бизнеса тратит деньги на коммерческую цель, это считается расходом. Это может быть получение оборудования, услуг или чего-то еще. Тем не менее, расходы должны быть законными расходами компании, особенно в случае сотрудников, требующих возмещения. В некоторых фирмах действуют строгие законы по этому поводу, поэтому сотрудники должны знать об этих правилах, прежде чем представлять расходы.
Программное обеспечение для отчетов о расходах
Компании могут более легко управлять и отслеживать «T&E» или «командировки и расходы» с помощью программного обеспечения для отчетов о расходах. Программное обеспечение для управления расходами может улучшить соблюдение корпоративных стандартов расходов и помочь фирмам в составлении бюджета и прогнозировании будущих расходов за счет повышения прозрачности расходов сотрудников.
Ниже приведен список лучших программ для составления сводных отчетов о расходах:
№1. FreshBooks
FreshBooks — это веб-инструмент для бухгалтерского учета, разработанный для малого бизнеса. Кроме того, FreshBooks обслуживает широкий спектр предприятий, включая маркетинг, юридические и бизнес-консультации, торговые и бытовые услуги, а также информационные технологии (ИТ).
Выставление счетов, отслеживание расходов, отслеживание времени, отчетность и управление платежами — вот некоторые из наиболее важных функций FreshBooks. Пользователи могут персонализировать свои счета, принимать онлайн-платежи и настраивать автоматические напоминания об оплате. Расходы можно отслеживать, связывая квитанции со счетами, устанавливая повторяющиеся расходы и фотографируя квитанции.
№2. SAP согласен
Concur — это облачное программное приложение для управления расходами и поездками, которое помогает руководителям управлять своими командировочными расходами. Финансовые руководители могут отслеживать расходы и денежные потоки, связанные с командировками.
Инструмент Concur для путешествий и расходов помогает в бронировании, утверждении и оплате поездок. Кроме того, программное обеспечение автоматизирует сбор данных изображений квитанций и загружает отчеты о расходах для утверждения.
№3. Xero
Xero — это облачная система учета для малых и развивающихся предприятий. Кроме того, Xero связывает малые предприятия с доверенными консультантами и дает владельцам быстрый доступ к их финансовому состоянию. Xero может быть доступен с любого устройства с активным подключением к Интернету, поскольку это веб-решение.
Малые предприятия могут просматривать свои денежные потоки, транзакции и детали счетов из любого места благодаря сложным возможностям бухгалтерского учета Xero. Все банковские транзакции автоматически импортируются и кодируются. Онлайн-оплата счетов помогает отслеживать расходы и оставаться в курсе причитающихся счетов, а также укрепляет связи с поставщиками, которые поставляют жизненно важные бизнес-продукты. С помощью Xero личные расходы также можно контролировать с помощью мобильного просмотра и утверждения каждой квитанции.
№ 4. Быстрые книги онлайн
Пользователи QuickBooks Online могут загружать и сверять транзакции по кредитным картам, что позволяет предприятиям управлять еженедельными табелями учета рабочего времени и отслеживать банковские депозиты.
Кроме того, Quickbooks Online представляет собой веб-приложение для бухгалтерского учета, которое управляет всеми аспектами финансов компании. Бухгалтерский учет, начисление заработной платы, управление счетами, выверка банковских счетов, отслеживание расходов, финансовая отчетность, управление налогами и другие задачи могут выполняться с помощью программного обеспечения.
Как заполнить отчет о расходах
Основной целью заполнения отчета о расходах является определение расходов, которые необходимо включить. Это может быть основано на получателе платежа, категории расходов (виде расходов), проекте или клиенте, к которому были привязаны расходы. Или это может быть основано на сотруднике, который понес расходы.
Отчет о расходах можно создать несколькими способами.
- Определите расходы, которые вы хотите включить в отчет.
- Включите приведенную выше информацию в свой список расходов, которые соответствуют вашим критериям.
- Сложите все расходы вашего отчета.
- Добавляйте примечания о понесенных расходах или оплаченных суммах.
- Дата, номер и название отчета основаны на его содержании.
Как создать отчет о расходах
Если вы используете бухгалтерское программное обеспечение для малого бизнеса, такое как QuickBooks Online, Xero или FreshBooks, вы, вероятно, знаете, что вы не можете создать или заполнить отчет о расходах в этих и подобных системах.
Вместо этого большинство пакетов программного обеспечения для бухгалтерского учета малого бизнеса объединились со сторонними приложениями для отчетов о расходах, разработанными специально для отслеживания расходов и создания отчетов о расходах. Вы также можете использовать шаблон Microsoft Excel или один из бесплатных шаблонов, доступных в Интернете.
В зависимости от вашего бизнеса, программного обеспечения для бухгалтерского учета, которое вы используете, и того, насколько вы хотите автоматизировать процесс, существует множество способов подготовить или заполнить отчет о расходах. Независимо от того, какие инструменты вы используете, самое главное — создать их.
№1. Воспользуйтесь онлайн-шаблоном.
Стандартный шаблон отчета о расходах, такой как тот, который предоставляется Excel, используется многими небольшими фирмами. Шаблоны Excel легко загружаются и позволяют вводить данные отдельных позиций в соответствующие столбцы, где они будут рассчитываться автоматически.
Эта таблица Excel очень полезна для небольших фирм, которые хотят отслеживать расходы, не тратя денег на дополнительное программное обеспечение.
Категории деловых расходов по умолчанию в шаблоне полезны и при необходимости могут быть легко изменены. Если у вас есть дополнительные расходы, не входящие в эти категории, вы всегда можете добавить еще один столбец.
Конечно, информация в электронной таблице должна быть введена в ваше бухгалтерское программное обеспечение, чтобы обрабатывать любые возмещения расходов сотрудников и гарантировать точность и актуальность ваших деловых расходов.
№2. Используйте бухгалтерские программы.
Хотя программное обеспечение для бухгалтерского учета играет важную роль в процессе управления расходами, большинство программных продуктов для малого бизнеса, представленных на рынке сегодня, не включают функцию, позволяющую пользователям составлять отчеты о расходах. Вместо этого вы можете использовать одно из нескольких сторонних приложений для управления расходами, созданных специально для этой цели.
№3. Используйте программное обеспечение для управления расходами.
Certify напрямую интегрируется с QuickBooks Online, тогда как Abacus взаимодействует с QuickBooks Online, Sage и Xero.
ReceiptBank — еще одна недорогая программа для управления расходами, автоматизирующая весь процесс создания отчетов. Даже у Zoho есть приложение для управления расходами, которое работает в паре с Zoho Books.
Преимущество использования этого стороннего программного обеспечения заключается в автоматизации, которую они обеспечивают для процесса подготовки отчета о расходах.
Эти программы предназначены для решения следующих задач:
- Чеки за фотографии
- Согласование затрат с финансовыми учреждениями
- Автоматически создавать отчеты о расходах
- Направить к соответствующему лицу (лицам) для утверждения
Шаблон отчета о расходах
Простой способ отслеживать расходы — использовать шаблон отчета о расходах. Но когда сумма расходов в вашей организации вырастет, вы захотите перейти на программное обеспечение для отслеживания расходов, которое экономит время.
- Бесплатный шаблон отчета о расходах Excel доступен в Microsoft Office.
- Этот журнал пробега для Excel помогает отслеживать пробег и возмещать его.
- Ваши командировочные расходы отслеживаются и суммируются с помощью этого простого шаблона отчета о расходах, который можно распечатать.
- Простой в использовании шаблон отчета о расходах в формате Word и PDF.
Как написать базовый отчет о расходах?
Как составить расходную ведомость?
- Выберите шаблон или программное обеспечение для отслеживания расходов.
- При необходимости отредактируйте столбцы и категории (например, аренда или пробег).
- Включите расходы и детализированные платежи.
- Суммируйте все.
- Прикрепите или сохраните соответствующие квитанции.
- Отправьте отчет по электронной почте или распечатайте его.
Каков процесс для отчетов о расходах?
Как подготовить отчеты о расходах для вашей небольшой компании
- Установите политику.
- Создайте шаблон отслеживания расходов.
- Храните чеки в отдельном месте.
- Дважды подтвердите свои расходы.
- Суммируйте свои расходы и доходы.
- Быстро одобряйте отчеты и обрабатывайте возмещения.
- 5 лучших практик для отчетности о расходах в вашей компании.
Что такое ежедневный отчет о расходах?
Сотрудники могут отслеживать свои расходы в конце дня, используя форму ежедневного отчета о расходах. Независимо от того, управляете ли вы небольшой командой или большим офисом, форма ежедневного отчета о расходах на вашем веб-сайте поможет вам сэкономить время и деньги.
Что вы называете отчетом о расходах?
Форма, известная как отчет о расходах, подробно описывает расходы, связанные с управлением фирмой. Малый бизнес может запросить отчеты о расходах у своих сотрудников, чтобы компенсировать им расходы, связанные с бизнесом, такие как газ или еда.
Каково назначение отчетов о расходах?
Этот отчет помогает работодателю или финансовому отделу определить, сколько денег было потрачено, что было куплено и какая часть затрат возмещена.
В чем важность отчета о расходах?
Отчеты о расходах необходимы для понимания финансового положения вашей компании. Отчеты о расходах показывают, сколько денег тратится во всей фирме, отделе или на проект. Сотрудники также могут использовать их для возмещения расходов, связанных с бизнесом.
Заключение
Чтобы полностью понять финансы вашей компании, вы должны сначала понять, как тратятся ваши деньги. Отчеты о расходах помогают отслеживать все поступающие средства. Эти отчеты могут предоставить вам точное представление о том, сколько денег тратится внутри вашей фирмы. Чтобы убедиться, что ваши записи верны, вы должны сначала понять, что такое отчеты о расходах, как они используются, что в них включено и почему они имеют решающее значение.
Статьи по теме
- ИНСТРУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ РАСХОДАМИ: пошаговое руководство и лучшие инструменты для использования
- XERO VS QUICKBOOKS: лучшее руководство по обзору 2023 года и все, что вам нужно (+бесплатные советы)
- КАТЕГОРИИ БИЗНЕС-РАСХОДОВ: лучшие категории бизнес-расходов в 2023 году для рассмотрения
- ЧТО ТАКОЕ КОЭФФИЦИЕНТ РАСХОДОВ И КАК ОНО РАБОТАЕТ?
- КОЭФФИЦИЕНТ РАСХОДОВ НА ЖИЛЬЕ: что это такое и как его рассчитать
Рекомендации
