Может потребоваться много времени и усилий, чтобы полностью понять правила, регулирующие требования о возмещении. Заявления о расходах являются одним из самых раздражающих аспектов занятости из-за хлопот, связанных с необходимостью оплачивать расходы из своего кармана, заполнять документы и отслеживать соответствующие квитанции. Однако процесс подачи авансового отчета раздражает не только работников, но и руководство. Работодатели должны учитывать доказательства оплаты, которые они должны хранить, а также то, как их сохранить, сделать их доступными при уплате налогов и где их хранить. Эта идея в целом прямая. Работник несет деловые расходы, действуя в ходе своей работы, и работодатель их возвращает. Но как именно нужно составлять квитанции о расходах и какое лучшее приложение для квитанций о расходах? Как вы вводите квитанции о расходах онлайн в Express и Quickbooks?
Узнать больше….
Что такое расходная квитанция?
Расходная квитанция для бизнеса — это квитанция о покупке, сделанной сотрудником или подрядчиком в ходе оказания услуг компании. Когда сотрудник или подрядчик представляет отчет о расходах для возмещения, они должны включить все соответствующие квитанции в качестве доказательства покупки.
Чтобы зафиксировать или возместить стоимость любой покупки, сделанной на работе, такой как деловые поездки, расходные материалы для офиса или оборудование для использования на встрече с клиентом, вам в основном потребуется квитанция о расходах. Обычно ожидается, что сотрудники будут представлять эти квитанции о расходах вместе с отчетом о расходах, который регулярно обрабатывается, чтобы работодатели могли возместить любые понесенные расходы.
С помощью приложений, которые позволяют сделать снимок квитанции с помощью телефона с камерой, более поздние программы о поездках и расходах значительно упрощают обработку квитанций о расходах. Приложение может использовать технологию OCR (оптическое распознавание символов) для извлечения важной информации из изображения. Они будут включать время, сумму, % НДС и имя, а также адрес продавца. Сотрудник может загрузить фотографию в качестве доказательства в менее сложных решениях, но ему все равно придется заполнять цифровую форму вручную.
Работодатели проверяют, что заявленные расходы относятся к утвержденным расходам, просматривая квитанции о расходах. Организации часто имеют политику затрат, в которой указывается, на что сотрудники имеют право претендовать, сколько им разрешено тратить и чьих поставщиков им разрешено использовать. Эти квитанции будут проверяться отделом расходов крупной компании для обеспечения соответствия.
Как работают квитанции о расходах
Финансовая или кадровая группа может отвечать за рассмотрение квитанций о расходах в небольших компаниях. Несколько ведущих компаний используют цифровые решения для управления затратами, чтобы ускорить утомительный процесс, включая автоматическое утверждение некоторых продуктов и возможность для менеджеров оценивать и разрешать претензии онлайн или через мобильные приложения.
Квитанции о коммерческих расходах служат не только доказательством того, что работодатель возместит расходы. Они также требуются налоговыми органами (HMRC, IRS и т. д.), чтобы подтвердить, что бизнес соблюдает все налоговые законы, регулирующие деловые расходы.
Работодатели могут повысить точность заявлений о расходах своих сотрудников, упростив им прямую отправку квитанций. Например, меньше вероятность того, что сотрудник потеряет квитанцию, не заявит ее или, возможно, запросит ее через несколько месяцев, если он может отправить изображение с мобильного телефона оплаты за напитки на встрече с клиентом в кофейне курорта, пока они ждем напитки. Лучшее программное обеспечение для бронирования и управления расходами в туризме включает в себя функции бронирования путешествий, позволяющие пользователям планировать, резервировать и создавать билеты для путешествий и проживания.
Работодатели могут получить ряд преимуществ от более быстрой и точной обработки квитанций о расходах. Когда OCR используется для автоматической записи цифр вместо повторного ввода данных сотрудником, это приводит к точной подаче большего количества требований. Сотрудник получает больше удобства, включив построчную отправку расходов, что позволяет загружать квитанции сразу после оплаты. Вместо того, чтобы испытывать небольшой шок в конце года, когда сотрудники в конце концов начинают заполнять список квитанций о расходах, предприятия могут отслеживать расходы в режиме реального времени.
Нужны ли квитанции о расходах?
Все предприятия должны письменно документировать все расходы, превышающие 75 долларов США, для представления в налоговую службу. Отсутствие квитанции на такие расходы, как правило, не одобряется. Даже если квитанция не требуется, всегда полезно документировать любые платежи, которые вы делаете. Подойдет любой тип письменной документации, такой как дневник, электронная таблица или компьютерный журнал.
Какие квитанции требуются для отчетов о расходах?
В отличие от покупок, расходы — это деньги, потраченные на ведение вашего бизнеса. Предоставьте описание товара, который вы покупаете, или услуги, которые вы получаете, дату совершения расходов, а также сумму, которую вы платите, чтобы доказать, что вы тратите деньги на законные деловые нужды.
Каковы 4 типа расходов?
Хотя все расходы влияют на ваши финансовые отчеты, они оказывают наибольшее влияние на ваш отчет о прибылях и убытках. Расходы разбиты на пять категорий в отчете о доходах, в том числе;
- Финансовые расходы
- Стоимость проданных товаров
- Операционные расходы
- Неоперационные расходы
- Чрезвычайные расходы
Каковы три типа квитанций?
Чек — это документ, подтверждающий совершение сделки; он служит доказательством покупки, которое продавцы предоставляют клиентам, когда они, среди прочего, оплачивают товар или услугу. В зависимости от типа вашей покупки, вы можете получить различные квитанции. Электронные квитанции уже доступны, и они так же легитимны, как и бумажные, в результате распространения электронной коммерции по всему миру.
Таксономия поступлений включает следующие виды поступлений:
- Оригинал
- Бланк кредитной карты
- Счет-фактура
Какой тип квитанций я должен хранить?
Ниже приведен список документов о покупке или квитанций, которые вы должны хранить:
- Аннулированные чеки или другие записи, подтверждающие платежи или
- Электронные денежные переводы
- Лента квитанций из ЕГРЮЛ
- Выписки и квитанции по кредитным картам.
Приложение квитанций о расходах
Как правило, вы должны вести точный финансовый учет как независимый подрядчик, владелец бизнеса или предприниматель. Однако вам не обязательно начинать хранить или сохранять квитанции только для этого.
В настоящее время вы можете поддерживать порядок, получать списания и делать все это с помощью нескольких нажатий на телефоне с помощью приложений для квитанций о расходах.
Имея в своем распоряжении эти приложения для квитанций, вы перестанете откладывать неприятный процесс отчетности о расходах и начнете его немедленно завершать. Есть приложения с функциями, которые делают процесс, скажем так, даже немного приятным, независимо от того, отслеживаете ли вы расходы каждую неделю или просто время от времени совершаете командировки.
Стоит проверить лучшие приложения для отслеживания мобильных квитанций, которые позволят вам отслеживать расходы на ходу. Они помогут вам сделать это более подробно, чем большинство приложений для управления личными финансами. В любом случае, найдите время, чтобы узнать, какие из них обеспечивают извлечение данных, экспорт отчетов, сканирование чеков и другие услуги. Следовательно, вы можете выбрать тот, который обладает тем, что вы ищете, в приложениях для отслеживания квитанций о расходах.
Читайте также: ОТЧЕТ О РАСХОДАХ: значение, программное обеспечение и порядок заполнения
Лучшее приложение для квитанций о расходах
Существует множество эффективных приложений для учета расходов и управления расходами. Вот лучшие приложения для квитанций о расходах, которые варьируются от мощного комплексного налогового решения до приложения для конвертации иностранной валюты.
№1. QuickBooks
QuickBooks дает небольшим фирмам, которые собираются расти, возможность вести собственный бухгалтерский учет. Программное обеспечение позволяет вам связать свои PayPal, Square, банковские счета, кредитные карты и многое другое. Он объединяет все покупки на каждой из этих учетных записей, а также классифицирует их.
Вы можете сфотографировать свои квитанции, и мобильное приложение QuickBooks сохранит их для вас. Вся информация мгновенно сопоставляется с прошлыми транзакциями в вашей учетной записи. Кроме того, если вы едете по работе, приложение будет отслеживать пробег с помощью GPS на вашем смартфоне.
Для независимых подрядчиков или новых малых предприятий QuickBooks может оказаться слишком сложным. Однако этот инструмент может подойти вам, если вы наблюдаете за растущим штатом сотрудников и чувствуете себя перегруженным своими требованиями к бухгалтерскому учету.
№ 2. Затраты
Expensify, фаворит среди постоянных путешественников, позволяет упростить мониторинг расходов в дороге. Просто сфотографируйте любой чек, связанный с компанией, и загрузите его. Это достаточно просто, независимо от того, находитесь ли вы на деловом ужине, стоите в очереди в аэропорту или даже путешествуете по Диснейленду.
Вы можете сразу подключить эти приложения к Expensify, чтобы импортировать свои покупки, если вы используете решения для совместных поездок и останавливаетесь в отелях во время работы. Поддерживаемые сервисы включают Uber, Lyft, Airbnb и HotelTonight.
Вы предпочитаете водить машину, когда едете по делам? У Expensify также нет проблем с этим. Приложение позволяет отслеживать расстояние.
Expensify можно использовать через веб-браузер в дополнение к совместимости с устройствами Android и iOS. Нет никаких сомнений в том, что это приложение действительно сделало себе имя в индустрии корпоративных путешествий, даже если оно функционирует как универсальный трекер квитанций. Если вы не часто путешествуете по работе, вы можете рассмотреть альтернативы Expensify.
№3. FreshBooks
Это мобильное приложение для квитанций является частью облачного программного обеспечения для бухгалтерского учета. Просто используйте свой телефон, чтобы сфотографировать любую квитанцию, а затем введите информацию, необходимую для оплаты налогов, например, местонахождение и причину покупки, уплаченный налог с продаж, а также то, подлежит ли товар оплате. .
Каждая введенная вами квитанция вместе со всей связанной с ней информацией будет добавлена в вашу учетную запись FreshBooks. Это означает, что синхронизация многих устройств проста. Например, если вы что-то настроите на своем ноутбуке, обновление будет видно, когда вы в следующий раз зарегистрируетесь на своем смартфоне.
Хотя отправка и обработка счетов не является основной функцией FreshBooks, организация квитанций является основной. Из-за этого это фантастический выбор для подрядчиков, которые управляют несколькими клиентами.
№ 4. Квитанции Evernote
Ведение заметок — это претензия Evernote на известность. Тем не менее, он также незаметно зарекомендовал себя в области отчетности о расходах. Вы можете сохранять изображения своих квитанций в приложении Evernote Receipts и использовать их для создания отчетов о расходах по налогам. Используйте традиционное приложение для создания заметок, чтобы просмотреть их.
Вы можете искать определенные квитанции с помощью распознавания изображений в квитанциях Evernote. Это действительно может отслеживать пробег, а также организовывать личные и деловые расходы.
№ 5. Абукай
Abukai поможет вам отслеживать квитанции, если вы чаще всего бываете в командировках за границей. Это программное обеспечение идеально подходит для путешественников и может легко считывать квитанции из других стран. Самое приятное то, что он обеспечивает конвертацию валюты в режиме реального времени, поэтому вы можете точно рассчитать свои расходы в долларах.
Просто сфотографируйте квитанцию на iPhone, Blackberry или телефон Android, чтобы использовать Abukai. Наряду с категорией вашей покупки, продавцом, датой и другой информацией, Abukai сохранит фотографию.
Бесплатный план Abukai позволяет вам составлять до 12 отчетов о затратах в год. Неограниченные отчеты включены в премиум-программы, стоимость которых начинается от 99 долларов на пользователя в год. Но предоставление коллегам и членам команды доступа к вашей учетной записи может стоить вам дороже.
№ 7. Декст
Dext, ранее называвшийся Receipt Bank, предлагает три метода оцифровки чеков: мобильное приложение, интеграция с электронной почтой или онлайн-интерфейс.
Это приложение также позволяет загружать одну фотографию с несколькими чеками. Кроме того, вы можете связать свои учетные записи PayPal или Dropbox со своей кредитной картой, чтобы новые транзакции импортировались автоматически. Dext также работает с другими бухгалтерскими программами, такими как Sage, Quickbooks и Gusto.
Dext находится в идеальном положении, чтобы помочь аудиторам и бухгалтерам. Кроме того, это может помочь владельцам бизнеса, которые производят тонны квитанций, организовать и поддерживать порядок.
Подписки начинаются с 20 долларов в месяц за 300 документов. Хотя премиальный план Enterprise стоит 60 долларов в месяц, он позволяет вам вводить ошеломляющие 4,000 документов.
№7. Волна
Wave предлагает простой способ управления своими средствами, если вы фрилансер, основатель бизнеса или предприниматель с базовыми потребностями в бухгалтерском учете.
Все ваши доходы и расходы отображаются на одном экране с помощью этого удобного инструмента. Вы можете получить к нему доступ из любого места в любое время, если есть подключение к Интернету, так как он сохранен в облаке.
Даже когда вы не в сети, вы можете сделать снимок с помощью приложения для сканирования чеков Wave. Когда у вас в следующий раз появится доступ к Интернету, квитанция будет автоматически загружена после того, как вы просмотрите и подтвердите детали своей транзакции.
Вы можете отслеживать свои учетные записи с помощью приложения Wave, чтобы быть в курсе платежей, счетов и банковской информации. Приложение полностью бесплатное, что лучше всего подходит для фрилансеров, а также владельцев бизнеса, которые только начинают.
Как вводить квитанции о расходах в Quickbooks Online
Используя мобильное приложение QuickBooks, вы можете делать и сохранять фотографии чеков, а мы мгновенно сопоставим все данные в чеке с существующей транзакцией. Следовательно, вы согласитесь, что отслеживание расходов никогда не было таким простым.
Чтобы все было организовано, QuickBooks автоматически группирует расходы по категориям. Кроме того, простое отслеживание расходов гарантирует, что вы никогда не пропустите налоговый вычет.
QuickBooks отслеживает ваши расходы в течение всего года, позволяя прогнозировать и легко управлять денежными потоками. Проверьте свои доступные средства, используя интегрированный отчет о движении денежных средств, чтобы убедиться, что у вас достаточно средств для оплаты ваших обязательств.
Просто сделайте снимок квитанций и включите оплачиваемые расходы в свои записные книжки, если вы взимаете с клиентов плату за понесенные вами расходы. Затем оплачиваемые расходы должны быть добавлены к счету вместе с квитанцией.
Ваши квитанции используются QuickBooks для извлечения данных о расходах, таких как дата, поставщик, сумма и тип платежа. После этого QuickBooks либо создаст новые расходы с вашего разрешения, либо, возможно, сопоставит ваши квитанции с уже существующими расходами.
Как я могу отслеживать квитанции о расходах в приложении Quickbooks?
В приложении QuickBooks есть инструмент под названием «Проекты». Эта функция помогает упростить отслеживание и учет оплачиваемых расходов. Он организует все данные, связанные с вашим проектом, включая счета, расходы, отработанное время и другие особенности, в одном месте. Независимо от задачи, с помощью Projects вы можете точно отслеживать и учитывать оплачиваемые расходы.
Экспресс-квитанции о расходах
ExpressExpense — это средство для создания квитанций, которое позволяет создавать квитанции для любых целей. Распечатайте квитанцию, которая давно исчезла, создайте квитанцию, чтобы удивить своих коллег, или создайте квитанцию для товаров, которые вы предлагаете.
На основе предоставленных вами данных бесплатный онлайн-генератор квитанций Express Expense создает квитанции профессионального качества. Просто выберите шаблон квитанции, измените полученную квитанцию, а затем загрузите или распечатайте ее. Вы не можете использовать службу ExpressExpense для создания фиктивных или мошеннических документов. Всю ответственность за использование поступлений ExpressExpense.com берет на себя пользователь.
С любым струйным или лазерным принтером вы можете создавать квитанции о расходах в режиме экспресс. Они предоставляют сопутствующее приложение «Мгновенная термопечать» для печати чеков на настоящей термобумаге.
Express обычно предоставляет один бесплатный дизайн квитанции для использования всеми клиентами. И вы также можете зарегистрироваться в качестве участника, если хотите получить доступ к дополнительным параметрам шаблона квитанции. есть варианты годового и ежемесячного членства, в то время как планы PRO и Enterprise включают ВСЕ шаблоны квитанций.
С помощью технологии Express Expense вы можете создавать квитанции, которые можно распечатать на любом струйном или лазерном принтере. Вы также можете использовать термопринтер Bluetooth и БЕСПЛАТНОЕ мобильное программное обеспечение Quick Thermal Print для печати собственных подлинных чеков.
Как вести учет расходов?
В основном вы можете хранить квитанции и документы, которые хотите сохранить для каждой категории, в папках с файлами или больших конвертах. Более того, когда придет время подавать подоходный налог, вы можете хранить ежемесячные сводки расходов в отдельной папке, чтобы упростить их поиск.
Зачем бухгалтерам нужны квитанции?
При ведении бизнеса важно отслеживать поступления. Квитанции служат ряду целей для предприятий, в том числе в качестве доказательства оплаты, обоснования налоговых вычетов, отражения расходов в отчете о прибылях и убытках, а также проверки права собственности на активы в балансе.
Заключение
Безусловно, процесс сдачи авансового отчета раздражает не только работников, но и руководство. Несмотря на это, работодатели должны учитывать доказательства оплаты, которые они должны хранить, а также то, как их сохранить, сделать их доступными при уплате налогов и где их хранить.
Когда сотрудник или подрядчик представляет отчет о расходах для возмещения, они должны включить все соответствующие квитанции в качестве доказательства покупки. Чтобы зафиксировать или возместить стоимость любой покупки, сделанной на работе, такой как деловые поездки, расходные материалы для офиса или оборудование для использования на встрече с клиентом, вам в основном потребуется квитанция о расходах.
Хотя все это может показаться пугающим, с помощью приложений, которые позволяют сделать снимок квитанции с помощью телефона с камерой, более поздние программы о поездках и расходах значительно упрощают обработку квитанций о расходах.
Статьи по теме
- ПОДДЕЛЬНАЯ КВИТАНЦИЯ: определение, как распознать и сделать
- ИНСТРУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ РАСХОДАМИ: пошаговое руководство и лучшие инструменты для использования
- Управление расходами: определение и 13 лучших программ для управления расходами
- Как правильно заполнить денежный перевод: пошаговое руководство
- Как работают денежные переводы? (+Как совершать покупки с помощью дебетовых карт)
Справка
