КАК ЗАПОЛНИТЬ W9: ОПРЕДЕЛЕНИЕ И КАК ЗАПОЛНИТЬ

Когда вы начинаете работать фрилансером или независимым подрядчиком в компании, всегда нужно заполнить много документов. Большинство ваших индивидуальных клиентов или компаний, которые будут платить вам, потребуют от вас заполнения формы W9, а также идентификационного номера налогоплательщика (ИНН) и сертификата. Как заполнить форму W9 для бизнеса или ООО, будь то физическое лицо или фрилансер?

Эта статья, которую вы собираетесь прочитать, даст вам ответы на все возможные вопросы.

Что такое форма W9?

Форма W9 — это одна из распространенных форм, которую обычно использует IRS. Это одностраничная налоговая форма, которая предоставляет правильный идентификационный номер налогоплательщика другим лицам, клиентам или предприятиям, банкам и финансовым учреждениям. Клиент может попросить вас заполнить и отправить форму W9, чтобы он мог надлежащим образом подготовить вашу форму 1099-NEC. Это также облегчит им отчет о любых платежах, которые они сделают вам в конце года, и узнают, подлежите ли вы дополнительному удержанию или нет.

Как независимый подрядчик, вам, вероятно, потребуется отправить эту форму кому-то, кто затем отправит вам обратно форму 1099. Эта форма 1099 — это то, что вам теперь нужно отправить в IRS, если вы получили от кого-то платеж в размере не менее 600 долларов США. в этом году.

Подписывая форму, вы также соглашаетесь удерживать налоги со своих доходов в качестве подрядчика или фрилансера. Иногда работодатели удерживают часть вашей заработной платы в счет уплаты федерального подоходного налога и налога штата (налоги FICA), особенно если вы работаете полный рабочий день.

Вот как это работает: компания, клиент или физическое лицо, на которого вы работали, будет использовать информацию, предоставленную вами в форме W9, которую вы им отправили, для заполнения формы 1099-MISC. Эта форма 1099-MISC — это то, что вы подадите в IRS в конце налогового года. В форме будет показан список всех платежей, которые вы получили от своего работодателя в течение года.

В большинстве случаев вас попросят заполнить форму W9 до того, как компании или банковские учреждения начнут вести с вами дела. В любом случае, если вам когда-нибудь понадобится создать форму W9, которую вы сможете использовать, вы всегда можете найти ее на веб-сайте IRS.

Кому нужно заполнять форму W9?

Как правило, для вашего бизнеса принято представлять или заполнять форму W9 при работе с физическим лицом или компанией, которые могут потребовать предоставления информации в IRS. Эта информация может включать в себя получение оплаты за услуги, которые вы предоставляете в качестве независимого подрядчика или фрилансера, ежемесячные выплаты по ипотеке или подписку на вашу счет ИРА.

Используя форму W9, физическое лицо или организация, с которой вы работаете, на законных основаниях получает некоторую информацию, позволяющую установить вашу личность, включая ваш идентификационный номер налогоплательщика (ИНН).

Вам также может потребоваться заполнить форму W9 в следующих случаях:

• Некоторые виды сделок с недвижимостью
• Покупка или продажа залогового имущества.
• Списание долгов
• Взносы в пенсионный план для физических лиц (IRA)

Как заполнить форму W9

Несмотря на то, что формы W9 могут показаться простыми для понимания для большинства людей, ниже приведен процесс или рекомендации о том, как это работает.

№1. Получите форму W9 с веб-сайта IRS.

Хотя вы можете получить копию формы от клиента, вы также можете скачать форму с веб-сайта IRS и распечатать ее самостоятельно. Однако, если у вас есть вопросы о мелком шрифте, помните, что вы можете проконсультироваться с IRS, вашим CPA, зарегистрированным агентом или другими специалистами по налогам.

№ 2. Введите свое полное официальное имя

Укажите свое полное официальное имя в строке 1 формы. Однако независимо от того, подаете ли вы декларацию как физическое лицо, индивидуальный предприниматель или ООО с одним участником, лучше всего использовать имя, указанное в ваших индивидуальных налоговых декларациях, и писать его таким же образом.

№3. Введите название вашей компании

Вам нужно будет заполнить строку 2 формы W9, если у вас другое название компании. Здесь вы должны ввести свой бизнес или название «неучитываемой организации», если таковое имеется. Например, если вы являетесь индивидуальным предпринимателем, но хотите продавать себя под другим именем, вы ведете свой бизнес под другим именем. Это точное имя, которое вы должны ввести в это поле. В противном случае, если ваша компания является товариществом, LLC с несколькими участниками, корпорацией C или корпорацией S, вам следует использовать юридическое название вашей компании.

№ 4. Опишите организационную структуру вашей компании

Указав название своей компании, выберите соответствующую структуру бизнеса в строке 3. Для целей налогообложения IRS должно иметь четкое представление о том, как вы классифицируетесь. Между тем, должна быть возможна четкая корреляция между этим и годовой федеральной налоговой формой вашего бизнеса.

Индивидуальный предприниматель, товарищество, корпорация C, корпорация S, траст/имущество, компания с ограниченной ответственностью или «другое» — все это примеры федеральной налоговой классификации. Выберите правильный вариант, который лучше всего подходит для вашего бизнеса.

№ 5. Исключения

В строке 4 эти поля, скорее всего, останутся пустыми. Это второстепенная область для подавляющего большинства людей и предприятий. Однако, если ваш бизнес является корпорацией, вам, возможно, придется это сделать, поэтому перед принятием решения проконсультируйтесь со своим налоговым бухгалтером.

№ 6. Введите свой почтовый адрес

Вы должны соответствующим образом заполнить строки 5 и 6 с вашим почтовым адресом. Этот адрес должен быть тем, который вы можете использовать, если хотите получать важную налоговую информацию. Укажите свой почтовый адрес, город, штат и почтовый индекс. В дополнение к использованию этого адреса для вашей налоговой декларации, если вы работаете в качестве фрилансера или индивидуального подрядчика, ваш клиент также будет использовать адрес, указанный в W9, чтобы убедиться, что ваша форма 1099-NEC подготовлена ​​правильно. Если вы заполняете форму W-9 для какой-либо другой цели, вы все равно можете рассчитывать на получение формы 1099-MISC по этому адресу.

# 7. Укажите свой номер социального страхования/идентификационный номер работодателя

Далее следует перейти к первому разделу, который называется Часть 1. Это включает в себя ввод вашего идентификационного номера налогоплательщика (ИНН), который является наиболее важной частью этой формы. Как правило, SSN или EIN — это два наиболее распространенных метода идентификации себя при приеме на работу. Все зависит от структуры вашей фирмы.

Поскольку Налоговая служба называет этот раздел частью 1, это может еще больше запутать ситуацию, но все так просто, как кажется. Как компания, вы должны указать идентификационный номер работодателя (EIN) или номер социального страхования (SSN) в качестве подтверждения налогового идентификатора вашей компании. Однако IRS предпочитает использовать SSN в форме W-9.

№8. Узнайте, нужно ли вам подписывать и ставить дату в форме

Часть 2 формы W-9 — раздел сертификации. Это часто включает в себя просьбу подтвердить, являетесь ли вы гражданином Соединенных Штатов или иностранцем-резидентом. Аналогичным образом, прежде чем вы сможете подписать форму W9, вы должны засвидетельствовать точность всей вашей информации в Разделе II. IRS проводит политику нулевой терпимости, когда речь идет о недобросовестной подаче налоговой формы, и поэтому вы можете быть подвергнуты штрафу или тюремному заключению, если вы сознательно упустите информацию или лжете в налоговой форме.

Как заполнить форму W9 для ООО

Обычно, чтобы правильно подать налоги с ООО, вам необходимо заполнить форму W9. В эту форму включены проценты по ипотеке, доходы внештатных сотрудников и списание долга. Хотя форма W9 довольно проста, ее заполнение может показаться сложным, если вы подаете заявку на LLC. Но если вы сделаете это надлежащим образом, вы и ваша компания сможете избежать всевозможных налоговых трудностей или проблем.

В связи с тем, что IRS не признает LLC в качестве независимых коммерческих организаций, LLC могут облагаться налогом как индивидуальное предприятие (неучитываемая организация), товарищество или корпорация. Это означает, что если вы являетесь единственным владельцем (членом) своего ООО, оно будет облагаться налогом как неучитываемая организация.

Выбор налогообложения LLC с одним участником в качестве неучитываемой организации означает отражение прибыли и убытков в вашей индивидуальной налоговой декларации (известное как сквозное налогообложение). Если вы получаете 1099 для доходов LLC напрямую, вам все равно может потребоваться заполнить форму W9.

Если вы являетесь корпорацией C или S, отметьте поле W9 под названием компании, а также укажите C или S рядом с этим полем, в зависимости от типа вашей корпорации. Вы также можете использовать форму 2553 для создания корпорации типа S, что позволяет избежать двойного налогообложения.

Независимо от того, управляете ли вы своим LLC в качестве индивидуального участника, корпорации или партнерства, с помощью следующих шагов вы можете легко заполнить или заполнить форму W9 для своего бизнеса;

ООО с одним членом

Служба внутренних доходов рассматривает компанию с ограниченной ответственностью с одним участником как неучитываемую организацию для целей федерального подоходного налога. Таким образом, единственный владелец ООО должен подавать налоги в том же порядке, что и индивидуальный предприниматель.

• В первых двух строках формы W9 укажите свое имя и юридическое название вашей корпорации с ограниченной ответственностью (LLC). Введите юридическое название ООО во второй строке после имени, под которым вы подаете налоговую декларацию.
• Введите местонахождение предприятия, включая город, штат и почтовый индекс заведения.
• Вы должны проверить как физическое лицо / индивидуальный предприниматель / ООО с одним участником, а не «компания с ограниченной ответственностью», потому что это то, что вы классифицируете для целей налогообложения.
• Затем введите свой номер социального страхования. Необходимо использовать свой номер социального страхования (SSN). Служба внутренних доходов (IRS) также разрешает вам вводить EIN, который вы получили в качестве единственного владельца.
• Подпишите сертификат и отправьте его заказчику вместе с формой W9.

Сотрудничество или совместное предприятие

Чтобы заполнить форму W9 для корпораций и товариществ (LLC), необходимо выполнить следующие действия:

• Введите юридическое название ООО. Это должно быть так, как указано в его налоговых декларациях. Однако, если оно есть, вы должны указать вторичное название ООО во второй строке «Название компании».
• В раскрывающемся меню выберите «Общество с ограниченной ответственностью».
• Для товарищества введите «P» в строке налоговой классификации, а для корпораций типа S вы можете написать «S».
• Введите местонахождение компании, например город, штат и почтовый индекс.
• Введите идентификационный номер работодателя ООО (EIN).
• Сделайте копию формы W-9 и отправьте ее лицу, которое ее запрашивает.

Каждый заказчик, на которого работал фрилансер или подрядчик, должен заполнить форму W-9. Поэтому сохраните копию формы W-9 для себя, на всякий случай. Если клиент не получит форму 1099-MISC в конце года, вы также можете использовать эту форму, чтобы связаться с ним.

Как заполнить форму W9 для бизнеса

W9 представляет собой налоговую форму, которую вы отправляете другим компаниям, а не в IRS. Предположим, ваш бизнес выполняет работу для местного бизнеса; чтобы отправить вам налоговую форму 1099 или подтвердить, что она вам или вашему предприятию не нужна, форма W9, которую вы заполняете, предоставляет им информацию, которая им может понадобиться. Хорошая новость заключается в том, что инструкции W9 достаточно просты, поэтому заполнение полей не займет много времени.

В форме W9 вы предоставите такую ​​информацию, как ваше имя, название вашей компании, ваш идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) и структуру вашей организации. Вам также нужно будет указать любые исключения, которые могут быть у вас из определенных требований по отчетности. После того, как вы намеренно заполнили форму W9 для своего бизнеса, вы можете просто подписать ее.

Основная инструкция по заполнению формы W9 для вашего бизнеса

Давайте предположим, что ваша корпорация могла предоставить местному бизнесу услуги на сумму 2,800 долларов в прошлом году. Чтобы подать форму 1099 в IRS, эта компания потребует от вашего бизнеса форму W9. Вы можете просто загрузить форму W9 с веб-сайта IRS и заполнить ее для своего бизнеса в соответствии с инструкциями. Информация требует:

Подпишите документ после его заполнения. Тем не менее, в качестве под присягой заявления о том, что информация о W9 для вашего бизнеса является точной, вы должны перепроверить свою подпись. Невыполнение этого требования практически означает, что вы дали ложные показания, что является преступлением.

Кроме того, резервное удержание берет 24 процента, точно так же, как происходит удержание налога из зарплаты работника. Они могут повлиять на доход, дивиденды, арендную плату и роялти, а также на компенсацию лицам, не являющимся работниками, но не влияют на сделки с недвижимостью. В этом случае компания, которая запрашивает ваши услуги, вычтет определенную сумму из вашей услуги в размере 2,800 долларов. Таким образом, фирма не будет удерживать вашу заработную плату, если вы предоставите свой ИНН и подтвердите, что вы не подлежите дополнительному удержанию.

Как заполнить форму W9 в качестве фрилансера

Форма W9 — это документ, который самозанятые работники, такие как фрилансеры, которые предоставляют услуги корпорациям, должны заполнить, чтобы отслеживать свою налоговую и финансовую информацию. Используя эту форму, компания-спонсор может предоставить налоговой службе точную информацию о фрилансере, а также идентификационный номер налогоплательщика.

Как независимый подрядчик или фрилансер, форма IRS W9 чаще всего используется с каждым работодателем. Сотрудникам, работающим полный рабочий день, не нужен W9. Вам необходимо заполнить форму W9, поскольку работодатели не удерживают налоги с независимых подрядчиков или фрилансеров.

Если вы фрилансер, описанная ниже процедура поможет вам научиться правильно заполнять форму W9.

№1. Введите ваше имя

Используя юридическое имя, указанное в налоговой декларации, напишите или введите свое полное имя.

№2. Введите название вашей компании

Введите или напишите название своей компании или не обращайте внимания на название организации.

№3. Определитесь со своей классификацией IRS

Здесь выберите подходящий вариант федеральной налоговой классификации. Как юридическое лицо вы, вероятно, являетесь индивидуальным владельцем, корпорацией C, корпорацией S, товариществом, трастом или недвижимостью, компанией с ограниченной ответственностью или другим типом бизнеса.

№ 4. Выберите свои исключения

Если в соответствии с Законом о налоговом контроле за иностранными счетами (FATCA) у вас есть какие-либо исключения из дополнительных налоговых вычетов или отчетности, вы должны ввести правильный код бенефициара или отчетности в этой части. Некоторые компании исключены из резервного удержания, когда речь идет о выплате процентов и дивидендов. Тем не менее, вам следует ознакомиться с инструкциями по форме, чтобы быть уверенным.

№ 5. Укажите свой почтовый адрес

Здесь вы должны указать полный почтовый адрес, который вы используете в своей налоговой декларации, вместе с номером, названием улицы и номером квартиры. Это может быть ваше место жительства или место работы.

№ 6. Введите остальную часть вашего адреса

Как правило, это включает ваш город, штат и почтовый индекс. Чтобы Налоговое управление США могло связать ваши документы 1099 в качестве фрилансера с вашей формой 1040, вы должны указать соответствующий адрес в заполняемой вами форме W9.

№ 7. Введите данные запрашивающего

В этом разделе вам также необходимо будет указать полное имя и адрес человека или фирмы, которая попросила вас заполнить эту форму. Хотя это и не является обязательным требованием, неплохо записать эту информацию для себя.

№8. Укажите свой идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) и заполните Часть 1

Для фрилансера часть 1 формы W9, которая касается вашего идентификационного номера налогоплательщика, является следующим разделом для заполнения. Вы можете сделать это, введя ИНН вашего предприятия в соответствующее поле. Как фрилансер, вполне вероятно, что ваш ИНН — это ваш номер социального страхования (SSN). Между тем, если бы это была компания другого типа, ваш ИНН, скорее всего, был бы вашим идентификационным номером работодателя (ИНН).

Альтернативный вариант — просмотреть инструкции по заполнению формы для получения дополнительной информации о том, как заполнить форму в качестве иммигранта или лица, не подлежащего учету.

№ 9. Заполните Часть II, чтобы сертифицировать или аутентифицировать вашу форму W9

Заключительная часть вашей формы W9 для заполнения в качестве фрилансера требует, чтобы вы под страхом наказания за лжесвидетельство подтвердили, что предоставленная информация является точной. Это означает, что вы подтверждаете, что предоставленная вами информация является точной и что вы были правдивы на протяжении всего процесса. Эта часть формы всегда имеет решающее значение для защиты ваших законных прав. Подписывая свое имя и дату на документе, вы подтверждаете, что следующие утверждения верны:

• Вы либо написали, либо ждете получения правильного ИНН для себя.
• Вам не нужно беспокоиться о резервном копировании удержание поскольку вы освобождены или у вас есть уважительная причина не делать этого; возможно, IRS не проинформировала вас о каких-либо дополнительных удержаниях.
• Неважно, американец вы или нет; вы либо гражданин США, житель США, либо иностранец.
• Возможно, вы представляете товарищество, корпорацию, фирму или другое юридическое лицо США, которое было создано или учреждено в Соединенных Штатах в соответствии с законы Соединенных Штатов.
• Вы указали в форме правильный код или коды FATCA?

Заключение

Вам необходимо ознакомиться с формой IRS W9 и с тем, как ее заполнить, если вы работаете как физическое лицо, фрилансер или неучтенная организация. Это позволяет клиенту или компании, на которую вы работаете как физическое лицо, легко получить ваше имя, адрес и идентификационный номер налогоплательщика. Это также помогает информировать людей, если им требуется дополнительное удержание или нужно вычесть налоги из своих доходов.

Данная форма не предназначена для подачи в налоговую службу. Вам нужно только направить его работодателям, которые запрашивают его. Хотя форма W9 достаточно проста для заполнения, перепроверьте свою информацию на предмет точности. Однако, если у вас возникли проблемы с заполнением этой формы, вы можете подумать о найме налогового бухгалтера, который поможет вам в этом процессе.

Как заполнить часто задаваемые вопросы W9

На что похожа форма W9?

IRS W-9 представляет собой одностраничный документ с пятью страницами инструкций..

Где я могу найти форму W9?

Чтобы заполнить форму W9 в качестве индивидуального предпринимателя, ООО с одним участником или физического лица, получите один от вашего клиента, банка или другого финансового учреждения. Его PDF-версия также доступна на веб-сайте IRS.

Что такое резервное удержание?

Резервное удержание — это деньги, вычитаемые из вашей зарплаты и перечисляемые в IRS из доходов. Плательщики могут быть обязаны удерживать налоги, чтобы Налоговое управление США получило любые невыплаченные подоходные налоги.

Нужно ли физическому лицу заполнять форму W9?

Работодатели, нанимающие человека в качестве независимого подрядчика, должны предоставить ему форму W9, которую он должен заполнить до начала работы. Однако физическое лицо или «независимый подрядчик», который должен заполнить форму W9, должен соответствовать определенным критериям.

Статьи по теме

1. Как правильно заполнить денежный перевод: пошаговая инструкция
2. ФРИЛАНС БИЗНЕС: модели и идеи 2023 года для начала (+ бесплатные советы)
3. ОСНОВНОЕ МЕСТО ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА ООО: определение и примеры
4. COI INSURANCE: значение и как получить страховой сертификат
5. ПРЕДВАРИТЕЛЬНО УТВЕРЖДЕННЫЙ VS ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ: В чем разница?