Вам нужны предложения по организации мероприятия? Вы прибыли в нужное место. За прошедшие годы мы посетили множество мероприятий, организованных различными группами. У нас также есть множество лучших практик, которые вы можете использовать, даже если мы не можем перечислить все особенности, которые вам необходимо учитывать (часто это зависит от типа мероприятия!). В этой записи блога мы расскажем вам о шагах, связанных с планированием мероприятия.
Что такое план мероприятия?
План мероприятия служит дорожной картой для всех элементов вашего мероприятия.
Эти компоненты координируются в соответствии с целями и задачами SMART (конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и ограниченными по времени) и временными рамками. Мы советуем работать в обратном порядке от даты вашего мероприятия, чтобы определить временную шкалу (график обратной работы!).
Пока вы готовитесь к большому дню, ваш организатор мероприятий может помочь вам не сбиться с пути. Независимо от того, насколько большое или маленькое ваше мероприятие, успешный план включает в себя одни и те же важные элементы, которые мы рассмотрим в следующей части.
Каковы шаги в планировании мероприятия?
Организация мероприятий требовательна. Уследить за всеми мелкими деталями может быть сложно, когда есть так много движущихся частей. Есть много вещей, которые нужно учитывать, от выбора места и спикеров до того, чтобы убедиться, что вы разослали благодарственные письма и провели после мероприятия подведение итогов.
Вот некоторые изложенные шаги в организации мероприятия.
№1. Разработка целей и задач мероприятия
Постановка четкой цели и задачи – первый этап. Какие цели вы преследуете при организации этого мероприятия?
№ 2. Сформируйте команду
Чтобы справиться со всеми приготовлениями к любому мероприятию, необходимы согласованные усилия команды. Выберите ключевого члена комитета, который возглавит мероприятие, и назначьте конкретных председателей подкомитетов. Место проведения, докладчики, развлечения, реклама, спонсоры, транспорт, управление волонтерами и другие области могут быть охвачены подкомитетами.
№3. Назначить дату
Прежде чем окончательно определить дату вашего мероприятия, обязательно примите во внимание следующее.
Дайте себе достаточно времени для организации; в идеале это должно быть от четырех до шести месяцев, в зависимости от специфики вашего мероприятия.
- Помните о праздниках
- Избегайте крупных мероприятий или школьных каникул
- Уточняйте даты у важных участников (основные докладчики/докладчики, VIP-посетители, заинтересованные стороны).
№ 4. Брендируйте свое мероприятие
Вы должны выбрать тему, которая является одновременно актуальной и отличительной, если вы хотите, чтобы ваше мероприятие выделялось. Подумайте о широкой, привлекательной теме для вашего мероприятия и серьезно подумайте над названием. В частности, в интернет-СМИ это может привлечь внимание. Подумайте о своих целях для мероприятия, когда будете придумывать варианты имен. Придумайте слоган — краткую запоминающуюся фразу, которая подытожит событие. Создайте логотип для представления вашего мероприятия. Футболки, бутылки с водой, сумки и другие предметы можно брендировать с помощью логотипа. Логотип можно легко сделать с помощью бесплатного онлайн-инструмента для графического дизайна Canva.com.
№ 5. Составьте общий план
Все элементы мероприятия, включая:
- Выбор места, планирование и организация питания (контракты, разрешения, страхование, выбор блюд, кейтеринг и т. д.)
- Спикеры/докладчики (идентификация, проверка, логистика и управление) (идентификация, подтверждение, логистика и управление)
- Мероприятия/развлечения
- Продвижение и реклама как в автономном режиме, так и в Интернете (веб-страница, онлайн-реклама, календари событий, печатные программы, отношения со СМИ, вывески, социальные сети и т. д.)
- Управление спонсорами и партнерами
- Управление волонтерами
- Помните, что люди становятся волонтерами по разным причинам (горячие точки), например, из-за желания что-то изменить, возможности познакомиться с новыми людьми в обществе или из-за желания узнать или испытать что-то новое. Хороший волонтерский опыт может привести к дальнейшему волонтерству. Они больше не станут добровольцами и расскажут другим, если у них будет ужасный опыт. Убедитесь, что у ваших волонтеров есть чувство тепла и участия. Они должны верить, что их усилия стоили того и были полезны.
№ 6. Определить административные процессы
Как вы будете отслеживать спикеров, гостей, бюджет и списки регистрации?
№ 7. Определить и создать партнерства и спонсорство
Есть ли какие-либо компании, с которыми вы могли бы сотрудничать или обратиться за спонсорством, чтобы помочь с расходами и увеличить участие? Когда вы включаете других людей или организации в свое мероприятие, они кровно заинтересованы в том, чтобы помочь с рекламой и обеспечить успех мероприятия.
Возможно, вы захотите подумать о:
поиск деловых спонсоров, которые помогут оплатить часть расходов на мероприятие. Это может включать в себя все, от местных предприятий, которые могли бы пожертвовать товары или услуги, такие как цветы для столов, подарочные пакеты и т. д., до глобальных организаций, которые хотели бы спонсировать еду, предложить приз за дверь или предоставить подарок. важный молчаливый аукционный предмет.
Объедините усилия с соседскими группами, которые могут предоставить место или помочь с планированием или подбором персонала для мероприятия.
№8. Создайте план рекламы
Даже с самым невероятным составом спикеров или развлекательных программ вам все равно нужен PR, чтобы привлечь посетителей. Первым шагом в продвижении мероприятия является уведомление или страница на вашем веб-сайте, за которым следует напоминание в вашем информационном бюллетене или по электронной почте, чтобы сохранить дату, за которой следует офлайн и онлайн-реклама, отношения со СМИ и постоянная коммуникация для продвижения регистрации. Без благодарностей после мероприятия, благодарностей спонсоров и историй, подчеркивающих основные идеи мероприятия или успех в сборе средств, ни одна стратегия не будет завершенной.
№9. Установите бюджет
Оценки всех важных компонентов, включенных в ваш генеральный план мероприятия, должны быть включены в ваш бюджет. Не забудьте учесть командировочные расходы спикеров или выступающих.
№10. Оцените событие
Как узнать, удалось ли ваше мероприятие? Используете ли вы показатели посещаемости для оценки успеха? Сколько вы подняли? Сообщение? Как вы привлекли аудиторию или участников? Когда вы впервые определяете свои цели и задачи, вы должны подумать о том, как вы будете оценивать событие, чтобы оценить свой успех.
Каковы семь этапов планирования мероприятия?
Организация празднования на рабочем месте, будь то праздничная вечеринка или ежегодный обед с клиентами, требует большой подготовки и немного удачи. Эти семь советов помогут вам снизить уровень стресса и сделать ваше особенное мероприятие действительно особенным.
№1. Начинайте раньше, чем считаете нужным.
Даже если дата вашего мероприятия может показаться далекой, вам нужно будет принять множество мелких мер по дороге, чтобы не сбиться с пути. Если ваша организация проводит ежегодные собрания, вы можете начать планировать самое необходимое, например, место и повестку дня, как только предыдущее собрание закончится, пока уроки, извлеченные из того, что сработало, а что нет, еще свежи. Если вы организуете праздничную вечеринку, проверка доступности места проведения летом может помочь вам выбрать лучший вариант и, возможно, даже претендовать на скидку при раннем бронировании. Раннее начало снижает вероятность упущения важных деталей и дает вам время для внесения изменений.
№ 2. Установите главный календарь.
Составьте список шагов, которые необходимо предпринять после получения первоначальной обратной связи от вашего работодателя и других заинтересованных сторон. В широком масштабе это может включать поиск потенциальных мест, приготовление пищи, отправку регистрационных форм и настройку транспорта. Предоставьте более подробные инструкции и сроки после каждого из них. Например, вы должны изучить свои возможности, просмотреть лучшие варианты и узнать, что будет и что не будет предлагаться, прежде чем бронировать место (например, аудио-видео оборудование). Когда вы закончите каждое задание, вычеркните его из списка и по мере необходимости добавляйте новые.
№3. Собери команду.
Не пытайтесь управлять всем планированием самостоятельно. Вместо этого давайте специализированные задания, основанные на сильных сторонах каждого человека. Кто-нибудь из вашей команды работал в сфере общественного питания? Попросите его рассмотреть варианты питания. Коллега из соседнего коридора играет в кавер-группе. Попросите, чтобы она отвечала за организацию развлечения. Имейте четкие ожидания и сроки выполнения, а также планируйте регулярные встречи для отслеживания прогресса.
№ 4. Торгуйтесь с поставщиками по ценам.
Этот шаг может быть простым, если вы постоянно используете одних и тех же поставщиков, потому что вы можете иметь право на скидку. Организация вашего мероприятия в непиковый день или время также может сэкономить расходы. Посмотрите, какую скидку вы можете получить, если вам требуется более одного гостиничного номера для иногородних гостей; часто отели будут компенсировать номер, если вы сделали определенное количество бронирований. Получите расценки от нескольких поставщиков услуг, которые вам потребуются, так как это может помочь вам торговаться: например, если продавец с лучшим меню знает, что у вас более низкие ставки, он может быть готов снизить свои цены.
№ 5. Подумайте о «что, если».
Заранее подготовьтесь к возможным препятствиям. Было бы здорово, если бы в новом модном ресторане города можно было провести ваше праздничное собрание. Важно вежливо спросить о количестве других мероприятий, запланированных на тот же вечер, поскольку это может повлиять на уровень ухода, который получает ваша группа. Или, возможно, вы организуете семейную прогулку в близлежащем тематическом парке. Убедиться, что будут занятия для всех детей; вы же не хотите, чтобы малыши грустили из-за того, что не умеют кататься на аттракционах.
№ 6. Получите его в письменной форме.
Чтобы не было сюрпризов в день мероприятия, внимательно читайте договоры поставщиков. Не делайте никаких предположений; все, что вы ожидаете получить, должно быть указано явно. Убедитесь, что в вашем договоре четко указано, что продавец, например, поднимет и разберет палатку и стулья, которые вы арендуете. Ваши контракты также должны охватывать непредвиденные обстоятельства, например, кто вмешается, если ди-джей, которого вы зарезервировали, заболеет.
№ 7. Веселиться!
Пришло время сделать шаг назад и увидеть, как ваша тяжелая работа окупится, как только наступит важный день, когда все настроено и работает без сучка и задоринки. Цените момент, но также помните о потенциальных изменениях, которые вы могли бы внести в будущем. И всегда не забывайте выражать благодарность всем, кто способствовал успеху мероприятия.
Каковы 6 этапов планирования мероприятия?
Планирование – залог успешного мероприятия. Легко чувствовать себя подавленным, потому что нужно учитывать так много факторов. Чтобы ваше мероприятие прошло успешно и не выходило за рамки вашего бюджета, выполните шесть наших шагов.
№1. Определите свои цели и задачи.
Важно сесть и обдумать свои цели для мероприятия, прежде чем рассматривать возможные места. Вы пытаетесь собирать пожертвования? или рекламировать запуск конкретного продукта? Вы хотите 40 или 400 гостей?
Точность в отношении вашей аудитории также имеет решающее значение. Вам будет легче планировать и составлять бюджет, если вы будете знать свои основные цели и иметь конкретные критерии для измерения прогресса.
№ 2. Настройка бюджета
Тратить немного больше здесь и там просто, когда вы хотите, чтобы все было безупречно. Но прежде чем вы это осознаете, это может привести к превышению бюджета на сотни или даже тысячи долларов. Вы можете лучше контролировать свои расходы, составив реалистичный и гибкий бюджет.
Эти основные компоненты должны быть включены в ваш бюджет:
- Аренда помещения Включает любые другие расходы, такие как страхование.
- Питание: закуски и обеды во время перерыва.
- Расходы на персонал: они охватывают настройку, координацию и очистку.
- Будь то ди-джей или приглашение специальных гостей для выступления.
- Аренда аудио/видео: В зависимости от местоположения вам может понадобиться арендовать дополнительное оборудование. проектор, например.
- Украшение: если у мероприятия есть тема, вам может понадобиться купить или арендовать дополнительный декор.
- Маркетинг: если у вас есть средства, хорошей идеей будет создать бюджет на маркетинг, потому что продвижение вашего мероприятия имеет важное значение для его успеха.
- Непредвиденные обстоятельства: как бы тщательно вы ни готовились к мероприятию, неизбежно возникнут непредвиденные расходы. Обеспечить подстраховку, в том числе 10% на случай непредвиденных обстоятельств.
№3. Расписание мероприятия и планирование
Предоставление себе достаточно времени является наиболее важной частью подготовки. Когда вы ограничены во времени, кажется, что время летит так быстро. В идеале вы должны выделить себе 4-6 месяцев на подготовку и проведение более крупных мероприятий.
Проверьте наличие возможных конфликтов, если дата является переменной. Вы же не хотите бронировать место только для того, чтобы узнать, что ваше мероприятие совпадает со значительным религиозным праздником или что важный приглашенный спикер не будет доступен в этот день.
Мы советуем составить генеральный план и временную шкалу, включающую все важные сроки в преддверии мероприятия, чтобы гарантировать, что все пройдет гладко. Это также облегчит вам назначение заданий вашей команде. Предоставление лицензий, страховых полисов, подтверждение любых приглашенных докладчиков, критические даты для маркетинга и рекламы, разосланные приглашения, крайний срок ответа и подробный календарь на фактический день могут быть включены в ваш график.
№4. Партнерские отношения
Вы можете рассмотреть возможность сотрудничества с другими группами для спонсорства в зависимости от характера и размера вашего мероприятия. Это может помочь вам сэкономить деньги, а также помочь в маркетинге и продвижении.
Обязательно подчеркните четкую ценность для компаний, которым вы предлагаете спонсировать ваше мероприятие. Ваши шансы на успех увеличатся, если вы сможете привести веские доводы в пользу спонсорства.
№ 5. Повышение
Пришло время рассказать о вашем мероприятии сейчас, когда идет подготовка. Даже если у вас запланированы самые замечательные спикеры, никто не придет, если не будет знать о мероприятии.
Включите важные даты в график событий и создайте план по связям с общественностью и маркетингу. Ваша маркетинговая стратегия должна включать:
- Анонс веб-страницы о мероприятии.
- информационные бюллетени и рассылки по электронной почте.
- Посты в социальных сетях, которые были запланированы.
- Пресса и средства массовой информации, включая ваш пресс-релиз.
№ 6. Сфотографируйте и снимите фильм, чтобы задокументировать событие.
Важно задокументировать ваше мероприятие и его успех после всей вашей подготовки и тяжелой работы. Чтобы ваши фотографии были самого высокого качества и разрешения, наймите профессионального фотографа.
Эти фотографии могут быть включены в ваш отчет после мероприятия, который также может включать заявление для прессы о мероприятии и благодарственные письма всем спонсорам и участникам. Кроме того, эти фотографии могут помочь в освещении предстоящих событий. Изображения и видео можно легко сохранять и обмениваться с пакетом Vista.
Вы можете добавить членов команды или участников, как только создадите область для своего мероприятия. Все ваши изображения сохраняются в одном месте, где все они удобно доступны и упорядочены.
Каковы 3 основных компонента планирования мероприятий?
Планирование мероприятия сильно отличается от организации типичной вечеринки. Независимо от того, является ли мероприятие громким или частным, на него уходит гораздо больше времени на подготовку, разработку и организацию. В конце концов, каждый организатор мероприятий надеется на успешное мероприятие, но достичь этой цели не всегда просто. Планирование хорошего мероприятия требует следующих трех факторов:
№1. Установите цель с задачами и бюджетом.
Установите цели, задачи и, самое главное, бюджет, который охватывает все аспекты мероприятия, прежде чем вы даже начнете мечтать о теме. Каковы ваши цели по случаю? Вы пытаетесь собрать деньги? Есть ли продукт, который заслуживает особого внимания? Что клиент считает успехом мероприятия? Наличие цели значительно облегчит организацию оставшейся части мероприятия.
Почему важно составлять бюджет? Для начала вам нужно знать, где установить лимит расходов. Даже несмотря на то, что при ограниченном бюджете вы можете добиться многого, не стоит организовывать мероприятие, которое не удовлетворит желания и финансовые возможности клиента. Составьте постатейный бюджет, чтобы каждый шаг фиксировался, а ваши расходы оставались в допустимых пределах.
№ 2. Выберите место и заключите контракты с поставщиками
Всем известно, что нельзя устроить вечеринку без зала, способного вместить всех гостей. То же самое относится как к значимым, так и к небольшим деловым/корпоративным мероприятиям. В зависимости от общей концепции, бюджета и атмосферы, которую вы хотите создать, найти идеальное место может быть сложно. В то время как запуск продукта должен быть немного более совместным и привлекательным, выбор устоявшегося объекта с огромными банкетными залами будет говорить о богатстве для более высококлассной атмосферы. Планирование дизайна может начаться всерьез после того, как у вас будет место.
Использование контрактов с поставщиками является важным компонентом подготовки к мероприятию. Когда у вас есть место, вы должны начать планировать меню и общий вид места проведения мероприятия. Чтобы создать идеальное мероприятие, вы должны использовать свои контакты в области еды, освещения, музыки/ди-джеев, постельного белья, цветов и даже дизайна тортов. Несмотря на то, что многие места проведения мероприятий будут предлагать некоторые из этих услуг, в зависимости от конечного продукта, необходимого клиенту, вам все равно может понадобиться использовать свои контакты. Предоставление вашим клиентам выбора может иногда давать наилучшие результаты, потому что они были вовлечены во всю стратегию.
№3. Брендинг
Маркетинговые мероприятия важны для ваших клиентов, потому что посетители должны знать о времени и месте участия в них. Брендинг важен, потому что вы хотите, чтобы ваше мероприятие было замечено и выделялось из толпы. Подумайте о различных названиях, темах и даже логотипах мероприятий, чтобы дать посетителям особый вкус и опыт. Создайте слоган для мероприятия, который сочетает в себе цели клиента и тизер того, что там произойдет, чтобы пройти дополнительную милю.
Если вы планируете мероприятие заблаговременно (от шести до двенадцати месяцев), разошлите ему уведомление о дате, чтобы у гостей было время сделать пометки в своих календарях. Официальное приглашение может быть отправлено в качестве дополнительной информации по мере приближения мероприятия. Если мероприятие посвящено запуску продукта, не забудьте указать это в приглашении. Приглашение также является прекрасной возможностью для продвижения общей темы мероприятия.
Наем менеджера мероприятий, который может справиться со всеми аспектами планирования от концепции до завершения, иногда является лучшим подходом для обеспечения успешного мероприятия. Составьте список всего, что вам нужно сделать, и вычеркивайте пункты по ходу дела, если вы собираетесь заниматься планированием мероприятия самостоятельно.
Каковы пять Cs управления событиями?
Вот пять основных элементов управления мероприятиями: концепция, координация, контроль, кульминация и завершение. Но что они означают?
№1. Концепция
Концепция на первом месте. Концепция вашего мероприятия закладывает фундамент, на котором оно будет построено. При этом следует учитывать:
Кто будет присутствовать, когда, где и что будет происходить на вашем мероприятии — все это важные вопросы?
Не пренебрегайте спецификой здесь. Углубитесь в каждую из вышеупомянутых тем и найдите время, чтобы понять каждый аспект вашего мероприятия. Какова основная цель вашего мероприятия, прежде всего? Какой результат? Ваша аудитория должна понимать и относиться к этой цели. После того, как вы это сделаете, вы можете начать рассматривать свою аудиторию, как связаться с ней и как вовлечь ее.
Знание «почему» и «кто» также позволяет вам вторгаться в «когда» и «где». Место проведения вашего мероприятия может быть несложным делом, если ваша целевая аудитория сосредоточена в этом районе по месту жительства или занятости. Или, если они представляют собой срез населения или один бизнес, может быть год, который является более подходящим или менее загруженным, что поможет увеличить посещаемость.
№2. Координация
Планирование можно начинать после того, как у вас появится концепция. Учитывая, что, вероятно, вам нужно будет охватить множество пунктов, это, вероятно, будет одним из самых длинных шагов в процессе.
На этапе координации вы изучите следующее:
- Выбор темы
- Создание надежного бюджета
- Составление расписания
- Поиск места
- Организация общественного питания и декораторов
- Организация развлечений, лекций и других мероприятий
- Закупка оборудования
- Организация транспорта и проживания
- Оценка рисков и безопасность
- Планы на случай непредвиденных обстоятельств
Приведенный выше список далеко не полный. В зависимости от размера и характера вашего мероприятия, оно может быть короче или длиннее. Но ключ в том, что вы должны убедиться, что все ваши базы охвачены на протяжении всего этапа координации процесса.
№ 3. Контроль
Контроль событий влечет за собой именно это. поддержание контроля. Держите все под контролем и следуйте своей стратегии как можно точнее. Можно потратить время, деньги или и то, и другое на ресурсы, которые не поддерживают «почему», созданное вами на этапе концепции, если вы начнете отклоняться от курса и сбиваться с пути.
Когда вы начинаете планировать, было бы полезно создать временную шкалу и определить конкретные цели того, что нужно сделать, когда и кем. Следите за призом и убедитесь, что у вас есть четкое представление о том, как будет выглядеть ваше мероприятие, прежде чем делать что-либо еще, потому что с управлением мероприятиями вы никогда не сможете слишком все контролировать.
№ 4. Кульминация
Завершаем мероприятие. настоящий большой день. Пришло время начать шоу, когда ваше мероприятие прошло успешно. Но ваша работа в качестве организатора мероприятий не заканчивается с началом мероприятия. На самом деле она только началась.
Общение с поставщиками, поставщиками и персоналом, внимательное отношение к срокам, проверка безопасности и своевременная установка — все это часть кульминационной фазы. Кульминационный этап, как и этап контроля, заключается в том, чтобы направить корабль в правильном направлении и принять меры на случай, если он отклонится от курса.
№ 5. распродажа
После завершения мероприятия начинается этап закрытия. Обеспечение чистоты и порядка в помещении, общение с персоналом, согласование вопросов с кейтерингом, развлечениями и т. д.
Закрытие также распространяется на управление после мероприятия, например, получение отзывов от клиентов, оценка вашей работы, благодарность за участие и персонал, изучение бюджета и т. д. Даже если вы просто хотите вздремнуть после мероприятия, управление после мероприятия позволит вам оценить, достигли ли вы своих целей и как, а также как вы можете перенести импульс от этого вперед.
Обзор
Управление событиями и успешное планирование требуют нескольких талантов. На различных этапах процедуры в игру вступают такие навыки, как тщательное внимание к деталям, изобретательность, выносливость и стратегическое мышление. Из-за этого очень важно подходить к управлению событиями с разумной стратегией, которая позволит вам пройти (иногда) ухабистый путь и выйти на другую сторону относительно невредимым, купаясь в лучах славы успешного события.
Статьи по теме
- СОБЫТИЙНЫЙ МАРКЕТИНГ: Полное руководство по событийному маркетингу
- Планирование мероприятий: основы и услуги по планированию мероприятий
- ПЛАНИРОВАНИЕ КОРПОРАТИВНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ: что это такое, работа, зарплата и идеи
- ИНСТРУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ МЕРОПРИЯТИЯМИ: значение, виды и способы использования
- 21+ САМАЯ УСПЕШНАЯ ИДЕЯ ДЛЯ МАЛОГО БИЗНЕСА 2023 (Подробное руководство)
Рекомендации
