Вы член правления и вам интересно, какие протоколы заседаний правления? Вы понятия не имеете, что такое протоколирование? Или, может быть, вы новичок в мире корпоративного управления и хотите узнать, как работают корпоративные протоколы.
Протокол — это официальный отчет о собрании, и он является важной частью процесса принятия решений. Если вы являетесь членом совета директоров и хотите знать, что происходит на ваших собраниях, но не можете прийти на них все, или если вам нужна помощь в подготовке протоколов собраний, эта статья для вас!
Что такое протокол заседания правления?
Протокол заседания совета директоров представляет собой подробный отчет о заседаниях совета директоров компании. Они включают все действия, предпринятые советом директоров, и используются в качестве справочного инструмента руководством, инвесторами и регулирующими органами.
Протокол обычно пишется до, во время и после каждого собрания и подписывается всеми участниками, присутствующими на собрании. Протокол должен отражать то, что обсуждалось на собрании, и все принятые решения. Минуты также могут называться «протокол судебного заседания» или просто «минуты».
Протоколы заседаний совета директоров являются важной частью успешного ведения бизнеса. Они представляют собой письменный отчет о том, что происходит во время собрания, и включают дату, время и место проведения собрания, а также список участников и их должности.
В то время как ведение протокола на заседании правления могут показаться ненужной рутиной, они могут быть чрезвычайно полезными во многих отношениях. Например:
- Они предоставляют письменный отчет о том, что произошло на собрании. Это позволяет всем, кто не смог присутствовать, включая участников, уехавших в отпуск или занятых другими делами, точно увидеть, что происходило во время их отсутствия.
- Они помогают убедиться, что все в курсе ключевых решений, принимаемых советом директоров. Без этой записи всем участникам может быть трудно вспомнить, как именно что-то было решено или решено.
- Они помогают повысить прозрачность внутри вашей организации, документируя каждое решение, принятое советом директоров, чтобы все заинтересованные стороны точно знали, как обстоят дела в любой момент времени.
- Их можно использовать для отслеживания решений, принимаемых советом директоров вашей организации с течением времени. Их также можно использовать в качестве доказательства, когда придет время представить достижения вашей организации в отчетах или заявках на получение гранта.
Что вы должны включить в свои протоколы?
Ведение протоколов — одна из самых важных обязанностей любого члена совета директоров. Вы обязаны записывать каждое решение, действие и обсуждение, происходящее во время заседания совета директоров. Собранная вами информация будет использована для информирования и обучения других участников, а также для официального отчета о том, что произошло на собрании.
Протокол обычно записывается на основе того, что было сказано или сделано во время встречи. Включите всю информацию, которую вам нужно знать о каждом решении, принятом на собрании, в том числе о том, кто принял эти решения и почему они были приняты.
Чтобы создать наилучший протокол встречи, вам нужно делать подробные заметки во время самой встречи. Это позволит вам фиксировать сказанное и сделанное в режиме реального времени, чтобы ваши заметки можно было использовать позже в качестве справочного материала при написании протокола. Вот что должно быть включено в ваши заметки:
№1. Введение к собранию
Это должно включать причину встречи и ее цели. Также неплохо указать любые особые обстоятельства, например, если оно проводится в необычное время или в необычном месте. Кратко расскажите, кто там был и что они обсуждали.
№ 2. Список участников и извинения за отсутствие
Включите список участников, включая их должности и организации, которые они представляют. Также полезно отметить, отправил ли кто-нибудь извинения за свое отсутствие заранее или есть ли другие люди, которые просили присутствовать, но не могут сделать это в этом случае.
№3. Правильная дата, время и место встречи
Прежде чем начать вести протокол, проверьте свои часы, чтобы точно записать, когда он начинается и заканчивается. Убедитесь, что вы правильно указали все детали, прежде чем начать записывать то, что произошло во время встречи. Это поможет избежать путаницы позже, когда вы попытаетесь узнать что-то от кого-то, кто был там.
№ 4. Название пунктов повестки дня
Опишите, о чем идет речь в повестке дня, прежде чем объяснять какие-либо дискуссии вокруг них — вы можете сделать это, прочитав повестку дня или заметки с предыдущих встреч по аналогичным темам. Это поможет читателям быстро определить, о чем идет речь в каждом пункте их повестки дня, дав им краткое описание или заголовок, прежде чем они углубятся в него более подробно.
№ 5. Точный список тех, кто говорил во время встреч
Ведение протокола — это не только отслеживание того, что происходило на собрании; это также касается записи того, кто что сказал. Если вы делаете заметки на собрании и не знаете, кто говорил, вы не сможете правильно записать их выступления. Это также облегчит поиск их снова, если вам понадобится связаться с ними позже.
№ 6. Основные обсуждения пунктов повестки дня
Если вы хотите, чтобы ваши протоколы собраний были точными и полезными, важно записывать в протокол ключевые обсуждения по каждому пункту повестки дня. Таким образом, если кто-либо из сотрудников захочет позже прочитать протокол, он сможет легко узнать, что обсуждалось и было согласовано по каждому пункту повестки дня.
№ 7. Согласованные действия и сроки
Важно записывать согласованные действия и сроки, чтобы каждый мог видеть, что нужно сделать и когда это нужно сделать. Эта информация жизненно важна для управления ожиданиями в отношении задач в вашем отделе или команде, а также для обеспечения того, чтобы все знали, за что они несут ответственность с точки зрения будущих рабочих задач и проектов.
№8. Дата и название следующей встречи
Ведущим протокол также полезно записать дату и название следующей встречи. Это облегчит участникам поиск информации о будущих встречах, а также предоставит точку отсчета для протоколов предыдущих встреч, чтобы их можно было сравнить и сопоставить с новыми.
Заключение
Протоколирование является ключевой частью процесса заседания совета директоров. На собрании протокол ведется одним или несколькими людьми, которые делают заметки о том, что произошло во время собрания. Цель ведения протокола — записывать решения, действия и обсуждения, происходящие на собрании. Протокол должен быть точной записью того, что было сказано.
Это помогает поддерживать беседу в нужном русле и гарантирует, что каждый имеет четкое представление о том, что обсуждалось. Лицо, ведущее протокол, должно быть беспристрастным и объективным. Они не должны пытаться повлиять на исход какого-либо решения или обсуждения. Помните: хороший протоколист — это тот, кто дотошен, точен и организован, но в то же время достаточно креативен, чтобы делать заметки таким образом, чтобы это имело смысл позже, когда протокол снова будет прочитан.
