Корпоративные советы принимают коллективные решения для улучшения компании и защиты интересов владельцев бизнеса. В традиционных условиях правления члены правления собирались на внеочередные собрания правления или общие собрания акционеров. Это значительно изменилось в современном корпоративном мире, и руководство общается более регулярно.
Предприятиям трудно устраивать больше физических встреч для директоров и других членов совета директоров. Вот почему наблюдается значительный рост спроса на онлайн-коммуникационные платформы, такие как виртуальные комнаты данных.
Как правление использует программное обеспечение виртуальной или онлайн-комнаты данных для связи с правлением? Вот подробное руководство по программному обеспечению комнаты данных для управления коммуникациями на плате.
Что такое программное обеспечение виртуальной комнаты данных?
Виртуальная комната данных (VDR) или электронная комната данных — это хранилище цифровых документов с расширенными инструментами управления проектами и онлайн-коммуникациями. Другими словами, виртуальные комнаты данных — это виртуальные платформы управления данными, где вы можете хранить, совместно использовать и распространять данные и общаться по-разному.
В отличие от решений для управления собраниями, комнаты данных — это многоцелевые бизнес-инструменты, которые автоматизируют собрания и надежно хранят информацию, которой можно поделиться или получить к ней доступ в любое время.
Вот почему виртуальные комнаты данных используются в управлении инвестициями, слияниях, поглощениях, клинических испытаниях, сборе средств, управлении недвижимостью и управлении документами совета директоров.
| Среди многих других вариантов использования коммуникации на борту являются одним из самых популярных способов использования комнат данных. Вы можете узнать, как виртуальные комнаты данных облегчают управление доской здесь: https://www.idealsvdr.com/board-communications/. |
Почему виртуальные комнаты данных важны для корпоративных советов?
№1. Более качественные и быстрые заседания совета директоров
Эффективное управление заседаниями совета директоров остается сложной задачей для руководства. Им приходится использовать несколько программ для аудио- и видеоконференций, хранения данных, управления задачами и подготовки настольных книг.
Комнаты цифровых данных предоставляют руководству роскошь управления всем в одном месте. Вот как программное обеспечение для комнаты данных помогает управлять собраниями совета директоров:
- РДР имеют настраиваемые шаблоны для подготовки повестки дня встречи и последующей рассылки ее каждому ожидаемому участнику.
- Участники встречи могут получить доступ к любому документу непосредственно из репозитория VDR.
- Пользователи могут использовать режим докладчика проводить свои презентации с помощью визуальной поддержки.
- Руководство может записать встречу для будущего использования.
- VDR позволяют автоматизировать делать заметки процесс.
- Участники могут подавать голоса и подписывать документы в электронном виде в VDR
- Инструмент вопросов и ответов в VDR полезно для сеансов вопросов и ответов в реальном времени.
- Диспетчер задач помогает назначать, управлять и отслеживать производительность пользователей.
- Конструктор протоколов совещаний автоматизирует подготовку и рассылку протоколов.
№ 2. Централизованное управление данными
Поскольку программное обеспечение онлайн-комнаты данных представляет собой облачную технологию, советы используют его в качестве центрального хранилища документов. Централизованное управление данными гарантирует, что все документы, необходимые для управления, находятся в одном месте. Книги совета директоров, руководства по политике, протоколы собраний и повестки дня, финансовые отчеты, предложения по слияниям и поглощениям и т. д. могут храниться в одном месте для членов совета директоров.
Также руководство может классифицировать данные любым предпочтительным способом, и пользователи VDR могут получить к нему доступ из любого места и в любое время. Лучшие поставщики виртуальных комнат данных на рынке имеют специальные мобильные приложения для круглосуточного доступа. Многие провайдеры комнат данных даже предоставляют автономный доступ к документам РДР.
№3. Проверка документов
100% контроль над документами — еще один фактор, отличающий виртуальные комнаты данных от других платформ управления собраниями. Управление VDR может установить права доступа к файлам для членов совета директоров, инвесторов или членов комитетов соответственно.
Например, можно предотвратить несанкционированное использование совершенно секретных или особо важных материалов с помощью вид на забор особенность. Это ограничивает пользователей от просмотра документа; они не могут сканировать, редактировать, контролировать, сохранять, удалять, печатать или фотографировать этот файл. Функции защиты документов включают цифровые водяные знаки, уничтожение документов, шифрование данных и отзыв доступа к документам.
№ 4. Обмен данными и связь в режиме реального времени
Помимо заседаний совета директоров, обмен данными в виртуальных комнатах данных происходит намного быстрее и безопаснее. Члены правления могут даже сотрудничать со своими подчиненными в комнатах данных. Они могут делиться, редактировать, комментировать и распространять файлы в режиме реального времени.
VDR также позволяют массовая загрузка документов и обмен ими; пользователи также могут расписание документов для совместного использования в будущем.
Комнаты данных имеют чат мессенджеры которые пользователи могут использовать для личных бесед и групповых чатов. Другие средства коммуникации включают живые опросы и специальная электронная почта.
№ 5. Безопасность и прозрачность платформы
В дополнение к контролю документов безопасность платформы виртуальной комнаты данных просто не имеет себе равных. Такие функции, как двухфакторная авторизация исключить возможность несанкционированного проникновения в РДР. Администрация комнаты данных может немедленно удалить любое устройство из VDR и любой файл, сохраненный или загруженный с платформы.
Современные сервисы комнат данных обеспечивают прозрачность всего процесса. журналы аудита. Это подробные аудиторские отчеты, содержащие полную информацию о действиях в комнате данных.
Выводы
Виртуальные комнаты данных создают централизованную платформу для советов, где они могут управлять своими собраниями, обмениваться и хранить документы беспрепятственно и безопасно, общаться в режиме реального времени и защищать свои важные данные от утечек или кражи данных.
