Трудно поддерживать безопасность данных, когда сотни и тысячи документов регулярно передаются, проверяются и помечаются. Когда документ проходит через несколько рук, вероятность нарушения безопасности данных увеличивается, в основном из-за человеческой ошибки и слабых систем кибербезопасности. В конечном итоге это создает проблемы для юридического отдела и отдела соблюдения требований в организации.
Использование виртуальных комнат данных — один из наиболее эффективных способов решения вопросов комплаенса. В основном это связано с тем, что сертифицированные поставщики виртуальных комнат данных строго соблюдают международные и местные стандарты защиты данных и кибербезопасности.
Сегодняшняя дискуссия посвящена тому, как программное обеспечение онлайн-комнаты данных помогает в процессе соблюдения требований. Вот краткое введение в программное обеспечение для комнат данных.
Что такое программное обеспечение Data Room?
Программное обеспечение для комнаты данных, также известное как электронная комната данных, представляет собой сертифицированный онлайн-репозиторий данных для хранения и управления юридическими, финансовыми и корпоративными документами. Если виртуальные комнаты данных определить в более широком смысле, они представляют собой смесь нескольких технологий, которые охватывают три основные области бизнеса.
№1. Хранилище данных
Все службы виртуальных комнат данных, по сути, являются хранилищами документов, где все типы профессионалов и предприятий могут хранить свои данные для временного или постоянного использования. Однако программное обеспечение для комнат данных предназначено не только для хранения данных — эта технология предлагает комплексное решение для управления данными. Тем не менее, вы можете обмениваться документами с другими пользователями в комнате данных, организовывать данные в соответствии с вашими потребностями и иметь полный контроль над потоком данных в данные роom.
№ 2. Онлайн-сотрудничество
Онлайн-хранилища данных обычно не предлагают онлайн-инструменты для совместной работы, но виртуальная комната данных предлагает. Высокотехнологичное программное обеспечение электронной комнаты данных содержит множество инструментов для совместной работы, включая мессенджеры, инструменты для аудио- и видеоконференций, частные или общедоступные аннотации, групповые чаты, модули вопросов и ответов, общие документы и опросы в реальном времени.
№3. Управление проектами и заключение сделок
Основной процент использования виртуальной комнаты данных приходится на заключение сделок. Корпорации, организации и другие предприятия регулярно используют программное обеспечение онлайн-комнаты данных для таких действий, как судебные разбирательства, сбор средств, сделки с недвижимостью, комплексная проверка, первичное публичное размещение акций, стратегическое партнерство, а также слияния и поглощения.
5 советов для успешного соблюдения
№1. Определите, что хранить, хранить и как долго
Понимание того, что хранить, как долго хранить и как хранить данные, является первой большой проблемой для бизнеса. Это связано с тем, что излишнее хранение данных может увеличить нагрузку, а незначительная ошибка может обойтись очень дорого.
Самый эффективный способ решить эту проблему — обратиться за консультацией к юристу при разработке официальной и обоснованной политики хранения цифровых и бумажных данных. Убедитесь, что в политике указано, какой тип данных следует хранить и как долго. Это может показаться очень простым, но это может снизить вероятность неудачных проверок и непреднамеренного раскрытия конфиденциальных данных.
Виртуальные комнаты данных не только помогают в управлении цифровыми данными, но и минимизируют потребность в бумажных документах.
№ 2. Включите цифровые решения в свою политику управления данными
Если вы все еще придерживаетесь бумажной документации, то вы уже подвержены рискам. Бумажные документы легко украсть, и они более уязвимы для стихийных бедствий. Кроме того, если вы поддерживаете цифровую резервную копию, вы добавляете дополнительные расходы к своей прибыли.
В этом случае использование цифровых решений, таких как виртуальные комнаты данных, в вашей системе управления данными может помочь вам преодолеть две основные проблемы:
- Устраните или сведите к минимуму потребность в бумажных документах.
- Сократите ненужные расходы на резервное копирование данных.
Это связано с тем, что VDR легко доступны с ваших мобильных телефонов или других портативных устройств, а поставщики комнат данных бесплатно сохраняют резервную копию всех ваших данных.
№3. Разработайте комплексную защиту данных
Безопасность данных является неотъемлемым компонентом и нормативным требованием, особенно для государственных организаций и финансовых учреждений, которые имеют дело с конфиденциальными данными клиентов. Для соблюдения требований необходима комплексная система защиты данных. Тем не менее, процесс защиты данных должен начинаться с записи данных и должен проходить через обмен данными до удаления.
Программное обеспечение для комнаты данных помогает поддерживать высочайший уровень безопасности от начала до конца. Например, вы можете предотвратить доступ хакеров к комнате данных с помощью многофакторной авторизации и контролировать поток данных с помощью контроля доступа к документам. Помимо этого, комнаты данных предлагают различные меры безопасности документов, доступа и инфраструктуры. Наиболее важные из них включают сквозное шифрование, ограниченный просмотр, редактирование, детализированные разрешения, цифровые водяные знаки и многое другое.
№ 4. Будьте в курсе новых правил и политик
Деловая практика развивается, как и политика соответствия и регулирования. Если вы не поспеваете за изменяющейся динамикой соблюдения требований, вы можете столкнуться с неблагоприятными последствиями.
Именно здесь виртуальные комнаты данных являются лучшими из-за их строгого соответствия внутренним и локальным стандартам кибербезопасности и управления данными. Наиболее распространенные из них включают ISO 27081, ISO 27001, FINRA, GDPR, SOC2 и другие.
№ 5. При необходимости подготовьте контрольный список должной осмотрительности
Подготовка контрольного списка должной осмотрительности очень важна в случаях слияний, поглощений, аудита, сбора средств или первичных публичных предложений. Будь то аудит (обязательный для публичных компаний) или юридическая или финансовая комплексная проверка, контрольный список должной осмотрительности гарантирует, что вы ничего не пропустите и облегчите работу аудиторам или юридическим группам.
Некоторые из лучших провайдеров комнат данных для должной осмотрительности предлагают готовые контрольные списки должной осмотрительности. Их можно настроить в соответствии с вашими конкретными потребностями или использовать как есть. Компании, предлагающие готовые к использованию контрольные списки должной осмотрительности, включают iDeals, DealRoom, сайт Merrill Data и многие другие.
Выводы
Внедрение передовых решений для управления данными, разработка комплексного механизма защиты данных и отслеживание нормативных изменений могут упростить соблюдение нормативных требований. Виртуальная комната данных может помочь вам со всеми процедурами, упомянутыми выше. Просто следуйте нашим советам по успешному внедрению программного обеспечения виртуальной комнаты данных и воспользуйтесь преимуществами этой технологии для вашего процесса соответствия требованиям!
