Поддержание контроля над запасами в качестве многоканального розничного продавца, оптового продавца или фирмы электронной коммерции может быть сложной задачей. Тем не менее, теперь доступны системы, методы и технологии, помогающие предприятиям оптимизировать свою цепочку поставок. Вы можете эффективно и правильно отслеживать свой товар с помощью систем управления запасами.
Эта статья поможет вам, объяснив, что такое управление запасами, предоставив четкие примеры значений управления запасами, различные формы управления запасами и их полезность, а также преимущества и проблемы системы управления запасами. Он также предложит предложения по управлению запасами и исследует определенные системы и методы управления запасами.
Что такое инвентарный контроль?
Управление запасами, часто известное как управление запасами, относится к системам и процедурам, используемым для управления запасами товаров на складе компании. Он отслеживает перемещение и хранение товаров на складе, чтобы помочь фирмам поддерживать достаточное количество товаров в хорошем состоянии. Внедрение системы управления запасами позволяет им удовлетворять запросы потребителей, а также увеличивать прибыль.
Управление запасами является важным компонентом системы управления запасами. Менеджеры склада и специалисты по планированию производства должны следовать следующим действиям и процедурам контроля запасов:
- Прием, хранение и перемещение вещей
- Размещение объектов в стратегических местах
- Отслеживание товарных запасов и местонахождение склада
- Отслеживание данных о продукте и истории
- Проверка состояния товара на складе
- Выполнение заказов на покупку с имеющимся запасом
- В том числе сканеры штрих-кода
- Создание переупорядоченных отчетов
Что делает управление запасами важным?
Вот несколько примеров того, почему управление запасами важно для вашего бизнеса, чтобы вы могли получить фундаментальные знания о его функциях.
№ 1. Контроль качества
С помощью системы управления запасами вы можете применять более строгий контроль качества. Вы сможете лучше контролировать качество, если сможете отслеживать и управлять всеми аспектами своих поставок. Чем дольше вы храните инвентарь, тем больше вероятность, что он может быть поврежден. Этого можно избежать, обеспечив ротацию складских запасов.
Вы можете контролировать качество запасов, которые вы получаете от поставщиков, используя стратегии управления запасами. Как часто вам возвращают определенные вещи? Как часто возвращаются те, которые ломаются или имеют другие недостатки? Наблюдение за тем, как продукты перемещаются по вашим запасам, может помочь вам выявить проблемы и исключить списания.
№ 2. Организационный контроль
У вас есть организационный контроль над вашим бизнесом, если у вас есть контроль над запасами. Хорошо организованный склад позволяет вам управлять своими товарами и получать максимальную отдачу от ваших инвестиций в физические запасы. Эта часть управления запасами имеет решающее значение для понимания того, где находится ваш товар и как быстро вы можете его получить.
Для бесперебойной работы вашего бизнеса контроль запасов с точки зрения организации запасов имеет решающее значение. Это гарантирует, что у вас будет достаточно юнитов для выполнения заказов и сохранения в качестве резервной копии. Хорошая тактика управления запасами также поможет вам избежать мертвых и излишних запасов. Страховой запас служит буфером, снижая вероятность отсутствия товара. Запасы, которые не продаются, называются мертвыми запасами. Вот, вкратце, вот почему необходим контроль запасов.
№3. Бухгалтерская точность
Ведение точной инвентарной записи имеет решающее значение для управления активами. Это также поможет вам, если вы проходите аудит. Понимание того, какие активы у вас есть, поможет вам понять общий ущерб и ценность вашей организации.
В соответствии с законами о финансовом учете и налоговым законодательством от вашей организации может потребоваться ведение инвентарного учета. В ваших системах инвентаризации и бухгалтерских программах все запасы должны иметь правильные номера и цены. Это гарантирует, что целостность бухгалтерского учета вашей компании не будет поставлена под сомнение во время аудита.
Как вы держите затраты на хранение под контролем?
Программное обеспечение для управления запасами облегчает запись информации о запасах, упаковке и отгрузке в одном месте, тем самым оптимизируя процесс закупок вашей компании. Обновления движения запасов в режиме реального времени могут помочь вам автоматизировать контроль уровня запасов для точных показателей продаж и аналитики запасов. Все это способствует контролю стоимости запасов.
Системы контроля запасов
Предприятия могут использовать различные системы управления запасами и связанные с ними методы. Итак, какие типы управления запасами вам нужны для вашей компании?
В зависимости от количества ваших запасов и операций вашего бизнеса, каждый из них имеет свои преимущества и недостатки. Например, потребности розничных продавцов могут отличаться от потребностей оптовиков. Начните с определения ваших бизнес-целей и показателей, чтобы определить ваши текущие и будущие потребности и выбрать лучшую систему управления запасами.
Затем решите, должна ли ваша компания:
№1. Используйте электронную таблицу.
Электронная таблица как стратегия ручного управления запасами хорошо работает для небольших организаций, которые не хранят много запасов или не имеют большого разнообразия запасов. Хотя хранение электронной таблицы обходится дешевле, чем два других варианта, управлять запасами может быть сложнее. Члены вашей команды, с другой стороны, не должны будут тратить время на изучение того, как использовать автоматизированную систему для управления запасами.
Хотя вы можете полагать, что это дает вам больше контроля, ручной контроль запасов с помощью электронных таблиц значительно более подвержен человеческим ошибкам и трудоемок. Управление цепочками поставок также может быть более сложным в обслуживании, поскольку сотрудник должен отслеживать несколько движущихся элементов. Пополнение запасов также будет труднее отслеживать в ручной системе.
№ 2. Периодическая система инвентаризации
Инвентаризационные подсчеты обычно используются в периодической системе инвентаризации. Когда выполняется физический подсчет, информация о запасах регулярно обновляется. Для фирм, которые имеют дело с огромными объемами запасов или частыми перемещениями запасов, эта форма системы управления запасами требует чрезвычайно много времени. Тем не менее, подобные стратегии управления запасами могут быть эффективными для малых предприятий с небольшим количеством заказов.
Следующая формула обычно используется в периодической инвентаризации:
Себестоимость = (Начальный запас + Покупки) – Заключительный запас.
Эта система управления запасами проста в настройке и не требует особых знаний. Тем не менее, уровень ваших запасов редко обновляется, что приводит к задержкам и значительным списаниям. Он также полагается на аудит запасов, а не на автоматизированную систему в реальном времени.
№3. Вечная система инвентаризации
Когда происходит транзакция или новые запасы приобретаются с помощью технологических решений, системы непрерывного учета обновляют ваши запасы в режиме реального времени. Почти 72% всех розничных продавцов намерены обеспечить прозрачность своей цепочки поставок в режиме реального времени с помощью автоматизации, датчиков и аналитики. Это упрощает реализацию стратегий управления запасами, таких как экономичный объем заказа (EOQ). EOQ обеспечивает соответствие запасов спросу при одновременном снижении затрат на хранение и хранение.
Бессрочные системы обеспечивают большую прозрачность запасов, чем периодические системы. Эти функциональные возможности системы управления запасами экономят затраты и время, необходимые для подсчета физических запасов.
Каковы некоторые реальные примеры управления запасами?
Строгий контроль запасов может принести пользу вашей компании следующими способами:
- Во время проверки компьютерная система указывает, что на полке должно быть 1000 пар солнцезащитных очков, а их всего 980. Что стало с остальными? Они были украдены, или поставщик отправил неправильное количество? В ходе расследования вы можете изменить систему, чтобы отразить, что только 980 пар доступны для покупки на вашем веб-сайте, гарантируя, что покупатели не попытаются купить что-то, чего не существует.
- Оценивая уровень запасов, ваш менеджер по контролю за запасами видит, что определенный вид шоколадных батончиков лежит на полке уже довольно давно, и приближается срок годности. После того, как это установлено, корпорация может принять решение о продаже товаров со скидкой или объединить их с другими популярными кондитерскими изделиями, чтобы увеличить запасы.
- Другим примером является контроль запасов в магазине, который влечет за собой отслеживание уровня запасов, качества продукции и доступности в ваших физических магазинах и магазинах электронной коммерции. Важно, чтобы ваше программное обеспечение для управления запасами синхронизировало данные по каналам, чтобы вы могли сразу определить, заканчиваются ли какие-либо товары или приближается ли срок их годности. POS-система в физическом магазине мгновенно информирует персонал о том, доступен ли товар из другого места.
Методы управления запасами, которые следует учитывать
Сложный бизнес — это управление запасами. Не существует единого метода сделать это правильно, и разные методы управления запасами будут работать для разных фирм и сценариев. Вот несколько популярных подходов к управлению запасами и соображения, которые следует учитывать:
№1. JIT (точно вовремя)
Этот метод, впервые примененный Toyota в 1970-х годах, предполагает, что корпорации поддерживают как можно меньше товарных запасов. Вместо того, чтобы закупать запасы заранее и хранить их на своих полках, вы просто покупаете их, когда они нужны, и поставка прибывает «как раз вовремя», чтобы удовлетворить спрос.
Это позволяет вам управлять меньшими складами (снижение затрат и заработной платы сотрудников), тратить меньше на инвентарь и избегать проблем, связанных с избыточными запасами. Но, если есть какие-либо задержки, вы рискуете остаться без запаса, потому что у вас не будет страхового запаса в качестве резервного.
№ 2. Массовые поставки
Независимо от того, заказываете ли вы у поставщика или отправляете их в свою сеть складов, распределительных центров или витрин, покупка и доставка продукции оптом почти всегда дешевле. Покупая вещи оптом, вы должны быть уверены, что они будут продаваться, иначе у вас появятся дополнительные запасы.
Эта стратегия лучше всего подходит для товаров с постоянным спросом и длительным сроком хранения. Это требует больше денег авансом, поэтому убедитесь, что это компенсируется более низкими ценами. Массовые поставки также могут быть более дорогими с точки зрения контейнерного пространства, но будет меньше партий для отправки.
№3. Дропшиппинг
Дропшиппинг — это способ сэкономить деньги за счет исключения посредников. Вместо того, чтобы собирать товары у поставщиков или производителей и хранить их на своем складе, вы сотрудничаете с партнером (дропшиппером), который доставляет заказы непосредственно вашим клиентам.
Ваша компания отвечает за обработку заказов клиентов и передачу информации грузоотправителю, но вы никогда не видите и не имеете дело с вещами, которые продаете. Это снижает ваши накладные расходы, но означает, что вы не можете контролировать качество или скорость доставки. И если есть проблема, клиенты все равно будут жаловаться вам!
№ 4. Партия
Когда вы делаете заказ у поставщика, он доставляет вам товар, но вы не платите ему, пока товар не будет продан. В соответствии с этим методом поставщик называется «грузоотправителем», а ваша компания — «грузополучателем».
Если вы не продадите товары, вы можете вернуть их отправителю без штрафных санкций. Это отличный способ протестировать новые линейки продуктов, когда вы не уверены, насколько хорошо они будут продаваться, не вкладывая заранее огромные суммы денег. Грузоотправитель несет большую часть риска.
№ 5. кросс-докинг
Это еще один способ уменьшить объем инвентаря, который вы храните, или полностью устранить необходимость в хранении. Товары поступают от поставщика, проверяются, сортируются и подготавливаются к транспортировке на специальном складе. Затем их кладут в машины доставки и быстро отправляют.
Если ваша компания полностью использует стратегию кросс-докинга, вам потребуется минимальное пространство для приема и перегрузки. Вы даже можете ограничить эту стратегию конкретными продуктами. Например, товары, которые рекламируются с доставкой в тот же день или с крайне ограниченным сроком хранения, являются примерами.
№ 6. Подсчет циклов
Большинство ритейлеров презирают полную инвентаризацию. Они отнимают много времени, утомительны и отвлекают персонал от других обязанностей. Ваш настоящий магазин, возможно, даже придется закрыть на день. Циклическая инвентаризация, при которой вы регулярно подсчитываете небольшое количество запасов, гораздо удобнее.
Вы можете убедиться, что реальный запас соответствует количеству, зарегистрированному в вашем программном обеспечении для управления запасами, проверяя только один тип продукта за раз. Если этого не произойдет, вы узнаете о наличии проблемы и сможете провести более тщательный аудит. Подсчет циклов не устраняет необходимость всесторонней инвентаризации; он просто снижает частоту его выполнения.
Методы управления запасами и лучшие практики
Управление запасами влияет на ваши входящие и исходящие логистические процедуры, а также на ваши продажи, операции, удовлетворенность клиентов и итоговую прибыль. Наличие системы управления запасами позволяет вам точно настроить свои операции и определить идеальную частоту заказов на покупку. Используйте эти рекомендации для эффективного управления запасами.
№1. Внедрить отслеживание запасов в режиме реального времени
Отслеживание запасов — это практика наблюдения за уровнем запасов и нахождения определенных продуктов на складе. Отслеживание запасов должно выполняться в режиме реального времени, чтобы вы знали, сколько товара может быть отправлено, если клиент заказывает товар сегодня, могли быстро принимать решения, если единицы необходимо отправить куда-то еще, и могли сообщать о любых задержках, если что-то не в порядке. запас. Каждую неделю это экономит мне часы работы с электронными таблицами Excel, и я могу получить заказ на покупку за минуты, а не за часы.
№ 2. Определить точки заказа
Точки повторного заказа определяют уровень запасов, при котором вы должны заказать дополнительные запасы, чтобы избежать дефицита. Это делается для каждого отдельного артикула, так как одни продукты будут хорошо продаваться, а другие нет. Благодаря автоматическому повторному заказу меньше ручного контроля и больше времени на заказ.
№3. Внедрить контроль качества
Контроль качества заказов помогает вам оставаться в курсе поставщиков, контролировать каждую партию запасов, принимать более взвешенные решения о будущих заказах на продажу, обеспечивать удовлетворенность клиентов и соблюдать любые нормативные требования. Контроль качества значительно упрощается за счет контроля запасов. Вы можете ответить на отзыв продукта, если точно знаете, сколько единиц товара у вас есть и где хранится каждая единица запасов. Вы также можете использовать перекрестные ссылки, чтобы убедиться, что ваши данные соответствуют фактическим.
№ 4. Выявление хранящихся и не хранящихся товаров.
Оптимизация запасов важна независимо от того, управляете ли вы сезонным бизнесом или быстрорастущим брендом, потому что ваши потребности в запасах меняются в течение года. Например, производитель одежды вряд ли будет продавать зимние пальто в начале лета, потому что это будет неэффективно. Тем не менее, некоторые предметы одежды, такие как джинсы и футболки, могут нуждаться в круглогодичном ношении. Товары, которых нет на складе или которые будут продаваться нерегулярно, потребуют другой процедуры контроля запасов.
Не все SKU одинаковы и не требуют такого же количества или пополнения, как другие. Вы даже можете обнаружить, что определенные SKU обходятся вам в большие деньги по всей цепочке поставок, принося очень небольшой доход.
№ 5. Реализовать зонирование
Если вы выполняете заказы собственными силами (а не отдаете их на аутсорсинг), вам потребуется инвестировать в инфраструктуру, чтобы масштабировать склад для повышения эффективности. Когда у вас большое количество артикулов и обширный каталог продуктов, зонирование может быть важно, чтобы ваши продукты были организованы и их было легко найти.
Способ хранения продуктов, структура склада и близость отдельных товаров — все это влияет на операции, списки комплектации и производительность. Зонирование позволяет обозначить определенные регионы, например регионы, требующие охлаждения, хранения опасных химикатов или опасных предметов, разделить один и тот же продукт по номеру партии или сроку годности или просто разместить SKU, которые часто группируются или покупаются рядом друг с другом.
№ 6. Проводить регулярные проверки
Инвентарный контроль позволяет проводить аудит инвентаря упрощенным способом, позволяя обнаруживать любые проблемы раньше или до того, как они возникнут. Благодаря хорошо организованной среде, тщательному ведению записей и программному обеспечению для управления запасами вы можете регулярно проверять и автоматизировать уровни запасов для улучшения управления запасами.
Типичные проблемы управления запасами
Хаос может возникнуть в любой ситуации, когда отсутствует контроль. Наиболее типичные проблемы управления запасами, о которых следует знать, перечислены ниже.
№1. Отсутствие видимости
Не зная, где физически расположены ваши запасы, сколько единиц товара у вас есть в наличии и что вы продали по каждому онлайн- и офлайн-каналу, вы можете столкнуться с существенными узкими местами в вашей цепочке поставок.
Многие бренды управляют запасами вслепую из-за отсутствия подсчета единиц в режиме реального времени, интегрированных систем и структурированной системы управления, что приводит к перепродаже и дефициту. Это также может помешать вам повторно заказывать запасы у вашего производителя или поставщика по расписанию или даже знать, когда они прибудут.
№ 2. Неадекватная прослеживаемость
Плохой контроль запасов не только снижает прозрачность запасов, но и может представлять более серьезную угрозу для здоровья и безопасности продукции. Продукты, которые могут нанести вред людям (особенно те, которые можно съесть или проглотить), может быть трудно отследить в случае отзыва продукта или проблемы загрязнения, если не используются процедуры контроля, такие как номера партий.
Это может иметь серьезные последствия для потребителей, а также юридические проблемы для вашей компании. Управление запасами с помощью мониторинга партий также помогает вам оставаться организованным, распознавая, какие продукты вы хотите отправить первыми, например, с ближайшим сроком годности или с самым старым брендом.
№3. Чем больше у вас есть, тем сложнее это контролировать.
Малые предприятия, которые могут разместить запасы в собственном доме, часто не имеют надлежащих систем управления запасами, но когда бизнес растет и покупает больше запасов, им может стать сложнее управлять.
Чем быстрее вы оборачиваете инвентарь и чем больше единиц вам нужно, тем чаще вы его пополняете.
Чем больше вы расширяете линейку продуктов и чем больше у вас SKU, тем сложнее за всем уследить.
Конечно, наличие большего количества товарных запасов не всегда приводит к увеличению продаж, прибыли или более высокой рентабельности инвестиций. Каждому номеру SKU требуется собственное хранилище, но все они не оборачиваются с одинаковой скоростью. Возможность отслеживать простые ключевые показатели эффективности инвентаря может помочь вам лучше контролировать свои запасы, что приведет к неожиданным открытиям.
Заключение
Эффективный контроль запасов имеет решающее значение для любой организации, от Amazon до только что созданного бренда. Это позволяет вам улучшить свой денежный поток и сэкономить деньги на управлении запасами. Вы можете создать план управления запасами, который отслеживает ваши активы в режиме реального времени, используя автоматизированные программные системы управления запасами и стратегии управления запасами. Предоставление вам видимости и контроля над вашим инвентарем.
Даже если ваша компания крошечная, у вас есть возможность использовать периодическую или постоянную систему инвентаризации. С другой стороны, постоянная система инвентаризации, несомненно, является лучшей альтернативой, если у вас есть значительный объем запасов или более сложные операции. Наконец, чтобы собрать весь свой набор технологий для розничной торговли, изучите лучшую систему инвентаризации, которую можно плавно интегрировать с остальной деятельностью вашей компании.
Статьи по теме
- СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ КОНТРОЛЕМ: типы, особенности и примеры
- 15+ лучших СИСТЕМ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ДЛЯ МАЛОГО БИЗНЕСА в 2023 году (+ бесплатные опции)
- ЛУЧШИЕ ПРИЛОЖЕНИЯ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ЗАПАСАМИ В 2023 ГОДУ
- Как рассчитать средний запас — полное пошаговое руководство
- УПРАВЛЕНИЕ БИЗНЕС-ИНВЕНТАРЕМ: лучшие практики 2023 г.
Рекомендации
