Управление офисом — это большая работа, в которой участвует множество заинтересованных сторон. Это больше, чем просто раздача канцелярских товаров и выполнение других административных обязанностей; речь идет о том, чтобы ваш современный офис и все в нем функционировали хорошо вместе. В этом руководстве будет рассмотрено делопроизводство в том виде, в каком его практикуют нынешние офис-менеджеры. Мы рассмотрим требования к работе офис-менеджера, навыки, необходимые для достижения успеха, как меняется роль и как вы можете преуспеть в этой области.
Что такое офис-менеджмент?
Управление офисом — это работа, направленная на повышение производительности, эффективности и условий труда в офисе. Это может повлечь за собой широкий круг обязанностей, таких как управление современным рабочим местом, обращение с офисным оборудованием, создание уютной офисной среды, управление бюджетом офиса, приветствие посетителей и новых сотрудников на рабочем месте, организация деятельности в офисе и выездных мероприятий. для офисного персонала, планирование и бронирование командировок для сотрудников, управление внутренними коммуникациями, приобретение офисной мебели и многое другое.
Руководитель бюро это конкретное название должности, обязанности которого сильно различаются в зависимости от отрасли, размера организации и состава других подразделений. Независимо от того, работаете ли вы в большой или маленькой компании, офисное администрирование будет сильно различаться.
Есть несколько возможных названий роли, в том числе:
- Менеджер на рабочем месте
- Начальник отдела офисных операций
- Руководитель объекта
- административный директор
Типы офисных менеджеров
Существует множество различных типов офисных управленческих должностей, но основные обязанности этих менеджеров относительно схожи. Офис-менеджеры иногда могут нанимать, увольнять, обучать и продвигать персонал в дополнение к надзору за эффективной работой администрации компании и обеспечению наличия необходимых расходных материалов и исправности офисного оборудования.
№1. Управление корпоративным офисом
Менеджеры в каждом филиале корпорации включены в должности корпоративного офис-менеджера. Поскольку региональный менеджер (обычно находящийся в головном офисе) контролирует всех других руководителей филиалов, поездки между филиалами фирмы часто являются основным элементом работы. Менеджеры корпоративных офисов также разрабатывают новые организационные модели для управления персоналом и маркетинговой деятельности.
№ 2. Управление медицинским кабинетом
Управление медицинским кабинетом требует глубокого понимания анатомии, лабораторных операций и законов о здравоохранении. Менеджеры этого медицинского офиса обычно работают в кабинетах врачей и контролируют всех фельдшеров. Конфиденциальность пациентов и надлежащая утилизация медицинских отходов также являются важными обязательствами.
№3. Управление юридическим офисом
Роли управления юридическим офисом требуют фактического знания права, а также глубокого понимания юридических процедур. Менеджеры юридических офисов отвечают за помощников по юридическим вопросам фирмы, управление заработной платой и отдел кадров.
№ 4. Управление виртуальным офисом
Вместо того, чтобы работать в одной компании полный рабочий день, менеджеры виртуальных офисов иногда работают в нескольких небольших компаниях неполный рабочий день. Это связано с тем, что малые предприятия часто передают работу по управлению виртуальными офисами на аутсорсинг. Растет количество удаленных рабочих мест всех видов, поэтому виртуальные офисные менеджеры являются привлекательной альтернативой для медленно развивающихся небольших фирм, которым еще не требуется офисный менеджер на месте.
Элементы офисного менеджмента
Столпы структуры являются элементами офисного управления. Если столб прочный, то и здание должно быть прочным. В результате аспекты управления офисом имеют решающее значение для эффективной работы офиса. Основные принципы офисного менеджмента заключаются в следующем.
№ 1. Персонал
Офисная работа фактически выполняется офисными работниками. В небольшой фирме офис-менеджер обычно отвечает за подбор и расстановку офисных работников. В крупных корпорациях подбором персонала занимается отдел управления персоналом.
При любых обстоятельствах офисная работа должна выполняться путем распределения работы между каждым сотрудником в зависимости от их эффективности, направления персонала на выполнение работы с помощью офисных ресурсов в установленные сроки и контроля действий офисного персонала. Все эти задачи должен выполнять офис-менеджер.
№ 2. Означает
Инструменты, используемые в офисе, называются средствами. Карандаши, ластики, бумага, чернила, офисные бланки, пишущая машинка, компьютер, принтеры, калькуляторы и подобные предметы являются примерами средств. Адекватные инструменты были предоставлены в офисе и используются наиболее эффективным и экономичным образом для достижения целей.
№3. Окружающая среда
Среда офиса определяется характером бизнеса. Многочисленные офисные задачи должны выполняться в определенной атмосфере или среде. Создается и поддерживается рабочая среда, обеспечивающая бесперебойную работу офиса. Роль и задача офис-менеджера заключается в создании подходящей атмосферы путем внедрения многочисленных политик и практик.
№4. Цель
Офисные работники должны осознавать цель, ради которой выполняется определенная задача, а также влияние такой работы на выполнение других. Цель преподается сотрудникам офиса офис-менеджером. Если это не так, то выполнение делопроизводства не приводит к наиболее эффективному и экономичному использованию офисных ресурсов при достижении целей.
Основные функции управления офисом
Вот некоторые из задач, которые должен выполнять офис-менеджер:
№1. Планирование
Создание структуры задач, необходимых для достижения целей вашей компании, является важной функцией офисного управления. Когда вы полностью понимаете краткосрочные и долгосрочные цели своей компании, вы можете планировать свой подход к их достижению. Первым шагом к эффективной работе и контролю является детальное планирование и организация совещаний.
№ 2. Организация ресурсов
Организация ресурсов идет рука об руку с достижением целей компании посредством планирования. Материалы, персонал и финансовая поддержка являются примерами этих ресурсов. После планирования следующим этапом для офис-менеджеров является делегирование работы, которое включает в себя определение необходимых материалов и распределение этих материалов среди соответствующих лиц. Лучшие офис-менеджеры постоянно координируют работу, чтобы эти ресурсы направлялись к заранее определенным целям.
№3. Кадровое обеспечение
Кадровое обеспечение – еще одна важная функция офис-менеджера. Руководители исполнительных офисов руководят персоналом или сотрудничают с ним по всем аспектам укомплектования подчиненных менеджеров, найма, вознаграждения, продвижения по службе и выхода на пенсию.
№4. Коммуникация
Управление офисом требует эффективной коммуникации, которая является требованием для каждой хорошо функционирующей компании. Если офис-менеджер не сможет эффективно донести потребности компании до ее сотрудников, максимальная эффективность будет невозможна. Требуется ли отдельная комната для совещаний для еженедельных совещаний одной команды?
Есть ли у них необходимые технологии в этой области? Помните, что отличная коммуникация двусторонняя. Если этот офис-менеджер не может описать потребности вашей компании, возможно, этот офис-менеджер не подходит для вашей организации.
№ 5. Работа с ИТ
На работе современные офис-менеджеры в значительной степени полагаются на технологии. Они могут использовать программное обеспечение в своих повседневных обязанностях, а также помогать сотрудникам в управлении программным обеспечением и технологиями. Возможно, ваша организация использует программное обеспечение для управления цифровыми объектами.
Офис-менеджеры должны быть обучены всему оборудованию для видеоконференций и подключениям Wi-Fi для сотрудников и гостей, а также работать с ИТ-отделом, чтобы обеспечить бесперебойную работу всех переговорных комнат.
№ 6. Мотивация
Мотивация, очень сложный аспект офисного управления, бывает двух видов. Существует два вида мотивации: внутренняя мотивация и внешняя мотивация. Когда ваши сотрудники самомотивированы, работа офис-менеджера становится легче. Когда это не так, работа офис-менеджеров заключается в том, чтобы мотивировать их извне.
Этот стимул должен отвечать потребностям рабочей силы, а также быть конкурентоспособным, продуктивным и всеобъемлющим. Когда все это делает внешняя мотивация, ваши офисные работники с большей вероятностью повысят свою производительность.
Навыки офис-менеджера
Прежде всего, навыки межличностного общения необходимы для компетентного офис-менеджера. Офис-менеджеры часто выступают в качестве связующего звена между несколькими отделами, будь то связь между высшим руководством и персоналом, отделом кадров и сотрудниками или компанией и другими работниками в здании, например, персоналом по уборке.
Это не означает, что технические навыки не имеют значения; они определенно могут предложить ценность. Технические знания и образование, такие как умение использовать программное обеспечение или знание трудовых норм, становятся все более важными по мере развития роли офис-менеджера.
При этом следующие основные социальные навыки и обязанности, на которых должен сосредоточиться офис-менеджер:
- Организационные и навыки тайм-менеджмента необходимы, поскольку количество и разнообразие требований к функциям означают, что только самые организованные офис-менеджеры будут работать хорошо.
- Iмежличностные и лидерские качества, что позволит им сохранить довольный персонал, произвести хорошее первое впечатление на посетителей и разрядить сложные споры в команде. Вам также нужно будет сотрудничать с различными отделами, такими как административный персонал, секретарские должности, финансовые команды, отдел кадров и другие.
- Навыки общения необходимы для того, чтобы члены команды понимали, что высшее руководство готовит на будущее и чего они ожидают от персонала. Это почти наверняка потребует использования PowerPoint.
- Навыки ведения переговоров необходимы для улучшения любых соглашений, которые организация может иметь с внешними источниками. Например, если вы перемещаете офисное здание, вам нужно будет уметь вести переговоры и принимать решения, чтобы обеспечить наилучшую сделку для вашей фирмы.
Как стать офис-менеджером
Управление офисом — это широкая область, которая включает в себя множество различных видов бизнеса. Из-за характера работы, выполняемой в этой отрасли, потребности офисов могут различаться. Учитывайте свои интересы, опыт и таланты при поиске должности офис-менеджера.
Если вам нравится организовывать и поддерживать порядок, возможно, вам больше по душе работа в административном офисе. Вот некоторые действия, которые вы можете предпринять, чтобы продвинуться по карьерной лестнице в качестве офис-менеджера:
№1. Получите соответствующие образовательные квалификации
Возможно, вы захотите изучить возможность получения определенных степеней или дипломов, которые помогут вам на пути к тому, чтобы стать офис-менеджером, как часть определения того, подходит ли вам управление офисом.
Офис-менеджеры обычно имеют степень в области управления бизнесом или другие сертификаты политехнического института, связанные с бизнесом, которые дают им необходимые коммуникативные и организационные способности. Эти профессиональные полномочия служат основой для тематических знаний, которыми обладает большинство офисных менеджеров.
№ 2. Развивайте хорошие профессиональные связи и сети
Знакомство с новыми людьми на сетевых мероприятиях и других встречах на рабочем месте поможет вам реализовать ваши амбиции стать офис-менеджером. На таких встречах вы можете встретить менеджера по найму из компании с открытой вакансией офис-менеджера. Кроме того, вы можете встретить хедхантера, который поможет вам найти следующую работу.
№3. Записаться на курсы
Если вы хотите стать офис-менеджером, подумайте, соответствует ли ваш текущий набор навыков набору навыков офис-менеджера. Чтобы изучить способности офис-менеджера, вы можете пройти курсы или пройти сертификацию, чтобы улучшить свою профессию.
Инвестирование времени и усилий в себя позволяет получить долгосрочные преимущества самосовершенствования. Работодатель может предпочесть кандидата, который постоянно стремится к совершенствованию, а не того, чьи способности остаются на прежнем уровне.
№ 4. пройти стажировку
Возможно, вы захотите пройти аналогичную стажировку в свободное время, чтобы помочь себе стать офис-менеджером. Прежде чем приступить к работе, вы можете получить непосредственный опыт наблюдения за тем, как работает офис-менеджер, действиями и обязанностями офис-менеджера, а также установить потенциально ценные контакты.
Если вы преуспеете во время стажировки, работодатель может даже предложить вам постоянную работу после окончания учебы.
Каковы 5 функций офисного управления?
Навык управления процессом планирования, организации, подбора персонала, общения, контроля, координации и мотивации группы, особенно на рабочем месте, известен как офис-менеджмент.
Какова основная цель офисного менеджмента?
Офис-менеджмент на всех уровнях необходим для поддержания постоянного потока информации между отделами и персоналом. Это делается для того, чтобы организация работала бесперебойно, а бизнес-операции функционировали хорошо.
Каковы 7 основных функций офисного менеджмента?
Для достижения целей организации она выполняет несколько обязанностей, таких как планирование, организация, комплектование персоналом, руководство, координация и контроль. Будущая дорожная карта офиса определяется руководством. Он принимает долгосрочные решения о деятельности офиса.
Каковы три типа офиса?
Среди различных типов офисов:
- Личный кабинет.
- Стол для коворкинга.
- Виртуальный офис.
Какой курс лучше всего подходит для управления офисом?
Степень бакалавра в области бизнеса, управления бизнесом или делового администрирования — это область обучения, которая лучше всего подготовит вас к работе в офис-менеджменте. Эти специальности научат вас управлять деньгами, увеличивать производство и в целом вести офис к успеху.
Заключение
Каждый день офис-менеджеры являются одними из немногих, кто контактирует с сотрудниками всех уровней, будь то в цифровом виде или лично. Важность роли офис-менеджера будет расти по мере расширения и изменения офисной культуры во всем мире.
Статьи по теме
- МОТИВАЦИЯ СОТРУДНИКОВ: лучшие практики мотивации сотрудников
- 21+ ЛУЧШЕЕ ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ОФИСОМ: системы и инструменты для работы в 2023 году
- МОТИВАЦИЯ РАБОТЫ: теория и бесплатные цитаты
- ПЛАН РАЗВИТИЯ СОТРУДНИКОВ: Полное руководство о том, как создать его с помощью примеров
- СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ОФИСОМ: лучшие бесплатные и платные варианты в 2023 году
Рекомендации
