Вы ищете карьеру в управлении? Есть ли у вас что требуется, чтобы стать офис-менеджером? Офис-менеджер является ключевой должностью в любой организации и отвечает за надзор за повседневной деятельностью офиса. В этой статье блога мы обсудим описание работы, квалификацию, зарплату, навыки и все остальное, что вам нужно знать о том, как стать офис-менеджером.
Что такое офис-менеджер?
Офис-менеджер – это лицо, ответственное за надзор за эффективной работой офиса. Это включает в себя управление персоналом, организацию работы с документами и файловыми системами, обработку финансовых операций и надзор за общим обслуживанием офиса. Офис-менеджеры должны обладать отличными организаторскими и коммуникативными навыками, а также способностью работать в режиме многозадачности. Они также должны уметь справляться со сложными ситуациями профессионально и дипломатично.
Должностная инструкция Office Manager
Должностная инструкция офис-менеджера включает в себя множество задач. Самое главное — это управление персоналом. Это включает в себя найм, обучение, оценку и дисциплинирование сотрудников. Офис-менеджеры также должны управлять административными задачами, такими как регистрация, ведение записей и другие документы. Они также отвечают за обслуживание офиса и расходные материалы.
В дополнение к этим задачам офис-менеджеры также несут ответственность за надзор за финансовыми операциями офиса. Это включает балансирование бухгалтерских книг, сверку счетов и подготовку финансовых отчетов. Они также могут нести ответственность за управление бюджетом, разработку финансовых планов и обеспечение соблюдения местных законов и законов штата.
Наконец, офис-менеджер должен быть в состоянии обеспечить бесперебойную работу офиса и внести свой вклад в улучшение корпоративных процедур и повседневных операций.
обязанности
В обязанности офис-менеджера входит:
- Обслуживание
- Рассылка
- Подобрать оборудование
- Банкноты
- Поручения
- Шоппинг
- Планируйте встречи и встречи.
- Организовать планировку офиса и заказать канцтовары и оборудование.
- Содержите офис в хорошем состоянии и делайте необходимый ремонт.
- При необходимости сотрудничайте с отделом кадров для обновления и поддержания офисных политик.
- Организация офисных процедур и операций
- Согласование всей оргтехники с ИТ-отделом
- Управляйте обсуждением контрактов и цен с поставщиками офисных помещений, поставщиками услуг и арендой офисов, чтобы обеспечить своевременное выставление счетов и оплату всех вещей.
- Управляйте бюджетом G&A для офиса и гарантируйте точную и своевременную отчетность.
- Оказывайте посетителям общую помощь.
- Помощь в адаптации новых сотрудников.
- Отвечать на запросы сотрудников по вопросам управления офисом (например, канцелярские товары, оборудование и организация командировок)
- Общайтесь с поставщиками услуг по управлению объектами, такими как уборка, кейтеринг и охрана.
- Планируйте внутренние и внешние мероприятия, такие как вечеринки, торжества и конференции.
Требования к управлению офисом
- Опыт работы офис-менеджером, администратором или помощником.
- Понимание обязанностей, процессов и процедур офис-менеджера
- Отличные навыки тайм-менеджмента, а также способность работать в режиме многозадачности и расставлять приоритеты.
- Ориентация на детали и способность решать проблемы
- Отличные письменные и устные коммуникативные способности
- Отличные организаторские и планировочные способности
- Microsoft Office опытный
- Необходимы процессы и процедуры бухгалтерского учета, данных и административного управления.
- Понимание канцелярских технологий и процедур
- знакомство со стратегиями и процессами управления человеческими ресурсами
- Понимание принципов бизнеса и управления
- Знание офисных программных продуктов и навыки работы с ПК
Хорошо написанный раздел навыков резюме, в котором подчеркиваются ваши соответствующие таланты офис-менеджера, может помочь вашему резюме обойти систему отслеживания кандидатов (ATS), что является первым шагом к тому, чтобы вашу заявку заметили. Используйте основные способности и навыки офис-менеджера, перечисленные ниже, чтобы составить эффективное резюме.
Навыки офис-менеджера
- Связь
- Оценка и анализ
- Judgment
- Решение проблем
- Принятие решения
- Организация и планирование
- Управление временем
- Подробная ориентация
- точность
- Делегация
- Коучинг
- Инициатива
- Целостность
- Приспособляемость
- Командная работа
- Бюджетирование
- Кадровые
- Наблюдение
- Создание стандартов
- Улучшение процесса
- Управление запасами
- Управление поставками
- Креативность
- Проактивность
- Бухучет, ведение учета, делопроизводство
- достижимость
- Знание Microsoft Office
- Координация
- Биллинг
- Межличностные способности
- мотивация
- Сопереживание
- Административная помощь
Квалификация
- Подтвержденный опыт работы в качестве офис-менеджера, менеджера по работе с клиентами или административного помощника
- Понимание обязанностей, систем и процессов администратора офиса
- Знание MS Office (в частности, MS Excel и MS Outlook)
- Знание офисной техники (например, факсимильные аппараты и принтеры)
- Знание программ планирования электронной почты, таких как Email Scheduler и Boomerang
- Требуются отличные навыки тайм-менеджмента, а также способность работать в режиме многозадачности и расставлять приоритеты. Также требуется внимание к деталям и умение решать проблемы.
- Отличные письменные и устные коммуникативные способности
- Творческий ум со способностью предлагать улучшения и сильными навыками организации и планирования в быстро меняющейся обстановке
- Требуется диплом средней школы, и приветствуется опыт работы помощником администратора или секретарем.
Зарплата офис-менеджера
Зарплата офис-менеджера зависит от размера организации и количества обязанностей, за которые он отвечает. По данным Бюро статистики труда, средняя годовая зарплата офис-менеджера составляет 58,000 40,000 долларов. Это может варьироваться от 90,000 XNUMX до XNUMX XNUMX долларов в год, в зависимости от размера организации и количества обязанностей, за которые они несут ответственность.
Как подготовиться к роли
Если вы заинтересованы в том, чтобы стать офис-менеджером, вы можете предпринять несколько шагов, чтобы подготовиться к этой роли. Во-первых, вы должны получить степень бакалавра в области делового администрирования или в смежной области. Вы также должны получить опыт управления офисом, бухгалтерского учета или финансовых услуг.
Также важно получить опыт работы с компьютерным программным обеспечением, таким как Microsoft Office, и хорошо разбираться в финансовых операциях. Вы также должны уделить время развитию своих организаторских и коммуникативных навыков. Наконец, вы должны быть в курсе последних тенденций в области управления офисом и быть готовыми к новым вызовам.
Другие названия для офис-менеджера
Название Офис-менеджер используется для описания различных должностей. Некоторые из этих титулов включают администратора офиса, координатора офиса, супервайзера офиса и помощника по административным вопросам.
Титул офис-менеджера также используется для описания различных ролей в корпоративном мире, таких как главный административный директор, главный операционный директор и финансовый директор.
Функции офис-менеджера
Основные функции офис-менеджера заключаются в том, чтобы контролировать повседневную деятельность офиса. Это включает в себя управление персоналом, организацию работы с документами и файловыми системами, обработку финансовых операций и надзор за общим обслуживанием офиса.
Офис-менеджеры также должны уметь справляться со сложными ситуациями с профессионализмом и дипломатией. Они должны обладать отличными организаторскими и коммуникативными навыками, а также способностью работать в режиме многозадачности.
Кроме того, офис-менеджеры должны уметь управлять бюджетами, разрабатывать финансовые планы и обеспечивать соблюдение местных законов и законов штата. Они также должны хорошо разбираться в офисных процедурах и уметь работать с разными людьми.
Что идет после офис-менеджера?
После того, как вы станете офис-менеджером, у вас будет несколько карьерных путей для продвижения. К ним относятся такие должности, как исполнительный директор, главный операционный директор и главный административный директор. Эти должности требуют большего опыта и обычно предполагают более высокую заработную плату.
Является ли офис-менеджер администратором?
Нет, офис-менеджер не является администратором. Администратор — это лицо, ответственное за управление общей деятельностью организации. С другой стороны, офис-менеджер отвечает за надзор за эффективной работой офиса. Это включает в себя управление персоналом, организацию работы с документами и файловыми системами, обработку финансовых операций и надзор за общим обслуживанием офиса.
Какая самая сложная роль офис-менеджера?
Самая сложная роль офис-менеджера — управление персоналом. Это включает в себя найм, обучение, оценку и дисциплинирование сотрудников. Офис-менеджеры также должны уметь справляться со сложными ситуациями с профессионализмом и дипломатией.
Какой самый важный навык для офис-менеджера?
Наиболее важным навыком для офис-менеджера являются отличные организаторские и коммуникативные навыки. Это включает в себя способность работать в режиме многозадачности, расставлять приоритеты в задачах и решать сложные ситуации дипломатично. Офис-менеджеры также должны хорошо разбираться в офисных процедурах и уметь работать с разными людьми. Кроме того, они должны владеть компьютерным программным обеспечением, таким как Microsoft Office, и хорошо разбираться в финансовых операциях.
Как еще называют офис-менеджера?
Кандидаты, ищущие работу офис-менеджера, могут также искать роли офис-менеджера или менеджера административных служб. Чтобы помочь потенциальным кандидатам найти объявление о вакансии офис-менеджера, используйте другие названия должностей.
Какую информацию я должен указать в своем объявлении о вакансии офис-менеджера?
При создании объявления о вакансии имейте в виду, что оно должно помочь кандидатам понять требования к должности офис-менеджера в вашей организации. Чтобы привлечь людей, которые будут подходить для вашей компании, предоставьте подробную информацию о требованиях к образованию офис-менеджера, необходимых талантах и распределенных обязанностях. Размещая вакансию офис-менеджера, начните с добавления своих характеристик в наш шаблон описания вакансии офис-менеджера, чтобы создать профессионально выглядящий исчерпывающий список вакансий.
Типичные работодатели офис-менеджеров
Офис-менеджера может нанять любая компания с большим количеством сотрудников. Среди крупных работодателей:
Трасты NHS, университеты, финансовые учреждения, местные органы власти, благотворительные организации центрального правительства, малые предприятия и производители являются примерами больниц и организаций здравоохранения.
Местные доски объявлений о вакансиях, а также региональные и национальные сайты по трудоустройству обычно используются для рекламы вакансий. Вакансии также размещаются через агентства по трудоустройству.
На целевых должностях вы можете искать работу в бизнесе и управлении, а также получать резюме и рекомендации по подаче заявления.
Заключение
Офис-менеджер является ключевой должностью в любой организации и отвечает за надзор за повседневной деятельностью офиса. Описание работы включает в себя управление персоналом, организацию работы с документами и файловыми системами, обработку финансовых операций и надзор за общим обслуживанием офиса. Квалификация для того, чтобы стать офис-менеджером, варьируется от организации к организации, но большинству работодателей требуется степень бакалавра в области делового администрирования или смежной области. Зарплата офис-менеджера зависит от размера организации и количества обязанностей, за которые он отвечает, но средняя годовая зарплата составляет 58,000 XNUMX долларов.
Наиболее важными навыками для офис-менеджера являются отличные организаторские и коммуникативные навыки, способность к многозадачности и хорошее понимание офисных процедур и финансовых операций. Чтобы подготовиться к этой роли, вы должны получить степень бакалавра в области делового администрирования или смежной области и получить опыт управления офисом, бухгалтерского учета или финансовых услуг.
Если вы считаете, что у вас есть все необходимое, чтобы стать офис-менеджером, вам следует начать готовиться к этой роли сегодня. Обладая необходимой квалификацией, навыками и опытом, вы можете стать офис-менеджером и ключевой частью любой организации.
Статьи по теме
- Управление строительными проектами: руководство для начинающих по эффективному управлению
- СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ОФИСОМ: лучшие бесплатные и платные варианты в 2023 году
- МЕНЕДЖЕР ПО МАРКЕТИНГУ: Должностная инструкция, зарплата и руководство
- КВАЛИФИКАЦИЯ МЕНЕДЖЕРА ПРОЕКТА: что нужно знать, шаги, которым нужно следовать, и зарплата
- Финансовый агент: рекомендации и подробное руководство на 2023 год
Рекомендации
