Когда дело доходит до карьерных путей и работы, которую мы хотим, легко почувствовать, что есть только несколько вариантов. Но существует множество различных типов работ и ролей, и наша миссия состоит в том, чтобы выявить их и объяснить, что они влекут за собой. Вам нравится общаться с разными людьми? Вы хотите помочь различным командам достичь своих целей? Если вы ответили утвердительно на эти вопросы, должность офисного помощника (OA) может вам подойти. В этой статье мы собираемся проанализировать общие характеристики и описание работы офисного помощника, соответствующую зарплату и идеальное резюме для этой работы.
Что такое офисный помощник?
Единственная ответственность офисного помощника состоит в том, чтобы обеспечить бесперебойную и эффективную работу офиса. В общем, вы будете заниматься административными задачами, но если это пойдет на пользу офису в целом, можно сказать, что все пойдет.
В результате это отличная позиция начального уровня для тех, кто хочет получить опыт работы в офисе. Вы изучите основы в различных областях — администрирование, операции, обслуживание клиентов и т. д. — и, надеюсь, вы добьетесь успеха в быстро меняющейся, а иногда и сложной среде. После нескольких лет опыта у вас будут хорошие возможности для продвижения на должности административного помощника и помощника руководителя.
Что делает помощник генерального директора?
Административные обязанности выполняются общими офисными помощниками в организации. Некоторые из их обязанностей включают ответы на телефонные звонки, ответы на электронные письма, подачу документов и назначение встреч. Они также могут отвечать за техническое обслуживание офисного оборудования и управление поставками. Основные финансовые задачи, с которыми могут помочь эти специалисты, включают обработку счетов и отчеты о расходах.
Офисный помощник должен уметь эффективно работать под давлением, а также обладать сильными коммуникативными и организаторскими навыками. Они также должны обладать хорошими навыками работы с компьютером, такими как Microsoft Office, а также иметь опыт выполнения административных задач, таких как ввод данных и ведение записей. Также очень важно, чтобы они эффективно сотрудничали с широким кругом заинтересованных сторон, включая руководителей, сотрудников и клиентов.
Для кого идеально подходит работа офисного помощника?
Кто-то с достаточно общительным характером лучше всего подходит на роль главного офисного помощника. Поскольку вы будете ежедневно иметь дело с широким кругом личностей, вы должны быть в состоянии быстро адаптироваться и работать с людьми всех типов. Помимо людей, вы должны быть готовы ко всему и ко всему. Возможна работа в последнюю минуту, поэтому вы должны быть в состоянии работать на лету, не испытывая стресса.
Если вы внимательны к деталям, организованы и практичны, у вас больше шансов добиться успеха в качестве главного офисного помощника. Вы также должны стремиться изучить веревки, особенно если вы хотите перейти на должность административного помощника или помощника руководителя.
Как проходит обычный день офисного помощника?
День офисного помощника никогда не бывает одинаковым. Утром вы можете отвечать на звонки и принимать сообщения, а днем сортировать почту и готовить счета и корреспонденцию.
В общем, тип работы, которую вы получите, будет варьироваться в зависимости от компании, которая вас нанимает, и от того, какую ответственность они хотят возложить на вас в вашей роли. Зная это, давайте посмотрим на должностную инструкцию главного офисного помощника.
Описание работы офисного помощника
Офисные помощники обучены выполнять различные канцелярские и административные задачи в различных офисных условиях. Они также могут быть известны как помощник по административным вопросам, офисный клерк или секретарь. Как правило, их роль заключается в том, чтобы помогать другому офисному персоналу и выполнять различные задачи, необходимые для обеспечения бесперебойной работы офиса.
Это описание работы офисного помощника охватывает основные квалификации, обязанности и ответственность обычного офисного помощника, и его легко адаптировать для вашей организации при приеме на работу на административные должности.
№1. Обязанности офис-ассистента
Их обязанности и ответственность перечислены в должностной инструкции помощника офиса следующим образом:
- Оптимизируйте процедуры, организовав офис и помогая сотрудникам.
- Сортируйте и распределяйте сообщения как можно скорее.
- Создавайте и обновляйте записи, чтобы обеспечить точность и достоверность информации.
- Встречи и встречи должны быть запланированы и запланированы.
- Следите за уровнем поставок и устраняйте дефицит
- Решать проблемы, связанные с офисом, и отвечать на запросы или проблемы
- Координируйте свои действия с другими отделами, чтобы обеспечить соблюдение установленных политик.
- Поддерживайте надежные отношения с поставщиками, клиентами и коллегами.
- При необходимости выполнять обязанности администратора.
№ 2. Навыки офисного помощника
Как мы видели, работа офисным помощником влечет за собой широкий круг обязанностей. Итак, какие компетенции и межличностные навыки необходимы для успеха в этой роли? Некоторые из навыков, которые вам нужно будет привить, включают:
Трансформируемость
Как офисный помощник, ваша роль относительно гибкая и включает в себя широкий спектр обязанностей. Хороший OA — это командный игрок с решительным настроем, который готов браться за задачи по мере их возникновения, чтобы помочь бизнесу.
В качестве обычного офисного помощника у вас будет немного обязанностей. Если вы предпочитаете более конкретный список обязанностей, эта роль может вам не подойти. Тайм-менеджмент — еще один важный навык для офисных помощников, которые должны справляться со своими разнообразными рабочими нагрузками, чтобы решать проблемы в режиме реального времени, сохраняя при этом сроки выполнения срочных проектов.
Отличные коммуникативные навыки.
Ключом к успеху в качестве OA является наличие сильных навыков межличностного общения как в устной, так и в письменной форме. Вы первый человек, которого увидят клиенты или потенциальные сотрудники, зайдя в офис. Когда они оценят, подходит ли им компания, ваше взаимодействие задаст тон. То же самое относится и к любому общению по электронной почте или телефону.
Как офисный ассистент, вы являетесь первым контактным лицом компании и производите первое впечатление. Кроме того, использование коммуникативных навыков для построения прочных отношений с поставщиками офисного оборудования может помочь вашей компании получить более качественный сервис или даже скидку или две. Работодатели должны быть уверены, что каждый раз, когда вы приветствуете посетителя или отвечаете на звонок, вы будете вести себя профессионально.
Чтобы можно было работать самостоятельно.
При найме офисного помощника руководители ищут того, кто не нуждается в особом надзоре и умеет управлять своим графиком и рабочей нагрузкой. Офисные помощники должны проявлять инициативу, выявлять потенциальные проблемы и решать их самостоятельно. Ни начальник, ни коллега не оценят, когда OA проверят, могут ли они заказать еще кофе, когда в офисе почти не осталось кофе!
Предприятиям нужен кандидат, который проявляет инициативу и уверен в решении проблем в условиях ограниченного времени и бюджета. Одним из наиболее важных аспектов успешного офисного помощника является способность работать в режиме многозадачности. Наконец, вы здесь, чтобы удалять задачи из списков дел других членов команды, а не добавлять новые, задавая много вопросов!
Внимание к деталям.
Вы будете нуждаться в исключительных организационных навыках как OA. Помимо управления своим расписанием и списком дел, вам нужно будет уделять пристальное внимание деталям. Вы будете обрабатывать множество документов, от важных внутренних заметок до переписки с клиентами. Перфекционизм и перепроверка вашей работы могут помочь вам избежать неловких и потенциально дорогостоящих ошибок.
Технологически подкованный.
В дополнение к общим навыкам обработки текстов и работы с компьютером вам необходимо будет продемонстрировать знание различных программ управления офисом для различных канцелярских задач, которые вам необходимо будет выполнять. По мере развития технологий организации могут использовать замены для многих программ традиционного пакета Microsoft Office.
№3. Образование и другие квалификации
Чтобы начать работать в полевых условиях, большинству офисных помощников нужен только диплом средней школы или его эквивалент. С другой стороны, для некоторых продвинутых должностей может потребоваться многолетний опыт работы и/или специальная подготовка.
Хотя это обычно не требуется, существует ряд программ онлайн-сертификатов и степеней в области офисного управления, доступных для офисных помощников, которые хотят перейти на руководящие должности. Также доступны другие программы на получение степени в конкретных административных областях, такие как программы бакалавриата в области управления медицинским офисом.
Средняя заработная плата офис-менеджера
Зарплата офисного помощника может варьироваться в зависимости от опыта, отрасли, размера организации и географии. Средняя почасовая заработная плата офисного помощника в США по состоянию на апрель 16.32 года составляет 2023 доллара в час. Заработная плата большинства офисных помощников в США в настоящее время колеблется от 12.98 доллара (25-й процентиль) до 18.03 доллара (75-й процентиль). Диапазон средней заработной платы офисного помощника значительно варьируется (до 5.05 долларов США), что означает, что могут быть многочисленные возможности для продвижения по службе и повышения заработной платы в зависимости от уровня квалификации, местоположения и многолетнего опыта.
Советы по написанию лучшего резюме офисного помощника
Чтобы быстро привлечь менеджеров по найму и закрепить за собой должность главного офисного помощника, ваше резюме должно выделяться, а также соответствовать требованиям, изложенным в описании вакансии. Эти указатели помогут вам составить более сильное резюме помощника главного офиса:
№1. Подчеркните свои навыки работы с офисными технологиями
При составлении своего общего резюме офисного помощника вам необходимо выделить любой опыт работы с программным обеспечением, связанный с онлайн-планированием, выставлением счетов, управлением проектами и управлением взаимоотношениями с клиентами. Подчеркните свои знания аппаратного обеспечения, такого как сканеры, копировальные аппараты и телефонные системы. Подчеркнув свои знания в области офисных технологий, вы продемонстрируете менеджерам по найму, что вы привносите необходимые навыки в работу и можете быстро освоить новые.
№ 2. Оцените свой опыт офисного помощника
Менеджеры по найму могут лучше понять объем и влияние вашей работы, если вы предоставите конкретные цифры и результаты. Посмотрите, сможете ли вы включить ответы на вопросы «Сколько?» и «Сколько?» в каждом пункте вашего раздела «Опыт». Если вы не знаете точное число, можно использовать символ тильды () для обозначения оценки или среднего значения.
№3. Держите прямой тон
Крайне важно использовать язык, который устанавливает и поддерживает постоянный тон или «голос» почти в любом обычном тексте. Это правило также относится к резюме, которое требует формального, но прямого тона (в отличие от более непринужденного тона профиля LinkedIn и энергичного, уверенного голоса сопроводительного письма).
Используйте простые предложения и прямолинейные описания своего опыта, чтобы добиться прямого голоса в своем резюме помощника по офису. Помните об этом совете, особенно при написании раздела «Профиль», потому что у вас может возникнуть соблазн (или вы считаете, что вам нужно) использовать чрезмерно «рекламные» термины, такие как «Выдающийся в», когда предпочтительнее более прямой, прямой термин, такой как «Квалифицированный». .
Как согласовать свое резюме с описанием работы
Менеджеры по найму должны просмотреть большое количество резюме, чтобы найти кандидата, соответствующего их требованиям. Компании определяют эти потребности в должностных инструкциях, и соответствие ваших навыков и опыта тому, что указано в должностной инструкции, может помочь вам выделиться из толпы.
Решая, что включить в резюме обычного офисного помощника, начните с наиболее важных требований, которые обычно указываются первыми или упоминаются несколько раз в описаниях вакансий. Убедитесь, что навыки и качества, которые вы выделяете, демонстрируют менеджеру по найму, как вы можете соответствовать основным приоритетам компании. Общие резюме часто упускают из виду, поэтому избегайте копирования и вставки и вместо этого сосредоточьтесь на заметных достижениях, чтобы привлечь внимание менеджера по найму.
Каковы обязанности помощника школьного офиса?
Как помощник школьного офиса, вы выполняете канцелярские задачи административной части школы. В этой роли вы можете собирать данные о посещаемости, оценивать расписание каждого специального мероприятия, выдавать пропуска посетителей, контролировать учащихся и выполнять другие обязанности по мере необходимости.
Каковы три типа офисных помощников?
- Административная поддержка.
- Клерк для ввода данных
- Администратор офиса
Какие навыки вам нужны, чтобы быть офисным помощником?
- Навыки, необходимые офисному помощнику
- Умение общаться вербально.
- Коммуникативные способности в письменной форме.
- Знание технологий.
- Организационные способности.
- Способности тайм-менеджмента.
- Способность решать проблемы.
- Способности к планированию.
- Изобретательность.
Офисный помощник — это то же самое, что секретарь?
Офисный помощник будет печатать документы, отправлять электронные письма и факсы, назначать встречи и помогать с любыми другими задачами, связанными с офисом, которые ему назначены. По сути, офисный администратор отвечает за отличное обслуживание клиентов, а офисный помощник отвечает за отличную офисную поддержку.
Администратор Office и помощник Office — это одно и то же?
Роль офисного администратора практически идентична роли помощника. Разница в том, что у вас будет более надежный набор навыков, и вы сможете легко взять на себя дополнительные обязанности. Администратора часто считают бьющимся сердцем любого офиса.
Офисный помощник — это то же самое, что и секретарь?
У административного помощника больше обязанностей, чем у секретаря. Административные помощники делают больше, чем канцелярская работа. Помощник по административным вопросам, в отличие от секретаря, имеет право принимать самостоятельные решения.
Заключение
Это фантастика, если стать офисным помощником звучит идеально! Вы будете важной частью любого офиса, обеспечивая быстрое и правильное выполнение административных задач. Используйте информацию и советы, представленные выше, в своих интересах. Таким образом, вы можете сделать карьеру своей мечты. Спасибо, что нашли время, чтобы прочитать это!
- Как улучшить свои навыки общения прямо сейчас!!! (Полезные советы)
- СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ОФИСОМ: лучшие бесплатные и платные варианты в 202 году3
- УСЛУГИ ВИРТУАЛЬНОГО ПОМОЩНИКА: лучшие услуги виртуальной помощи
- АССИСТЕНТ РОЗНИЧНОЙ ПРОДАЖИ: определение, обязанности, зарплата и резюме
- ЧТО ТАКОЕ ВИРТУАЛЬНЫЙ ПОМОЩНИК: Значение услуги и зарплата
- Связи с общественностью: значение, примеры, зарплата, маркетинг и важность
- СЛУЖЕБНЫЙ АНАЛИТИК: определение, обязанности, зарплата, вопрос на собеседовании и резюме
- ПОМОЩНИК АДМИНИСТРАТОРА: значение, чем они занимаются, зарплата и требования
Рекомендации
