Роль исполнительного помощника — это должность высокого уровня в организации. Это важная должность, поскольку помощники руководителей поддерживают высокопоставленных руководителей, помогают им в составлении расписаний и управлении их повседневными операциями, тем самым обеспечивая бесперебойную работу компании. Описание работы помощника руководителя предполагает одновременное выполнение разных обязанностей, которые могут быть требовательными и напряженными.
Если вы хотите работать помощником руководителя, вы должны знать, каковы их роли и обязанности, необходимые навыки, каков диапазон заработной платы и что отличает помощника руководителя от других административных ролей.
Кто такой исполнительный помощник?
Исполнительный помощник, часто известный как исполнительный администратор, наблюдает за коммуникациями и графиками основных руководителей бизнеса. В их обязанности также может входить составление документов для совещаний, проверка и отправка электронной почты, прием и размещение звонков, а также организация рабочих поездок для руководителей.
Помощники руководителя должны быть достаточно квалифицированы, чтобы помогать руководителю в решении оперативных вопросов и поднимать организацию на более высокий уровень. Они тесно сотрудничают с руководителями высокого уровня и часто несут ответственность за сохранение конфиденциальной информации и обеспечение бесперебойной работы руководителей.
Должностная инструкция помощника руководителя
Описание работы помощника руководителя включает в себя выполнение основных канцелярских задач для успешного ведения бизнеса. Следовательно, они сосредоточены на поддержке конкретных руководителей высокого уровня и решении сложных задач. Они выполняют различные обязанности и, кроме того, обладают определенными навыками, чтобы преуспеть в этой роли.
Каковы обязанности помощника руководителя?
Помощники руководителя предлагают административную помощь руководителям предприятий, чтобы они могли выполнять основные задачи и проекты компании. В обязанности помощника руководителя входит следующее:
- Обработка сообщений руководителя и контроль за передачей важной информации.
- Они наблюдают за ежедневным графиком руководителя, который включает в себя планирование встреч, проверку встреч, а также организуют транспорт.
- Обучайте другой административный персонал корпоративным политикам и лучшим практикам.
- Помощники руководителя готовят финансовые отчеты, отчеты, служебные записки, счета-фактуры, письма и другие соответствующие документы.
- Управляйте корпоративными записями, документами и отчетами, сохраняя и извлекая их по мере необходимости.
- Они также собирают и анализируют данные для создания документов, которые совет директоров, комитеты и руководители будут рассматривать и представлять.
- Они помогают в процессе подготовки к встречам, а также делают точные записи во время встреч.
Требования к помощнику руководителя
Есть несколько требований к должности помощника руководителя. Они включают:
- Получение аттестата об окончании средней школы и любого другого соответствующего сертификата
- Должен иметь продвинутые навыки устной, а также письменной коммуникации на профессиональном уровне.
- Умение уложиться в сроки
- Полное знание всего пакета MS Office
- Способность эффективно расставлять приоритеты в повседневных задачах.
- Должен обладать сильными навыками принятия решений и решения проблем
Каковы 3 главных навыка помощника руководителя?
Три основных навыка, которые должен иметь исполнительный помощник для выполнения административных обязанностей, следующие:
№1. Организационные навыки
Помощники руководителя должны справляться с многочисленными задачами и информацией, что требует отличных организаторских навыков. Кроме того, хорошие организаторские способности позволяют людям эффективно управлять своим временем, соблюдать сроки, быстро находить информацию и обеспечивать бесперебойную и эффективную работу.
№2. Навыки коммуникации
Чтобы быть эффективным помощником руководителя, важно иметь сильные коммуникативные навыки. Это включает в себя профессиональное общение как в письменной, так и в устной форме, а также четкое понимание грамматики и правил письма. Кроме того, необходимо уметь адаптировать свой тон к конкретной ситуации.
№3. Навыки межличностного общения
В качестве помощника руководителя крайне важно обладать сильными навыками работы с людьми, чтобы устанавливать позитивные отношения с руководителями, коллегами и клиентами. Кроме того, желательной чертой помощника является представительность, способность давать конструктивную критику и помощь своему начальнику, а также способность устанавливать хорошие отношения с разнообразной группой людей.
В дополнение к трем основным навыкам есть и другие необходимые навыки, которыми должны обладать помощники руководителя, такие как:
- Лидерские качества
- Техническая экспертиза
- Находчивость
- Способность работать в многозадачном режиме
- Самостоятельность и проактивность
- Тайм-менеджмент
Исполнительный помощник против административного помощника
Описание работы помощника по административным и исполнительным вопросам включает выполнение таких задач, как ответы на телефонные звонки, ведение расписаний, редактирование документов и подготовка отчетов. Однако роли административного помощника и исполнительного помощника различаются по сложности административных обязанностей и уровню ответственности.
Референт
Административные помощники выполняют различные административные задачи. Они поддерживают весь офис или отдел, выполняют больше организационных функций для всего офиса, получают делегированные задачи от руководителей и сосредотачиваются на целых отделах или процессах.
Примеры задач, которые выполняют помощники по административным вопросам: управление календарем конференц-зала, ответы на электронные письма, отправленные на учетную запись компании, прием всех клиентов и посетителей на входе и т. д.
Помощник-референт
Помощники руководителей выполняют более сложные и сложные обязанности для высших руководителей и генеральных директоров, а также обязанности по управлению проектами. В их обязанности входит проведение исследований, проверка документов и надзор за другими канцелярскими работниками. Кроме того, они фокусируются на конкретных людях и должностях. Они работают независимо и активно практически без надзора.
Примеры задач, которые они выполняютt: Управление календарем поездок руководителя, маршрутизация корреспонденции для конкретного человека, приглашение ключевого клиента на обед перед встречей с руководителем и т. д.
Является ли помощник руководителя высокой должностью?
Должность помощника руководителя — это должность высокого уровня в организации. Часто они действуют в партнерстве с руководителем, чтобы определить возможности для бизнеса, провести беседы и найти решения проблем. Как правило, они помогают руководителям находить решения и снижают их повседневную нагрузку.
Хотя они часто выполняют те же задачи, что и помощник по административным вопросам, они занимают более высокое положение, поскольку они также могут обеспечить дополнительную активность и тактический опыт для своей роли.
Какой следующий уровень после помощника руководителя?
Нет определенного следующего уровня после помощника руководителя. Следующий уровень будет зависеть от индивидуальных карьерных целей и организационной структуры. Однако есть определенные роли, на которые могут претендовать помощники руководителя; они включают следующее:
- Начальник штаба (КоС) – Начальник штаба (CoS) – это более стратегическая и высокопоставленная должность, которая часто служит правой рукой руководителя и курирует различные проекты и мероприятия. Однако, в зависимости от компании, заработная плата на должности CoS может быть не выше, чем у помощника руководителя.
- Руководитель бюро – Офис-менеджер отвечает за управление повседневной деятельностью офиса, включая наем и увольнение административных работников, составление бюджета и выполнение офисных процедур. Помощники руководителя могут перейти на эту должность, если они хотят перейти к управлению.
- Консультант по масштабированию исполнительных операций: человек на этой должности работает с генеральными директорами-основателями в секторах, ориентированных на миссию, чтобы помочь им масштабировать свой бизнес. Может потребоваться изменение акцента с административных обязанностей на стратегические консультации и оперативное управление.
Помощники руководителей могут переходить на другие должности, включая управление проектами, управление персоналом или маркетинг. Кроме того, если вы планируете продвигаться по карьерной лестнице, вы должны следовать профессиональному пути, который дополняет интересы и навыки человека.
Помощник руководителя выше менеджера?
Описание работы помощника руководителя и менеджера различается. Помощник руководителя работает только с небольшим количеством руководителей высшего звена, тогда как офис-менеджеры обслуживают более широкие потребности всех сотрудников или членов команды.
В то время как менеджеры несут ответственность за повседневное управление всей командой или небольшим отделом, помощники руководителей редко участвуют в повседневных операциях бизнеса. Тем не менее, помощники руководителей и менеджеры подчиняются руководителям, но у менеджеров есть более широкая роль, которая может включать внедрение политик и стратегий во всей организации.
Является ли исполнительный помощник генерального директора хорошей работой?
Быть исполнительным помощником генерального директора — хорошая работа. Помощники руководителя, работающие непосредственно с генеральным директором, будут развивать лидерские и управленческие навыки. Кроме того, они могут получать более высокую заработную плату, чем исполнительные помощники, работающие на других более низких руководящих должностях, особенно в процветающем бизнесе или организации.
Чего генеральный директор хочет от помощника руководителя?
В то время как каждый день может принести новые и различные проблемы для исполнительных помощников, генеральный директор ищет исполнительных помощников с сочетанием навыков и качеств, чтобы помочь им в эффективном управлении операциями компании. Некоторые из качеств и навыков, которые генеральный директор ищет в помощнике руководителя, включают:
- Организация: Сильные организационные навыки для управления графиком генерального директора, надзора за проектами клиентов и ведения документов компании.
- Доверие: Способность поддерживать, расширять возможности и стоять рядом с генеральным директором, применяя знания и интеллект в реальных условиях.
- Предвидение потребностей и предпочтений: Способность прогнозировать и планировать требования генерального директора, не полагаясь постоянно на его указания.
- Экспертиза планирования: Безупречные организаторские способности и навыки планирования позволяют оптимизировать время генерального директора и поддерживать производительность на высоком уровне, выступая в качестве привратника для определения приоритетности важных встреч и мероприятий.
- Стратегическое партнерство: Способность служить ценным стратегическим партнером, помогая генеральным директорам направлять компании к их целям, предоставляя информацию по критическим вопросам и беря на себя специальные проекты.
- Честность и конфиденциальность: Превосходная честность и осмотрительность для защиты конфиденциальной и личной информации, касающейся организации и заинтересованных сторон. Кроме того, исполнительные помощники должны иметь возможность представлять генерального директора на некритических совещаниях.
Может ли помощник руководителя стать генеральным директором?
Ответ на это будет да. Помощники руководителя могут стать генеральным директором в организации, но переход потребует приобретения дополнительных навыков, отраслевых знаний и опыта.
Является ли помощник руководителя стрессовой работой?
Роли исполнительных помощников могут быть требовательными и напряженными. Обязанности, которые вы должны выполнять, могут стать непосильными и повлиять на ваше психическое здоровье. Как и на любой работе, бывают хорошие и плохие дни, поэтому важно находить время, чтобы позаботиться о себе.
Почему я перестал быть помощником руководителя?
Есть несколько причин, по которым помощники руководителей увольняются со своих должностей.
№1. Карьерный застой
Некоторые исполнительные помощники чувствуют себя застрявшими на своих ролях и беспокоятся о том, что их запихнут в административную работу ради их карьеры. Они могут искать другие возможности для личного и профессионального роста.
№ 2. Неудовлетворенность работой
Исполнительные помощники могут разочароваться в черных задачах и в том, что их рабочая жизнь вращается вокруг чьей-то повседневной деятельности. Это может привести их к карьере, которая обеспечивает больше свободы и творчества.
№3. Стрессовая рабочая среда
Помощники руководителя часто работают сверхурочно, следуют расписанию своего босса и могут быть обязаны быть доступны в нерабочее время. Следовательно, вызывая выгорание и стремление к лучшему балансу между работой и личной жизнью.
№ 4. Личные причины
Помощники руководителя могут оставить свои должности по личным причинам, для получения дальнейшего образования или возможности смены карьеры, недоступные в их нынешней компании.
В целом опыт исполнительных помощников зависит от их личности, руководителя, которого они поддерживают, и их способности адаптироваться к роли.
Зарплата помощника руководителя
Диапазон заработной платы помощника руководителя может варьироваться в зависимости от таких факторов, как отрасль, географическое положение и опыт. Помощник руководителя может получать зарплату от 50,000 95,000 до XNUMX XNUMX долларов в год в Соединенных Штатах.
Средняя зарплата стандартного исполнительного помощника генерального директора или старшего руководителя того же уровня в США составляет 60,361 57 доллар, при этом в среднем 56% исполнительных помощников генерального директора получают от 141 до XNUMX тысячи долларов.
Статьи по теме
- БИЗНЕС-РУКОВОДИТЕЛЬ: определение, тренер, развитие, ассоциации и зарплата
- УСЛУГИ ВИРТУАЛЬНОГО ПОМОЩНИКА: лучшие услуги виртуальной помощи
- РУКОВОДИТЕЛЬ ПО ПРОДАЖАМ: значение, обязанности, заработная плата, навыки и квалификация
Рекомендации
