Помощники администратора помогают менеджерам, другим работникам и посетителям, выполняя широкий спектр обязанностей, чтобы обеспечить бесперебойную работу офиса и успех всех контактов между компанией и ее внешними заинтересованными сторонами. В этой статье объясняются обязанности, навыки и зарплата помощника администратора. Он также дает несколько советов о том, как выглядят вопросы на собеседовании помощника администратора, чтобы вы знали, как подготовиться к такому собеседованию. Читать вдоль!
Кто такой помощник администратора?
Административному специалисту нужна поддержка помощника по административным вопросам, чтобы поддерживать порядок и выполнять работу по дому, что высвобождает его время для выполнения более сложных обязанностей. Они несут ответственность за организацию встреч для администраторов, приветствие посетителей и подготовку документов от их имени. Вот некоторые вещи, ожидаемые от помощника администратора:
- Обработка административных запросов и запросов топ-менеджеров
- Назначать и сохранять встречи с помощью административного программного обеспечения
- Организация совещаний и тщательный протокол
Описание работы помощника администратора
Нам нужен кто-то, кто может совмещать несколько задач одновременно, сохраняя при этом положительную энергию и сильные коммуникативные способности. Кандидаты должны быть в состоянии заниматься офисной деятельностью, оказывать вежливую и профессиональную помощь по телефону, почте и электронной почте, делать заказы или организовывать поездки, а также быть приятным присутствием на рабочем месте для руководства и всех посетителей.
Кандидаты должны быть правильными, а также добрыми, профессиональными и внимательными, чтобы добиться успеха в качестве помощника администратора. Они всегда должны быть подготовлены, отзывчивы и готовы принять любые трудности лицом к лицу. Компетентный помощник по административным вопросам будет обладать сильными коммуникативными навыками в письменной и устной речи. Прежде всего, хороший помощник по административным вопросам заботится о потребностях других.
Обязанности помощника администратора
Основные обязанности и задачи административного помощника сосредоточены на помощи другим людям. Даже в рамках одной и той же работы их обязанности могут значительно меняться изо дня в день. Они могут выполнять несколько работ в любой день, например:
- Принимать и маршрутизировать телефонные звонки
- Планируйте и назначайте встречи.
- Планируйте встречи и записывайте подробные протоколы
- Отправляйте электронные письма, заметки, письма, факсы, формы и сообщения.
- Помощь в создании регулярных отчетов
- Создайте и сохраните файловую систему
- Пересмотреть и соблюдать правила и положения офиса.
- Разместите заказ на канцелярские товары и найдите новых поставщиков и заключайте сделки
- Ведение списков контактов
- Забронируйте поездку.
- Согласование и предоставление отчетов о расходах
- Оказание посетителям общей помощи
- Служить точкой контакта для клиентов, как внутренних, так и внешних.
- Управляйте запросами и запросами от топ-менеджеров, координируя свои действия с исполнительными и старшими административными помощниками.
Навыки помощника администратора
От помощника администратора требуется широкий спектр способностей и сертификатов, чтобы он мог выполнять свои многочисленные обязанности. Выполняя роль поддержки, помощник по административным вопросам должен уметь эффективно общаться и принимать обоснованные решения. Каждый помощник администратора должен обладать, среди прочего, следующими уникальными навыками:
№1. Письменное сообщение
Почти каждая профессия требует сильных коммуникативных навыков. Эти возможности охватывают все, от отправки электронных писем до создания публикаций в социальных сетях для конкретной компании. При написании писем, речей или служебных записок для руководителя наличие сильных навыков письменного общения помогает повысить качество офисной корреспонденции. Написание электронных писем и деловых сообщений, помимо других форматов, требует хорошей грамматики и профессионального тона, что является примером навыков письменного общения.
№2. Словесное общение
Помощники по административным вопросам могут обеспечивать поддержку всего офиса и должны иметь возможность ежедневно общаться с коллегами и руководителями. При общении с клиентами, участии в собраниях, телефонных или личных чатах вербальные способности пригодятся. Примеры навыков вербального общения включают внимание, эффективное реагирование и использование соответствующего тона в зависимости от обстоятельств.
# 3. организация
Наличие хороших организаторских навыков имеет важное значение для офисных помощников. Помощники по административным вопросам часто справляются с большим количеством обязанностей и информации одновременно. Непосредственно поддерживающие административные помощники руководителей также должны иметь возможность управлять своими календарями. Способность организовывать и находить файлы быстро и эффективно является обязательной для многих должностей помощников по административным вопросам, независимо от того, хранятся ли данные в физической картотеке или на компьютере.
№4. Тайм-менеджмент
Приходить вовремя и организовывать свое время таким образом, чтобы вы могли закончить возложенные на вас обязанности, — оба примера тайм-менеджмента. Административные помощники часто имеют длинные списки дел, поэтому они должны быть хорошими тайм-менеджерами, если хотят выполнить свою работу к сроку. Специалисты по тайм-менеджменту приходят вовремя, соблюдают сроки, меняют приоритеты при возникновении непредвиденных проблем и планируют свой день так, чтобы он был продуктивным.
№5. Внимание к детали
Если вы уделяете пристальное внимание деталям, вы можете отловить потерянные подписи, завершить задачи в срок и создать безошибочную деловую коммуникацию. При общении в офисе необходимо тщательно учитывать адреса электронной почты и другие детали. Помощники по административным вопросам должны иметь возможность многократно вводить нужные данные при выполнении задач по вводу данных. Внимание к деталям может быть использовано помощником по административным вопросам при изучении писем, составлении отчетов и выполнении обычных задач.
№ 6. Решение проблем
Способность решать проблемы оказывается очень кстати, когда планы меняются или появляются новые трудности. Занятый помощник администратора может столкнуться с непредвиденными трудностями. Они могут легко решать проблемы, если у них есть навыки быстрого, адаптивного и творческого мышления. Умный решатель проблем также готов обратиться за помощью и работать вместе с товарищами по команде, чтобы найти решения проблем. Решению проблем очень помогают обсуждение, компромисс и гибкость.
#7. Технология
Тот, чьим основным средством производства является компьютер, должен иметь некоторое представление о технологических принципах и практике. Пакеты Office, такие как Microsoft Office, которые включают в себя текстовые процессоры, электронные таблицы и инструменты для публикации, должны быть знакомы помощникам по административным вопросам. Кроме того, от них может потребоваться передача факсов, сканирование документов или ввод данных в систему CRM. Знакомство с операционными системами, программным обеспечением и браузерами поможет вам добиться успеха в качестве административного помощника в офисе.
#8. Независимость
Способность работать самостоятельно – другое название этого навыка. Вы должны уметь усваивать информацию, следовать указаниям и заканчивать работу с минимальным надзором. Уверенность в своих силах является преимуществом для помощников по административным вопросам, потому что они часто служат единственным вспомогательным персоналом в офисе.
Требования к помощнику администратора
Ниже приведены требования к помощнику администратора, которые вы можете проверить, подходите ли вы для должности помощника администратора:
- Иметь степень младшего специалиста в аналогичной области.
- Предыдущий управленческий опыт.
- Хороший набор текста и владение компьютером.
- Обратите особое внимание на детали.
- Быть двуязычным может быть необходимо или желательно.
- Стремитесь быть активным и помогать людям хорошо проводить время.
Зарплата помощника администратора
По мере продвижения по карьерной лестнице помощник администратора может зарабатывать на комфортную жизнь. Хотя начальная оплата нового помощника по административным вопросам на уровне секретаря может составлять всего 7.25 доллара в час, почасовая оплата помощника по административным вопросам в США обычно составляет около 15.42 доллара. Помощники по административным вопросам, которые имеют обширную подготовку и опыт, могут зарабатывать до 30.25 долларов в час.
Вопросы для собеседования с помощником администратора
Превосходный помощник администратора может быть нанят только в том случае, если менеджер по найму знает и может распознать в потенциальных кандидатах необходимые знания, опыт и черты характера. Это кажется достаточно легким. Однако, как скажет вам любой менеджер по персоналу, это гораздо сложнее, чем кажется. Собеседование при приеме на работу является наиболее эффективным методом выполнения второго компонента уравнения, который заключается в оценке кандидата. Вопросы для собеседования с помощниками администратора должны отражать многогранный характер должности и важность, придаваемую как физическим, так и мягким способностям для удовлетворения потребностей организации. Вот несколько вопросов для собеседования с помощником администратора, которые вы можете проверить:
№1. Вопросы на собеседовании помощника администратора о культуре рабочего места
Наем людей, которые будут соответствовать вашей корпоративной культуре, требует компетентности. Обязательно четко выражайте культуру вашей организации и задавайте вопросы, которые покажут, заинтересован ли потенциальный клиент в работе в обстановке, похожей на вашу.
- Что вы представляете, когда думаете о нашей компании? Вы хотите работать здесь, почему?
- Почему вы хотите работать в администрации?
- Какие потенциальные преимущества вы видите для помощника по административным вопросам в организации?
- Какой тип рабочего места вы считаете наиболее способствующим вашему успеху?
- Почему вы решили прекратить работу помощником администратора в своей предыдущей компании?
№ 2. Проверка конкретных навыков и опыта
Вы, вероятно, не ищете секретарей и администраторов, которые только и делают, что печатают и отвечают на звонки, как это делали их предки. Потратьте некоторое время, чтобы рассмотреть технические способности, которые вам требуются от помощника администратора, такие как умение работать с текстовыми редакторами и Excel, ищете ли вы опыт работы в определенной отрасли, а также будут ли полезными навыки планирования, общения, закупок или обслуживания клиентов. в этом положении.
- Как вы думаете, почему вы могли бы стать хорошим помощником по административным вопросам, и почему вы считаете, что хорошо подходите на эту конкретную должность?
- Какие уникальные способности у вас есть, которые могут помочь вам добиться успеха в вашем бизнесе?
- Насколько вы уверены в своей способности использовать (это приложение)?
- Укажите примеры использования приложения в рабочих целях. Какие передовые функции вам знакомы?
- Что, по вашему мнению, было вашим самым большим профессиональным достижением на сегодняшний день? Какой была ваша самая большая ошибка в бизнесе?
№3. Размышления об отношениях и личностях
Работая, чтобы помочь вам и остальным членам команды, помощники по административным вопросам могут столкнуться с самыми разными личностями и конкурирующими требованиями. Вы цените найти кого-то непринужденного или кого-то более напористого? Уважительно? Решение проблем? Дипломатический? Задавайте вопросы, чтобы выяснить, обладает ли соискатель качествами, которые вы ищете в сотруднике.
- Какой менеджер поощряет вашу лучшую работу?
- Не могли бы вы привести пример полезной критики, которую вы получили от менеджера? Какие изменения, если таковые имеются, вы внесли в ответ на эту критику?
- Вы когда-нибудь сдавали отчет сразу нескольким руководителям? В таком случае, как вы сбалансировали приоритеты каждого?
- Не могли бы вы поделиться со мной примером конфликта, с которым вы столкнулись в качестве помощника по административным вопросам?
- Кто был самым трудным сотрудником, с которым вам когда-либо приходилось иметь дело? Какие действия вы предпринимали в этих отношениях?
№ 4. Более глубокое погружение в стили работы
Менеджеры часто не знают о стиле работы кандидата до тех пор, пока тот не начнет работать на него, но все же важно выяснить, как он берет на себя руководство, как общается, как ему нравится организовывать свой день и умеют ли они приспосабливаться. надежный, эффективный, хорошо справляется с многозадачностью и т. д.
- Не могли бы вы описать типичный день в вашей нынешней или предыдущей должности?
- Вы когда-нибудь сдавали отчет сразу нескольким руководителям? В таком случае, как вы сбалансировали приоритеты каждого?
- Когда вам предстоит управлять большим проектом, что вы делаете в первую очередь? Как бы вы это устроили?
- Не могли бы вы рассказать о сложном проекте, над которым вы работали в прошлом, и как вы его решали?
- Вы бы заменили или изменили какие-либо инструменты, оборудование или методы на вашей последней или текущей работе? Какие изменения, если таковые имеются, вы бы сделали и почему?
Что делает хорошего помощника администратора
Компетентный помощник администратора будет иметь чистый, приятный голос и дружелюбное поведение при приветствии звонящих. Будь то разговор по телефону или в частном порядке с клиентами или коллегами, они вежливы и используют хорошую грамматику.
С кем работает помощник администратора?
Если помощник администратора не подчиняется непосредственно генеральному директору или другому руководителю, он обычно подчиняется управляющему директору. На малых предприятиях большинство административных помощников обслуживают весь офисный персонал, а также руководителей и сотрудников различных отделов.
Требования к образованию и обучению помощника администратора
Помощник администратора должен иметь как минимум аттестат о среднем образовании или диплом общего эквивалента. Обучение в этих областях также может быть предложено через временные агентства. Курсы по обработке текстов и общим офисным операциям доступны в профессионально-технических училищах и общественных колледжах и могут быть весьма полезными для учащихся, только что окончивших среднюю школу. Степень бакалавра делает помощников администратора более востребованными, поскольку свидетельствует о том, что они получили всестороннее образование, включающее курсовую работу по письму и математике.
Является ли помощник администратора высокой должностью?
Существует множество более высоких административных должностей, чем этот помощник администратора. Помощники руководителя и, в некоторых случаях, личные помощники — это два типа должностей помощников, которые находятся выше административных помощников на тотемном столбе.
Какие 3 навыка требуются помощнику администратора?
Вот 3 навыка, которыми должен обладать помощник администратора:
- Письменное сообщение.
- Словесное общение.
- Организация.
Как еще зовут помощника администратора?
Администратор офиса, координатор программы, сотрудник офиса, помощник по программе, специалист по обслуживанию клиентов, администратор, представитель службы поддержки клиентов и продавец — это профессии и должности, которые сопоставимы с помощником администратора.
Каковы 4 типа администраторов?
Вот 4 типа администраторов:
- Сетевые администраторы.
- Администраторы базы данных.
- Серверные/веб-администраторы.
- Администраторы систем безопасности.
Заключение
Работа административного помощника в первую очередь вспомогательная. Они отвечают за организацию и обмен информацией со своими коллегами, а также за прием телефонных звонков и выполнение других административных задач. Это очень прибыльная работа, так почему бы не пойти на это?
Статьи по теме
- ЧТО ТАКОЕ SALESFORCE: значение, программное обеспечение, обучение и администрирование
- Виртуальный помощник по административным вопросам: вакансии, услуги, компании, требования и все, что вам нужно.
- УСЛУГИ ВИРТУАЛЬНОГО ПОМОЩНИКА: лучшие услуги виртуальной помощи
- ЧТО ТАКОЕ ВИРТУАЛЬНЫЙ ПОМОЩНИК: Значение услуги и зарплата
- ЧТО ДЕЛАЕТ ПОМОЩНИК РУКОВОДИТЕЛЯ? Описание работы, роли и зарплата (обновлено в 2023 г.)
Рекомендации
