В деловом мире и за его пределами электронная почта является распространенным методом письменного общения. Несколько предприятий приняли его как средство общения с людьми на своем целевом рынке. Поскольку это стратегический инструмент, используемый для установления контакта с потенциальными клиентами и клиентами, он должен быть дружелюбным, ясным и кратким. Это отличительная черта профессиональной электронной почты. Может потребоваться время, чтобы овладеть искусством написания профессионального электронного письма, удовлетворяющего всем этим стандартам. В этой статье будет рассказано о важности знания того, как писать профессиональное электронное письмо, о шагах, необходимых для этого, о некоторых примерах электронных писем, почтовых подписях и некоторых ответах на часто задаваемые вопросы об использовании электронной почты в деловых целях.
Что такое профессиональный адрес электронной почты?
У всех нас есть учетные записи электронной почты, и мы ведем все наши дела с помощью электронной почты, потому что Интернет и облачные технологии сделали это необходимым. Наши адреса электронной почты также стали центрами, вокруг которых вращаются другие наши онлайн-профили и учетные записи (как личные, так и профессиональные). Поэтому у нас должны быть отдельные учетные записи электронной почты или, по крайней мере, адреса электронной почты для личной и деловой переписки. Наш рабочий адрес электронной почты должен использоваться исключительно для деловой переписки и поддержания соответствующих профессиональных отношений.
При общении с клиентами, заказчиками, поставщиками и другими деловыми контактами лучше всего использовать официальный «рабочий» адрес электронной почты. Профессионализм в адресе электронной почты может быть достигнут только путем включения зарегистрированного доменного имени компании. В деловом мире общепринятой практикой является использование адреса электронной почты на основе личного домена для официальной переписки. Перефразируя, если название вашей компании является частью вашего адреса электронной почты (через доменное имя), то у вас есть профессиональный адрес электронной почты.
Каковы преимущества профессионального адреса электронной почты?
Популярные поставщики услуг электронной почты часто используют общие домены, поэтому при регистрации учетной записи вы можете присвоить своему адресу электронной почты броское имя или аббревиатуру. Однако вы и ваши сотрудники не должны использовать личный адрес электронной почты для официальной деловой переписки. В дополнение к адресу электронной почты, связанному с бизнесом, использование надлежащего этикета электронной почты может помочь вам выглядеть более профессионально и привлечь больше внимания к вашей компании или продукту.
Убедитесь, что ваш адрес электронной почты является профессиональным и основан на вашем домене. Преимущества использования корпоративного адреса электронной почты заключаются в следующем:
- Брендинг
- Развивает доверие
- Подлинность
- Надежность
- Простота запоминания
- улучшенная доставка и стояние
Как написать профессиональное электронное письмо
Хотя писать и отправлять случайные электронные письма людям легко, мы не можем сказать то же самое о любой профессиональной электронной почте. Он должен следовать определенным правилам или руководящим принципам, которые выражают дружелюбие, ясность и профессионализм вместе взятые. Если вы хотите, чтобы ваши электронные письма на английском языке звучали безупречно и профессионально, вы должны написать, выполнив следующие шаги;
№1. Начните с приветствия
Всегда используйте приветствие, например «Дорогая Лилиан», когда начинаете электронное письмо. Используйте фамилию читателя (как в «Уважаемая миссис Прайс»), если ваши отношения с ним более формальные. Вы можете просто сказать «Привет, Келли», если ваши отношения с ней находятся на более неформальном уровне. Вы можете адресовать письмо «Кому это может касаться» или «Уважаемый господин/госпожа», если вы не знаете имени получателя.
№ 2. Спасибо получателю
Ответы на запросы клиентов всегда должны начинаться с благодарности. Например, «Спасибо, что обратились в ABC Business» можно использовать в ответ на вопрос о вашем бизнесе. Всякий раз, когда вы получаете ответ по электронной почте, обязательно скажите что-то вроде «Спасибо за быстрый ответ» или «Спасибо, что ответили мне». Сказать спасибо читателю не просто вежливо, это успокаивает читателя.
№3. Сформулируйте свою цель
Если вы тот, кто инициирует обмен электронной почтой, благодарственное письмо может быть исключено. Правильный подход — начать с объяснения того, почему вы пишете. Примерами могут служить такие слова и фразы, как «Я пишу, чтобы узнать о…» или «Я пишу о…».
Сразу объясните, почему вы пишете электронное письмо, а затем переходите к сути сообщения. Делайте предложения краткими и простыми, чтобы получатели электронной почты могли быстро просмотреть их и получить необходимую им информацию. Чтобы сохранить профессиональный профиль для себя и своего бизнеса, вам необходимо уделять пристальное внимание таким деталям, как язык, орфография и пунктуация.
№ 4. Добавьте свои заключительные замечания
Будет вежливо добавить несколько заключительных заметок и последнюю благодарность к электронному письму, прежде чем отправить его. Я ценю ваше время и усилия, и, пожалуйста, свяжитесь с нами, если у вас возникнут какие-либо вопросы или проблемы.
№ 5. Завершить с закрытием
Последний шаг — подписать подходящим окончанием и указать свое имя. Выражения «с наилучшими пожеланиями», «искренне» и «спасибо» имеют профессиональный тон. Не подписывайтесь такими фразами, как «С наилучшими пожеланиями» или «Приветствия», если вы не достаточно близки с читателем. И прежде чем вы нажмете «отправить», еще раз просмотрите свою электронную почту, чтобы убедиться, что она безупречна.
Профессиональная подпись электронной почты
Подписи электронной почты являются цифровыми визитными карточками и должны использоваться только профессионалами. Обычно указывается ваше полное имя, информация о компании и контактная информация.
В дополнение к тексту и ссылкам маркетологи и бизнесмены, отправляющие электронные письма, могут включать фотографии, логотипы и интерактивные компоненты.
Что должна включать в себя профессиональная подпись электронной почты
Знания, которые вы получите в этом разделе, позволят вам создать профессиональную подпись электронной почты, которая удивит ваших коллег и выделит вас из толпы.
Профессиональная подпись электронной почты состоит из 5 основных частей (и некоторых дополнительных). Остальная часть эссе будет сосредоточена на том, чтобы научить вас правильно выполнять каждый раздел.
№1. Как представить свои личные и деловые данные
В то время, когда кнопки и баннеры стали обычным явлением, может возникнуть соблазн включить каждую деталь своей профессиональной жизни в подпись электронной почты. Тем не менее, краткость является достоинством при поиске воздействия. Из-за небольшого пространства, доступного для подписи электронной почты, все лишнее — это просто лишний шум.
№ 2. Как представить свою контактную информацию
Включение контактной информации облегчит общение с заинтересованными сторонами. Чем больше способов связаться с вами, тем менее очевидным становится лучший из них. В результате люди менее склонны доводить дело до конца.
№3. Сделайте профессиональную подпись электронной почты с личным изображением и логотипом
Когда люди читают ваши электронные письма, последний объект, который они увидят, скорее всего, будет вашим блоком подписи.
Когда кто-то получает от вас электронное письмо, он, скорее всего, запомнит вашу фотографию и логотип. Тем не менее, плохих случаев неправильного использования изображений гораздо больше, чем хороших. Мы не понимаем, почему так много людей спокойно относятся к сомнительному первому впечатлению. Добавить стильную, функциональную и эстетичную подпись к исходящей электронной почте не так просто, как может показаться.
Добавление логотипа в подпись электронной почты может показаться простым, но если вы когда-либо пробовали это делать самостоятельно, вы знаете, что это не так. Использование редактора подписи электронной почты не является постоянным решением. По-прежнему требуется установка кода в файл HTML, используемый почтовым клиентом.
№ 4. Используйте призыв к действию (CTA), чтобы превратить вашу электронную подпись в маркетинговый канал
Наше последнее исследование пользователей показало, что маркетинг подписей электронной почты (ESM) используется в 77% подписей корпоративной электронной почты и 67% подписей личной электронной почты. Один из распространенных способов сделать это — включить призыв к действию (CTA) в подпись вашего электронного письма.
Как вы определяете «призыв к действию»? Проще говоря, это открытый призыв к потенциальным клиентам принять предложение. На самом деле вы должны включить призыв к действию в свою электронную подпись.
5. Продвигайте свою работу среди более широкой аудитории, добавляя кнопки «Поделиться».
Я говорил вам в этой статье, чтобы быть экономным с информацией, которую вы даете. Однако, когда дело доходит до кнопок обмена в социальных сетях, не стесняйтесь делать все возможное.
Поскольку значки социальных сетей такие маленькие и компактные, вы можете пойти ва-банк и использовать их все, и они будут казаться более красивыми и полными (в отличие от предыдущего, на этот раз «больше значит больше»).
Если они важны для вашей карьеры, вы должны поставить активные ссылки на сайты социальных сетей в подписи электронной почты.
Вы не должны добавлять профили в социальных сетях, которые устарели, неактивны или не помогают вашему делу каким-либо другим образом.
Как закончить профессиональное электронное письмо
То, как вы заканчиваете профессиональное электронное письмо, так же важно, как и то, как вы его начинаете. Да, вы не ослышались. Вы должны закончить свое электронное письмо профессионально, но дружелюбно. В зависимости от контекста вы можете добавить больше или другую информацию в свою электронную подпись. Но чем больше вы не знаете получателя, тем больше информации вы должны предоставить в своем электронном письме. В любом случае, стандартные компоненты подписи деловой электронной почты следующие:
№1. Заключительная линия
При чтении электронного письма переход сразу от основной темы к завершению может вызвать беспокойство. Это особенно верно, если электронное письмо длинное. Последнее предложение благодарности или всего наилучшего может помочь сгладить этот переход. По словам Гирсона, последняя строка электронного письма обычно читается, даже если читатель только просматривает ее, поэтому используйте эту возможность, чтобы включить призыв к действию или напомнить читателю, что вам от него нужно.
№ 2. Закрытие (или подписание)
То, что вы поместите здесь, предшествует вашему имени и выделено жирным шрифтом. Попробуйте использовать такие выражения, как «Искренне ваш», «С наилучшими пожеланиями», «Спасибо» или «Хороших выходных!» Вы должны использовать официальное закрытие для своего электронного письма, если вы не находитесь рядом с получателем или вы уже обменялись с ним большим количеством электронных писем за короткий период времени.
№3. Имя
Лучше всего использовать свое полное имя (имя и фамилию или то, что вы обычно используете) или свое имя, за которым следует подпись электронной почты по умолчанию, которая включает ваше полное имя, если это первое электронное письмо, которое вы отправляете кому-либо. Обычно имени человека достаточно, когда он говорит с кем-то, кого он уже знает.
№ 4. Местоимения
Это полностью зависит от вас и вашего уровня комфорта, особенно если вы принадлежите к ЛГБТ-сообществу. Однако союзникам следует помнить, что использование ими местоимений способствует нормализации практики и созданию безопасного пространства для трансгендерных и небинарных людей.
№ 5. Название и компания
В зависимости от того, кому вы пишете и о чем говорите, любой из этих способов может стать хорошим завершением письма. Включение обоих сообщает отправителю, что вы делаете и где вы работаете, если вы отправляете электронное письмо человеку за пределами вашей организации. Тот факт, что вы работаете в определенной компании, предполагается, когда вы отправляете электронное письмо коллеге (особенно с адреса электронной почты компании), поэтому вы можете не указывать это; однако, если вы раньше не работали с этим человеком, упоминание вашей должности может оказаться полезным. В большинстве случаев вам не следует говорить о том, где вы сейчас работаете, когда ищете новую работу. Поскольку вы пытаетесь уйти со своей текущей должности, получатель вашего электронного письма может подумать, что вы общаетесь в рабочее время, хотя это не так.
№ 6. Контактная информация
Хотя у получателя вашего электронного письма уже есть ваш адрес, вы можете предоставить дополнительную контактную информацию, например рабочий или номер мобильного телефона, на случай, если ему понадобится связаться с вами. Чтобы было ясно, указывайте контактную информацию только в том случае, если вы хотите, чтобы с вами связались по этому каналу.
- Как подписать документ электронной подписью: пошаговое руководство
- КРЕДИТНАЯ КАРТА ГОДОВАЯ ПЛАТА: Объяснение годовой платы за лучшую туристическую кредитную карту
- Лучшее программное обеспечение для электронного маркетинга: лучший выбор для малого бизнеса
- САРАФАННЫЙ МАРКЕТИНГ: лучшие стратегии 2023 года, примеры, значение
Рекомендации
