ОБРАБОТКА ЗАКАЗА В НАЛИЧНЫЕ: Подробное руководство

Содержание Спрятать

Что такое порядок обработки наличных?
От заказа до наличных Обработка SAP
Что такое O2C и P2P?
Что такое жизненный цикл O2C?
Что такое P2P и O2C в SAP?
Что такое KPI для обналичивания?
Что такое P2P и P2R?
Что такое цикл R2R в SAP?
Как провести аудит O2C?
Заключение
Часто задаваемые вопросы по обработке заказа на наличные
Каков порядок оплаты?
Что такое P2P?
Каково значение O2C для бизнеса?
Статьи по теме

Покупать вещи, не выходя из дома, офиса или любого другого места, теперь стало проще, лучше и без стресса благодаря функциональному процессу заказа и оплаты. Все, что вам нужно сделать, это зайти на Amazon или на электронный сайт, на котором вы хотите купить, разместить заказ, заполнить необходимую информацию и дождаться доставки в рекордно короткие сроки. Процесс заказа наличными, SAP ERP и другое программное обеспечение делают это относительно простым. Поток обработки заказов на наличные не только гарантирует, что клиент получит то, что он хочет, вовремя; это также повышает эффективность бизнеса от записи транзакций до ведения счетов и уведомления офиса о пополнении запасов. Эй, приказ о денежном потоке - это то, что вы хотели бы понять, как он работает. А это обзор процесса OTC и того, как он работает.

Что такое порядок обработки наличных?

Процесс «от заказа до оплаты» — это поток действий от момента заказа клиентом продукта или услуги до доставки товаров. Он включает в себя все этапы с момента, когда клиент размещает заказ на товары или услуги, до момента, когда клиент получает товар, а бизнес также получает оплату. Как правило, в нем подробно описываются все действия, от заказов на продажу до платежей клиентов, вплоть до сбора товара и того, как ваш бизнес управляет транзакцией. Это связано с тем, что цикл «от заказа до оплаты» включает в себя то, как ваша компания получает, обрабатывает, управляет и выполняет заказы клиентов.

Это может включать выставление счетов, отправку, сбор платежей и отчетность по всей транзакции. Кроме того, существуют пределы воздействия безрецептурных препаратов на бизнес. Это связано с тем, что это оказывает большое влияние на бизнес, а также укрепляет отношения между вами и вашим клиентом, если их максимизировать. Любая неэффективность между тем, когда клиент заказывает ваш продукт или услугу, и временем доставки, в конечном итоге приведет к отрицательному результату для вашего бизнеса.

Причины, по которым компании максимизируют процесс обработки заказов и наличных

Процесс обработки заказов на наличные является одним из ключевых финансовых инструментов, который каждый онлайн-бизнес должен интегрировать в свою систему управления. Помимо того, что это система, предназначенная для работы с полной точностью, она очень быстра, хранит данные и мгновенно передает записи, помимо других преимуществ. Как правило, товары впоследствии отгружаются, когда заказ регистрируется в книге продаж. Он записывает каждую транзакцию в правильные бухгалтерские проводки. Наконец, в цепочке поставок автоматический повторный заказ через Система ERP срабатывает, чтобы гарантировать пополнение запасов для будущих продаж.

Полное руководство по потоку обработки заказа в наличность

Ниже приведены пошаговые инструкции о том, каким должен быть эффективный процесс обработки заказов на наличные.

1. Получение и управление заказами

Как только клиент заказывает товары или услуги в вашей организации, немедленно начинается цикл или потоки процесса «наличные к заказу». Очень важно иметь хорошую систему управления заказами (OMS), чтобы избежать задержек с отправкой заказов клиентов. Вы знаете, повторный ввод заказа может быть не тем, с чем клиент часто захочет сталкиваться. Как правило, клиенты могут размещать свои заказы через электронную коммерцию, прямые продажи или другими возможными способами. Как только это будет сделано, система обработки заказов проверяет запасы после отправки заказа, чтобы убедиться, что продукты могут быть отправлены в указанное клиентом место.

Система управления заказами предназначена для отправки уведомлений вам или вашей команде сразу после размещения заказа. Идеально, чтобы понять эти вещи рано. Почему? Это связано с тем, что у вашего бизнеса может быть много проблем, если ваша система управления заказами не работает должным образом. Представьте себе, что клиент часто повторно вводит заказ, звонит по поводу задержек доставки или получает не тот товар. Арх! Никто этого не хочет. Чтобы избежать этого, ваша OMS оценивает сроки доставки сразу после проверки информации о клиентах.

№ 2. Управление кредитом и оплатой

В зависимости от способа оплаты, который выбирает клиент, а также для того, чтобы убедиться, что заказ был одобрен на существующих кредитных условиях, будет проверена кредитная линия клиента. Прямо перед этим большая часть B2B осуществляется в кредит. При этом достаточно времени для создания, получения и оплаты счета без задержки выполнения заказа. Тщательно оценивая кредит вовремя, значительно снижает платежные риски. OMS помогает с этим шагом. Поэтому, когда потребитель размещает заказ, система автоматически отправит платеж через процесс утверждения. Если и когда платеж будет одобрен, система примет или отклонит его, а затем перейдет к выполнению. Однако это для существующих клиентов. Новые клиенты должны будут принять или отклонить транзакцию.

№3. Подготовьтесь к отправке

На этом этапе процесса оплаты наличными осуществляется подготовка к отправке заказа клиента, будь то товары или услуги. Если у вас есть эффективная система, заказы будут напрямую связаны с вашим программным обеспечением для заказов. Это будет означать, что те, кто отвечает за склад, где хранятся товары, получат информацию о заказе и подготовят его именно так, как требует клиент. Вы должны убедиться, что вы отправили товар вовремя, чтобы избежать задержки или звонка клиента, чтобы сообщить вам, что он не получил продукт, как обещал. Независимо от метода, который вы используете, убедитесь, что ваша посылка подготовлена к отправке, используя ваши данные для выполнения. Это гарантирует, что нужный товар будет отправлен в местонахождение клиента.

№ 4. Генерация счета-фактуры и дебиторская задолженность

В зависимости от выбранной вами платежной системы процедура расчета дебиторской задолженности начинается, когда совершается продажа и отправляется продукция. Если вы примете систему, позволяющую клиентам платить сразу после того, как заказ будет сделан, вы этого не сделаете. Но если ваши клиенты завершают оплату заказа сразу после доставки, вам необходимо установить функциональную систему, которая будет генерировать счет, доставлять его, отслеживать его, а также сверять его с вашей бухгалтерской книгой.

Счет-фактура клиента — это документ, в котором перечислены вещи, которые были куплены, а также цена, по которой они были проданы покупателю. Счет-фактура будет включать всю соответствующую информацию, такую как приобретенные товары, информацию об оплате, дату заказа и почтовый адрес. Выставление счетов является еще одним важным шагом в процессе получения наличных. Ошибка может оттолкнуть клиента. Представьте, что вы заказываете товары на 250 долларов и получаете счет на 2500 долларов. Тревожно правда? Вы можете получить программное обеспечение для выставления счетов, которое поможет вам разобраться в этом. Одним из лучших способов избежать расхождений является создание счета-фактуры для каждого размещенного заказа.

№ 5. Получение платежа

Способ оплаты, принятый в вашей компании, должен быть четко указан во время покупки, а также в счете-фактуре. Когда клиент размещает заказ, генерируется номер заказа на покупку. Номер заказа на покупку — это общий номер отслеживания, который гарантирует, что каждый платеж правильно связан с соответствующим заказом. Кроме того, он также используется для контроля и компенсации платежей.

В большинстве случаев клиенты платят онлайн, используя банковские переводы или несколько способов оплаты, таких как электронные денежные переводы, платежи по кредитным или дебетовым картам. Хотя вы можете предоставить клиентам возможность отправить чек или денежный перевод по почте, это может привести к задержкам. Отправка чека или денежного перевода является еще одним средством платежа, с помощью которого клиенты вносят платеж, а затем они собираются. Вы можете получать деньги быстрее, если упростите своим клиентам оплату онлайн.

Создание простой и сверхбыстрой платежной системы дает вам преимущество. Поэтому настройте свои системы управления заказами и выставления счетов на автоматизацию этой части цикла. Наконец, попросите сотрудников отдела дебиторской задолженности связаться с клиентами, если возникнут проблемы со сбором платежей. К проблемам с оплатой относятся: задержка оплаты, полная неуплата из-за ошибки, возникшей после выставления счета, и т.д. Есть несколько случаев невыплаченных остатков, но они либо списываются как безнадежные долги, либо передаются стороннему коллекторскому агентству.

№ 6. Управление данными, анализ и отчет

Если ваш бизнес в конечном итоге будет масштабироваться благодаря этому процессу, вам необходимо расставить приоритеты. отчеты и анализ данных. Убедитесь, что вы включили систему планирования ресурсов предприятия SAP в свой заказ на обработку запасов для эффективного управления данными. Система планирования ресурсов предприятия (ERP) SAP помогает вам взаимодействовать между системами, чтобы определять уровни запасов, выполнять заказы и инициировать повторные заказы.

Как это работает?

Бизнес-заказ для обработки денежных средств Система планирования ресурсов предприятия SAP (ERP) спроектирована таким образом, что после выполнения заказов система выставления счетов должна принять триггер для создания счета. Затем система извлекает данные о заказе, проверяет кредитные лимиты клиента и условия оплаты, а затем генерирует и доставляет счет-фактуру нужному контактному лицу.

Кроме того, чтобы обеспечить сверку платежей с правильным порядком, механизм сбора платежей должен быть снова связан с книгой покупок. Более того, все эти шаги автоматизированы в процессе обработки заказа на наличные для повышения эффективности и точности. Вы также сможете обеспечить точное выполнение и своевременную доставку заказов для своих потребителей, а также увеличить свои доходы.

От заказа до наличных Обработка SAP

Процесс SAP Order to Cash — это средство создания заказа на продажу для клиента и выполнения этих заказов посредством доставки. Хотя вы получаете наличные между заказом и доставкой. Прежде чем клиент разместит заказ, некоторые вещи должны быть на месте. К ним относятся автоматизированная система данных и учета, торговый зал, платежная система и так далее.

SAP имеет удобную функцию, которая реплицирует данные из предпродажных документов в заказы на продажу. При этом данные клиентов хранятся в инвентаре ERP. Что это означает? Это означает, что клиенту не нужно будет повторно вводить одну и ту же информацию в систему SAP ERP каждый раз, когда он хочет разместить заказ. Это, в свою очередь, ускоряет продажи компании.

Этапы обработки заказа на наличные в SAP

Как правило, в типичном процессе SAP «от заказа до оплаты» выполняются четыре основных этапа действий.

Предпродажная деятельность
Обработка заказов
Доставка и оплата
Биллинг

Процесс SAP OTC: предпродажная деятельность

Предпродажная деятельность происходит до завершения сделки купли-продажи. Это делает его первым шагом в процессе SAP ERP. Следующие процедуры и документы являются частью заказа SAP для кассовой обработки предпродажной деятельности.

№1. Расследование

Первым шагом в предпродажной деятельности является запрос. Здесь клиент спрашивает о цене продукта и обслуживании. Номер запроса генерируется после того, как клиент отправляет запрос. Как правило, VA11 — это код транзакции, используемый для создания запроса. Несмотря на то, что процесс SAP начинается с запроса, этот процесс не влияет на счета Главной книги. Таким образом, он не создает бухгалтерских проводок. Запрос о продукте или услуге в запасах SAP не обязывает клиента размещать заказ. Однако информацию можно сохранить в виде документа в SAP.

№ 2. Цитата

Коммерческое предложение — это документ, в котором описывается предложение компании клиентам. Это больше похоже на ценник. Ценовой документ включает продукты, цены и другую информацию, такую как цвета и размеры в случае обуви. Клиент может создать предложение по продукту или услуге, даже не имея ссылочного номера запроса. Кроме того, код транзакции VA21 генерирует предложение.

№3. Создать контракт

Контракт — это письменное соглашение между корпорацией и клиентом о предоставлении продуктов или услуг в течение установленного периода и при определенных обстоятельствах.

№ 4. Соглашение о поставках

Соглашение о поставках — это юридическое соглашение между корпорацией и клиентом о предложении товаров или услуг с указанием объемов и сроков поставки. Автоматизированная система SAP ERP перепроверяет информацию о клиенте и устанавливает возможную дату поставки на основе предоставленной информации.

Процесс SAP OTC: процесс заказа

В процессе заказа у нас есть заказ на продажу. Заказ на продажу вступает в силу сразу после того, как клиент размещает заказ на товары или услуги.

№1. Заказ клиента

Заказ на продажу — это документ, в котором фиксируется запрос клиента на товары или услуги. Если ваша компания включает шаги запроса и предложения, заказ на продажу идет дальше. Код транзакции, по которой создается заказ на продажу, — VA01. Одной из ключевых особенностей системы SAP «от заказа до оплаты» является то, что заказ на продажу может быть сделан без ссылки на предложение. Как правило, документ заказа на продажу содержит широкий спектр информации. К ним относятся следующие;

Информация о ценах
Платежная информация: сюда входят условия оплаты и управление рисками.
Информация о продукте и/или услуге
Информация о доставке: включает дату и количество товаров и/или услуг.
Информация об отправке. Это включает в себя маршрут доставки.

Процесс SAP OTC: отгрузка

Отгрузка в процессе SAP «от заказа до наличных» — это доставка товаров и/или услуг по адресу клиента.

Для осуществления поставки необходим документ исходящей поставки SAP. Документ исходящей поставки SAP — это документ, который позволяет отгружать товары конкретному клиенту. Этот документ весьма полезен при выполнении различных действий, связанных с отгрузкой. Код транзакции для отгрузки или доставки заказа SAP ERP в кассу — VL01. Типичный документ исходящей поставки включает следующее:

упаковка
Выбор и подтверждение. Это на самом деле для проверки заказа на перевод.
Транспортировка и доставка (Транспортный документ)
Почтовый выпуск товаров PGI

Процесс SAP OTC: выставление счетов

Выставление счетов является последним этапом предпродажной деятельности. Это также связано с использованием документа фактуры. Документ фактуры служит основой для создания клиентских счетов. Как правило, существует два способа выставления счетов и получения оплаты от клиентов. Первый – это отправить счет-фактуру с товарами и услугами. Таким образом, клиенты платят после получения товара. Это наиболее распространенный способ обработки заказа в SAP для обработки наличных денег.

Во-вторых, интегрировать платежную систему перед системой доставки. Таким образом, люди платят заранее, как только размещают заказ. Процесс SAP ERP «от заказа до наличных» позволяет автоматизировать счета-фактуры для автоматического учета операций. Как только SAP ERP отмечает платеж клиента, она дебетует счет клиента, кредитует денежный счет и кредитует налог. Кроме того, код транзакции для выставления счетов — VF01. Документ фактуры делает следующее;

Он создает счета
Он также создает кредитовые и дебетовые авизо.
Отмените все платежные документы, которые уже были подготовлены.
Он автоматически публикует в основной счет с интеграцией SAP

Внебиржевой процесс SAP: между внебиржевой доставкой и этапом выставления счетов

Доставка и выставление счетов являются этапами обработки заказа до оплаты. Однако между доставкой и выставлением счета за заказ клиента происходит ключевое действие. Это почтовый выпуск товара PGI.

Что такое почтовый выпуск PGI?

Когда клиент размещает заказ, он получает товары у своего порога. Вы когда-нибудь задумывались, откуда берутся боги? Ага, склад. Почтовый отпуск товаров — это внебиржевой этап, на котором товары забираются со склада, упаковываются и отправляются по указанному покупателем адресу доставки. Сотрудники склада очень внимательны, чтобы не испортить заказ. Таким образом, он правильно использует информацию, отправленную при размещении заказа. Он также имеет бухгалтерские проводки, в которых товарно-материальные запасы дебетуются, а себестоимость проданных товаров кредитуется.

Преимущества SAP ERP & Order Management для Cash Process

Использование программного обеспечения для автоматизации процесса «от заказа до оплаты» имеет множество преимуществ. К ним относятся следующие;

№1. Это экономит время

Вы когда-нибудь думали, что можно достичь большего, да еще и со временем? Что ж, именно этого стремятся достичь SAP ERP и автоматизация процессов оплаты наличными по заказу. Представьте себе генерацию счетов, выставление счетов, бухгалтерские проводки, рассылка и последующие платежи, выполняемые людьми, а затем сравните их с системой автоматизации, которая обрабатывает это мгновенно. Еще один способ, с помощью которого SAP ERP и OM автоматизируют процессы оплаты наличными по заказу, экономят время, — это предотвращение повторного входа. Он автоматически сохраняет информацию о клиентах. Таким образом, существующий клиент, который хочет разместить еще один заказ, уже имеет свою информацию в системе.

№ 2. Это просто репосты и аудит

В SAP ERP и OM наличные для записи процессов автоматизации заказов и хранения всей информации о клиентах и транзакциях. В результате очень легко оценивать и анализировать эти записи.

№3. Это улучшает денежный поток

У каждого бизнеса есть одна общая цель: увеличить приток денежных средств и прибыль. Автоматизация процессов SAP ERP и OM с оплатой наличными по заказу в сокращении времени и повышении эффективности имеет один результат. Рентабельность и увеличение денежный поток.

№ 4. Это снижает затраты

Затраты, связанные с оплатой персоналу управления размещением заказов, сортировкой заказов, записью транзакций и другими действиями, не возрастут. Представьте, что вы платите за обработку заказов по телефону и за все остальные действия, связанные с обработкой заказа на оплату.

№ 5. Получите видимость в реальном времени

Как правило, процесс автоматизации SAP ERP и OM с оплатой наличными по заказу представляет собой программное обеспечение, которое отслеживает транзакции, а также управляет информацией. Это обеспечивает видимость в реальном времени.

№ 6. Это приводит к точности

Автоматизация процессов SAP ERP и OM с оплатой наличными по заказу позволяет повысить точность записей. Система не оставляет места для ошибок упущения или совершения ошибок, которые наиболее распространены при ведении документации человеком. Данные просто перемещаются от одного этапа заказа к обработке наличных с легкостью, скоростью и точностью.

№ 7. Это улучшает опыт клиентов

Процесс автоматизации SAP ERP и OM с оплатой наличными по заказу повышает единообразие процессов, надежность выполнения, восприятие бренда и простоту платежей, что способствует развитию отношений с клиентами.

Максимизация обработки заказа в наличность

Компании, которые инвестируют в свои внебиржевые процессы, получают большую отдачу от своих инвестиций. Максимизация процесса ведет к эффективности и результативности. Это экономит время, значительно сводит к минимуму ошибки и в долгосрочной перспективе рентабельно. Некоторые предприятия интегрируют такие технологии, как SAP и управление заказами, консультационные услуги и финансовые услуги, чтобы обеспечить оптимальные результаты. Таким образом, интеграция программного обеспечения, такого как программа SAP ERP, более эффективна, чем использование бумаги и ручной работы.

SAP Order to Cash Process и управление заказами

Управление заказами — это административный процесс, являющийся частью интеграции с SAP. Сочетание управления заказами и процесса оплаты наличными по заказу в SAP приводит к ускорению цикла продаж, упрощению обработки товаров и ускорению обработки заказов.

Ключевые особенности управления заказами и SAP Order to Cash Process

Ключевой особенностью программного обеспечения для автоматизации является то, что оно автоматизирует обработку заказов и плавно интегрирует данные из многих модулей. Кроме того, он включает в себя основную базу данных клиентов, возвраты и возмещения, платежную информацию, информацию о доставке, условия оплаты, условия оплаты и другую соответствующую информацию.

Что такое O2C и P2P?

Как правило, процедура, которую компания использует при совершении покупок у поставщиков, известна как «Procure to Pay» или P2P. Order to Cash, или O2C, — это процесс получения оплаты за предоставленные товары или услуги. Это другая сторона медали.

Что такое жизненный цикл O2C?

Цикл от заказа до оплаты, часто называемый O2C или OTC, описывает, как ваша компания получает, обрабатывает, управляет и выполняет заказы потребителей. Это влечет за собой управление каждым этапом транзакции, от отправки товаров до сбора оплаты, выставления счетов и составления отчетов по всей транзакции.

Что такое P2P и O2C в SAP?

Бизнес-процессы «От заказа до оплаты» (O2C) и «От закупки до оплаты» (P2P), дополняющие друг друга, выполняются практически одинаково. Весь процесс заказа и выполнения заказа клиентом охватывается процессом O2C, в то время как функция P2P имеет дело с циклом закупок бизнеса.

Что такое KPI для обналичивания?

Проанализируйте общую стоимость заказа для потока создания ценности или общую стоимость отдельных процессов, составляющих поток создания ценности. Предварительно взгляните на стоимость процесса, разделенную на доход или другой нормализатор, используя сбалансированный набор KPI для отслеживания.

Что такое P2P и P2R?

Определение того, следует ли выполнять весь процесс от закупки до оплаты (P2P) или частичное развертывание, такое как от закупки до получения, — это решение, которое часто приходится принимать предприятиям (P2R).

Что такое цикл R2R в SAP?

От записи до отчета (R2R) — это процесс сбора, анализа и представления точных финансовых данных. R2R предлагает руководству и другим заинтересованным сторонам обратную связь о деятельности организации со стратегической, финансовой и операционной точек зрения.

Как провести аудит O2C?

Стандартный процесс O2C включает в себя прием заказов клиентов, предоставление кредита или их авторизацию, выполнение заказов, выставление счетов и прием платежей от клиентов. Это также включает в себя отслеживание дебиторской задолженности и сверку ее с банковскими записями.

Заключение

Включение инвентаря ERP, такого как SAP Процесс внедрения денежных средств в вашу систему управления бизнесом не только экономически выгоден, но и эффективен. Таким образом, это бизнес-модель, которую должен принять каждый онлайн-бизнес.

Часто задаваемые вопросы по обработке заказа на наличные

Каков порядок оплаты?

Бывают случаи, когда бизнес может предлагать скидки на некоторые товары или услуги. Когда это происходит, клиент любит ловить такие предложения, производя оплату, пока действует заказ. Это то, что касается цикла от заказа до платежа или потока процесса.

Что такое P2P?

P2P — это аббревиатура от procure to pay. Это термин, используемый для описания процесса, через который проходит бизнес при совершении покупок у поставщиков.

Каково значение O2C для бизнеса?

Все любят все, что экономит время и дает больше результатов. Это одно из ключевых значений процесса «от заказа до оплаты». Если бизнес может быстро продать свой продукт, будет приток денежных средств. Таким образом, процесс заказа наличными делает бизнес эффективным и результативным.